Model to mechanizm

Wstęp

Niedawno pisa­łem o regu­łach biz­ne­so­wych i poli­ty­kach postę­po­wa­nia w zarządzaniu:

…zamiast brać na sie­bie, jako pre­zes fir­my, mene­dżer śred­nie­go szcze­bla itd. ogrom zda­rzeń w posta­ci podej­mo­wa­nia decy­zji za każ­dym razem, gdy jest taka wyma­ga­na, moż­na stwo­rzyć sys­tem poli­tyk, zesta­wów reguł biz­ne­so­wych, skut­kiem cze­go fir­ma będzie spraw­nie funk­cjo­no­wa­ła nie anga­żu­jąc, nawet do bar­dzo try­wial­nych zadań, wyso­kich ran­gą pra­cow­ni­ków. Nie jest to dele­go­wa­nie upraw­nień, poli­ty­ki i regu­ły biz­ne­so­we to rodzaj z góry pod­ję­tych decy­zji. Owszem żad­nej fir­my nie da się zal­go­ryt­mi­zo­wać, dla­te­go zawsze wyż­sze kadry będą potrzeb­ne jed­nak ich klu­czo­wą rolą jest usta­la­nie zasad i zarzą­dza­nie nimi a bez­po­śred­nie reago­wa­nie powin­no doty­czyć tego ?nie­zal­go­ryt­mi­zo­wa­ne­go? zakre­su zda­rzeń (op. 20% :), regu­ła Pareto). Zarządzanie zorien­to­wa­ne na regu­ły biz­ne­so­we to wła­śnie takie podej­ście: to cze­go moż­na się spo­dzie­wać, opi­su­je­my regu­ła­mi, zda­rze­nia wyjąt­ko­we obsłu­gu­je­my oso­bi­ście. Reguły biz­ne­so­we war­to zebrać w jed­no miej­sce, ?wyjąć? je z prze­ro­śnię­tych opi­sów zakre­sów obo­wiąz­ków i kom­pe­ten­cji, upo­rząd­ko­wać zarzą­dze­nia zarzą­du. (Reguły biz­ne­so­we i poli­ty­ki jako mecha­nizm dzia­ła­nia orga­ni­za­cji | | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

W powyż­szym cyta­cie wytłu­ści­łem klucz dzi­siej­sze­go wpi­su: mecha­nizm (ale nie ma tego sło­wa w powyż­szym cytacie).

Mechanizm

Dzisiaj kil­ka słów o czymś co nazy­wa się mecha­nizm”. Słowo to ozna­cza (źr. SJP):

mecha­nizm
1. ?zespół współ­pra­cu­ją­cych ze sobą czę­ści maszy­ny lub przy­rzą­du, wyko­nu­ją­cych jakąś pra­cę?
2. ?spo­sób, w jaki coś powsta­je, prze­bie­ga lub działa?

Kolejne waż­ne poję­cie: regu­ła (źr. SJP):

regu­ła
1. ?zasa­da postę­po­wa­nia usta­lo­na przez kogoś lub przy­ję­ta na mocy zwy­cza­ju?
2. ?for­mu­ła wyja­śnia­ją­ca jakieś zjawiska?

I teraz jesz­cze jed­no poję­cie (źr. SJP):

ste­ro­wać
1. ?nada­wać stat­ko­wi lub samo­lo­to­wi kie­ru­nek za pomo­cą ste­ru; też: nada­wać kie­ru­nek łód­ce za pomo­cą wio­sła?
2. ?kie­ro­wać pra­cą jakie­goś urzą­dze­nia za pomo­cą odpo­wied­nich urzą­dzeń?
3. ?wpły­wać na coś lub mani­pu­lo­wać kimś?

Popatrzmy np, na samolot:

  1. jego kon­struk­cja oraz to, że uno­si się w powie­trzu mimo że jest od nie­go cięż­szy, jako całość to pewien mechanizm,
  2. mecha­nizm ten to okre­ślo­na, skoń­czo­na licz­ba reguł (praw fizy­ki i mecha­ni­ki), te są niezmienne,
  3. zna­jo­mość i zro­zu­mie­nie powyż­szych reguł pozwa­la tym samo­lo­tem ste­ro­wać, ozna­cza to, że wśród tych reguł są tak­że regu­ły opi­su­ją­ce dzia­ła­nia (przy­czy­ny) i wywo­ły­wa­ne przez nie skutki.

