Audyt spójności wizji i misji organizacji z jej działaniami

Pod poję­ciem audy­tu orga­ni­za­cji, kry­je się przede wszyst­kim audyt doku­men­ta­cji jaką ona sama o sobie stwo­rzy­ła. Powinna ona być spój­na, kom­plet­na i nie­sprzecz­na”. Druga część, to oce­na zgod­no­ści sta­nu fak­tycz­ne­go z tre­ścią tej doku­men­ta­cji, czy­li spraw­dze­nie czy doku­men­ty mówią praw­dę. Popatrzmy jed­nak na samą doku­men­ta­cję orga­ni­za­cji i jej treść.

Każdy mój pro­jekt zaczy­na się od audy­tu doku­men­ta­cji. Jednak zanim zacznę ana­li­zo­wać doku­men­ty ope­ra­cyj­ne i mode­lo­wać pro­ce­sy biz­ne­so­we, spraw­dzam spój­ność wizji i misji fir­my. Dlaczego? Bo pro­ce­sy te wraz z opi­sem stra­te­gii pozwa­la­ją zwe­ry­fi­ko­wać cel pro­jek­tu, a nie raz w ogó­le go sfor­mu­ło­wać. Najgorszym celem biz­ne­so­wym jaki moż­na sobie wyobra­zić, jest wdro­że­nie cze­go­kol­wiek dla same­go wdro­że­nia. Wdrożenie roz­wią­za­nia z zasa­dy jest środ­kiem do osią­gnię­cia celu orga­ni­za­cji a nie celem samym w sobie (to może być cel kie­row­ni­ka pro­jek­tu odpo­wie­dzial­ne­go za samo wdrożenie).

Misja i wizja są (powin­ny być) z sobą powią­za­ne logicz­nie, sta­no­wią one pod­sta­wę dla usta­le­nia stra­te­gii i tak­ty­ki dzia­ła­nia fir­my. Wyznaczają przy­sło­wio­we świa­teł­ko w tune­lu”. Narzędziem dla ana­li­ty­ka zawsze powi­nien być for­ma­lizm, czy­li moż­li­wość spro­wa­dze­nia pozy­ska­nej wie­dzy do skoń­czo­nej licz­by pojęć i związ­ków mię­dzy nimi. Podobnie jak autor zesta­wów LEGO musi spro­wa­dzić dowol­ny kształt do skoń­czo­nej licz­by i typów kloc­ków. Jak wie­my, dowol­ne urzą­dze­nie skła­da się ze skoń­czo­nej licz­by pod­ze­spo­łów, dobre kon­struk­cje skła­da­ją się z pod­ze­spo­łów stan­da­ry­zo­wa­nych. Jeżeli uda się to ana­li­ty­ko­wi, to wte­dy dopie­ro może on powie­dzieć, że zro­zu­miał mecha­nizm tego co opisał”.

Narzędziem do ana­li­zy obsza­ru opi­su orga­ni­za­cji, jakim jest stra­te­gia i zarzą­dza­nie jej reali­za­cją, jest sys­tem poję­cio­wy (nota­cja) zna­ny jako Model Motywacji Biznesowej (1). Jego szkie­let to pla­no­wa­ny stan doce­lo­wy i środ­ki do jego osią­gnię­cia. Do tego doda­je­my oce­nę aktu­al­nej sytu­acji oraz ziden­ty­fi­ko­wa­ne czyn­ni­ki wpły­wu. Model ten kon­fron­tu­je­my z mode­lem dzia­ła­nia orga­ni­za­cji (pro­ce­sy biz­ne­so­we i to co się z nimi wią­że). Swego cza­su opi­sa­łem to:

Business Motivation Model (źr. wiki)
Business Motivation Model (źr. www​.omg​.org)

