Czy to łatwe by w sądach i urzędach były tylko e‑akta?

Wprowadzenie

Jednym ze sta­le wra­ca­ją­cych pro­ble­mów w admi­ni­stra­cji, w obsza­rze uży­wa­nia komu­ni­ka­cji elek­tro­nicz­nej, zwa­nym czę­sto e‑administracją czy e‑urzędem, jest samo poję­cie doku­men­tu i tego czym jest w pra­wie doku­ment elek­tro­nicz­ny. Przetwarzanie tyl­ko doku­men­tów papie­ro­wych, lub tyl­ko elek­tro­nicz­nych, to dzia­ła­nia w jed­nym dzie­dzi­no­wym obsza­rze pojęć i defi­ni­cji usta­wo­wych. Wdrożenia sys­te­mów obie­gu doku­men­tów, nie stwa­rza­ją poważ­niej­szych pro­ble­mów, do momen­tu gdy nie sta­ją się dzia­ła­nia­mi na sty­ku obsza­rów doku­men­tów papie­ro­wych i elek­tro­nicz­nych: pro­ble­mem są jed­no­cze­sne dzia­ła­nia w obu tych obsza­rach. Podjęto tu pró­bę wska­za­nia ich źró­dła. Pokazano tak­że obszar poten­cjal­nych zmian legi­sla­cyj­nych, bez któ­rych, moim zda­niem, opi­sa­ne­go pro­ble­mu nie da się roz­wią­zać. Wskazałem też jego przyczynę. 

Podstawowym narzę­dziem pra­cy, jakie tu wyko­rzy­sta­łem, jest logi­ka zdań, pod­sta­wy teo­ri pra­wa i ana­li­za poję­cio­wa?*?.

Problem z aktami

Problem nie tyl­ko w sądach: 

Sprawa – jak pod­kre­śla­ją spe­cja­li­ści – nie jest jed­nak pro­sta i wyma­ga zmian nie tyl­ko tech­no­lo­gicz­nych, ale tak­że dobrze opra­co­wa­nych zmian w prze­pi­sach. We wrze­śniu 2019 roku ma zostać wdro­żo­ne e‑biuro podaw­cze. Od tego momen­tu – zgod­nie z prze­pi­sa­mi – będzie moż­li­we wno­sze­nie pism pro­ce­so­wych dro­gą elek­tro­nicz­ną oraz doko­ny­wa­nia dorę­czeń elek­tro­nicz­nych w ?tra­dy­cyj­nych? postę­po­wa­niach cywil­nych. W poło­wie ubie­głe­go roku, ówcze­sny peł­no­moc­nik mini­stra spra­wie­dli­wo­ści Michał Woś mówił por­ta­lo­wi Prawo​.pl, że taka moż­li­wość kon­tak­to­wa­nia się z sądem bez akt elek­tro­nicz­nych jest pozba­wio­na sen­su – bo zamie­ni sąd albo w wiel­kie cen­trum ska­nu, albo w wiel­kie cen­trum dru­ku.?(Rojek-Socha, 2019)?

Wprowadzenie prze­pi­su dają­ce­go pra­wo wno­sze­nia pism w for­mie papie­ro­wej i elek­tro­nicz­nej, dopro­wa­dzi nie tyl­ko do maso­we­go ska­no­wa­nia i dru­ko­wa­nia wszyst­kie­go. Problemem jest jed­no­li­tość posta­ci akt, jeże­li pisma będą wpły­wa­ły w obu posta­ciach, i nie zagwa­ran­tu­je­my moż­li­wo­ści ujed­no­li­ce­nia nośni­ka, to akta będą w czę­ści na nośni­ku elek­tro­nicz­nym, a w czę­ści na papie­ro­wym. Pojęcie tecz­ki akt” w zasa­dzie stra­ci wte­dy sens, bo doku­men­ty doty­czą­ce jed­nej spra­wy (jed­nej sygna­tu­ry) będą roz­par­ce­lo­wa­ne” na dwa obsza­ry (nośni­ki): segre­ga­tor w sza­fie i jakaś prze­strzeń w sie­ci infor­ma­tycz­nej. Pomysły na wpi­na­nie nośni­ków elek­tro­nicz­nych (np. zapi­sa­ne pły­ty CDR) do segre­ga­to­rów nie są roz­wią­za­niem tego pro­ble­mu z uwa­gi na to, że same z sie­bie nadal wyma­ga­ją dodat­ko­we­go dostę­pu do okre­ślo­ne­go urzą­dze­nia do ich odczytu. 

Centrum ska­no­wa­nia nie było by aż tak złe, ale cen­trum dru­ku fak­tycz­nie było by obec­nie kurio­zal­ne. Nie zmie­nia to jed­nak fak­tu, że obo­wiąz­kiem Państwa jest zapew­nie­nie oby­wa­te­lom rów­ne­go dostę­pu do akt spraw, nie wol­no niko­go wyklu­czyć z powo­du np. nie­po­sia­da­nia kom­pu­te­ra i bra­ku dostę­pu do Internetu (któ­ry to dostęp nie jest jesz­cze pra­wem, jest możliwością). 

Kolejnym pro­ble­mem jest fakt ginię­cia akt i pro­ble­my z tym zwią­za­ne, o czym już wcze­śniej pisałem: 

Zapewne nie odtwo­rzy się ory­gi­na­łów ale poświad­czo­ne, elek­tro­nicz­ne kopie moż­na posia­dać. Dlatego urzę­dom, i nie tyl­ko, suge­ru­ję roz­wa­że­nie: zamiast od razu wal­czyć z wdra­ża­niem mało tu sku­tecz­nych, kosz­tow­nych i dłu­go­trwa­łych we wdro­że­niu, sys­te­mów obie­gu doku­men­tów, wdro­żyć porząd­ne repo­zy­to­rium doku­men­tów, archi­wum elek­tro­nicz­ne. Łatwiej jest je wdro­żyć, są w znacz­nej czę­ści goto­we wyma­ga­nia dostęp­ne na stro­nach Archiwum Państwowego i w zale­ce­niach MoReq2??? (zale­ce­nia Unii Europejskiej, w Polsce zaj­mu­je się tym Narodowe Archiwum Cyfrowe). ?(Żeliński, 2013)?

