Wstęp

Transformacja cyfro­wa, jest przez dostaw­ców tech­no­lo­gii infor­ma­tycz­nych, naj­czę­ściej defi­nio­wa­na jako inte­gra­cja tech­no­lo­gii cyfro­wej z dzia­łal­no­ścią fir­my. Poniżej wybra­ne defi­ni­cje, któ­re naj­czę­ściej znaj­du­je­my w sieci:

Transformacja cyfro­wa defi­niu­je się jako inte­gra­cję tech­no­lo­gii cyfro­wej ze wszyst­ki­mi obsza­ra­mi funk­cjo­no­wa­nia fir­my. Dzięki niej moż­li­we jest wyko­rzy­sta­nie gro­ma­dzo­nych danych do two­rze­nia inno­wa­cyj­nych usług i posze­rze­nia dotych­cza­so­wej oferty.

Cyfrowa trans­for­ma­cja to nic inne­go jak inte­gra­cja tech­no­lo­gii cyfro­wej we wszyst­kich obsza­rach dzia­łal­no­ści fir­my oraz zmia­na spo­so­bu, w jaki dzia­łasz i zapew­niasz klien­tom war­tość. To tak­że zmia­na kul­tu­ro­wa, któ­ra wyma­ga od orga­ni­za­cji cią­głe­go rzu­ca­nia sobie wyzwań, eks­pe­ry­men­to­wa­nia, ale rów­nież godze­nia się z poraż­ką. Transformacja cyfro­wa jest pro­ce­sem nie­unik­nio­nym, nie­za­leż­nie od roz­mia­ru przedsiębiorstwa.

Transformacja cyfro­wa odno­si się do pro­ce­sów i stra­te­gii wyko­rzy­sta­nia tech­no­lo­gii cyfro­wej do rady­kal­nej zmia­ny spo­so­bów, w jakie przed­się­bior­stwa pro­wa­dzą dzia­łal­ność i obsłu­gu­ją klien­tów. Termin ten stał się w epo­ce cyfry­za­cji wszech­obec­ny. Spowodowane jest to tym, że każ­da orga­ni­za­cja ? nie­za­leż­nie od jej roz­mia­ru i bran­ży ? coraz bar­dziej opie­ra się na danych i tech­no­lo­gii, aby zwięk­szać wydaj­ność swo­jej dzia­łal­no­ści i zapew­niać war­tość swo­im klientom.

Ogólne idee wie­dzy jako fun­da­men­tu nowej gospo­dar­ki i infor­ma­cji jako naj­waż­niej­sze­go zaso­bu wypeł­nia­ją się tre­ścią i rodzą nowe poję­cia: smart devi­ces i weare­ables, Big Data, mobil­ność, chmu­ra obli­cze­nio­wa, plat­for­my spo­łecz­no­ścio­we, bio- i nano­tech­no­lo­gie, Internet of Things, ener­gia odna­wial­na czy sha­re economy?

Dominuje ​„inte­gra­cja tech­no­lo­gii cyfro­wej z dzia­łal­no­ścią fir­my”. Osobiście jestem zwo­len­ni­kiem tezy, że nie tyle fir­my co gene­ral­nie czło­wie­ka. Czym jest tu sama inte­gra­cja tech­no­lo­gii z dzia­łal­no­ścią czło­wie­ka? Maszyny nie myślą, jed­nak prze­twa­rza­ją dane. Człowiek nada­je zna­cze­nie danym, potra­fi je tak­że prze­kształ­cać. Cyfrowa trans­for­ma­cja to pro­ces prze­no­sze­nia prze­twa­rza­nia danych z czło­wie­ka na maszy­ny: to już nie my ludzie wyszu­ku­je­my doku­men­ty w archi­wach, robi to elek­tro­nicz­ne archi­wum, nie my ludzie obsłu­gu­je­my klien­tów za ladą, coraz czę­ściej robi to Internetowy Sklep. Cyfrowa trans­for­ma­cja to wła­śnie pro­ces prze­no­sze­nia czę­ści pra­cy z czło­wie­ka na maszyny. 

Aby trans­for­ma­cja cyfro­wa była w ogó­le moż­li­wa, musi­my prze­nieść te dane (tre­ści, infor­ma­cje) z papie­ru ​„do kom­pu­te­ra”, w spo­sób nie­nisz­czą­cy obec­nych moż­li­wo­ści i pozwa­la­ją­cy na two­rze­nie nowych. 

Trzeba też zni­we­lo­wać posia­da­ny dług tech­no­lo­gicz­ny. Dług tech­no­lo­gicz­ny to posia­da­ne dzie­dzic­two, to zapóź­nie­nie, to pozo­sta­wa­nie w tyle za trwa­ją­cym postę­pem tech­no­lo­gicz­nym. Dług taki ma bar­dzo wie­le firm. Co z nim zro­bić i jak z nie­go wyjść?