Skoro regu­ły opi­su­ją związ­ki pomię­dzy skut­kiem a przy­czy­ną (patrz Arystoteles: Praw­dzi­wa wie­dza to zna­jomość przy­czyn”) to mecha­nizm wystę­po­wa­nia (spo­sób w jaki coś się dzie­je) jakie­goś (jakie­go­kol­wiek) zja­wi­ska to skoń­czo­ny zbiór reguł. W przy­pad­ku samo­lo­tu, regu­ła­mi opi­su­ją­cy­mi mecha­nizm jego uno­sze­nia się w powie­trzu i kie­ro­wa­nia lotem są pra­wa fizy­ki (a pra­wa to okre­ślo­ne regu­ły). Samolot ma pilo­ta, ten wpły­wa na kie­ru­nek lotu, jed­nak sta­le ogra­ni­czo­ny jest regu­ła­mi (pra­wa fizy­ki). Czy są inne regu­ły ogra­ni­cza­ją­ce pilo­ta? Tak, są nimi pra­wo lot­ni­cze, zasa­dy bez­pie­czeń­stwa i wie­le innych. To tak­że regu­ły jed­nak, w prze­ci­wień­stwie to praw fizy­ki, te regu­ły usta­la­my my.

Mamy więc za sobą nie­co filo­zo­fii, taka malut­ka wpraw­ka z epi­ste­mo­lo­gii i logi­ki :). Zakładam, że teraz cały sys­tem”, czy­li pra­wa fizy­ki, samo­lot i jego kon­struk­cja, pilot z jego wie­dzą i pra­wem któ­re­go musi prze­strze­gać, stał się zro­zu­mia­ły”, postrze­ga­my go jako okre­ślo­ną kon­struk­cję”, mecha­nizm jej funk­cjo­no­wa­nia opi­sa­ny powyż­szym mode­lem”. Modelem, na razie tyl­ko poję­cio­wym (!), ale jednak.

Model ten poka­zu­je, że część tego sys­te­mu leży poza naszym wła­da­niem”. Prawa fizy­ki są nie­zmien­ne, nie mamy na nie wpły­wu, inne pra­wa sta­no­wi­my my sami, te jed­nak nie mogą igno­ro­wać” praw fizy­ki (pró­by takie koń­czą się raczej źle). Wreszcie mamy pilo­ta, któ­ry w tym wszyst­kim – jako czło­wiek – ma jed­nak pew­ną swo­bo­dę zacho­wa­nia (nawet pilot samo­bój­ca ją ma). Jaki z tego wnio­sek? Po pierw­sze więk­szość ele­men­tów tego syst­se­mu sta­no­wią rze­czy w swym zacho­wa­niu nie­zmien­ne (i w 100% prze­wi­dy­wal­ne: deter­mi­ni­stycz­ne) jed­nak fakt, że pilo­tem jest czło­wiek, a ten ma pew­ną swo­bo­dę zacho­wa­nia, i nie jest ona opi­sa­na żad­nym skoń­czo­nym zesta­wem reguł, powo­du­je, że sys­tem skła­da­ją­cy się z pilo­ta i samo­lo­tu nie jest deter­mi­ni­stycz­ny (nie jeste­śmy w sta­nie ze 100% pew­no­ścią opi­sać żad­ne­go lotu samo­lo­tem). Nie zmie­nia to jed­nak fak­tu, że mamy bar­dzo duży wpływ na tę prze­wi­dy­wal­ność: im wię­cej reguł pisa­nych” nało­ży­my na pilo­ta (będzie musiał ich prze­strze­gać, tu zakła­da­my że pilot jest zdy­scy­pli­no­wa­ny) tym bar­dziej prze­wi­dy­wal­ny będzie lot. Widać to po dość jed­nak prze­wi­dy­wal­nym roz­kła­dzie lotów (psu­ją go głów­nie warun­ki pogo­do­we i nie­zdy­scy­pli­no­wa­ni pasażerowie).