Kluczowe pojęcia w ustawach

Podstawowym mate­ria­łem do ana­li­zy jest kil­ka aktów praw­nych, zawie­ra­ją­cych nor­my ope­ru­ją­ce poję­ciem doku­ment.

Kodeks Cywilny. Proszę zwró­cić uwa­gę na to, że istot­ne jest tak­że powią­za­ne poję­cie for­ma doku­men­to­wa”, ozna­cza­ją­ca jako doku­ment” (lub w posta­ci doku­men­tu”)?(?Kodeks Cywilny,? 1964)?:

  • Art. 77(2). Dokumentowa for­ma czyn­no­ści praw­nej: Do zacho­wa­nia doku­men­to­wej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli w posta­ci doku­men­tu, w spo­sób umoż­li­wia­ją­cy usta­le­nie oso­by skła­da­ją­cej oświadczenie.
  • Art. 77(3). Definicja doku­men­tu: Dokumentem jest nośnik infor­ma­cji umoż­li­wia­ją­cy zapo­zna­nie się z jej treścią.
  • Art. 78. Pisemna for­ma czyn­no­ści prawnej:
    • § 1. Do zacho­wa­nia pisem­nej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie wła­sno­ręcz­ne­go pod­pi­su na doku­men­cie obej­mu­ją­cym treść oświad­cze­nia woli. Do zawar­cia umo­wy wystar­cza wymia­na doku­men­tów obej­mu­ją­cych treść oświad­czeń woli, z któ­rych każ­dy jest pod­pi­sa­ny przez jed­ną ze stron, lub doku­men­tów, z któ­rych każ­dy obej­mu­je treść oświad­cze­nia woli jed­nej ze stron i jest przez nią podpisany.
  • Art. 78(1). Elektroniczna for­ma czyn­no­ści prawnej
    • § 1. Do zacho­wa­nia elek­tro­nicz­nej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli w posta­ci elek­tro­nicz­nej i opa­trze­nie go kwa­li­fi­ko­wa­nym pod­pi­sem elektronicznym.
    • § 2. Oświadczenie woli zło­żo­ne w for­mie elek­tro­nicz­nej jest rów­no­waż­ne z oświad­cze­niem woli zło­żo­nym w for­mie pisemnej.

Ciekawostką jest Art.78(1) gdzie uży­to poję­cia postać elek­tro­nicz­na” jed­nak KC nie zawie­ra defi­ni­cji tego poję­cia, jaw­nie jest jed­nak napi­sa­ne, że poję­cia posta­ci elek­tro­nicz­nej i pisem­nej zosta­ły zrów­na­ne co do skut­ków praw­nych. Forma pisem­na jest toż­sa­ma z posta­cią doku­men­to­wą. Jak pisze ?(Jóźwiak, 2016)?:

Zgodnie z nowym brzmie­niem Kodeksu cywil­ne­go dla zacho­wa­nia for­my doku­men­to­wej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli w posta­ci doku­men­tu, w spo­sób umoż­li­wia­ją­cy usta­le­nie oso­by skła­da­ją­cej oświadczenie.

Definicję doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go, któ­ry nale­ży utoż­sa­mić z posta­cią elek­tro­nicz­ną doku­men­tu, poda­je kolej­na Ustawa:

Ustawa z dnia 17 lute­go 2005 r. o infor­ma­ty­za­cji dzia­łal­no­ści pod­mio­tów reali­zu­ją­cych zada­nia publicz­ne, tu wpro­wa­dzo­no poję­cie nośni­ka danych i doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go?(?Ustawa z dnia 18 lip­ca 2002 r. o świad­cze­niu usług dro­gą elek­tro­nicz­ną,? 2002)?:
Art. 3. Katalog pojęć usta­wo­wych
Użyte w usta­wie okre­śle­nia ozna­cza­ją:
1) infor­ma­tycz­ny nośnik danych – mate­riał lub urzą­dze­nie słu­żą­ce do zapi­sy­wa­nia, prze­cho­wy­wa­nia i odczy­ty­wa­nia danych w posta­ci cyfro­wej;
2) doku­ment elek­tro­nicz­ny – sta­no­wią­cy odręb­ną całość zna­cze­nio­wą zbiór danych upo­rząd­ko­wa­nych w okre­ślo­nej struk­tu­rze wewnętrz­nej i zapi­sa­ny na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych;

Kolejnym powią­za­nym aktem praw­nym, budzą­cym wie­le emo­cji, jest tak zwa­ne RODO, gdzie poja­wia się poję­cie prze­twa­rza­nia danych, gdzie jako typ prze­twa­rza­nia danych wska­za­ne tak­że samo ich utrwalanie:

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679?(?RODO,? 2016)? Art.4, ust.2.: ?prze­twa­rza­nie? ozna­cza ope­ra­cję lub zestaw ope­ra­cji wyko­ny­wa­nych na danych oso­bo­wych lub zesta­wach danych oso­bo­wych w spo­sób zauto­ma­ty­zo­wa­ny lub nie­zau­to­ma­ty­zo­wa­ny, taką jak zbie­ra­nie, utrwa­la­nie, orga­ni­zo­wa­nie, porząd­ko­wa­nie, prze­cho­wy­wa­nie, adap­to­wa­nie lub mody­fi­ko­wa­nie, pobie­ra­nie, prze­glą­da­nie, wyko­rzy­sty­wa­nie, ujaw­nia­nie poprzez prze­sła­nie, roz­po­wszech­nia­nie lub inne­go rodza­ju udo­stęp­nia­nie, dopa­so­wy­wa­nie lub łącze­nie, ogra­ni­cza­nie, usu­wa­nie lub niszczenie;

