Wprowadzenie
?Problemy, w których rozwiązaniu mają pomóc budowane złożone systemy są zwykle ?problemami złośliwymi? . ?Problem złośliwy? to taki skomplikowany problem, w którym jest tak wiele powiązanych ze sobą bytów, że nie istnieje jego ostateczna specyfikacja. Prawdziwy charakter problemu objawia się dopiero w miarę opracowywania rozwiązania.?
W roku 2014 w artykule Studium wykonalności produktu – czym naprawdę jest napisałem na zakończenie:
W literaturze można spotkać różne ?definicje? studium wykonalności, jednak ta którą opisałem, zdaje się być najbliższa definicji, którą przytoczyłem na początku: bazującej na znaczeniu słownikowym. Praktyka pokazuje, że intencje sponsorów tych analiz są z nią zbieżne: celem jest podjęcie decyzji o najmniejszym ryzyku w świetle posiadanej na dany temat wiedzy.
Definicje bazujące na technicznej i finansowej wykonalności danego projektu, są spotykane dość często i w literaturze i na stronach wielu instytucji. Metoda prowadzenia takich analiz, bazująca na modelowaniu czyli na analizie systemowej, wydaje się być jednak najwłaściwszą.
Warto jednak zwrócić uwagę, że wykonalność techniczna a zdolność do sfinansowania to nie to samo? Studium wykonalności technologicznej dotyczy produktu projektu lub efektu organizacyjnego jakiego oczekujemy. Ocena tego czy pozyskamy finansowanie to nie wykonalność a zdolność do sfinansowania (studium wykonalności finansowo-ekonomicznej). To są różne analizy.
To był artykuł o ogólnych zasadach realizacji analizy jaką jest studium wykonalności. Tym razem o tym, czym konkretnie jest etap często nazywany Identyfikacją projektu i czym zajmuje się jako analityk w takich projektach.
Struktura analizy
Kontynuując wątek studium wykonalności, opracowanie takie można zobrazować tak:
Każda inwestycja ma charakter materialny i finansowy. Materialny dotyczy przedmiotu inwestycji (nowy lub zmieniany system) zaś finansowy dotyczy kosztu jego pozyskania lub zmiany.
Moja praca to opracowanie Modelu systemu. Potrzebuję do tego eksperta dziedzinowego. Analiza finansowa i opis finansowania, powstają na podstawie Modelu. Całość dopiero stanowi sobą Studium Wykonalności (nie licząc oczywiście samego wniosku, który opracowuje wnioskujący).
Wymagania formalne
Instrukcje dla wnioskodawców (np. Instrukcja sporządzania Studium Wykonalności Inwestycji (Projektu) dla wnioskodawców ubiegających się o wsparcie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014 – 2020, dalej Instrukcja) zawierają między innymi takie zalecenia:
Identyfikacja projektu powinna dostarczyć zwięzłej i jednoznacznej informacji na temat jego całościowej koncepcji i logicznych ram. Projekt powinien stanowić samodzielną (pod kątem operacyjności) jednostkę analizy. Oznacza to, że powinien on obejmować wszystkie zadania inwestycyjne, które sprawiają, że efektem realizacji projektu jest stworzenie w pełni funkcjonalnej i operacyjnej infrastruktury, bez konieczności realizacji dodatkowych zadań inwestycyjnych nie uwzględnionych w tym projekcie.
To oznacza, że musi powstać projekt całości rozwiązania. Studium wykonalności to opracowanie pokazujące także model rozwiązania będącego przedmiotem analizy, jego wewnętrzną strukturę i mechanizm działania.
Podstawowym celem studium wykonalności technicznej jest uwiarygodnienie tego, że system będący przedmiotem wniosku, może powstać i spełni swoją rolę, tego że cel projektu zostanie osiągnięty. Celem projektu nie może być samo tylko pozyskanie dotacji.
Jak to uwiarygodnić? Należy wykazać nie tylko to, że posiada się środki na sfinansowanie przedsięwzięcia, należy przede wszystkim uwiarygodnić to, że system powstanie i osiągnięte zostaną cele zapowiadane efekty. Jak? Po prostu należy opracować model systemu, nie raz wręcz od zera go zaprojektować, i pokazać, że rozumiemy to co chcemy wytworzyć lub zmienić.
Studium wykonalności to najczęściej żądanie inwestora, czyli podmiotu finansującego przedsięwzięcie. Celem inwestora zaś nie jest samo tylko wydawanie pieniędzy. Jak już pisałem w artykule Studium wykonalności produktu – czym naprawdę jest, studium wykonalności powinno zawierać opis stanu przedmiotu analizy obecnego i planowanego.
Wymieniona na początku Instrukcja jasno precyzuje:
Opis stanu aktualnego (przed realizacją)
Elementem wyjściowym w poprawnie sporządzonej analizie jest rzetelny i dokładny opis stanu aktualnego inwestycji planowanej do realizacji. Jasno i czytelnie opisany aktualny stan pozwala w sposób przejrzysty przejść do identyfikacji istniejących problemów oraz potrzeb, a tym samym do uzasadnienia potrzeby realizacji projektu. Celem opisu stanu obecnego jest oddanie pełnego obrazu stanu istniejącego i przedstawienie otoczenia, w którym będzie realizowany projekt. Opis stanu obecnego jest również podstawą oceny potrzeby realizacji projektu. […] Na tym etapie powinny być wskazane obecne problemy wynikające ze stanu aktualnego.