Popatrzmy teraz na pro­ces poniżej:

Lot pasażerski jako proces

Proces biz­ne­so­wy reali­za­cji prze­wo­zu pasa­że­rów (enig­ma­tycz­nie nazwa­nych tu ludź­mi) zaczy­na się od otrzy­ma­nia zle­ce­nia na nowy lot a koń­czy się poświad­cze­niem zre­ali­zo­wa­ne­go lotu. Mamy tu dwa ele­men­tar­ne (ato­mo­we) pro­ce­sy biz­ne­so­we: Opracowanie tra­sy i Transport ludzi (reali­za­cja tego zle­ce­nia). Produktem pierw­sze­go jest Plan lotu do wyko­na­nia a dru­gie­go Plan lotu wyko­na­ny (będzie uzu­peł­nio­ny o dane z odby­te­go lotu). Tych dwóch aktyw­no­ści (każ­da wraz z wej­ściem i wyj­ściem sta­no­wi samo­dziel­ny pro­ces biz­ne­so­wy) już nie dzie­li­my (nie dokom­po­nu­je­my) z pro­ste­go powo­du: mniej­sze czę­ści nie mają sen­su biz­ne­so­we­go, bo nie ma żad­ne­go biz­ne­so­we­go zasto­so­wa­nia nie­ukoń­czo­ny plan lotu ani nie­ukoń­czo­ny lot. Nie zmie­nia to fak­tu, że obie aktyw­no­ści, spo­sób ich wyko­na­nia, są opi­sa­ne sto­sow­ny­mi pro­ce­du­ra­mi i regu­ła­mi, są to jed­nak odręb­ne doku­men­ty (nie rysu­je­my ich obraz­ko­wo” na dia­gra­mach procesów).

Wniosek 1 – Zarządzanie

Pierwsza waż­na kon­klu­zja to ta, że sku­tecz­ne zarzą­dza­nie orga­ni­za­cją to dobre pozna­nie mecha­ni­zmu jej dzia­ła­nia oraz świa­do­me two­rze­nie lub mody­fi­ko­wa­nie tego mecha­ni­zmu i zarzą­dza­nie nim. Wszelkie pra­wa jakie rzą­dzą orga­ni­za­cją, te narzu­co­ne natu­rą, usta­wa­mi i te któ­re sami two­rzy­my, to nic inne­go jak mecha­nizm dzia­ła­nia orga­ni­za­cji. Ich uzu­peł­nie­niem są ludzie i ich umie­jęt­no­ści. Prawa natu­ry to coś na co nie mamy wpły­wu, ale na pra­wa któ­re two­rzy­my my mamy wpływ. Jeżeli chce­my świa­do­mie zarzą­dzać orga­ni­za­cją, to w myśl ary­sto­te­le­sow­skiej zasa­dy, powin­ni­śmy znać mecha­nizm łączą­cy skut­ki z przy­czy­na­mi. Jeżeli go pozna­my, reak­cje orga­ni­za­cji na nasze dzia­ła­nia będę prze­wi­dy­wal­ne (a w każ­dym razie nie będą nas per­ma­nent­nie zaskakiwały).

Udokumentowaną posta­cią mecha­ni­zmu funk­cjo­no­wa­nia orga­ni­za­cji jest jej model biznesowy.

Dlatego, dla spraw­ne­go podej­mo­wa­nia decy­zji, war­to opra­co­wać i utrzy­my­wać model organizacji.

Wniosek 2 – Wymagania na oprogramowanie

Wymaganie to waru­nek lub zespół warun­ków, któ­rym ktoś lub coś musi odpo­wia­dać (źr. SJP). Kluczowym warun­kiem przy­dat­no­ści opro­gra­mo­wa­nia jest jego zgod­ność (zgod­ność zacho­wa­nia) ze śro­do­wi­skiem, w któ­rym ma się zna­leźć. Wobec tego, jeże­li pra­wa natu­ry mówią, że z puste­go nawet Salomon nie nale­je” 🙂 to czy ma sens by jakieś opro­gra­mo­wa­nie umoż­li­wia­ło sprze­da­nie towa­ru, któ­re­go nie ma w maga­zy­nie? Wiele apli­ka­cji pozwa­la, a że rodzi to mnó­stwo innych kon­se­kwen­cji? Ktoś zażą­dał, ktoś napi­sał taki pro­gram! (Bez sensu…)

I teraz kil­ka pozna­nych wcze­śniej słów:

  1. Mechanizm two­rze­nia Planu lotów opi­su­je zestaw reguł.
  2. Człowiek w Biurze linii lot­ni­czej two­rząc plan lotu musi się do tych reguł stosować.
  3. Przelot reali­zu­je Pilot, któ­ry potra­fi tym samo­lo­tem ste­ro­wać, prze­strze­ga pro­ce­dur (to tak­że regu­ły) i sto­su­je się do Planu lotu (to ogra­ni­cza jest swo­bo­dę jako człowieka).

