Własnie czy­tam o nowe­li­za­cji KPC:

Nowe prze­pi­sy uzna­ją za doku­men­ty i dopusz­cza­ją jako dowo­dy w sądzie e‑maile, ese­me­sy, nagra­nia audio czy wideo, wręcz ?każ­dy nośnik infor­ma­cji umoż­li­wia­ją­cy zapo­zna­nie się z jej tre­ścią”. Te nośni­ki będą zrów­na­ne z pismem papie­ro­wym. W elek­tro­nicz­nej for­mie (tzw. doku­men­to­wej), będzie też moż­na zawie­rać umo­wy, skła­dać wią­żą­ce oświadczenia.

Z tymi oczy­wi­sty­mi uła­twie­nia­mi, wyni­ka­ją­cy­mi z postę­pu tech­ni­ki i zmian zwy­cza­jów w biz­ne­sie, wią­że się nie­ste­ty też ryzyko.

? W e‑korespondencji stro­ny powin­ny zacho­wać szcze­gól­ną ostroż­ność. Adresat e‑maila czy nagra­ny roz­mów­ca może bowiem opacz­nie odczy­ty­wać oświad­cze­nia skła­da­ne w for­mie elek­tro­nicz­nej i wyko­rzy­stać je potem w sądzie ? wska­zu­je Monika Leszko, rad­ca praw­ny w kan­ce­la­rii DLA Piper. ? Pierwsza rada, jaka się nasu­wa, jest taka, by w takiej kore­spon­den­cji wyraź­nie zastrze­gać, że nie jest to np. ofer­ta czy zgo­da. (źr. RP​.pl)

Chciałbym się tym razem sku­pić na wytłusz­czo­nej w cyta­cie tre­ści. Problemem z jakim muszą się zmie­rzyć mię­dzy usta­wo­daw­ca, urzę­dy, ale tak­że auto­rzy ​„doku­men­tów”, jest zapew­nie­nie porząd­ku poję­cio­we­go dla zacho­wa­nia popraw­nej i jed­no­znacz­nej komu­ni­ka­cji. W szcze­gól­no­ści doty­czy to pod­kre­ślo­nych powy­żej pojęć: nośnik, infor­ma­cja, treść, opacz­nie zrozumieć.

Cztery lata temu zwra­ca­łem uwa­gę na to samo (głow­nie treść, ory­gi­nał, kopia, nośnik) ale w kon­tek­ście praw autor­skich i usta­wy ich dotyczącej:

Dzieło może mieć postać mate­rial­ną i nie­ma­te­rial­ną. Dzieło mate­rial­ne (rzeź­ba, obraz malar­ski) ma swój ory­gi­nał, mogą powstać repro­duk­cje. To dru­gie dzie­ło, nie­ma­te­rial­ne, doty­czy w szcze­gól­no­ści utwo­rów muzycz­nych, zdjęć czy tre­ści (każ­da wypo­wiedź to pro­za lub poezja ;)). Dzieło nie­ma­te­rial­ne może być utrwa­lo­ne na wybra­nym nośni­ku (muzy­ka na pły­cie CD, pro­za na papie­rze, ?), wte­dy powsta­ją jego egzemplarze.

(cały wpis: Prawo autor­skie i war­to­ści nie­ma­te­rial­ne – ana­li­za sys­te­mo­wa).

Artykuł ten zwra­ca uwa­gę na pro­ble­my jakie stwa­rza mię­dzy inny­mi ​„roz­łącz­ność tre­ści i nośni­ka oraz na stwier­dze­niu czym jest ory­gi­nał, kopia i egzem­plarz. Kluczowe są tu poję­cia: nośnik, dzie­ło (dane), ory­gi­nał i kopia.

Na czym pole­ga pro­blem? Zbudujmy model poję­cio­wy dla pro­ble­mu doku­men­tu i jego roli:

Diagram czy­ta­my tak: doku­ment to infor­ma­cje utrwa­lo­ne na nośni­ku. Informacją są dane lub wia­do­mo­ści nio­są­ce okre­ślo­ną treść. Dla porząd­ku przy­ta­czam przy­ję­te defi­ni­cje tych pojęć (na pod­sta­wie sł. j.polskiego PWN):

Skupmy się na tym, że dowo­dem może być ​„każ­dy nośnik infor­ma­cji umoż­li­wia­ją­cy zapo­zna­nie się z jej tre­ścią” i na tym, że ktoś ​„może bowiem opacz­nie odczy­ty­wać oświad­cze­nia skła­da­ne w for­mie elek­tro­nicz­nej i wyko­rzy­stać je potem w sądzie”. 

Z per­spek­ty­wy teo­rii komu­ni­ka­cji za treść (to co zro­zu­mia­no) odpo­wia­da nadaw­ca (autor) tre­ści i dobra rada, żeby w tre­ści ​„wyraź­nie zastrze­gać” o co cho­dzi, jest jak naj­bar­dziej wła­ści­wa. Jednak teo­ria komu­ni­ka­cji nie jest tu głów­nym wąt­kiem ani problemem :).