Na stro­nie MC znaj­du­je się cie­ka­we podsumowanie:

Definicje doku­men­tu

Dokument jest jed­nym z naj­trud­niej defi­nio­wal­nych pojęć. Pojawienie się doku­men­tów elek­tro­nicz­nych obok doku­men­tów papie­ro­wych pozwo­li­ło jed­nak wyod­ręb­nić pew­ne cechy wspól­ne, któ­re ? nie­za­leż­nie od posta­ci ? są cecha­mi doku­men­tów, poj­mo­wa­nych jako poten­cjal­ne dowo­dy. Jeśli bowiem celem two­rze­nia doku­men­tu jest utrwa­le­nie pew­nej infor­ma­cji, to wia­do­mym jest, że infor­ma­cja ta musi być póź­niej odczy­ty­wal­na, wia­ry­god­na, zabez­pie­czo­na przed nie­kon­tro­lo­wa­ną zmia­ną, umiej­sco­wio­na w cza­sie i miej­scu. Informacja nie musi być jed­nak trwa­le zwią­za­na z tym samym nośni­kiem, na któ­rym zosta­ła pier­wot­nie zapi­sa­na. Właśnie z uwa­gi na moż­li­wość degra­da­cji nośni­ków moż­li­wość prze­no­sze­nia infor­ma­cji na inne nośni­ki jest jed­nym ze spo­so­bów zabez­pie­cze­nia jej przed utra­tą, podob­nie jak moż­li­wość zwie­lo­krot­nie­nia zapi­sa­nej infor­ma­cji. Niezależnie od powyż­sze­go, doku­ment musi mieć swo­je­go twór­cę, choć nie­kie­dy będzie on wyni­kiem dzia­ła­nia pew­ne­go sys­te­mu, któ­ry wytwo­rzy doku­ment w wyni­ku wcze­śniej zapro­gra­mo­wa­nych pro­ce­dur. Wydaje się, że moż­na było­by przy­jąć tak­że nastę­pu­ją­cą defi­ni­cję dokumentu:

Dokument ? infor­ma­cja sta­no­wią­ca odręb­ną całość zna­cze­nio­wą, wyra­żo­na w dowol­nej for­mie, utrwa­lo­na w dowol­nej posta­ci, moż­li­wa do jed­no­znacz­ne­go wie­lo­krot­ne­go odczy­ta­nia, prze­sła­nia i zapi­sa­nia, któ­rej powsta­nie daje się powią­zać z cza­sem, miej­scem i oko­licz­no­ścia­mi jej wytwo­rze­nia, i któ­ra jest zabez­pie­czo­na przed nie­kon­tro­lo­wa­ną mody­fi­ka­cją. ?(?Dokument,? 2019)?

Analiza pojęciowa

Analizy poję­cio­we to jed­no z klu­czo­wych narzę­dzi bada­nia spój­no­ści tek­stów i innych form wyra­zu ope­ru­ją­cych języ­kiem (zbiór pojęć i ich zna­czeń). Badanie spój­no­ści pojęć i ich defi­ni­cji pole­ga na budo­wa­niu z nich zdań i spraw­dza­niu czy są to zda­nia praw­dzi­we, muszą one mieć tak­że sens dla adre­sa­ta tre­ści (czło­wie­ka) w kon­tek­ście dzie­dzi­ny w jakiej są uży­wa­ne (pamię­taj­my, że treść pod­le­ga interpretacji). 

Narzędziem do pro­wa­dze­nia takich ana­liz jest np. nota­cja zwa­na dia­gra­mem fak­tów. Jest to spe­cy­ficz­ny dia­gram klas ope­ru­ją­cy jedy­nie na nazwach klas (kla­sach), związ­kach gene­ra­li­za­cji i spe­cja­li­zo­wa­nych aso­cja­cjach, zwa­nych fak­ta­mi, wyra­ża­ją­cy­mi wyłącz­nie kon­tek­sto­wy zwią­zek mię­dzy kla­sa­mi (tu poję­cia­mi). Więcej o defi­ni­cjach pojęć w przy­pi­sach do Słownika pojęć na tym blogu.

Poniżej ana­li­za pojęć uży­tych w ww. normach. 

Model poję­cio­wy (opr. wła­sne, nota­cja SBVR)

Górna część dia­gra­mu poka­zu­je poję­cia z powyż­szych źró­deł w kon­tek­ście tre­ści norm w jakich zosta­ły uży­te. Zgodnie z zasa­da­mi logi­ki zdań tej ana­li­zy czytamy:

  • doku­ment jest typem nośni­ka infor­ma­cji (źr. KC)
  • doku­ment elek­tro­nicz­ny jest typem dokumentu
  • infor­ma­tycz­ny nośnik infor­ma­cji jest typem nośni­ka informacji
  • doku­ment elek­tro­nicz­ny jest typem zbio­ru danych
  • zbiór danych zapi­sy­wa­ny jest na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych
  • zbiór danych nie­sie treść
  • doku­ment nie­sie treść

Biorąc pod uwa­gę to, że zwią­zek gene­ra­li­za­cji i spe­cja­li­za­cji (coś jest typem cze­goś) jest prze­chod­ni, mamy tak­że: doku­ment elek­tro­nicz­ny jest typem nośni­ka infor­ma­cji, co tu jako zda­nie, już nie ma sen­su. Kolejny pro­blem to treść: nie­sie ją i doku­ment i zbiór danych, jed­nak zbiór danych to tak­że coś co jest zapi­sa­ne na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych. Otrzymujemy więc zda­nie: doku­ment jako nośnik infor­ma­cji, nie­sie treść, będą­cą zbio­rem infor­ma­cji, zapi­sa­ną na nośni­ku infor­ma­cji” co jest zda­niem nie mają­cym sen­su (jest to absurd). Innymi sło­wy doku­ment jest jed­no­cze­śnie i nośni­kiem tre­ści i tre­ścią. Celowo nie wpro­wa­dzam tu poję­cia infor­ma­cja, by nie zaciem­niać tego wywo­du, jed­nak infor­ma­cja to treść (dane) mają­ca okre­ślo­ną siłę (treść/dane nie­sie okre­ślo­ną ilość infor­ma­cji, patrz teo­ria komu­ni­ka­cji, tw. Shannona).