Nie będzie­my się tu zabie­ra­li za pro­jek­to­wa­nie samo­lo­tu 🙂 ale opisz­my wyma­ga­nia na System dla linii lot­ni­czej. Na począ­tek oczy­wi­ście dia­gram przy­pad­ków uży­cia, jest to pod­sta­wa – kon­trakt pomię­dzy zama­wia­ją­cym (albo pro­duct owne­rem) a wykonawcą.

Diagram Przypadków Planowanie lotów

Aktor Biuro linii lot­ni­czej repre­zen­tu­je pra­cow­ni­ka, któ­ry odpo­wia­da za obsłu­gę zle­ceń. Z pro­ce­su wyni­ka, że mając Opis zle­ce­nia opra­cu­je on Plan lotu. Są to odpo­wied­nio stan począt­ko­wy i koń­co­wy sce­na­riu­sza przy­pad­ku uży­cia (sce­na­riu­sze doku­men­tu­je się osob­no) Zarządzanie zle­ce­nia­mi prze­lo­tów. I to już? A resz­ta? Nie :). Do doku­men­ta­cji opi­su­ją­cej tę apli­ka­cję dołączymy:

  1. Scenariusze opi­su­ją­ce inte­rak­cje akto­ra i sys­te­mu (lista kroków).
  2. Wzory doku­men­tów (Zlecenia i Planu) czy­li sta­nów począt­ko­we­go i koń­co­we­go tego scenariusza.
  3. Słownik, defi­ni­cje wszyst­kich pojęć sta­no­wią­cych opis infor­ma­cji na tych wzo­rach doku­men­tów i tre­ści reguł.
  4. Listę reguł biz­ne­so­wych opi­su­ją­cych mecha­nizm two­rze­nia Planu lotów.

Mechanizm jed­nak to nie zawsze tyl­ko same regu­ły, bar­dzo czę­sto (prak­tycz­nie zawsze dla nie­try­wial­nych sys­te­mów) powi­nien powstać dia­gram poka­zu­ją­cy wewnętrz­ną budo­wę (archi­tek­tu­rę) sys­te­mu, zestaw kom­po­nen­tów odpo­wie­dzial­nych za logi­kę reali­zo­wa­nia tych reguł (a jed­ną z nich jest np. treść doku­men­tów musi być zapa­mię­ty­wa­na z moż­li­wo­ścią przy­wo­ła­nia jej w dowol­nym momen­cie”). Taki dia­gram nazy­wa się Model dzie­dzi­ny. Jak go two­rzyć pisa­łem nap. w arty­ku­le Model dzie­dzi­ny jako wyma­ga­nie.

Tak więc orga­ni­za­cję moż­na bar­dzo pre­cy­zyj­nie opi­sać z pomocą:

  1. Modelu pro­ce­sów biz­ne­so­wych, jego celem jest poka­za­nie co i po co i jak jest realizowane.
  2. Systemu pojęć i reguł biz­ne­so­wych sta­no­wią­ce­go opis mecha­ni­zmu dzia­ła­nia organizacji.
  3. Wzorów doku­men­tów, są one wej­ścia­mi i wyj­ścia­mi pro­ce­sów biz­ne­so­wych, ich treść i spo­sób powsta­wa­nia opi­su­je mecha­nizm dzia­ła­nia organizacji.
  4. Jeżeli mamy lub pla­nu­je­my wdro­żyć narzę­dzie pra­cy wspo­ma­ga­ją­ce ludzi w tej orga­ni­za­cji, musi­my opi­sać to kto, z cze­go i jak będzie korzy­stał. To będzie dia­gram przy­pad­ków uży­cia. Najważniejsze to zde­fi­nio­wać, któ­rych reguł nadal będzie prze­strze­gał (reali­zo­wał je) czło­wiek (aktor sys­te­mu), a któ­re będzie reali­zo­wa­ło, a nawet wręcz wymu­sza­ło (tak zwa­ne wali­da­cje), nowe narzę­dzie (np. oprogramowanie).