Notacja BMM uzu­peł­nia biz­ne­so­wy sys­tem nota­cyj­ny o obszar poję­cio­wy (prze­strzeń poję­cio­wą) mode­li biz­ne­so­wych i biz­ne­spla­nów. Pozwala opi­sać je w spo­sób for­mal­ny. Przestrzeń nazw, pod­sta­wo­we poję­cia opi­sa­ne w BMM: Ends (stan ocze­ki­wa­ny, przy­szły) iden­ty­fi­ku­ją cechy opi­su­ją­ce źró­dła moty­wa­cji (cele) two­rze­nia biz­ne­spla­nu, Means (środ­ki) iden­ty­fi­ku­ją narzę­dzia i środ­ki jakich pla­nu­je­my użyć by osią­gnąć (dopro­wa­dzić do) ocze­ki­wa­ny (pla­no­wa­ny) stan. Assessement (oce­na uwa­run­ko­wań) iden­ty­fi­ku­ją wie­dzę o warun­kach pro­jek­tu (w szcze­gól­no­ści ana­li­za SWOT), Influence (wpływ) iden­ty­fi­ku­ją pozna­ne czyn­ni­ki mogą­ce mieć (mają­ce) wpływ na osią­gnie­cie celu, Organisation (orga­ni­za­cja) iden­ty­fi­ku­je zaso­by i pro­ce­sy zaan­ga­żo­wa­ne w osią­gnię­cie celu. Całość sta­no­wi rodzaj ?listy kon­tro­l­nej? zro­zu­mie­nia posta­wio­ne­go pro­ble­mu, jakim jest pro­jekt biz­ne­so­wy. Pozwala upew­nić się, że zna­my i rozu­mie­my to co ma na nie­go wpływ. (2

Misja i Wizja

Skupmy się na misji i wizji, gdyż te budzą naj­wię­cej dys­ku­sji i nie­po­ro­zu­mień. Najpierw poję­cia i ich defi­ni­cje (słow­nik języ­ka pol­skie­go PWN):

wizja ?czy­jeś wyobra­że­nie jakichś zda­rzeń mają­cych zajść w przy­szło­ści, zwy­kle przed­sta­wia­ne w książ­ce lub w filmie?

misja ?posłan­nic­two, waż­ne odpo­wie­dzial­ne zada­nie do spełnienia?

Literatura przed­mio­tu zawie­ra nie­koń­czą­ce się spo­ry na temat wizji, doty­czą one okre­śle­nia tego o jaką i czy­ją przy­szłość cho­dzi. Idąc tro­pem tych, któ­rzy uwa­ża­ją, że wizja to opis sta­nu orga­ni­za­cji, docho­dzi­my to pew­nej koli­zji (sprzecz­no­ści) z pozo­sta­ły­mi ele­men­ta­mi opi­su orga­ni­za­cji. [aka­pit doda­ny dwa dni po publi­ka­cji] Jest pew­na zgo­da co do tego, że misja opi­su­je dla­cze­go orga­ni­za­cja ist­nie­je i jaki jest cel jej dzia­łań. Jeżeli ofe­ru­je ona coś ryn­ko­wi (klien­tom) to zna­czy, że ist­nie­je dla nich a nie dla sie­bie. Skoro zaś orga­ni­za­cja ist­nie­je dla klien­tów zna­czy, że jako orga­ni­za­cja ma jakieś wyobra­że­nie o tych klien­tach i o tym czym oni są, w kon­se­kwen­cji to wyobra­że­nie: wizja, to opis tego kim mogli by być klien­ci w przy­szło­ści dzię­ki tej orga­ni­za­cji. To daje spój­ność misji i wizji. Czym więc jest wizja fir­my mówią­ca będzie­my lide­rem na gieł­dzie”? Jest oświad­cze­niem prze­ciw­nym, jest for­mą ego­izmu: wyda­je­cie u nas pie­nią­dze i My, a nie Wy, mamy z tego korzyść. Skąd się bio­rą w pro­spek­tach emi­syj­nych wizje mówią­ce My.… będzie­my…”? Prospekty emi­syj­ne, ich treść, są adre­so­wa­ne do akcjo­na­riu­szy a nie do klien­tów tych firm. Jednak popraw­na misja i wizja fir­my to meto­da budo­wa­nia wize­run­ku na ryn­ku, więc adre­sa­tem misji i wizji nie są (nie powin­ni być) wła­ści­cie­le organizacji…

