Własnie czytam o nowelizacji KPC:

Nowe przepisy uznają za dokumenty i dopuszczają jako dowody w sądzie e-maile, esemesy, nagrania audio czy wideo, wręcz ?każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią“. Te nośniki będą zrównane z pismem papierowym. W elektronicznej formie (tzw. dokumentowej), będzie też można zawierać umowy, składać wiążące oświadczenia.

Z tymi oczywistymi ułatwieniami, wynikającymi z postępu techniki i zmian zwyczajów w biznesie, wiąże się niestety też ryzyko.

? W e-korespondencji strony powinny zachować szczególną ostrożność. Adresat e-maila czy nagrany rozmówca może bowiem opacznie odczytywać oświadczenia składane w formie elektronicznej i wykorzystać je potem w sądzie ? wskazuje Monika Leszko, radca prawny w kancelarii DLA Piper. ? Pierwsza rada, jaka się nasuwa, jest taka, by w takiej korespondencji wyraźnie zastrzegać, że nie jest to np. oferta czy zgoda. (źr. RP.pl)

Chciałbym się tym razem skupić na wytłuszczonej w cytacie treści. Problemem z jakim muszą się zmierzyć między ustawodawca, urzędy, ale także autorzy “dokumentów”, jest zapewnienie porządku pojęciowego dla zachowania poprawnej i jednoznacznej komunikacji. W szczególności dotyczy to podkreślonych powyżej pojęć: nośnik, informacja, treść, opacznie zrozumieć.

Cztery lata temu zwracałem uwagę na to samo (głownie treść, oryginał, kopia, nośnik) ale w kontekście praw autorskich i ustawy ich dotyczącej:

Dzieło może mieć postać materialną i niematerialną. Dzieło materialne (rzeźba, obraz malarski) ma swój oryginał, mogą powstać reprodukcje. To drugie dzieło, niematerialne, dotyczy w szczególności utworów muzycznych, zdjęć czy treści (każda wypowiedź to proza lub poezja ;)). Dzieło niematerialne może być utrwalone na wybranym nośniku (muzyka na płycie CD, proza na papierze, ?), wtedy powstają jego egzemplarze.

(cały wpis: Prawo autorskie i wartości niematerialne – analiza systemowa).

Artykuł ten zwraca uwagę na problemy jakie stwarza między innymi “rozłączność treści i nośnika oraz na stwierdzeniu czym jest oryginał, kopia i egzemplarz. Kluczowe są tu pojęcia: nośnik, dzieło (dane), oryginał i kopia.

Na czym polega problem? Zbudujmy model pojęciowy dla problemu dokumentu i jego roli:

Diagram czytamy tak: dokument to informacje utrwalone na nośniku. Informacją są dane lub wiadomości niosące określoną treść. Dla porządku przytaczam przyjęte definicje tych pojęć (na podstawie sł. j.polskiego PWN):

Skupmy się na tym, że dowodem może być “każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią” i na tym, że ktoś “może bowiem opacznie odczytywać oświadczenia składane w formie elektronicznej i wykorzystać je potem w sądzie”. 

Z perspektywy teorii komunikacji za treść (to co zrozumiano) odpowiada nadawca (autor) treści i dobra rada, żeby w treści “wyraźnie zastrzegać” o co chodzi, jest jak najbardziej właściwa. Jednak teoria komunikacji nie jest tu głównym wątkiem ani problemem :).

Pozostaje kwestia nośnika i danych (wiadomości) niosących ową treść. Oczywiście można użyć podpisu elektronicznego, jednak jego powszechność w Polsce jest znikoma (nieco ponad milion, z tego aktywnych ok. 1/3, podobnie jak i profilu zaufanego na ePUAP).  Pojawia się nowe pojęcie: forma dokumentowa (zamiast “forma pisemna”):

Ustawodawca postanowił, że forma dokumentowa będzie zachowana wówczas, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Warto podkreślić, że podpis w takim przypadku nie jest elementem koniecznym dla zachowania tej formy czynności prawnej. Wymagane jest natomiast istnienie dokumentu, czyli, zgodnie z wprowadzanym przez nowelizację przepisem, nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jej treścią. Drugorzędna jest natomiast fizyczna postać tego nośnika ? może to być papier, jak i np. plik komputerowy ? ważne jest, by sposób zapisania na nim informacji umożliwiał jej utrwalenie i odtworzenie. (Źródło: Nowe formy czynności prawnych w Kodeksie cywilnym – Aktualności, Zmiany w prawie, NL Zmiany w prawie – Czytaj – kancelaria.lex.pl)

Ustawodawca moim zdaniem słusznie godzi się na dopuszczenie dokumentów niepodpisanych elektronicznie (mail, SMS, dokument na pendrive itp.) do “obiegu” w urzędach i sądach. Głównym, w moich oczach, dotychczasowym problemem było praktyczne wykluczenie znacznej większości obywateli z komunikacji drogą elektroniczną, a powodem jest brak powszechnego używania wspomnianego podpisu i profilu.

