Wstęp

Od lat spo­ty­kam się w lite­ra­tu­rze z zakre­su zarzą­dza­nia, z kry­ty­ką pocz­ty elek­tro­nicz­nej jako narzę­dziem zarzą­dza­nia czym­kol­wiek (patrz: Sabotaż…2013). Poczta elek­tro­nicz­na (podob­nie jak pakie­ty biu­ro­we w ogó­le) jest typo­wym przy­kła­dem mak­sy­my: uła­twie­nie nie zawsze jest ulep­sze­niem. W klien­cie pocz­ty elek­tro­nicz­nej zarów­no treść jak i spo­sób adre­so­wa­nia (co i do kogo, kopia, itp.) nie pod­le­ga żad­nej stan­da­ry­za­cji ani restryk­cji (pocz­ta elek­tro­nicz­na czę­sto słu­ży do wypro­wa­dza­nia danych z fir­my). Jak dodać do tego fakt, że załącz­ni­ki są nie­wi­docz­ne w narzę­dziach do lokal­ne­go wyszu­ki­wa­nia, że mamy na ser­we­rach fil­try anty­spa­mo­we któ­rych regu­ły nie pod­da­ją się kon­tro­li użyt­kow­ni­ków, że nie panu­je­my nad tym co inni mają w swo­ich skrzyn­kach pocz­to­wych, to mamy obraz abso­lut­ne­go bra­ku pano­wa­nia nad infor­ma­cją w orga­ni­za­cji i chaosu. 

Komunikacja czyli napisać, zapamiętać i doręczyć

Swego cza­su dr Paweł Litwiński, praw­nik, napi­sał kry­tycz­ny arty­kuł o zasto­so­wa­niu pocz­ty elek­tro­nicz­nej przez adwo­ka­tów. Jego tekst był sze­ro­ko cyto­wa­ny przez wie­lu auto­rów, tu jeden z takich arty­ku­łów. Wybrałem kil­ka waż­nych kwestii:

Praktyka poka­zu­je, że wie­lu adwo­ka­tów i rad­ców praw­nych korzy­sta z dar­mo­wych skrzy­nek, tak­że tych wprost zastrze­ga­ją­cych sobie pra­wo do ska­no­wa­nia korespondencji. […]

Konflikt pomię­dzy obo­wiąz­kiem ochro­ny infor­ma­cji a warun­ka­mi narzu­co­ny­mi w regu­la­mi­nach dar­mo­wych usług to jed­no. Czym innym są kwe­stie bezpieczeństwa.[…]

? Na logi­kę, lepiej żeby o mate­ria­łach obję­tych tajem­ni­cą adwo­kac­ką nie dowie­dział się żaden dostaw­ca, ale z dru­giej stro­ny, rzad­ko któ­rej kan­ce­la­rii praw­nej uda się samo­dziel­nie skon­fi­gu­ro­wać ser­wer pocz­to­wy tak, aby był rów­nie bez­piecz­ny i nie­awa­ryj­ny, jak infra­struk­tu­ra np. Gmaila. Oczywiście, moż­na zle­cić to zewnętrz­nej pol­skiej fir­mie, ale wte­dy mamy ten sam pro­blem z zaufa­niem, co w przy­pad­ku korzy­sta­nia z ser­we­rów np. Google ? zwra­ca uwa­gę Piotr Konieczny, eks­pert ds. cyber­bez­pie­czeń­stwa z ser­wi­su Niebezpiecznik​.pl. ? Abstrahując więc od aspek­tów praw­nych, roz­pa­tru­jąc pro­blem wyłącz­nie na płasz­czyź­nie bez­pie­czeń­stwa, tj. ochro­ny skrzyn­ki przed ata­ka­mi, moim zda­niem praw­ni­kom nie­dy­spo­nu­ją­cym budże­tem na bez­pie­czeń­stwo takim, jaki posia­da­ją pro­fe­sjo­nal­ni dostaw­cy usług pocz­to­wych, lepiej i pro­ściej było­by wyko­rzy­stać infra­struk­tu­rę np. Google?a ? doda­je. Jego zda­niem praw­ni­cy powin­ni przede wszyst­kim roz­wa­żyć moż­li­wość szy­fro­wa­nia kore­spon­den­cji. Wtedy zarów­no dar­mo­wy, jak i płat­ny dostaw­ca usług nie będzie w sta­nie jej podej­rzeć. Szyfrowanie jest bez wąt­pie­nia naj­bez­piecz­niej­szym spo­so­bem, ale wią­że się z koniecz­no­ścią dostar­cze­nia klu­cza czy hasła odbior­cy, a ten nie zawsze godzi się na takie nie­do­god­no­ści. Co wię­cej, klien­ci kan­ce­la­rii sami czę­sto korzy­sta­ją z dar­mo­wych skrzy­nek. ? I nie rozu­mie­ją, dla­cze­go pouf­ne infor­ma­cje nie powin­ny być na nie prze­sy­ła­ne. Moim obo­wiąz­kiem jest wów­czas poin­for­mo­wać takie­go klien­ta o zagro­że­niach z tym zwią­za­nych. Oczywiście jeśli mimo tego będzie chciał uży­wać takiej skrzyn­ki do kore­spon­den­cji ze mną, to nie mogę mu tego zabro­nić ? zwra­ca uwa­gę dr Paweł Litwiński. ? Z dru­giej stro­ny są rów­nież klien­ci, któ­rzy wręcz wyma­ga­ją, by w kore­spon­den­cji z nimi uży­wać jedy­nie skrzy­nek zało­żo­nych na ich ser­we­rach. Tak restryk­cyj­ną mają poli­ty­kę bez­pie­czeń­stwa. Chcąc dla nich pra­co­wać, adwo­kat czy rad­ca musi przy­stać na te warun­ki ? doda­je ekspert.