Szkodliwy jest tu zapis w KC mówią­cy, że doku­ment to nośnik z zawar­to­ścią, utoż­sa­mia­ją­cy czę­sto poję­cie doku­ment z papie­rem, co uwa­żam za relikt daw­nych cza­sów”. Niestety relikt ten jest pod­sta­wą np. utrzy­my­wa­nia akt sądo­wych w posta­ci papierowej.

Dolna, dru­ga część powyż­sze­go dia­gra­mu poka­zu­je model poję­cio­wy, na któ­rym usu­nię­to powyż­szą wadę. Czytamy go:

  • zbiór danych nie­sie treść
  • zbiór danych utrwa­la­ny jest na nośni­ku informacji
  • treść utrwa­la­na jest na nośni­ku informacji
  • treść sta­no­wi dokument

Analizując akty praw­ne widać, że usta­wo­daw­ca utoż­sa­mia poję­cia treść i infor­ma­cja (co nie jest błę­dem). Pojęcie doku­ment nabie­ra tu uni­wer­sal­ne­go, ale nadal zacho­wu­ją­ce­go sens, zna­cze­nia: treść/dane (a nie ich nośnik). W kon­se­kwen­cji akty praw­ne, poza KC, ope­ru­ją­ce poję­ciem doku­ment i for­ma pisem­na, jak się wyda­je, nie wyma­ga­ją zmian. Zmiany wyma­ga jedy­nie zapis w KC utoż­sa­mia­ją­cy doku­ment z nośni­kiem, bo to jest przy­czy­ną koli­zji pojęć, pozwa­la­ją­cej spro­wa­dzić poję­cie doku­ment do absur­du, jak poka­za­no powyżej.

Takie zmia­ny powo­li zacho­dzą już od daw­na w pra­wie. Jaskółką było znie­sie­nie poję­cia ory­gi­na­łu i kopii fak­tu­ry. Od tam­tej pory okre­ślo­ny zestaw danych (treść) jest fak­tu­rą. Bez wzglę­du na licz­bę egzem­pla­rzy i rodza­ju nośni­ka, liczy się treść: jest to sta­le jeden i ten sam doku­ment (cze­go nie­ste­ty, wie­lu księ­go­wych zda­je się nadal nie dostrze­gać). Podobnie jest z nie­daw­nym wpro­wa­dze­niem fak­tu­ry ustruk­tu­ry­zo­wa­nej, czy wcze­śniej: Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK). Dokumentem jest treść a nie nośnik pozwa­la­ją­cy się z nią zapoznać”. 

Warto tu tak­że zwró­cić uwa­gę na pro­ble­my z RODO, któ­re jako akt praw­ny, moim zda­niem, cier­pi z podob­ne­go powo­du: absur­dy poję­cio­we. Rok temu pisałem:

Opisane w tym arty­ku­le żąda­nia wręcz prze­czą pra­wom fizy­ki. Prawo do zapo­mnie­nia jest prak­tycz­nie nie­moż­li­we do reali­za­cji w ludz­kiej pamię­ci czy set­kach papie­ro­wych kopii ist­nie­ją­cych doku­men­tów. Pisałem już o tym pro­ble­mie już w 2014 roku:
?Założyciel Wikipedii, Jimmy Wales nie owi­ja w baweł­nę ? jego zda­niem ?pra­wo do bycia zapo­mnia­nym? to po pro­stu cen­zu­ra?. I moim zda­niem ma tro­chę racji, ale to ?pra­wo? to po pro­tu pró­ba ?łama­nia praw fizy­ki?, histo­rii nie zmieniamy?W kwe­stii chciej­stwa ludzi: Amerykański kon­cern Google poin­for­mo­wał w czwar­tek, że w cią­gu mie­sią­ca otrzy­mał 70 tys. wnio­sków od euro­pej­skich użyt­kow­ni­ków chcą­cych usu­nię­cia pew­nych wyni­ków poda­wa­nych przez jego wyszu­ki­war­kę w ramach zagwa­ran­to­wa­nia ?pra­wa do bycia zapo­mnia­nym? (Google otrzy­mał 70 tys. wnio­sków o ?bycie zapo­mnia­nym? ? It). Niestety real­nie, w natu­rze, i tak nikt nie ma gwa­ran­to­wa­ne­go ?pra­wa do bycia zapomnianym?. 

(źr. RODO…)

Skutki tego zapi­su w RODO widać na powyż­szym dia­gra­mie: sam fakt posia­da­nia nośni­ka z danym czy­ni z jego posia­da­cza pod­miot prze­twa­rza­ją­cy, nawet jeże­li nie ma on moż­li­wo­ści zapo­zna­nia się z tre­ścią (czy­li jest dla nie­go bez­u­ży­tecz­ny) co czy­ni taką regu­la­cję absurdalną.

O dokumentach

A co z akta­mi w sądach i nie tyl­ko w sądach? Wykazano wyżej, że doku­ment to treść a nie nośnik. Pozostaje kwe­stia ich wia­ry­god­no­ści, a czę­sto tak­że histo­rii ich zmian. 

Historia zmian

Wiarygodność doty­czy tre­ści, nale­ży uznać że data powsta­nia doku­men­tu oraz dane auto­ra, to tak­że ele­men­ty tre­ści doku­men­tu. Jeżeli istot­ne są infor­ma­cje o histo­rii doku­men­tu, tak­że jest to jego tre­ścią lub tre­ścią odręb­ne­go doku­men­tu (metry­ka, czę­sto uzna­je się że metry­ka jest czę­ścią dokumentu). 

