Wstęp

Transformacja cyfrowa, jest przez dostawców technologii informatycznych, najczęściej definiowana jako integracja technologii cyfrowej z działalnością firmy. Poniżej wybrane definicje, które najczęściej znajdujemy w sieci:

Transformacja cyfrowa definiuje się jako integrację technologii cyfrowej ze wszystkimi obszarami funkcjonowania firmy. Dzięki niej możliwe jest wykorzystanie gromadzonych danych do tworzenia innowacyjnych usług i poszerzenia dotychczasowej oferty.

Cyfrowa transformacja to nic innego jak integracja technologii cyfrowej we wszystkich obszarach działalności firmy oraz zmiana sposobu, w jaki działasz i zapewniasz klientom wartość. To także zmiana kulturowa, która wymaga od organizacji ciągłego rzucania sobie wyzwań, eksperymentowania, ale również godzenia się z porażką. Transformacja cyfrowa jest procesem nieuniknionym, niezależnie od rozmiaru przedsiębiorstwa.

Transformacja cyfrowa odnosi się do procesów i strategii wykorzystania technologii cyfrowej do radykalnej zmiany sposobów, w jakie przedsiębiorstwa prowadzą działalność i obsługują klientów. Termin ten stał się w epoce cyfryzacji wszechobecny. Spowodowane jest to tym, że każda organizacja ? niezależnie od jej rozmiaru i branży ? coraz bardziej opiera się na danych i technologii, aby zwiększać wydajność swojej działalności i zapewniać wartość swoim klientom.

Ogólne idee wiedzy jako fundamentu nowej gospodarki i informacji jako najważniejszego zasobu wypełniają się treścią i rodzą nowe pojęcia: smart devices i weareables, Big Data, mobilność, chmura obliczeniowa, platformy społecznościowe, bio- i nanotechnologie, Internet of Things, energia odnawialna czy share economy?

Dominuje “integracja technologii cyfrowej z działalnością firmy”. Osobiście jestem zwolennikiem tezy, że nie tyle firmy co generalnie człowieka. Czym jest tu sama integracja technologii z działalnością człowieka? Maszyny nie myślą, jednak przetwarzają dane. Człowiek nadaje znaczenie danym, potrafi je także przekształcać. Cyfrowa transformacja to proces przenoszenia przetwarzania danych z człowieka na maszyny: to już nie my ludzie wyszukujemy dokumenty w archiwach, robi to elektroniczne archiwum, nie my ludzie obsługujemy klientów za ladą, coraz częściej robi to Internetowy Sklep. Cyfrowa transformacja to właśnie proces przenoszenia części pracy z człowieka na maszyny.

Aby transformacja cyfrowa była w ogóle możliwa, musimy przenieść te dane (treści, informacje) z papieru “do komputera”, w sposób nieniszczący obecnych możliwości i pozwalający na tworzenie nowych.

Trzeba też zniwelować posiadany dług technologiczny. Dług technologiczny to posiadane dziedzictwo, to zapóźnienie, to pozostawanie w tyle za trwającym postępem technologicznym. Dług taki ma bardzo wiele firm. Co z nim zrobić i jak z niego wyjść?

Dziedzictwo

Przestarzały system (ang. legacy system) to przestarzałe oprogramowanie i/lub sprzęt komputerowy, który jest nadal w użyciu. System taki nadal spełnia potrzeby, dla których został pierwotnie zaprojektowany, ale nie pozwala na rozwój. Taki system z reguły spełnia aktualne wymagania ale żadne inne, nie pozwoli także na współdziałanie z nowszymi systemami.

Wraz z postępem technologicznym, wiele firm ma do czynienia z problemami spowodowanymi przez istniejące przestarzałe systemy. Mówi się, że system taki zamiast oferować firmom najnowsze możliwości i usługi – takie jak np. cloud computing, integracja z otoczeniem – utrzymuje firmę w biznesowej ?skamielinie?, blokując rozwój lub bardzo podnosząc koszty tego rozwoju.

Takim długiem jest także niestety stan prawny, często wskazywany jako “nienadążający za postępem technologicznym”. Popatrzmy na aktualny stan prawny w sferze cyfryzacji:

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r., o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne:

• informatyczny nośnik danych ? materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
• dokument elektroniczny ? stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych; (Art. 3. – [Definicje legalne] – Informatyzacja działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dziennik Ustaw Dz.U.2024.1557 t.j.Akt obowiązujący Wersja od: 21 października 2024 r. do: 9 listopada 2024 r.)
• system teleinformatyczny ? zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. ? Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 1489, 1579, 1823, 1948, 1954 i 2003);

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, zwane dalej ?elDAS?, w art. 3 pkt 35 definiuje dokument elektroniczny jako:

Rozporządzenie elDAS nie różnicuje dokumentu ze względu na sposób jego sporządzenia. Upraszczając, każda treść w postaci elektronicznej jest w świetle elDAS – dokumentem elektronicznym. Tym samym np. skan oferty czy umowy (także odręcznie podpisanych) mieści się w definicji dokumentu elektronicznego w rozumieniu elDAS.

Cykl życia dokumentu

Każdy dokument w “swoim życiu”: powstaje, jest zachowywany (w repozytorium), jest odtwarzany (przywoływany do edycji a potem już tylko do zapoznania się z nim) z repozytorium. Może się to dziać nieskończenie wiele razy. Dokument może też zostać trwale zniszczony.

Na tle powyższych definicji powstaje pytanie: skoro to z czym mamy do czynienia, jako ludzie, to dokument postrzegany jako zamknięta struktura, trwała uporządkowana treść, której nośnikiem jest papier lub ekran monitora, to czym są “dokumenty w elektronicznym repozytorium”?

Postać elektroniczna dokumentu

Definicja (najczęściej stosowana obecnie w prawie) mówi: dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Tak więc możemy uznać, że każde dane trwale zapisane w formacie PDF czy XML, są takimi dokumentami.

Oznacza to, że dokumentem w repozytorium jest plik PDf i/lub XML (zdjęcie w postaci pliku JPG, itd.) i fakt potencjalnej nienaruszalności ich treści. Nie jest nim jednak zapytanie SQL do bazy danych przechowującej dane w postaci pól powiązanych tabel i ich kolumn i wierszy. Tym bardziej, że najpowszechniejszym obecnie mechanizmem, stosowanym do weryfikacji treści, jest “krzyżowe porównanie”. Oznacza to, że zapisy w bazach SQL nie są dokumentami (o ile nie uznamy, całej takiej bazy za jeden dokument, na podstawie ustawy Prawo Autorskie, ale by znaczyło, że należy porównać struktury całych tych baz i ich zawartość, co staje się absurdem biorąc pod uwagę fakt, że są one inne w każdej aplikacji, a po ich kastomizacji, każda jest inna).

Transformacja cyfrowa. Czym ona jest?

Na takie pytania najlepiej odpowiadać pytaniem: Co trzeba zrobić, żeby “mieć transformację cyfrową”? Myślę, że transformacja cyfrowa:

• Jest zmianą prawa!
• W konsekwencji jest zmianą wymagań na systemy informatyczne!
• W konsekwencji jest ewolucją lub zmianą tych systemów informatycznych!

W tym procesie można tylko zostać w tyle albo być na bieżąco. Nie robiąc nic, zostaje się w tyle. Obserwacja zmian w sferze dokumentów elektronicznych pokazuje, że chyba należy się jednak odzwyczajać od papieru, i od kwalifikowanego podpisu elektronicznego także …

Co więc robić w swojej organizacji? Polecam:

• Przejrzeć i zaktualizować wewnętrzne regulacje dotyczące dokumentów i ich obiegu.
• Zaktualizować lub wymienić systemy informatyczne na zgodne z definicjami dokumentów w prawie: opracować nowe wymagania na te systemy.
• Zacząć mówić ?dokument?, zacząć mówić “repozytorium dokumentów’ i przestać mówić ?baza danych? (albo po prostu mówić archiwum dokumentów).
• ?Mamy własny dedykowany system, więc co powinienem zrobić?? Zmienić stosowaną technologię (paradygmat) wytwarzania (SQL) i zaplanować ewolucyjną migrację do nowego systemu (dokumenty).

Typowym przykładem cyfrowej transformacji jest wdrażanie systemów EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów). Ich wdrożenie jest niemożliwe bez wcześniejszego przygotowania nowych (zmienionych) regulacji wewnętrznych (procedury obiegu dokumentów, Instrukcje Kancelaryjne itp.). Jest to także niestety przykład obszaru o największej liczbie nieudanych wdrożeń, a przyczyną jest najczęściej pominięcie etapu zmiany tych regulacji i etapu wypracowania systemu kategoryzacji dokumentów i systemu słowników i metadanych.

(tekst na podstawie referatu “Różne podejście do transformacji cyfrowej w obliczu długu technologicznego i systemów legacy”, wygłoszonego 17 Listopada na Kongresie Cyfrowa Transformacja w Biznesie, zorganizowanym przez Innovative Group Sp. z o.o.)