Dziedzictwo

Przestarzały sys­tem (ang. lega­cy sys­tem) to prze­sta­rza­łe opro­gra­mo­wa­nie i/lub sprzęt kom­pu­te­ro­wy, któ­ry jest nadal w uży­ciu. System taki nadal speł­nia potrze­by, dla któ­rych został pier­wot­nie zapro­jek­to­wa­ny, ale nie pozwa­la na roz­wój. Taki sys­tem z regu­ły speł­nia aktu­al­ne wyma­ga­nia ale żad­ne inne, nie pozwo­li tak­że na współ­dzia­ła­nie z now­szy­mi systemami.

Wraz z postę­pem tech­no­lo­gicz­nym, wie­le firm ma do czy­nie­nia z pro­ble­ma­mi spo­wo­do­wa­ny­mi przez ist­nie­ją­ce prze­sta­rza­łe sys­te­my. Mówi się, że sys­tem taki zamiast ofe­ro­wać fir­mom naj­now­sze moż­li­wo­ści i usłu­gi – takie jak np. clo­ud com­pu­ting, inte­gra­cja z oto­cze­niem – utrzy­mu­je fir­mę w biz­ne­so­wej ?ska­mie­li­nie?, blo­ku­jąc roz­wój lub bar­dzo pod­no­sząc kosz­ty tego rozwoju.

Takim dłu­giem jest tak­że nie­ste­ty stan praw­ny, czę­sto wska­zy­wa­ny jako ​„nie­na­dą­ża­ją­cy za postę­pem tech­no­lo­gicz­nym”. Popatrzmy na aktu­al­ny stan praw­ny w sfe­rze cyfryzacji:

Ustawa z dnia 17 lute­go 2005 r., o infor­ma­ty­za­cji dzia­łal­no­ści pod­mio­tów reali­zu­ją­cych zada­nia publiczne:

• infor­ma­tycz­ny nośnik danych ? mate­riał lub urzą­dze­nie słu­żą­ce do zapi­sy­wa­nia, prze­cho­wy­wa­nia i odczy­ty­wa­nia danych w posta­ci cyfrowej;
• doku­ment elek­tro­nicz­ny ? sta­no­wią­cy odręb­ną całość zna­cze­nio­wą zbiór danych upo­rząd­ko­wa­nych w okre­ślo­nej struk­tu­rze wewnętrz­nej i zapi­sa­ny na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych;
• sys­tem tele­in­for­ma­tycz­ny ? zespół współ­pra­cu­ją­cych ze sobą urzą­dzeń infor­ma­tycz­nych i opro­gra­mo­wa­nia zapew­nia­ją­cy prze­twa­rza­nie, prze­cho­wy­wa­nie, a tak­że wysy­ła­nie i odbie­ra­nie danych przez sie­ci tele­ko­mu­ni­ka­cyj­ne za pomo­cą wła­ści­we­go dla dane­go rodza­ju sie­ci tele­ko­mu­ni­ka­cyj­ne­go urzą­dze­nia koń­co­we­go w rozu­mie­niu prze­pi­sów usta­wy z dnia 16 lip­ca 2004 r. ? Prawo tele­ko­mu­ni­ka­cyj­ne (Dz. U. z 2016 r. poz. 1489, 1579, 1823, 1948, 1954 i 2003);

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 23 lip­ca 2014 r. w spra­wie iden­ty­fi­ka­cji elek­tro­nicz­nej i usług zaufa­nia w odnie­sie­niu do trans­ak­cji elek­tro­nicz­nych na ryn­ku wewnętrz­nym oraz uchy­la­ją­ce dyrek­ty­wę 1999/93/WE, zwa­ne dalej ?elDAS?, w art. 3 pkt 35 defi­niu­je doku­ment elek­tro­nicz­ny jako: 

Rozporządzenie elDAS nie róż­ni­cu­je doku­men­tu ze wzglę­du na spo­sób jego spo­rzą­dze­nia. Upraszczając, każ­da treść w posta­ci elek­tro­nicz­nej jest w świe­tle elDAS – doku­men­tem elek­tro­nicz­nym. Tym samym np. skan ofer­ty czy umo­wy (tak­że odręcz­nie pod­pi­sa­nych) mie­ści się w defi­ni­cji doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go w rozu­mie­niu elDAS.

Cykl życia dokumentu

Każdy doku­ment w ​„swo­im życiu”: powsta­je, jest zacho­wy­wa­ny (w repo­zy­to­rium), jest odtwa­rza­ny (przy­wo­ły­wa­ny do edy­cji a potem już tyl­ko do zapo­zna­nia się z nim) z repo­zy­to­rium. Może się to dziać nie­skoń­cze­nie wie­le razy. Dokument może też zostać trwa­le zniszczony. 

Na tle powyż­szych defi­ni­cji powsta­je pyta­nie: sko­ro to z czym mamy do czy­nie­nia, jako ludzie, to doku­ment postrze­ga­ny jako zamknię­ta struk­tu­ra, trwa­ła upo­rząd­ko­wa­na treść, któ­rej nośni­kiem jest papier lub ekran moni­to­ra, to czym są ​„doku­men­ty w elek­tro­nicz­nym repozytorium”? 