Zmiany tre­ści doku­men­tu, to two­rzo­ne kolej­ne jego wer­sje. Tu koniecz­ne jest zde­fi­nio­wa­nie pojęć wer­sja, recen­zja, autor, recen­zent. Roboczo moż­na przy­jąć, że wer­sja doku­men­tu to jego treść do momen­tu powtór­nej publi­ka­cji (zakła­da się, że publi­ka­cja to treść doku­men­tu jaka for­mal­nie opusz­cza jego auto­ra). Innymi sło­wy, jeże­li pra­cu­ję na tym doku­men­tem, nawet z prze­rwa­mi na zapi­sa­nie form pośred­nich, nie są to kolej­ne wersje.

(ale np. popu­lar­ny sys­tem publi­ka­cji tre­ści Worpdress, tra­tu­je jako wer­sję, na uży­tek auto­rów, robo­czo zapi­sa­ną treść, ta może mieć sta­tus opu­bli­ko­wa­na lub nie). 

Z per­spek­ty­wy doku­men­tów for­mal­nych, wer­sją będzie każ­de wyda­nie do recen­zji, kon­sul­ta­cji, publi­ka­cja wer­sji koń­co­wej. Później mogą poja­wić się olej­ne wer­sje doku­men­tu jako jego uzu­peł­nio­ne posta­cie (wyda­nia, jeże­li taki cha­rak­ter ma doku­ment, np. książ­ka albo roz­wi­ja­na doku­men­ta­cja opro­gra­mo­wa­nia). Pojawia się więc kwe­stia tak zwa­ne­go wer­sjo­no­wa­nia, czy­li zde­fi­nio­wa­nia gra­ni­cy pomię­dzy wer­sją robo­czą, kolej­ną wer­sją, a nowym doku­men­tem. Pismo w spra­wie prze­ka­za­ne do urzę­du (sądu) ma jed­ną wer­sję, tę któ­ra zosta­ła dorę­czo­na. Jednak doku­ment, któ­re­go tre­ścią jest decy­zja admi­ni­stra­cyj­na, albo akt praw­ny, może mieć pośred­nie wer­sje kon­sul­to­wa­ne, i tu istot­ne jest kto wpro­wa­dzał zmia­ny do doku­men­tu, kie­dy, jakie i na jakiej pod­sta­wie (pamię­ta­my afe­rę i cza­so­pi­sma…”, to treść metryki). 

Rozproszenie egzemplarzy jako metoda uwiarygodnienia i kontroli. Dalsze prace

Do uwia­ry­god­nie­nia doku­men­tu (ochro­na przez fał­szer­stwem) nadal jest uży­wa­ny pod­pis elek­tro­nicz­ny, jed­nak mimo upły­wu lat, nie upo­wszech­nił się, a przy­by­wa roz­wią­zań, któ­re go nie wyko­rzy­stu­ją. Wydaje się, że pod­pis elek­tro­nicz­ny, oraz inne podob­ne for­my kodo­we­go zabez­pie­cza­nia doku­men­tów, są na tyle skom­pli­ko­wa­ne w logi­ce dzia­ła­nia, że ich wdra­ża­nie jest kosz­tow­ne i nie­sku­tecz­ne (patrz e‑podpis po 13 latach).

Nadal odręcz­ny pod­pis na papie­ro­wych doku­men­tach jest sku­tecz­ny, i nic nie wska­zu­je na to, by mia­ło się to zmie­nić. Dotychczasowe doświad­cze­nia poka­zu­ją, że są meto­dy, inne niż elek­tro­nicz­ny pod­pis kwa­li­fi­ko­wa­ny, wystar­cza­ją­co sku­tecz­ne, by uznać, że dany doku­ment (treść) pocho­dzi od jego dekla­ro­wa­ne­go nadaw­cy. Jedną z nich jest poda­wa­nie danych z poprzed­nie­go roku na wysy­ła­nych (bez e‑podpisu) dekla­ra­cjach podat­ko­wych. Inna to uzna­nie, że jeże­li dwa egzem­pla­rze doku­men­tu, pozy­ska­ne­go z dwóch źró­deł o sprzecz­nym inte­re­sie, nie róż­nią się zawar­to­ścią, to zna­czy że nie zosta­ły sfał­szo­wa­ne (tak dzia­ła JPK i tak zwa­ne kon­tro­le krzy­żo­we doku­men­tów finan­so­wych). Rozwijają się sta­le tak­że meto­dy bio­me­trycz­ne sygno­wa­nia dokumentów. 

Tak więc moim zda­niem jest świa­teł­ko w tune­lu. Dotychczasowe bada­nia poka­za­ły, że roz­pro­sze­nie egzem­pla­rzy jest bar­dzo sku­tecz­ną meto­dą ochro­ny przez fał­szer­stwem. Prostą i łatwą meto­dą jest rezy­gna­cja z usu­wa­nia redun­dan­cji w sys­te­mach EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów): każ­dy uczest­nik obie­gu doku­men­tów ma wła­sną prze­strzeń na doku­men­ty z ich egzem­pla­rza­mi, spraw­dze­nie czy doku­ment nie został sfał­szo­wa­ny wyma­ga jedy­nie porów­na­nia wer­sji skła­do­wa­nych u róż­nych uczest­ni­ków pro­ce­su jego prze­twa­rza­nia. Jeżeli ryzy­ko zmo­wy jest zbyt duże, wpro­wa­dza się dodat­ko­wo rolę nota­riu­sza” w takim obiegu.