Na bazie mode­lu poję­cio­we­go nota­cji BMM (poję­cia i ich zna­cze­nia) moż­na stwo­rzyć taki oto, pod­sta­wo­wy model opi­su orga­ni­za­cji, zacho­wu­ją­cy spój­ność, kom­plet­no­ści i niesprzeczność:


Kluczowe ele­men­ty opi­su sta­nu przy­szłe­go” (doce­lo­we­go) to: wizja, zada­nia i rezul­ta­ty. Jeżeli więc zada­niem było­by zdo­by­cie pozy­cji lide­ra na ryn­ku a mier­ni­kiem reali­za­cji tego zada­nia była co naj­mniej trze­cia pozy­cja w ran­kin­gu, to zna­czy że wizja nie może być ani zada­niem ani tym bar­dziej rezul­ta­tem (logi­ka mode­li poję­cio­wych, w tym słow­ni­ków pojęć, wyma­ga by defi­ni­cje pojęć w tej samej dzie­dzi­nie wza­jem­nie się wykluczały).

Ważne! Oprogramowanie (sys­tem IT jako całość) to zasób i tyl­ko zasób. Warto pamię­tać, że z zaso­bów korzy­sta­ją ludzie w ramach reali­zo­wa­nych czyn­no­ści (pro­ce­sów biz­ne­so­wych). Bez peł­ne­go zro­zu­mie­nia co i po co robią ludzie oce­na sys­te­mu IT czy też spe­cy­fi­ko­wa­nie wyma­gań wobec nie­go są prak­tycz­nie pozba­wio­ne sensu.

Czym więc jest wizja firmy?

W arse­na­le ana­li­ty­ka, wśród narzę­dzi” dia­gno­zu­ją­cych i opi­su­ją­cych orga­ni­za­cję, jest bar­dzo popu­lar­na i łatwa w uży­ciu ana­li­za SWOT” z ang. Silne i Słabe stro­ny, Okazje i Zagrożenia (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Silne i sła­be stro­ny to cechy orga­ni­za­cji a oka­zje i zagro­że­nia to cechy jej oto­cze­nia. Stan doce­lo­wy jest sta­nem ocze­ki­wa­nym, obser­wo­wal­nym z zewnątrz, ryn­ku oraz orga­ni­za­cji, któ­rą opi­su­ją jej zada­nia i ich mier­ni­ki. Jakimi środ­ka­mi orga­ni­za­cja osią­ga cele? Są to stra­te­gia i tak­ty­ki, któ­re razem reali­zu­ją Misję fir­my. Siłą spraw­czą są tu ludzie, Ci zaś reali­zu­ją swo­je zada­nia w ramach reali­zo­wa­nych procesów.

Powyższy dia­gram poka­zu­je dwa istot­ne obsza­ry opi­su orga­ni­za­cji: pra­wy to to, do cze­go ona dąży i jaki­mi środ­ka­mi. Lewa stro­na to oce­na sytu­acji. Gdybyśmy więc opi­sy­wa­li hipo­tecz­ną pie­kar­nię osie­dlo­wą, moż­li­wa była­by sytu­acja, w której:

  • Wizją pie­kar­ni było­by to, że ich osie­dle sku­pia wyłącz­nie miesz­kań­ców odży­wia­ją­cych się zdrowo, 
    • celem było by bycie pie­kar­nią pierw­sze­go wybo­ru dla wszyst­kich mie­szań­ców osiedla,
    • mier­ni­kiem była by ankie­ta, któ­ra potwier­dzi, że każ­dy bada­ny miesz­ka­niec osie­dla doko­nu­je zaku­pu pie­czy­wa w innej pie­kar­ni dopie­ro, gdy nie ma moż­li­wo­ści zaku­pu w pie­kar­ni badanej,
  • Misją pie­kar­ni było by krze­wie­nie zdro­we­go odży­wia­nia się poprzez ofe­ro­wa­nie wyłącz­nie zdro­wych i eko­lo­gicz­nych gatun­ków pie­czy­wa w akcep­to­wa­nych dla więk­szo­ści miesz­kań­ców cenach, 
    • stra­te­gią było by otwar­cie skle­pu na każ­dy tysiąc mieszkańców
    • tak­ty­ka na pierw­szy rok, były by pro­mo­cje doda­wa­nia zdro­wych bułek (po jed­nej) do każ­de­go zaku­pio­ne­go kilo­gra­ma chleba.

