Dwa miesiące temu pisałem o zarządzaniu z perspektywy tworzenia reguł biznesowych:
Dzisiaj o zarządzaniu zorientowanym na reguły biznesowe. Temat, z którym pierwszy raz zetknąłem się jakieś 15 lat temu w jednym z wydawnictw Harvard Business Review. Nie będę tu streszczał tego tekstu (pewnie nawet nie mogę ;)), generalnie przesłanie brzmiało:organizacją można zarządzać tworząc reguły a nie wydając polecenia przy każdym zdarzeniu. (Źródło: Reguły biznesowe i polityki jako mechanizm działania organizacji | | Jarosław Żeliński IT-Consulting)
Dzisiaj o roli tych reguł w rozumieniu polityki i procedur wpływających na ciągłość działania.
Dlaczego upadł Lehman Brothers
We wrześniu wielu uczestników amerykańskiej branży papierów wartościowych musiało w sposób spektakularny zacząć rozplątywać wiele nici. Bankierzy hipoteczni przyznawali Amerykanom kredyty na domy, na które nie było ich stać. Banki inwestycyjne pakowały te kredyty w skomplikowane instrumenty finansowe, których ryzyka nie zawsze rozumiały. Agencje ratingowe wyrażały swoją aprobatę, inwestorzy na potęgę pożyczali pieniądze, by kupować, a organy nadzoru ignorowały sygnały ostrzegawcze. (Źródło: FijoRR PUBLISHING)
Powyższe to przykład tego, że bardzo trudno jest zarządzać wielką korporacją. Skoro jest wielka to znaczy, że zarządzanie “ręczne” nie jest możliwe. Z czym tu boryka się duża korporacja? Nie będziemy tu oceniali konkretnych decyzji. Skupimy się na tym jak poradzić sobie z tym że Prezes (zarząd) jest jeden a organizacja to setki i tysiące ludzi na różnych szczeblach, mających i dobrą i złą wolę, być może brak wymaganych wiedzy i umiejętności. Chodzi o ryzyko tego, że coś pójdzie nie tak i doprowadzi to do poważnych kłopotów czy nawet upadku firmy.
Powyższy cytat zawiera wytłuszczone elementy, które tak na prawdę są regułami biznesowymi. Mogły by brzmieć:
- nigdy nie udzielaj kredytu osobie, której nie stać na jego spłatę,
- nigdy nie sprzedawaj ryzykownego produktu osobie, która nie rozumie tego ryzyka,
- nigdy nie ignoruj komunikatów organów nadzoru.
A to tylko niektóre z tych, które faktycznie ma większość firm na rynku finansowym, i nie tylko na tym. Mając “pod sobą” wielką organizację, jej zarząd wie, że nigdy nie pozna wszystkich pracowników. Oczywiste jest także to, że należy założyć, że zatrudniono jednak pewien odsetek ludzi nieuczciwych lub niekompetentnych. W konsekwencji istnieje ryzyko, że z powodu niezamierzonego błędu lub złej woli, możliwe jest podjęcie decyzji biznesowej szkodliwej dla firmy. To jest powód dla którego na każdym stanowisku istnieją “zakazy i nakazy”, których celem jest eliminowanie poznanych (lub przewidywalnych) przypadków podjęcia szkodliwej dla firmy decyzji. Strzegą także przed celową działalnością na szkodę firmy.
Typową sytuacją, nie tylko na rynku z cytowanego artykułu, są “super okazje” lub “wyjątkowe warunki” albo inne podobne tłumaczenia łamania zasad. Rzecz w tym, że w takich przypadkach nie znane są prawdopodobieństwa sukcesu tych “okazji” ale bardzo łatwe do wyliczenia są szkody w przypadku “niedanej” okazji. To dlatego dla zachowania ciągłości działania firmy, do takich działań (ryzykowne transakcje) nie należy dopuszczać, czego dowodem jest wymienione wyżej bankructwo poważnego banku.
