Nie raz pojawiały się tu (mój blog) odniesienia do tak zwanego ideału (idealizacja ) jako wzorca lub szkieletu. W artykule o studium wykonalności pisałem:

Brak wiedzy o stanie idealnym możliwym i brak modelu, czyni analizę wykonalności bardzo ryzykowną, więc praktycznie bezwartościową. (Źródło: Studium wykonalności ? czym naprawdę jest | | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

Dzisiaj kilka słów o jednym z “kilerów” projektów analitycznych: utrata panowania nad szczegółowością.

Detale, detale…

Praktycznie zawsze w toku odbioru wyników prac analitycznych słyszę: “ale tu nie ma wielu rzeczy”. I jest to prawda, ale nie ma (zostały po protu pominięte) rzeczy nieistotnych z perspektywy analizy i jej celu. Firmy istnieją i rozwijają się latami, nie raz nawet kilkadziesiąt lat. W tym czasie “obrastają” w różne lokalne “sposoby”, mnóstwo wariantów osiągania konkretnych, tych samych celów, nawet tych malutkich lokalnych. Bywają ich setki. Bardzo popularnym, wśród firm dostarczających oprogramowanie, sposobem “analizowania” jest pisanie tak zwanych user story (historyjki użytkownika). Są to, opisane słowami pracownika analizowanej firmy,  zdarzenia stanowiące podstawę “zrozumienia” jak dana organizacja działa. Metoda ta jest obciążona poważną wadą:

User story to perspektywa użytkownika i to skażona jego ograniczoną wiedzą lub jej brakiem oraz ograniczonym doświadczeniem lub brakiem doświadczenia. Duże, zdobyte w jednym miejscu, doświadczenie pracownika, bez głębszej i szerszej analizy, też nie poprawia sytuacji, częściej ją jeszcze pogarsza (bo nikt nie podejmuje dyskusji z tym ?dużym doświadczeniem?). (Źródło: User story czyli nic nie poprawić a może nawet bardziej skomplikować | | Jarosław Żeliński IT-Consulting

Opisy te bywają nie raz bardzo bogate, zebrane w toku wielogodzinnych, tak zwanych, warsztatów lub ankiet. Spisywane są nie raz ogromne ilości detali, które zamiast cokolwiek wyjaśnić, zaciemniają istotę rzeczy.

Powyższe zdjęcie przedstawia coś co nazwę “stanem obecnym”. To widok jaki zastaje ktoś, kto spojrzy na daną organizację “teraz”.  Opisanie tego co widzimy może zająć elokwentnej osobie nawet wiele stron tekstu. Czy opis ten przybliży nas choć troszkę do odpowiedzi na pytanie “co to jest i jak to działa”?

Celem analizy jest zrozumienie, z czym na prawdę mamy do czynienia. Analityk swoją pracą powinien doprowadzić do powstania dokumentu (modeli…) obrazujących  “istotę rzeczy”, powinien w końcu odkryć, że powyższe to jest to:

Owszem, lata rozwoju badanej firmy, zawsze doprowadzą do powstania ogromnej masy detali towarzyszących celowi biznesowemu, jednak ten cel się nie zmienia (cały proces powstawia tej pisanki: źr. http://kursykrokpokroku.blogspot.com/2016/02/koszyczek-na-jajko-pisanke-kurs-krok-po.html).

Jeżeli więc mamy opracować rekomendacje do zmian, zaprojektować oprogramowanie, to albo zrozumiemy co i po co dana firma robi, czym na prawdę jest, albo zabrniemy w dokumentowanie ogromnej liczby detali, dotychczasowych sposobów osiągania celów, co potrafi “zabić projekt” swoją szczegółowością (i zabetonować, nie koniecznie dobry, stan obecny).

Przeprowadzenie analizy ma jeden cel: zrozumieć. Nie jest jej celem “opisywanie” czegokolwiek. Niestety wiele firm pomija analizy, idzie ścieżką “opiszemy co robimy i wystarczy”.

Czego się spodziewać po projekcie, gdy słyszę: nie ma czasu na analizę, myśmy już podpisali umowę z wykonawcą bo nasza firma  nie ma czasu. Niestety najczęściej taki projekt trwa znacznie dłużej niż planowano, pieniądze oszczędzone na ?zbędnym? projektowaniu ideału z ogromna nawiązką są wydawane na kolejne modyfikacje i poprawki (Źródło: Utopia ? czyli model ideału pomaga w projektach | | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

Tak więc, dokumentacja zawierająca 10 diagramów procesów biznesowych prawie zawsze będzie lepsza od tej zawierającej 100 diagramów. Ta, która nie zawiera żadnego, jednak będzie znacznie gorsza…..

Polecam świetną książkę na ten temat, w której autor pisze we wstępie:

Projektowanie ideału jest takim sposobem myślenia o zmianie, który można przedstawić w sposób: w rozwiązywaniu problemów, praktycznie dowolnego rodzaju, można uzyskać najlepsze wyniki dzięki wyobrażeniu sobie idealnego rozwiązania, a następnie cofnięciu się aż do miejsca, w którym znajdujesz się w chwili obecnej. Dzięki temu unikniesz urojonych przez siebie przeszkód, zanim jeszcze w ogóle pojmiesz, jaki ma być ideał. .

A na koniec polecam referat:

Źródła