Analizy SWOT w deta­lach nie będę tu opi­sy­wał, jest to dość pro­ste i zro­zu­mia­łe narzę­dzie, o któ­rym napi­sa­no wie­le. Warto tu jedy­nie pod­kre­ślić i przy­po­mnieć, że zawie­ra ona oce­nę oto­cze­nia orga­ni­za­cji i jej samej.

Podsumowanie

Powyższy dia­gram poka­zu­je opi­sa­ne poję­cia oraz, co tu najważ­niej­sze, ich wza­jem­ne związ­ki. Całość dla zacho­wa­nia spój­no­ści, kom­plet­no­ści i nie­sprzecz­no­ści powin­na pozwa­lać na takie zobra­zo­wa­nie, a 3związ­ki mię­dzy tymi poję­cia­mi (typy tych związ­ków) nie mogą pro­wa­dzić do jakich­kol­wiek sprzecz­no­ści czy bra­ku logi­ki w toku ich czy­ta­nia (zgod­nie z kie­run­kiem i opi­sem strzałek).

W toku ana­li­zy sys­te­mo­wej orga­ni­za­cji zbie­ra­ne są więc infor­ma­cje i podej­mo­wa­na jest pró­ba odtwo­rze­nia (zbu­do­wa­nia) na ich pod­sta­wie ana­lo­gicz­ne­go jak powy­żej mode­lu. Wszelkie wykry­te luki i nie­spój­no­ści są natych­miast sygna­łem do tego by je wyja­śnić i – jeże­li taki jest cel ana­li­zy – uzu­peł­nić. Zapisy, jako­by wizją fir­my było np. osią­gnię­cie okre­ślo­ne­go puła­pu obro­tów, nie da się obro­nić na grun­cie logiki…

__________________
1.
BMM. OMG​.org. http://​www​.omg​.org/​s​p​e​c​/​B​MM/. Accessed October 6, 2017.
2.
Zelinski J. BMM | Jarosław Żeliński IT-Consulting. Jarosław Żeliński IT-Consulting. https://it-consulting.pl//?s=BMM. Accessed October 6, 2017.
3.
Kim jeste­śmy? Jaka jest nasza toż­sa­mość? Pytania, na któ­re zawsze war­to znać odpo­wiedź cz.II. PROMUJ NGO! . Accessed October 6, 2017.

Inne artykuły na podobny temat

image_print(wydruk PL)

Komentarze

  1. Daniel Szalaty 5 października 2017 at 17:14

    Z bra­kiem jed­no­znacz­ne­go i wspól­ne­go zro­zu­mie­nia pojęć wizja” i misja” trud­no się nie zgo­dzić. Prawdą jest też to, że więk­szość tych, któ­ry­mi orga­ni­za­cje chwa­lą się na swo­ich witry­nach, nie wytrzu­mu­je kon­fron­ta­cji z logiką”.Próba usys­te­ma­ty­zo­wa­nia tego obszru pod­ję­ta przez OMG, moim zda­niem, ma nie­wiel­kie szan­se powo­dze­nia. Chociaż podej­ście przed­sta­wio­ne w BMM odpo­wia­da mi naj­bar­dziej i je wła­śnie forsuje.
    Dlatego też moją uwa­gę przy­kuł przy­kład wizji dla osie­dlo­wej pie­kar­ni – dla przy­po­mie­nia Wizją pie­kar­ni było­by to, że ich osie­dle sku­pia wyłącz­nie miesz­kań­ców odży­wia­ją­cych się zdro­wo”. Wizja ta ewi­den­tie odno­si się do oto­cze­nia pie­kar­ni, a nie do niej samej. I tu rodzi się pyta­nie – dla­cze­go, sko­ro BMM defi­niu­je wizję jako stan orga­ni­za­cji („A Vision descri­bes the futu­re sta­te of the enter­pri­se, witho­ut regard to how it is to be achieved.”)?