Metoda ta bez pro­ble­mu daje się (i robię to) wdro­żyć w pod­mio­tach nie będą­cych pod­mio­tem publicz­nym, bo jest to tyl­ko kwe­stia umo­wy wewnątrz danej orga­ni­za­cji. W przy­pad­ku pod­mio­tów publicz­nych i doku­men­tów o zna­cze­niu praw­nym dla oby­wa­te­la, wyma­ga­ne są jed­nak zmia­ny w legi­sla­cji. Moim zda­niem jest moż­li­we wdro­że­nie elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów, tak­że w sądach, bez sto­so­wa­nia pod­pi­su elek­tro­nicz­ne­go. Wymaga to:

  • przy­ję­cia zasa­dy jed­ne­go nośni­ka dla poszcze­gól­nych teczek akto­wych (albo papier, albo elektronicznie),
  • uzna­nia, że wewnątrz insty­tu­cji obieg doku­men­tów może być zawsze elektroniczny,
  • posze­rze­nie roli nota­riu­sza, jako miej­sca loka­li­za­cji egzem­pla­rza (nota­riusz ma kopię każ­de­go doku­men­tu jaki nota­rial­nie potwierdził). 

Owszem sys­tem ten wyma­ga wypra­co­wa­nia deta­li, dla­te­go wyma­ga dal­szych prac, jed­nak moim zda­niem, jest moż­li­wy do wdro­że­nia. Zachęcam i zapra­szam do dys­ku­sji pod artykułem. 

Warto wie­dzieć, że pra­ce w podob­nym kie­run­ku trwa­ją, obec­nie regu­lu­je to USTAWA z dnia 5 wrze­śnia 2016 r. o usłu­gach zaufa­nia oraz iden­ty­fi­ka­cji elek­tro­nicz­nej, nie zawie­ra ona jed­nak poję­cia nota­ria­tu elek­tro­nicz­ne­go”. Nadal jedy­ną for­mą zaufa­nia jest pod­pis elek­tro­nicz­ny lub pro­fil ePUAP.


  1. ?*?
    model poję­cio­wy, zwa­ny dia­gra­mem fak­tów, to narzę­dzie opi­sa­ne w spe­cy­fi­ka­cji SBVR, patrz www​.omg​.org
  2. ???
    patrz: MODULAR REQUIREMENTS FOR RECORDS SYSTEMS, https://​sysre​se​arch​.org/​m​o​r​eq/

Źródła

  1. Dokument. (2019, July 25). Retrieved September 15, 2019, from ePodręcznik e‑usługi publicz­ne websi­te: https://​epo​drecz​nik​.mc​.gov​.pl/​m​e​d​i​a​w​i​k​i​/​i​n​d​e​x​.​p​h​p​?​t​i​t​l​e​=​D​o​k​u​m​ent
  2. Jóźwiak, A. (2016, September 8). Definicja doku­men­tu po nowe­mu. Retrieved September 15, 2019, from Co Do Zasady pra­wo nie tyl­ko dla przed­się­bior­cy websi­te: http://​www​.codo​za​sa​dy​.pl/​d​e​f​i​n​i​c​j​a​-​d​o​k​u​m​e​n​t​u​-​p​o​-​n​o​w​e​mu/
  3. Kodeks Cywilny. (1964). Retrieved July 11, 2019, from ISAP websi­te: http://​pra​wo​.sejm​.gov​.pl/​i​s​a​p​.​n​s​f​/​D​o​c​D​e​t​a​i​l​s​.​x​s​p​?​i​d​=​W​D​U​1​9​6​4​0​1​6​0​093
  4. RODO. (2016, April 27). Retrieved July 11, 2019, from EUR-Lex websi­te: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
  5. Rojek-Socha, P. (2019, July 6). W sądach papier to nadal pod­sta­wa – pra­wie 2,5 tys. ton rocz­nie. Retrieved July 6, 2019, from Prawo​.pl websi­te: https://​www​.pra​wo​.pl/​p​r​a​w​n​i​c​y​-​s​a​d​y​/​k​i​e​d​y​-​w​-​s​a​d​a​c​h​-​e​-​a​k​t​a​-​p​r​a​c​e​-​w​-​m​i​n​i​s​t​e​r​s​t​w​i​e​-​s​p​r​a​w​i​e​d​l​i​w​o​s​c​i​,​4​4​1​9​0​6​.​h​tml
  6. Ustawa z dnia 18 lip­ca 2002 r. o świad­cze­niu usług dro­gą elek­tro­nicz­ną. (2002, July 18). Retrieved July 11, 2019, from ISAP websi­te: http://​pra​wo​.sejm​.gov​.pl/​i​s​a​p​.​n​s​f​/​D​o​c​D​e​t​a​i​l​s​.​x​s​p​?​i​d​=​w​d​u​2​0​0​2​1​4​4​1​204
  7. Żeliński, J. (2013, October 5). W sądach i urzę­dach giną doku­men­ty, nie musi tak być. Retrieved July 11, 2019, from IT​-Consultng​.pl websi­te: https://it-consulting.pl//2011/10/05/w‑sadach-i-urzedach-gina-dokumenty-nie-musi-tak-byc/

Komentarze

  1. Jarosław Żeliński 15 lipca 2019 at 11:13

    A spo­ry wyglą­da­ją tak:

    Sprawą zajął się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim, któ­ry wska­zał, że organ admi­ni­stra­cyj­ny, któ­ry wydał decy­zję oraz stro­na postę­po­wa­nia, są pod­mio­ta­mi publicz­ny­mi. Dlatego też w spra­wie znaj­du­je zasto­so­wa­nie art. 39(2) usta­wy Kodeks postę­po­wa­nia admi­ni­stra­cyj­ne­go (ukpa), więc dorę­czeń doko­nu­je się wyłącz­nie na elek­tro­nicz­ną skrzyn­kę podaw­czą. Art. 46 § 3 ukpa wska­zu­je, że jest ono sku­tecz­ne, jeże­li adre­sat potwier­dzi odbiór pisma. Natomiast usta­wa o infor­ma­ty­za­cji dzia­łal­no­ści pod­mio­tów reali­zu­ją­cych zada­nia publicz­ne i roz­po­rzą­dze­nie Prezesa Rady Ministrów z 14 wrze­śnia 2011 r. okre­śla­ją zasa­dy wymia­ny infor­ma­cji dro­gą elek­tro­nicz­ną, w tym doku­men­tów, pomię­dzy podmiotami.”