Ale to tylko część problemu w korporacjach. Kolejny problem to tworzenie tych reguł. Wyobraźmy sobie, że jakiś menedżer będzie mimo wszystko przekonany do dokonania danej, bardzo ryzykownej, transakcji (nie tylko emocje o tym decydują ;)), załóżmy też nie rozważa złamanie zasad (został by ukarany, szczególnie gdyby jednak nie wyszło) i zacznie dążyć do zmiany reguły, która zabrania mu dokonania transakcji co do której ma pełne przekonanie (na jakiej podstawie?) o jej słuszności. Gdyby mógł w sposób łatwy (sam?) zmieniać te reguły, to istnienie reguł – ochrona długoterminowego bezpieczeństwa całej firmy – straciło by sens, bo reguły te właśnie chronią firmę przez pochopnymi, emocjonalnymi, złymi, możliwe że w złej wierze, podejmowanymi decyzjami. Dlatego ustala się reguły ograniczające swobodę zmiany reguł biznesowych. Być może spowoduje to – złamanie zasad – czasami utratę jakiejś rzadkiej możliwości, ale może też spowodować niepowetowane szkody. Jak wspomniano, skutki konkretnych szkód są łatwe do policzenia a szanse na zyski z losowych okazji nie.
Egzekwowanie zasad polega na rożnych formach monitorowania działań menadżerów (i samodzielnych pracowników), w wielu przypadkach wprowadza się wręcz stała kontrole np. jakości produktów czy zgodności zawieranych umów z prawem i wewnętrznymi regulacjami. Wiele firm ma “nad sobą” działające stale rady nadzorcze, okazjonalnie zwoływane są walne zgromadzenia akcjonariuszy (WZA).
Spisane reguły biznesowe (regulaminy spółek, bieżące zarządzenia, prawo spółek handlowych) oraz określone ograniczone uprawnienia poszczególnych organów (Zarząd, WZA, kadry kierownicze) stanowią gwarancję stabilności i ciągłości działania, działają w interesie wszystkich: od szarego pracownika począwszy do akcjonariuszy czekających na dywidendy włącznie. Chronią przed błędami, złą wolą czy niezdrowymi ambicjami pracowników wszystkich szczebli. System tych reguł powinien być tak skonstruowany (i z reguły jest) tak, by zainteresowane strony “trzymały się w szachu”, żeby żadna strona samodzielnie nie mogła podejmować znaczących i zbyt ryzykownych dla całości decyzji.
Powyższy diagram obrazuje możliwy wpływ (strzałki z linią ciągłą) i ograniczenia (strzałki z linią przerywaną). Dokumenty o znaczeniu fundamentalnym – regulamin spółki, misja i wizja oraz strategia – powstają “zbiorowo” (żaden organ nie zatwierdza ich samodzielnie). Dobór szczegółowych zasad pozwala wpływać na ryzyko opisane wcześniej. Oczywiście trudno było by napisać je “z góry” jako najlepsze możliwe, ewoluują między innymi w skutek zdarzeń przynoszących szkody firmie.
Procesy biznesowe, ich przebieg, to wewnętrzna taktyka realizacji strategii firmy. Szczegóły przebiegu każdego konkretnego przypadku to skutek reguł biznesowych, proces biznesowy musi być realizowany w granicach “prawa” czyli zgodnie z regułami biznesowymi. Ciągłość działania firmy zapewniają reguły biznesowe, to jak firma realizuje swoje cele rynkowe opisują procesy…
Bardzo podobnie jest w demokratycznym państwie prawa. Tu jednak nie ma jasno sprecyzowanego właściciela bo są nim wszyscy obywatele (demokracja), którzy wybierają swoją reprezentację (parlament). Tu wszelkie spory rozsądza nie dyrektor czy zarząd a sąd. Żeby nie doszło do nadużyć reprezentantów władzy, trzy ośrodki (tak zwany [[trójpodział władzy]]): sądy (orzekają w sporach), parlament (stanowi reguły czyli prawo) i urzędy (wykonują prawo), niczego ważnego a potencjalnie szkodliwego nie mogą robić same… dodatkowo, w celu zapobieżenia chwilowym “uniesieniom” demokracji, tworzy się “prawo dla tworzenia prawa” czyli Konstytucję. Jest to nadrzędny zestaw reguł, dość ogólny (nie zastępuje ustaw) ale znacznie (proceduralnie – to także prawo) trudniejszy do zmiany, co chroni państwo przed zbyt pochopnymi (ryzykownymi dla wszystkich obywateli) pomysłami demokracji. Sama demokracja to rządy większości, ale równość obywateli, także wszelkich mniejszości, także musi być chroniona, nawet przed demokracją i po to jest Konstytucja i prawna trudność jej zmieniania.
Łamanie reguł może doprowadzić do upadku firmy, łamanie prawa i konstytucji do upadku całych państw. Historia zna oba te przypadki.