(patrz: Darmowe e‑maile nie dla praw­ni­ków. Dostawca pocz­ty ska­nu­je jej zawar­tość – Forsal​.pl)

W 2013 roku pisałem:

W więk­szo­ści przy­pad­ków treść umiesz­cza­na jest w tre­ści ema­il??a lub w załącz­ni­ku (załą­czo­ne doku­men­ty). Jeżeli treść ema­ila nie jest szy­fro­wa­na (a gene­ral­nie nie jest, o ile sami o to nie zadba­my, co jed­nak, jak poka­zu­je cyto­wa­ny Niebezpiecznik, nie jest try­wial­ne) nasza kore­spon­den­cja, prze­cho­dząc przez publicz­ne łącza sie­ci Internet, jest jaw­na i łatwa do pod­słu­chi­wa­nia. Jak uczy­nić naszą kore­spon­den­cję (bar­dziej) niejawną?

(Patrz: Bezpieczny jak ema­il czy­li wca­le – Jarosław Żeliński IT-Consulting – Systemy Informacyjne)

Przypomnę klu­czo­we tezy powyż­sze­go arty­ku­łu. Generalnie waż­nych doku­men­tów nie nale­ży prze­sy­łać jako załącz­ni­ki z dwóch powo­dów: nie wie­my co sie z nimi dzie­je po dro­dze, nie wie­my czy zosta­ły dostar­czo­ne, i kie­dy, gdyż bar­dzo wie­lu użyt­kow­ni­ków ema­il ma wyłą­czo­ne auto­ma­tycz­ne ode­sła­nie potwier­dze­nia w swo­jej poczcie, co skut­ku­je tym, że po pro­stu jest to nie­wia­ry­god­na for­ma potwier­dza­nia. Poniżej sche­mat poka­zu­ją­cy dro­gę pocz­ty email: 

Środkowa część (Internet) to tak­że poten­cjal­ne kolej­ne pośred­ni­czą­ce ser­we­ry, nie wie­my co sie na nich dzie­je. Tak więc dwie klu­czo­we wady ema­il to poten­cjal­ne ska­no­wa­nie tre­ści po dro­dze oraz brak kon­tro­li nad dorę­cze­niem. Czy moż­na ina­czej? Owszem: do prze­ka­zy­wa­nia doku­men­tów moż­na użyć repo­zy­to­rium (ser­we­ra pli­ków) z kon­tro­lo­wa­nym dostę­pem. Poniżej sche­mat blo­ko­wy archi­tek­tu­ry nie­ma­ją­cej ww. wad prze­sy­ła­nia doku­men­tów mailem:

Dokumenty ​„w dro­dze” nie opusz­cza­ją repo­zy­to­rium: z nasze­go kom­pu­te­ra ładu­je­my je na ser­wer wska­zu­jąc ewen­tu­al­nie okre­ślo­ne­go adre­sa­ta (lub robi to mecha­nizm obsłu­gu­ją­cy wymia­nę tre­ści pomię­dzy uczest­ni­ka­mi), okre­ślo­na oso­ba dosta­je mailem infor­ma­cje, że jest dla niej doku­ment, żeby go pobrać musi się zalo­go­wać do repo­zy­to­rium. W efek­cie treść (plik) nie jest nigdzie nara­żo­na na ska­no­wa­nie, podej­rze­nie go itp. Tu ema­il słu­ży wyłącz­nie do moni­to­wa­nia fak­tu, że jest doku­ment do nas adre­so­wa­ny i że moż­na do pobrać, co zosta­nie odnotowane.

Mając nawet pro­ste, dostęp­ne przez inter­net, repo­zy­to­rium, moż­na umie­ścić tam dowol­ny plik i mailem poin­for­mo­wać adre­sa­ta (wcze­śniej zakła­da­my mu tam kon­to), że powi­nien pobrać plik. Serwer reje­stru­je zarów­no moment zała­do­wa­nia pli­ku jak i jego pobra­nia, co jest gwa­ran­to­wa­nym zna­kiem cza­su nada­nia i dorę­cze­nia. Minus takie­go roz­wią­za­nia to ręcz­na obsłu­ga całe­go pro­ce­su, plus to pano­wa­nie nad wszyst­kim i bezpieczeństwo.