    https://​www​.pra​wo​.pl/​s​a​m​o​r​z​a​d​/​u​r​z​e​d​o​w​e​-​p​o​s​w​i​a​d​c​z​e​n​i​e​-​p​r​z​e​d​l​o​z​e​n​i​a​-​p​o​t​w​i​e​r​d​z​a​-​w​p​l​y​n​i​e​c​i​e​-​p​i​s​m​a​,​4​4​3​9​3​7​.​h​tml

  2. Tomasz Zalewski 22 sierpnia 2019 at 12:28

    Od daw­na w roz­mo­wach z przed­tsa­wi­cie­la­mi admi­ni­stra­cji publicz­nej suge­ru­ję że to wła­śnie treść sta­no­wi doku­ment i moim zda­niem w przy­pad­ku doku­men­tów elek­tro­nicz­nych nie ist­nie­je coś takie­go jak ory­gi­nał oraz kopia. Skoro mamy dwa pli­ki o iden­tycz­nej tre­ści dodat­ko­wo np. gene­ru­ją­ce w efek­cie taki sam skrót (hash), to któ­ry z nich mam trak­to­wać jako ory­gi­nał, a któ­ry jako kopię?
    Jednak zda­je się to być zbyt abs­trak­cyj­ne, dla nie­któ­rych urzęd­ni­ków (o mini­strach nie wspo­mi­na­jąc). Może powo­dem jest to że ma po pro­stu pozo­stać abs­trak­cyj­ne (ale poli­ty­kę sobie tutaj darujmy). 

    Jeżeli cho­dzi o nie­wy­klu­cza­nie osób, bez dostę­pu do inter­ne­tu czy kom­pu­te­ra, tutaj uwa­żam że nie sta­no­wi to duże­go pro­ble­mu. Gdyby przy­jąć podej­ście, że doku­men­ty domyśl­nie mają for­mę elek­tro­nicz­ną i w takiej wła­śnie są prze­cho­wy­wa­ne. Natomiast dla osób bez moż­li­wo­ści stwo­rze­nia czy ode­bra­nia doku­emn­tów w takiej for­mie nadal ist­nia­ły­by alter­na­tyw­ne scież­ki pozwa­la­ją­ce obsłu­żyć obieg doku­men­tów papie­ro­wych (rów­nież z domyśl­nym zało­że­niem powol­ne­go wyga­sza­nia w mia­rę upły­wu cza­su i zapew­nie­nia ludziom dostę­pu do sie­ci). Przy czym tutaj, doku­men­ty dostar­czo­ne for­mie papie­ro­wej mogły­by być ska­no­wa­ne i prze­cho­wy­wa­ne w for­mie elek­tro­nicz­nej, oraz w dru­gą stro­nę na żąda­nie dru­ko­wa­ne dla oso­by, któ­ra chcia­ła­by je koniecz­nie w takiej otrzy­mać. Zdaje sobie spra­wę z ryzy­ka utwo­rze­nia wiel­kie­go cen­trum dru­ku, acz­kol­wiek przy­pusz­czam że oby­wa­te­le szyb­ko prze­ko­na­li­by się do for­my elek­tro­nicz­nej, tak jak obser­wu­ję to w przy­pad­ku e‑dokumentów (moż­na­by potwier­dzić to np. poprzez krót­ki pro­gram pilo­ta­żo­wy w wybra­nej gminie).

    Ciekawi mnie Pana podej­ście do decen­tra­li­za­cji w kon­tek­ście tego co Pan napi­sał w tek­ście tj.:
    „…spraw­dze­nie czy doku­ment nie został sfał­szo­wa­ny wyma­ga jedy­nie porów­na­nia wer­sji skła­do­wa­nych u róż­nych uczest­ni­ków pro­ce­su jego przetwarzania.”

    Chciałbym zapy­tać Pana o opi­nię odno­śnie zasto­so­wa­nia block­cha­ina w admi­ni­stra­cji publicz­nej dla roz­pra­sza­nia danych i potwier­dza­nia ich auten­tycz­no­ści. Czy uwa­ża Pan że np. zbu­do­wa­nie plat­for­my opar­tej o tą wła­śnie tech­no­lo­gię mia­ło­by tutaj sens?

    • Jarosław Żeliński 22 sierpnia 2019 at 13:12

      Ludzie nadal nie radzą sobie z abs­trak­cją i to jest pro­blem, dla­te­go prze­cięt­ny Kowalski” zawsze będzie chciał doku­ment zoba­czyć”, to zna­czy, że zawsze MUSI mieć on rów­no­le­gle for­mę dosto­so­wa­ną do zmy­słów czło­wie­ka. To czy będzie to papier czy widok (np. PDF, lub HTML) na ekra­nie moni­to­ra, nie ma zna­cze­nia. Przykładem są tu fak­tu­ry ustruk­tu­ry­zo­wa­ne, któ­re mają postać pdf (dla czło­wie­ka) i załą­czo­ny XML (dla maszy­ny). Moim zda­niem jest to dobry kierunek.

      Co do wszel­kich form kryp­to­gra­fii, to ma ona rodo­wód woj­sko­wy, a tu klu­czo­wym zało­że­niem było to, że nie mam moż­li­wo­ści spo­tka­nia się komu­ni­ku­ją­cych się stron, więc sam komu­ni­kat, poza tre­ścią, musiał zawie­rać jakąś for­mę uwia­ry­god­nie­nia nadaw­cy i tre­ści. W komu­ni­ka­cji cywil­nej, a taką jest pań­stwo i oby­wa­te­le, to ogra­ni­cze­nie nie wystę­pu­je. Dlatego jestem bar­dzo scep­tycz­ny co do sto­so­wa­nia tego typu tech­no­lo­gii w pań­stwie z oby­wa­te­lem i mię­dzy nimi. Proszę zwró­cić uwa­gę, że block­cha­in powstał z powo­du i w celu zapew­nie­nia ano­ni­mo­wo­ści komunikacji. 