Kolejna część opracowania powinna zawierać:
Opis stanu projektowanego
Wymagane jest szczegółowe doprecyzowanie i uzasadnienie zakresu rzeczowego projektu, prezentując jego cel, kwestie których będzie dotyczył, infrastrukturę jaka ma zostać stworzona, itp. […] Dodatkowo, należy przeprowadzić analizę projektu w kontekście całego układu infrastruktury, tj. funkcjonalne i rzeczowe powiązania między danym projektem, a istniejącą infrastrukturą.
Zwieńczeniem całości tej części Studium Wykonalności powinna być:
Definicja celów projektu
Zdefiniowanie celów jest niezbędnym etapem służącym identyfikacji i analizie projektu. Stanowi ono punkt wyjścia do przeprowadzenia jakiejkolwiek oceny inwestycji.
oraz
Wskaźniki realizacji celów projektu
Realizacja celu musi być mierzona za pomocą przynajmniej jednego wskaźnika rezultatu.
Zależnie od naboru istotne są detale dotyczące celów sponsora, jednak co do zasady studium wykonalności to nie tylko analiza finansowa. Kluczem jest wykazanie, że otrzymane środki finansowe przyniosą oczekiwane efekty:
Zgodnie z cytowana instrukcją Wniosek o finansowanie to opisu określonego etapu rozwoju organizacji (systemu): pomiędzy Stanem aktualnym a Stanem planowanym (patrz wykres powyżej). Całość to nic innego jak standardowa procedura tak zwanej ogólnej analizy systemowej (której nie należy utożsamiać tylko z systemami informatycznymi):
Najpierw dowiedzmy się ?jak jest i dlaczego jest tak jak jest? a potem napiszmy ?jak powinno być i co należy uczynić, aby było tak jak być powinno? .
W dalszej części opiszę pokrótce jak sformalizowanymi metodami i narzędziami można wykonać powyższą analizę.
Sformalizowane modelowanie systemów
Nie tak dawno, w artykule o mechatronice (Inteligentna pralka) prezentowałem metodę projektowania systemów wymagających interdyscyplinarnej wiedzy. Prosty diagram poniżej pokazuje strukturę opisanego tam systemu:
Struktura taka jak ta, pokazuje elementy z jakich składa się rozwiązanie i to jak owa całość jest skonstruowana, jak współdziałają jej poszczególne elementy. Taki model jest pierwszym testem pokazującym, że „to będzie działało”. Modele takie można testować, bo ich tworzenie to sformalizowany proces. Wśród wielu cech elementów modelu jest (może być) także koszt jego pozyskania. Dlatego model taki nie tylko pełni rolę projektu, pełni także role szkieletu wyceny: każdy element należy wycenić czyli podać koszt wytworzenia lub zakupu komponentów, koszt pracy związanej z jego montażem, koszt uruchomienia całości.
Najczęściej w dokumentach tego typu spotykamy schematy blokowe, opracowane jako nieformalne struktury, np. takie jak poniższa:
Zaletą takiej formy prezentacji jest relatywna łatwość ich opracowania, pewne walory estetyczne, wadą zaś tej formy jest to, że nie istnieje żadna możliwość walidacji takich diagramów (weryfikacji poprawności, spójności i kompletności). Jako model są praktycznie nieprzydatne do innych celów niż nieformalna ilustracja. Niestety nie nadają się jako materiał badawczy do studium wykonalności.
Aby uzyskać model do celów analizy, należy schemat blokowy sformalizować. Standardowym narzędziem formalizacji w inżynierii są rysunki techniczne, jednak te pozwalają jedynie na udokumentowanie struktury konstrukcyjnej.
W obecnych czasach coraz więcej konstrukcji to właśnie konstrukcje mechatroniczne, czyli struktury składające się elementów nie tylko mechanicznych. Elementy tych struktur nie tylko „są z sobą połączone”, one na siebie oddziałują, i to nie raz w bardzo wyrafinowany sposób: wymieniają sygnały sterujące. System grzewczy – nieformalny diagram – pokazany powyżej, w wersji sformalizowanej będzie wyglądał mniej więcej tak jak schemat poniżej (to nie jest ten sam system, to wyłącznie przykłady dokumentów):
Formalizm tych schematów polega na precyzyjnym opisie (modelowaniu) nie tylko samej konstrukcji, zawiera także pełny opis mechanizmu działania.
Jak widać, szczegółowość opisu można dostosować do potrzeb: celu tworzenia modelu.
Modele tworzone do celów studiów wykonalności charakteryzują się mniejszą liczba szczegółów. Celem ich tworzenia jest raczej inwentaryzacja komponentów systemu, pozwala to łatwo uzupełnić cechy komponentów np. o ich koszt pozyskania i pracochłonność uruchomienia (koszt pracy). Wtedy struktura modelu ma postać np. jak poniżej :
Podsumowanie
Korzystanie z analizy systemowej jako narzędzia i tworzenie sformalizowanych schematów blokowych, na użytek analiz wykonalności, to nie tyko uwiarygodnienie samej analizy.
Studium wykonalności stanowi sobą pre-projektowanie systemu będącego przedmiotem analizy. To początek opracowywania rozwiązania.
,
To także obniżenie ryzyka projektu, gdyż modele systemowe pozwalają na weryfikację projektu już na etapie jego dokumentowania. Dodatkowo, uzupełniając modele o koszty komponentów, uwiarygadniamy także wycenę: mamy pewność, że niczego nie pominęliśmy. .
Oferta
Osoby zainteresowane wyceną takiej usługi (zawsze Analiza Biznesowa, czasami także Projekt Techniczny Rozwiązana) zapraszam na stronę Regulamin świadczenia usług.