Ustawodawca doprecyzowuje definicję: “dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Zakładam, że intencją jest, by nie uznać za dokument tego co z powodów np. technicznych, nie jest możliwe do odczytania przez adresata (sąd, urząd, …). Rodzi to ryzyko uznaniowości (a ja nie mam jak tego odczytać). Tu sugeruję dokumentować (ustalać) zasady komunikacji lub żądać co najmniej oświadczenia o tym jakie “dokumenty” adresat jest w stanie odczytać by “zapoznać się z ich treścią”.

Pewną ciekawostka jest natomiast dla mnie zapis:

w art. 73 § 1 otrzymuje brzmienie:
?§ 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.?;

Skoro użyto trzech odrębnych pojęć “pisemną, dokumentową albo elektroniczną” to znaczy że ich znaczenia się (powinny) wzajemnie wykluczają.  Jak więc to rozumieć w świetle definicji pojęć powyżej? Firma pisemna to każda forma “utrwalona”. Dokument jest niczym innym jak właśnie formą utrwaloną (na nośniku). Forma elektroniczna to treść na nośniku, w formie elektronicznej. Ciekaw jestem interpretacji prawników… 

Jednak dalej czytamy:

Art. 781
. § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli
w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Co nieco burzy moje zrozumienie całości…

Jakie ryzyka powoduje rezygnacja z podpisu dokumentu w wersji elektronicznej?  Generalnie rzecz biorąc dotyczy to uwiarygodnienia: informacji, daty jej powstania, daty doręczenia. Pamiętajmy, że w powszechnym obrocie są dokumenty papierowe. Co jest ich kluczową cechą? Nierozłączność informacji i nośnika oraz relatywnie duża trudność w sfałszowaniu (i treści i odręcznego podpisu). W kwestii doręczenia radzimy sobie wysyłając dokument za poświadczeniem odbioru.

W wersji elektronicznej oddzielono pojęcie treści od nośnika z powodów jak wyżej, z tego także powodu straciło sens pojęcie kopii i oryginału: istotne są informacje a nie forma zapisu i liczba egzemplarzy (ustawodawca zrobił tu już formalnie w przypadku faktur). W konsekwencji stwierdzenie czy informacja była zmieniana staje się bardzo trudne.

Stan obecny, mimo że jest bardzo wygodny,  rodzi jednak ryzyka związane z trudnością zagwarantowania autentyczności dokumentu. Zapis na nośnikach wielokrotnego użytku (np. pendrive, karty pamięci…) jest potencjalnie podważalny. Ja osobiście stosuje nagrania na płytach CD-R/DVD. Raczej trudno podważyć niemodyfikowalość zapisu na nich. Co do daty doręczenia/powstania to w przypadku rzeczy ważnych (czyli rodzących duże ryzyko) warto takie nośniki tworzyć u kogokolwiek, kto dysponuje ważnym podpisem elektronicznym, gdyż cudzy podpis zawiera także znacznik czasu, co uwiarygodni datę powstania treści. Nie zmienia to faktu, że podpisanie się na takiej płycie niezmywalnym pisakiem czyni ją “nie gorszą” od podpisanego papieru ;).

Formą łatwą i tanią oceny wiarygodności treści jest uznanie kontroli krzyżowej jako weryfikatora. Tak są weryfikowane od lat niepodpisywane faktury (porównanie treści u wystawcy i odbiorcy).

Artykuł ten ma na celu zwrócenie uwagi na problemy i ryzyka związane z nowymi przepisami a nie rozwiązywanie ich. Mam nadzieję, że większe ich zrozumienie przyczyni się do większej dbałości o swój interes i stosowanie tak prywatnie jak i w prowadzonej działalności, mechanizmów minimalizujących ryzyka korzystania z dokumentów elektronicznych. Osobiście nie korzystam z podpisu elektronicznego, do urzędów, w tym Urzędu Skarbowego, od lat wysyłam zwykłe email’e. Owszem korzystam także z papieru i Poczty Polskiej, gdyż wychodzę z założenia, że należy dostosowywać środki do celu, a nie “być za wszelką cenę” nowoczesnym.

(Tekst ustawy: Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw)