Wprowadzenie

Dokładnie rok temu, w artykule na temat analiz systemowych prowadzonych zdalnie,  napisałem:

Kluczowym powodem niechęci do pisania jest utrata możliwości nacisku na analityka, w celu pozyskania korzystnych dla siebie, a nie koniecznie dla sponsora projektu, zapisów w dokumentacji. Po drugie grupowe spotkania i warsztaty drastycznie rozmywają odpowiedzialność za udzielane informacje. Opór przed pisaniem to najczęściej niechęć do pozostawiania śladów po swoich uwagach i propozycjach. W wielu firmach i instytucjach publicznych spotykam się z ogromną niechęcią do takiej pracy. Zbiorowe spotkania i warsztaty pozostawiają po sobie listę życzeń, pod nią listę obecności ale nie wiadomo kto co zgłosił, a to prowadzi do zupełnego braku odpowiedzialności uczestników takich warsztatów za treść notatek jakie na nich powstają.

(źr. Źródło: Zdalna analiza wymagań i audyt | | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

Minął rok od czasu napisania tego artykułu. Niedawno miałem dość ciekawą rozmowę z jednym z klientów (prezes firmy).  Wskazywał na potrzebę bardzo bliskiej współpracy z nim, poprzednie dwa podejścia do „projektu” nie udały się i były dość kosztowne, ich efekty były w pierwszym przypadku nie przydatne w drugim niczego nie poprawiły w firmie a nawet co nieco skomplikowały.

Ta rozmowa skłoniła mnie do myślowej retrospekcji projektów zakończonych, a także odrzuconych ofert i poznanych (nie raz po kilku miesiącach czy latach przypadkiem) przyczyn tych odrzuceń.

Trójkąt konfliktu interesów

Sponsor projektu ma cel, którym jest generalnie usprawnienie procesów biznesowych organizacji, podniesienie jej efektywności. To jednak wiąże się z ingerencją w dotychczasowe nawyki pracowników organizacji (przyszłych użytkowników systemu) i często ich status quo. Wdrażanie systemów (np. ERP) to podniesienie jakości zarządzania czyli także skuteczności nadzoru. W efekcie interes Sponsora, nie jest interesem jego podwładnych (praktyka pokazuje, że idealne firmy i ich idealnych pracowników jako cel reform, musimy niestety potraktować jako myślenie życzeniowe).

Dostawca technologii (Deweloper) ma jeden cel: maksymalizacja zysków, a to ewidentnie stoi w konflikcie z celem Sponsora jakim jest minimalizacja kosztów (podnoszenie efektywności inwestycji).

Na tym tle okazuje się, że cele dostawcy technologii i cele przyszłych jej użytkowników są zgodne: rośnie lista wymagań, które raczej powiększają swobodę użytkowników i ograniczają kontrolę nad nimi, rosnące koszty wdrożenia to zyski dewelopera. Dla obu tych grup sponsor staje się „wspólnym wrogiem” (chce kontrolować swoich podwładnych i koszty wdrożenia). Problem w tym, że Sponsor osobiście nie jest w stanie tego nadzorować.

Jak rozwiązać ten problem? Wprowadzić do projektu rolę, która działa na rzecz sponsora (reprezentuje go) i nie ma konfliktu interesu z pozostałymi dwoma grupami (jest od nich niezależna), oraz doprowadzić do pełnej transparentności wszelkich ustaleń w toku projektu. Schematycznie można to zobrazować tak:

Analityk-Projektant to osoba mająca kompetencje do wykonania analizy biznesowej i zaprojektowania rozwiązania, zależna wyłącznie od Sponsora projektu (jest to dokładnie ta rola jaką pełni Architekt na budowie). Osoba ta sprawuje nadzór nad projektem przez cały czas jego trwania.

Projekt-Specyfiakcja to dokument zawierający stopniowo narastającą treść: cele projektu, modele procesów biznesowych, zakres projektu i wymagania, projekt rozwiązania. Z racji tego, że stanowi sobą jedyne narzędzie udzielania odpowiedzi na pytania użytkowników i dewelopera (czyli jest na bieżąco uzupełniany), powstaje na bazie pisemnych materiałów pracowników organizacji i wszyscy, łącznie ze sponsorem, mają do niego wgląd wgląd (np. on line). Dokument ten to narzędzie komunikacji: tu zgłaszają swoje uwagi i pytania wszyscy w projekcie (materiały źródłowe do analiz to treści przekazane przez pracowników organizacji).

Cała komunikacja odbywa się dokumentowo (pisemnie), więc bez problemu może być realizowana zdalnie (co robię już od kilku lat).

Taka organizacja projektu powoduje, że nabiera on innego kształtu, bo staje się projektem reformy tej firmy, a bywa, że selekcji kadr… co właśnie wyartykułował wspomniany na początku prezes. Podzielił się ze mną ciekawą myślą: ten projekt i jego jakość będzie przyczynkiem do weryfikacji kadr kierowniczych. Myślę, że nie ja jeden obserwuję problem braku kompetencji w firmach, nawet tych największych (tu jest najbardziej kosztowny).

Podsumowanie

Powyższe pozwala wysnuć wniosek:

Zdalna analiza jest trudna dla klienta bo jego ludzie nie chcą lub nie potrafią pisemnie formułować swoich myśli, pisemnie informować przełożonych, czyli po prostu opisać tego co robią... Jeżeli mówi to szeregowy pracownik, nie mam z tym problemu, ale jeśli słyszę to od kadr kierowniczych, to mam wątpliwości co do ich kompetencji lub uczciwości.