I jak widać, opi­sa­li­śmy pro­ces ana­li­zy i spe­cy­fi­ko­wa­nia wyma­gań na nowe roz­wią­za­nie, któ­rym może, ale nie musi, być opro­gra­mo­wa­nie (samo­lot tak­że ale to już był­by inny artykuł).

Jedno jest tu pewne:

model pro­ce­su biz­ne­so­we­go nie powi­nien być mon­stru­al­nym dia­gra­mem opi­su­ją­cym z deta­la­mi szcze­gó­ły, przy­pad­ki uży­cia to usłu­gi a nie archi­tek­tu­ra aplikacji 

wspo­ma­ga­ją­cej powsta­wa­nia Planu lotów, bo to opi­su­je mecha­nizm two­rze­nia Planu lotów czy­li zestaw reguł. Model pro­ce­su biz­ne­so­we­go to tak­że nie jest deta­licz­ny opis spo­so­bu wypeł­nie­nia tre­ścią doku­men­tu Plan lotu, bo to opi­su­je pro­ce­du­ra jego two­rze­nia prze­kształ­ca­na potem w sce­na­riusz przy­pad­ku uży­cia lub pozo­sta­wio­na akto­ro­wi. Treść doku­men­tów na pozio­mie mode­lu pro­ce­sów biz­ne­so­wych to czar­ne skrzyn­ki”. Jak te szcze­gó­ły udo­ku­men­to­wać opi­sa­łem w arty­ku­le Gdzie są te cho­ler­ne szcze­gó­ły.

Inne artykuły na podobny temat

Komentarze

  1. Szympans u steru 24 lutego 2016 at 00:14

    Trafne i ciekawe.
    W kon­tek­ście Wniosku nr 1 zasta­na­wiam się nad tym czy może­my przy­jąć zało­że­nie, że im lepiej pozna­my dzia­ła­nie orga­ni­za­cji tym więk­sza szan­sa na stwo­rze­nie efek­tyw­niej­sze­go jej mode­lu (czy­taj: wyprze­dze­nie konkurencji).
    Teoretycznie tak, w prak­ty­ce spo­ty­ka­ne są przy­pad­ki stwo­rze­nia mode­lu biz­ne­so­we­go (orga­ni­za­cji) przy­pad­kiem, sto­su­jąc meto­dę prób i błędów.

    I taka myśl – luź­no zwią­za­na z tema­tem wpi­su – czy lepiej chcąc zmie­nić orga­ni­za­cję mozol­nie wku­wać i pozna­wać dzia­ła­nie orga­ni­za­cji (mecha­ni­zmów wewnętrz­nych i zewnętrz­nych jej dzia­ła­nia), czy poznać jedy­nie w stop­niu dobrym, dalej zda­jąc się na intu­icję i pró­by obar­czo­ne ryzy­kiem porażki?

    • Jaroslaw Zelinski 24 lutego 2016 at 08:16

      Co do pierw­sze­go aka­pi­tu to: pozna­nie orga­ni­za­cji i zro­zu­mie­nie jak dzia­ła (czy­li pozna­nie mecha­ni­zmu jej dzia­ła­nia) to w zasa­dzie pod­sta­wa robie­nia cze­go­kol­wiek dla niej w spo­sób prze­wi­dy­wal­ny. Model biz­ne­so­wy to jej oto­cze­nie. Często mylo­ne są poję­cia model biz­ne­so­wy” w rozu­mie­niu źró­dło zysku z poję­ciem model biz­ne­so­wy” w rozu­mie­niu spo­sób dzia­ła­nia”. Pierwsze to fir­ma jako ele­ment ryn­ko­we­go łań­cu­cha war­to­ści, dru­gie opis tego jak (wewnątrz fir­my) ta war­tość powsta­je. Co do meto­dy prób i błę­dów to jest to LOTTO 🙂 

      Co do intu­icji to jest ona nie­ste­ty zawod­na.…. i bar­dzo myląca.….

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.