    Druga spra­wa, to tłu­ma­cze­nia jakie Pan sto­su­je dla ter­mi­nów Goal” i Objective”. Czy dobór pol­skich słów to Pana samo­dziel­ny wybór, czy też zaczerp­nię­ty z jakie­goś kom­plek­so­we­go prze­kła­du BMM na język pol­ski? Pytam, gdyż zada­nie” i rezul­tat” nie odda­ją raczej zna­cze­nie ory­gi­nal­nych ter­mi­nów tj. A Goal is a sta­te­ment abo­ut a sta­te or con­di­tion of the enter­pri­se[…]” i An Objective is a sta­te­ment of an atta­ina­ble, time-tar­ge­ted, and measu­ra­ble tar­get that the enter­pri­se seeks to meet[…]”.

    • Jaroslaw Zelinski 5 października 2017 at 21:29

      W kwe­stii roli OMG czy­li sys­te­ma­ty­zo­wa­nia nota­cji i pojęć, powo­dze­niem jest powsta­nie mode­lu sys­te­ma­ty­zu­ją­ce­go a nie popu­lar­ność tej sys­te­ma­ty­za­cji. To tak jak z nauką: czym innym jest two­rze­nie metod i dowo­dze­nie ich popraw­no­ści a czym innym to czy są powszech­nie sto­so­wa­ne. Patrząc na UML czy BPMN nota­cje te są w prak­ty­ce sto­so­wa­ne i w więk­szo­ści przy­pad­ków nie­po­praw­nie (nie­zgod­nie ze spe­cy­fi­ka­cją). Czy to o czymś świad­czy? Tylko o tym, że wie­le doku­men­tów to doku­men­ty nie­spój­ne i nielogiczne.

      Co do wizji to cie­ka­wy temat, bo lite­ra­tu­ra ma z tym pro­blem” (celo­wo ilu­stro­wa­łem arty­kuł wizją i misją Amnesty International), pro­du­cent opro­gra­mo­wa­nia, któ­re­go uży­wam sam przy­zna­je, że nie jest spe­cja­li­stą a OMG patrzy na to (i słusz­nie) z per­spek­ty­wy two­rzo­nej prze­strze­ni nazw. Owszem, spe­cy­fi­ka­cja nawią­zu­je do wer­sji, że któ­rej wizja doty­czy” bada­nej fir­my (jej stan). Wizja mojej pie­kar­ni jak naj­bar­dziej doty­czy niej: to, że wszy­scy woko­ło jedzą tyl­ko zdro­we pie­czy­wo to sytu­acja (ryn­ko­wa) tej piekarni. 

      W lite­ra­tu­rze przed­mio­tu moż­na spo­tkać tak­że podej­ście jakie ja tu opi­sa­łem. Badam sys­te­my poję­cio­we w zarzą­dza­niu od lat, i uwa­żam że spój­ność poję­cio­wa, czy­li dba­nie o popraw­ność mode­lu poję­cio­we­go, ma pry­mat nad ide­olo­gią”. Mało któ­ry autor ksią­żek z dzie­dzi­ny zarzą­dza­nia sili się na ana­li­zę spój­no­ści poję­cio­wej nazew­nic­twa jakie sto­su­je w swo­jej książ­ce. Ja posze­dłem tro­pem, któ­ry opi­sa­łem. Zestawiając poję­cia Misja, Wizja, Cele i Mierniki powin­ny one sta­no­wić logicz­ną całość. Generalnie zesta­wie­nie poję­cia misji i wizji rodzi pro­blem: jeże­li ktoś ma misję i ma cele, to czym jest wizja sko­ro nie jest ani misją ani celem? Analogią, któ­rą bar­dzo lubię” są reli­gie: wizją kapła­na jest świat wyzna­ją­cy w cało­ści jego reli­gię, misją kapła­na jest krze­wie­nie tej reli­gii”. Dla mnie mogło by to być: moją wizją jest świat samych popraw­nych mode­li, moja misją jest krze­wie­nie wie­dzy o tym jak to robić”. Moim celem jest być w czo­łów­ce ana­li­ty­ków a mier­ni­kiem miej­sce w hipo­te­tycz­nej pierw­szej dzie­siąt­ce ana­li­ty­ków. To jest bar­dzo kon­kret­ne, spój­ne i logicz­ne. Gdybym napi­sał, że moją wizją jest bycie naj­lep­szym ana­li­ty­kiem” brzmia­ło by to na tym tle wręcz komicznie 🙂 