Pozostaje kwe­stia nośni­ka i danych (wia­do­mo­ści) nio­są­cych ową treść. Oczywiście moż­na użyć pod­pi­su elek­tro­nicz­ne­go, jed­nak jego powszech­ność w Polsce jest zni­ko­ma (nie­co ponad milion, z tego aktyw­nych ok. 1/3, podob­nie jak i pro­fi­lu zaufa­ne­go na ePUAP). Pojawia się nowe poję­cie: for­ma doku­men­to­wa (zamiast ​„for­ma pisemna”):

Ustawodawca posta­no­wił, że for­ma doku­men­to­wa będzie zacho­wa­na wów­czas, gdy oświad­cze­nie woli zosta­nie zło­żo­ne w posta­ci doku­men­tu, w spo­sób umoż­li­wia­ją­cy usta­le­nie oso­by skła­da­ją­cej to oświad­cze­nie. Warto pod­kre­ślić, że pod­pis w takim przy­pad­ku nie jest ele­men­tem koniecz­nym dla zacho­wa­nia tej for­my czyn­no­ści praw­nej. Wymagane jest nato­miast ist­nie­nie doku­men­tu, czy­li, zgod­nie z wpro­wa­dza­nym przez nowe­li­za­cję prze­pi­sem, nośni­ka infor­ma­cji umoż­li­wia­ją­ce­go zapo­zna­nie się z jej tre­ścią. Drugorzędna jest nato­miast fizycz­na postać tego nośni­ka ? może to być papier, jak i np. plik kom­pu­te­ro­wy ? waż­ne jest, by spo­sób zapi­sa­nia na nim infor­ma­cji umoż­li­wiał jej utrwa­le­nie i odtwo­rze­nie. (Źródło: Nowe for­my czyn­no­ści praw­nych w Kodeksie cywil­nym – Aktualności, Zmiany w pra­wie, NL Zmiany w pra­wie – Czytaj – kan​ce​la​ria​.lex​.pl)

Ustawodawca moim zda­niem słusz­nie godzi się na dopusz­cze­nie doku­men­tów nie­pod­pi­sa­nych elek­tro­nicz­nie (mail, SMS, doku­ment na pen­dri­ve itp.) do ​„obie­gu” w urzę­dach i sądach. Głównym, w moich oczach, dotych­cza­so­wym pro­ble­mem było prak­tycz­ne wyklu­cze­nie znacz­nej więk­szo­ści oby­wa­te­li z komu­ni­ka­cji dro­gą elek­tro­nicz­ną, a powo­dem jest brak powszech­ne­go uży­wa­nia wspo­mnia­ne­go pod­pi­su i profilu.

Ustawodawca dopre­cy­zo­wu­je defi­ni­cję: ​„doku­men­tem jest nośnik infor­ma­cji umoż­li­wia­ją­cy zapo­zna­nie się z jej tre­ścią”. Zakładam, że inten­cją jest, by nie uznać za doku­ment tego co z powo­dów np. tech­nicz­nych, nie jest moż­li­we do odczy­ta­nia przez adre­sa­ta (sąd, urząd, …). Rodzi to ryzy­ko uzna­nio­wo­ści (a ja nie mam jak tego odczy­tać). Tu suge­ru­ję doku­men­to­wać (usta­lać) zasa­dy komu­ni­ka­cji lub żądać co naj­mniej oświad­cze­nia o tym jakie ​„doku­men­ty” adre­sat jest w sta­nie odczy­tać by ​„zapo­znać się z ich treścią”.

Pewną cie­ka­wost­ka jest nato­miast dla mnie zapis:

w art. 73 § 1 otrzy­mu­je brzmienie:
?§ 1. Jeżeli usta­wa zastrze­ga dla czyn­no­ści praw­nej for­mę pisem­ną, doku­men­to­wą albo elek­tro­nicz­ną, czyn­ność doko­na­na bez zacho­wa­nia zastrze­żo­nej for­my jest nie­waż­na tyl­ko wte­dy, gdy usta­wa prze­wi­du­je rygor nieważności.?;

Skoro uży­to trzech odręb­nych pojęć ​„pisem­ną, doku­men­to­wą albo elek­tro­nicz­ną” to zna­czy że ich zna­cze­nia się (powin­ny) wza­jem­nie wyklu­cza­ją. Jak więc to rozu­mieć w świe­tle defi­ni­cji pojęć powy­żej? Firma pisem­na to każ­da for­ma ​„utrwa­lo­na”. Dokument jest niczym innym jak wła­śnie for­mą utrwa­lo­ną (na nośni­ku). Forma elek­tro­nicz­na to treść na nośni­ku, w for­mie elek­tro­nicz­nej. Ciekaw jestem inter­pre­ta­cji prawników… 

Jednak dalej czytamy:

Art. 781
. § 1. Do zacho­wa­nia elek­tro­nicz­nej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli
w posta­ci elek­tro­nicz­nej i opa­trze­nie go bez­piecz­nym pod­pi­sem elek­tro­nicz­nym wery­fi­ko­wa­nym przy pomo­cy waż­ne­go kwa­li­fi­ko­wa­ne­go certyfikatu.