Postać elektroniczna dokumentu

Definicja (naj­czę­ściej sto­so­wa­na obec­nie w pra­wie) mówi: doku­ment elek­tro­nicz­ny to sta­no­wią­cy odręb­ną całość zna­cze­nio­wą zbiór danych upo­rząd­ko­wa­nych w okre­ślo­nej struk­tu­rze wewnętrz­nej i zapi­sa­ny na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych. Tak więc może­my uznać, że każ­de dane trwa­le zapi­sa­ne w for­ma­cie PDF czy XML, są taki­mi dokumentami.

Oznacza to, że doku­men­tem w repo­zy­to­rium jest plik PDf i/lub XML (zdję­cie w posta­ci pli­ku JPG, itd.) i fakt poten­cjal­nej nie­na­ru­szal­no­ści ich tre­ści. Nie jest nim jed­nak zapy­ta­nie SQL do bazy danych prze­cho­wu­ją­cej dane w posta­ci pól powią­za­nych tabel i ich kolumn i wier­szy. Tym bar­dziej, że naj­pow­szech­niej­szym obec­nie mecha­ni­zmem, sto­so­wa­nym do wery­fi­ka­cji tre­ści, jest ​„krzy­żo­we porów­na­nie”. Oznacza to, że zapi­sy w bazach SQL nie są doku­men­ta­mi (o ile nie uzna­my, całej takiej bazy za jeden doku­ment, na pod­sta­wie usta­wy Prawo Autorskie, ale by zna­czy­ło, że nale­ży porów­nać struk­tu­ry całych tych baz i ich zawar­tość, co sta­je się absur­dem bio­rąc pod uwa­gę fakt, że są one inne w każ­dej apli­ka­cji, a po ich kasto­mi­za­cji, każ­da jest inna).

Transformacja cyfrowa. Czym ona jest?

Na takie pyta­nia naj­le­piej odpo­wia­dać pyta­niem: Co trze­ba zro­bić, żeby ​„mieć trans­for­ma­cję cyfro­wą”? Myślę, że trans­for­ma­cja cyfrowa:

• Jest zmia­ną prawa!
• W kon­se­kwen­cji jest zmia­ną wyma­gań na sys­te­my informatyczne!
• W kon­se­kwen­cji jest ewo­lu­cją lub zmia­ną tych sys­te­mów informatycznych!

W tym pro­ce­sie moż­na tyl­ko zostać w tyle albo być na bie­żą­co. Nie robiąc nic, zosta­je się w tyle. Obserwacja zmian w sfe­rze doku­men­tów elek­tro­nicz­nych poka­zu­je, że chy­ba nale­ży się jed­nak odzwy­cza­jać od papie­ru, i od kwa­li­fi­ko­wa­ne­go pod­pi­su elek­tro­nicz­ne­go także … 

Co więc robić w swo­jej orga­ni­za­cji? Polecam:

• Przejrzeć i zak­tu­ali­zo­wać wewnętrz­ne regu­la­cje doty­czą­ce doku­men­tów i ich obiegu.
• Zaktualizować lub wymie­nić sys­te­my infor­ma­tycz­ne na zgod­ne z defi­ni­cja­mi doku­men­tów w pra­wie: opra­co­wać nowe wyma­ga­nia na te systemy. 
• Zacząć mówić ?doku­ment?, zacząć mówić ​„repo­zy­to­rium doku­men­tów» i prze­stać mówić ?baza danych? (albo po pro­stu mówić archi­wum dokumentów). 
• ?Mamy wła­sny dedy­ko­wa­ny sys­tem, więc co powi­nie­nem zro­bić?? Zmienić sto­so­wa­ną tech­no­lo­gię (para­dyg­mat) wytwa­rza­nia (SQL) i zapla­no­wać ewo­lu­cyj­ną migra­cję do nowe­go sys­te­mu (doku­men­ty).

Typowym przy­kła­dem cyfro­wej trans­for­ma­cji jest wdra­ża­nie sys­te­mów EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów). Ich wdro­że­nie jest nie­moż­li­we bez wcze­śniej­sze­go przy­go­to­wa­nia nowych (zmie­nio­nych) regu­la­cji wewnętrz­nych (pro­ce­du­ry obie­gu doku­men­tów, Instrukcje Kancelaryjne itp.). Jest to tak­że nie­ste­ty przy­kład obsza­ru o naj­więk­szej licz­bie nie­uda­nych wdro­żeń, a przy­czy­ną jest naj­czę­ściej pomi­nię­cie eta­pu zmia­ny tych regu­la­cji i eta­pu wypra­co­wa­nia sys­te­mu kate­go­ry­za­cji doku­men­tów i sys­te­mu słow­ni­ków i metadanych. 

(tekst na pod­sta­wie refe­ra­tu ​„Różne podej­ście do trans­for­ma­cji cyfro­wej w obli­czu dłu­gu tech­no­lo­gicz­ne­go i sys­te­mów lega­cy”, wygło­szo­ne­go 17 Listopada na Kongresie Cyfrowa Transformacja w Biznesie, zor­ga­ni­zo­wa­nym przez Innovative Group Sp. z o.o.)