      W kwe­stii goal” i objec­ti­ve” to tu jest spra­wa pro­sta: zna­cze­nie jest defi­nio­wa­ne meta­mo­de­lem (spe­cy­fi­ka­cja BMM, Figure 7.3 – BMM Core Concepts) a tu mamy jasny obraz: objec­ti­ve quan­ti­ties goal”. Co do tłu­ma­cze­nia ja jestem jego auto­rem. Konsultowałem to z nati­ve spe­ake­ra­mi (sami mie­wa­ją pro­blem z odse­pa­ro­wa­niem goal of objec­ti­ve). Bazowałem oczy­wi­ście na spe­cy­fi­ka­cji. W gro­nie człon­ków OMG jest jed­na zasa­da: meta­mo­del i mode­le poję­cio­we (dia­gra­my klas) w spe­cy­fi­ka­cjach, mają prio­ry­tet nad opi­sem słownym.

      BMM to rela­tyw­nie mło­da nota­cja i myślę, że kolej­ne wer­sje będą dopiesz­cza­ne”. Gorąco pole­cam spe­cy­fi­ka­cje SBVR. Zawiera ona bar­dzo dobry opis tego jak two­rzy się mode­le poję­cio­we, prze­strze­nie poję­cio­we, defi­ni­cje ter­mi­nów z zacho­wa­niem spój­no­ści słow­ni­ków pojęć (prze­strze­ni pojęciowych). 

      Mam nadzie­ję, że mój opis jest spój­ny poję­cio­wo, testo­wa­łem go nie raz na pro­spek­tach emi­syj­nych spół­ek gieł­do­wych naszej GPW. Teza, że wizja to stan fir­my” jest tam czę­sto spo­ty­ka­na, ale kon­se­kwen­cją tego są wła­śnie nie raz wręcz beł­ko­tli­we pozo­sta­łe ele­men­ty takiej jak cele, mier­ni­ki czy misje. Metoda (uzna­nie, że wizja opi­su­je oto­cze­nie ryn­ko­we) pro­wa­dzi to znacz­nie łatwiej­szych w odbio­rze opi­sów i zacho­wu­je peł­ną spój­ność z ana­li­za­mi SWOT.

  2. Jaroslaw Zelinski 6 października 2017 at 08:31

    Artykuł uzu­peł­ni­łem o treść:

    Jest pew­na zgo­da co do tego, że misja opi­su­je dla­cze­go orga­ni­za­cja ist­nie­je i jaki jest cel jej dzia­łań. Jeżeli ofe­ru­je ona coś ryn­ko­wi (klien­tom) to zna­czy, że ist­nie­je dla nich a nie dla sie­bie. Skoro zaś orga­ni­za­cja ist­nie­je dla klien­tów zna­czy, że jako orga­ni­za­cja ma jakieś wyobra­że­nie o tych klien­tach i o tym czym oni są, w kon­se­kwen­cji to wyobra­że­nie: wizja, to opis tego kim mogli by być klien­ci w przy­szło­ści dzię­ki tej orga­ni­za­cji. To daje spój­ność misji i wizji. Czym więc jest wizja fir­my mówią­ca będzie­my lide­rem na gieł­dzie”? Jest oświad­cze­niem prze­ciw­nym, jest for­mą ego­izmu: wyda­je­cie u nas pie­nią­dze i My, a nie Wy, mamy z tego korzyść. Skąd się bio­rą w pro­spek­tach emi­syj­nych wizje mówią­ce My.… będzie­my…”? Prospekty emi­syj­ne, ich treść, są adre­so­wa­ne do akcjo­na­riu­szy a nie do klien­tów tych firm. Jednak popraw­na misja i wizja fir­my to meto­da budo­wa­nia wize­run­ku na ryn­ku, więc adre­sa­tem misji i wizji nie są (nie powin­ni być) wła­ści­cie­le organizacji… 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.