Co nie­co burzy moje zro­zu­mie­nie całości…

Jakie ryzy­ka powo­du­je rezy­gna­cja z pod­pi­su doku­men­tu w wer­sji elek­tro­nicz­nej? Generalnie rzecz bio­rąc doty­czy to uwia­ry­god­nie­nia: infor­ma­cji, daty jej powsta­nia, daty dorę­cze­nia. Pamiętajmy, że w powszech­nym obro­cie są doku­men­ty papie­ro­we. Co jest ich klu­czo­wą cechą? Nierozłączność infor­ma­cji i nośni­ka oraz rela­tyw­nie duża trud­ność w sfał­szo­wa­niu (i tre­ści i odręcz­ne­go pod­pi­su). W kwe­stii dorę­cze­nia radzi­my sobie wysy­ła­jąc doku­ment za poświad­cze­niem odbioru.

W wer­sji elek­tro­nicz­nej oddzie­lo­no poję­cie tre­ści od nośni­ka z powo­dów jak wyżej, z tego tak­że powo­du stra­ci­ło sens poję­cie kopii i ory­gi­na­łu: istot­ne są infor­ma­cje a nie for­ma zapi­su i licz­ba egzem­pla­rzy (usta­wo­daw­ca zro­bił tu już for­mal­nie w przy­pad­ku fak­tur). W kon­se­kwen­cji stwier­dze­nie czy infor­ma­cja była zmie­nia­na sta­je się bar­dzo trudne.

Stan obec­ny, mimo że jest bar­dzo wygod­ny, rodzi jed­nak ryzy­ka zwią­za­ne z trud­no­ścią zagwa­ran­to­wa­nia auten­tycz­no­ści doku­men­tu. Zapis na nośni­kach wie­lo­krot­ne­go użyt­ku (np. pen­dri­ve, kar­ty pamię­ci…) jest poten­cjal­nie pod­wa­żal­ny. Ja oso­bi­ście sto­su­je nagra­nia na pły­tach CD‑R/DVD. Raczej trud­no pod­wa­żyć nie­mo­dy­fi­ko­wa­lość zapi­su na nich. Co do daty doręczenia/powstania to w przy­pad­ku rze­czy waż­nych (czy­li rodzą­cych duże ryzy­ko) war­to takie nośni­ki two­rzyć u kogo­kol­wiek, kto dys­po­nu­je waż­nym pod­pi­sem elek­tro­nicz­nym, gdyż cudzy pod­pis zawie­ra tak­że znacz­nik cza­su, co uwia­ry­god­ni datę powsta­nia tre­ści. Nie zmie­nia to fak­tu, że pod­pi­sa­nie się na takiej pły­cie nie­zmy­wal­nym pisa­kiem czy­ni ją ​„nie gor­szą” od pod­pi­sa­ne­go papieru ;).

Formą łatwą i tanią oce­ny wia­ry­god­no­ści tre­ści jest uzna­nie kon­tro­li krzy­żo­wej jako wery­fi­ka­to­ra. Tak są wery­fi­ko­wa­ne od lat nie­pod­pi­sy­wa­ne fak­tu­ry (porów­na­nie tre­ści u wystaw­cy i odbiorcy).

Artykuł ten ma na celu zwró­ce­nie uwa­gi na pro­ble­my i ryzy­ka zwią­za­ne z nowy­mi prze­pi­sa­mi a nie roz­wią­zy­wa­nie ich. Mam nadzie­ję, że więk­sze ich zro­zu­mie­nie przy­czy­ni się do więk­szej dba­ło­ści o swój inte­res i sto­so­wa­nie tak pry­wat­nie jak i w pro­wa­dzo­nej dzia­łal­no­ści, mecha­ni­zmów mini­ma­li­zu­ją­cych ryzy­ka korzy­sta­nia z doku­men­tów elek­tro­nicz­nych. Osobiście nie korzy­stam z pod­pi­su elek­tro­nicz­ne­go, do urzę­dów, w tym Urzędu Skarbowego, od lat wysy­łam zwy­kłe ema­il’e. Owszem korzy­stam tak­że z papie­ru i Poczty Polskiej, gdyż wycho­dzę z zało­że­nia, że nale­ży dosto­so­wy­wać środ­ki do celu, a nie ​„być za wszel­ką cenę” nowoczesnym.

(Tekst usta­wy: Ustawa z dnia 10 lip­ca 2015 r. o zmia­nie usta­wy – Kodeks cywil­ny, usta­wy – Kodeks postę­po­wa­nia cywil­ne­go oraz nie­któ­rych innych ustaw)