      Wszelkie for­my kryp­to­gra­fii z zasa­dy pod­no­szą koszt, w kon­se­kwen­cji wyklu­cza­ją zawsze pew­ną gru­pę z tej komu­ni­ka­cji. Identyczny pro­blem był z kwa­li­fi­ko­wa­nym pod­pi­sem elek­tro­nicz­nym: od kil­ku już lat ma miej­sce powol­ne odej­ście od tej tech­no­lo­gii na rzecz uwia­ry­god­nie­nia z pomo­cą trze­ciej stro­ny” (JPK) lub uwia­ry­god­nie­nie w posta­ci uzu­peł­nia­nia nie­pu­blicz­ny­mi dany­mi zna­ny­mi tyl­ko komu­ni­ku­ją­cym się stro­nom (dekla­ra­cje PIT-36 wstęp­nie uwia­ry­gad­nia­ne kwo­tą podat­ku z poprzed­nie­go roku).

      Zapewne są for­my komu­ni­ka­cji nie pozwa­la­ją­ce na wyko­rzy­sta­nie trze­ciej stro­ny do uwia­ry­god­nie­nia tre­ści doku­men­tu, ale to raczej spe­cy­ficz­ne przy­pad­ki pouf­nej kore­spon­den­cji np. w ramach współ­pra­cy pod­mio­tów gospo­dar­czych i ochro­ny np. know-how, ale tu chy­ba już rynek zdo­mi­no­wa­ły sys­te­my opar­te na SSL.

    • Tomasz Zalewski 22 sierpnia 2019 at 15:56

      Bardzo dzię­ku­je za odno­śnik do arty­ku­łu. Zgadzam się z przy­to­czo­ny­mi przez Pana argu­men­ta­mi, przy czym zwró­cił­bym jed­nak uwa­gę na fakt ano­ni­mo­mo­wo­ści. Prawdą jest że koniecz­ność jej zapew­nie­nia sta­no­wi­ła pod­wa­li­ny block­cha­ina, a dokład­niej pro­to­ko­łu bit­co­ina. Jednak w ostat­nim cza­sie dużą wagę w ramach roz­wo­ju block­cha­ina przy­kła­da się wła­śnie do iden­ty­fi­ka­cji wła­ści­cie­li węzłów oraz samych użyt­kow­ni­ków sie­ci, a co za tym idzie zli­kwi­do­wa­nia ano­ni­mo­wo­ści. Mam tutaj na myśli inne publicz­ne pro­to­ko­ły niż bit­co­in, oraz dedy­ko­wa­ne do roz­wią­zań pry­wat­nych fra­me­wor­k’i np. Corda, Quorum, Hyperledger.

      Wspominając o block­cha­inie, chcia­łem zwró­cić uwa­gę że sama struk­tu­ra w jakiej dane są prze­cho­wy­wa­ne na węzłach, gwa­ran­tu­je zde­cy­do­wa­nie lep­sze zabez­pie­cze­nie dla tych danych niż samo ich zde­cen­tra­li­zo­wa­nie. Oczywiście tema­tem na dłuż­szą dys­ku­sję jest wydaj­ność, ska­lo­wal­ność i bez­pie­czeń­stwo, a co za tym idzie czy budo­wa­nie per­mis­sio­ned” sie­ci opar­tych o block­cha­in skła­da­ją­cych się z dwóch czy trzech węzłów ma sens żeby te wyzwa­nia zmitygować.

    • Jarosław Żeliński 22 sierpnia 2019 at 17:56

      Wskazał Pan dokład­nie ist­nie­ją­cy obec­nie dyle­mat czy­li wybór meto­dy uwia­ry­god­nie­nia: albo meto­dy peer-to-peer albo meto­dy z tak zwa­ną trze­cią stro­ną, obie mają wady i zale­ta­mi (mod­niej­sze są jed­naj te inno­wa­cyj­ne”). Bałbym się być tu pro­ro­kiem, ale wie­lo­let­nie obser­wa­cje ryn­ku poka­zu­ją, że w dłuż­szej per­spek­ty­wie wygry­wa­ją roz­wią­za­nia prost­sze a wystar­cza­ją­co dobre”, a nie najlepsze ;).

    • Jarosław Żeliński 20 maja 2021 at 10:21

      wra­cam do tego pytania:
      Chciałbym zapy­tać Pana o opi­nię odno­śnie zasto­so­wa­nia block­cha­ina w admi­ni­stra­cji publicz­nej dla roz­pra­sza­nia danych i potwier­dza­nia ich auten­tycz­no­ści. Czy uwa­ża Pan że np. zbu­do­wa­nie plat­for­my opar­tej o tą wła­śnie tech­no­lo­gię mia­ło­by tutaj sens?”

      bo oka­zu­je się, że chy­ba w prze­strze­ni publicz­nej poję­cie block­cha­in” jest prze­kła­my­wa­ne: jest to okre­ślo­na i bar­dzo skom­pli­ko­wa­na meto­da pozwa­la­ją­ca na ano­ni­mi­zo­wa­ne potwier­dza­nie tre­ści dokumentu/transakcji. Wystarczy jed­nak zdjąć wymóg ano­ni­mi­za­cji by zamiast block­cha­in użyć po pro­stu tak zwa­na trze­ciej stro­ny. Jeżeli po pod­ję­ciem roz­pra­sza­nie danych” rozu­miem Pan prze­cho­wy­wa­nie doku­men­tu w co naj­mniej trzech miej­scach, nie­za­leż­nych od sie­bie, to owszem i nazy­wa się to e‑notariusz ;). Nie jest potrzeb­ny żaden blockchain :).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.