Sprawdzonym, od daw­na, na ryn­ku pomy­słem jest sys­tem work­flow z udo­stęp­nia­nym repo­zy­to­rium, auto­ma­ty­zu­ją­cy cały ten proces: 

Uogólniając moż­na go przed­sta­wić jako ser­wer usług:

System dorę­czeń to tak napraw­dę funk­cjo­nal­ność apli­ka­cji typu work­flow zorien­to­wa­ne­go na zada­nia (task mana­ger), mają­cej moż­li­wość udo­stęp­nie­nia jej kon­tra­hen­tom. Funkcjonalność taką ma wie­le sys­te­mów CRM, sys­te­mów help­desk, wie­le repo­zy­to­riów pozwa­la na skon­fi­gu­ro­wa­nie sub­skryp­cji zda­rzeń powią­za­nych z doku­men­ta­mi. Zbudowanie takie­go sys­te­mu opar­te­go na regu­łach, zamiast na macier­zach praw dostę­pu do doku­men­tów, zna­ko­mi­cie uprasz­cza całość i dodat­ko­wo pod­no­si bez­pie­czeń­stwo (bar­dzo uła­twia wdra­ża­nie RODO) . Ciekawą funk­cjo­nal­no­ścią jest moż­li­wość blo­ko­wa­nia moż­li­wo­ści pobra­nia doku­men­tu na lokal­ny dysk, dozwo­lo­ne jest jedy­nie prze­glą­da­nie tre­ści w prze­wi­ja­nym oknie (ofe­ru­ją to nie­któ­re tego typu systemy).

Systemy tego typu są tak­że wdra­ża­ne jako zamien­nik pocz­ty elek­tro­nicz­nej wewnątrz orga­ni­za­cji. Tam gdzie pod­sta­wo­wym wewnętrz­nym sys­te­mem komu­ni­ka­cji jest pocz­ta elek­tro­nicz­na pro­ble­mem są giną­ce doku­men­ty oraz brak dostę­pu do doku­men­tów (skrzy­nek) osób nie­do­stęp­nych, będą­cych poza fir­mą (chro­ba, dele­ga­cja itp.). Generalnie pocz­ta jako ​„skład doku­men­tów” ma tę pod­sta­wo­wą wadę, że doku­men­ty są roz­pro­szo­ne i zarza­dza­nie nimi w jed­no­li­ty spo­sób jest nie­moż­li­we. Stosowanie współ­dzie­lo­nych dys­ków nie roz­wią­zu­je cał­ko­wi­cie pro­ble­mu, bo po pierw­sze nie da się budo­wać reguł dostę­pu, po dru­gie wymia­na doku­men­tów z oso­ba­mi spo­za fir­my jest bar­dzo trud­na (np. wyma­ga uru­cho­me­nia VPN co jest trud­ne, wyma­ga inge­ren­cji w cudzy kom­pu­ter, i coraz czę­ściej nie jest to moż­li­we w wie­lu firmach).

Tak więc pocz­ta elek­tro­nicz­na, jako swo­bod­na komu­ni­ka­cja mię­dzy ludź­mi owszem, jest przy­dat­na. Jednak jako narzę­dzie do zarzą­dza­nia komu­ni­ka­cją, prze­pły­wem tre­ści, doku­men­tów ich wydań i dorę­czeń, jest bar­dzo zawod­na. A war­to wie­dzieć, że praw­na ochro­na know-how w UE, czy­li w Polsce tak­że, to przede wszyst­kim obo­wią­zek ochro­ny tre­ści przez pod­miot chro­nią­cy (udo­stęp­nia­ją­cy) takie dane. Dlatego dość kurio­zal­nie wyglą­da każ­da fir­ma, któ­ra wysy­ła­jąc mailem umo­wę o pouf­no­ści (NDA) wysy­ła potem tak­że mailem te ​„pouf­ne” dokumenty…

Na zakończenie

Rozwiązań, reali­zu­ją­cych opi­sa­ne wyżej funk­cje, nie bra­ku­je. Główną blo­ka­dą ich wdra­ża­nia jest przy­zwy­cza­je­nie do swo­bo­dy. Jednak pocz­ta elek­tro­nicz­na jest kla­sycz­nym przy­kła­dem tego, że uła­twie­nie nie zawsze jest ulep­sze­niem. O wdra­ża­niu sys­te­mów work­flow, panu­ją­cych nad komu­ni­ka­cją i jej pouf­no­ścią, mówi się podob­nie jak o sys­te­mach kopii zapa­so­wych: fir­my dzie­lą się na te, któ­re wdro­ży­ły sku­tecz­ny work­flow i na te któ­re wdrożą.

Kilka przy­kła­dów (nie ofe­ru­ję tych sys­te­mów, to nie są reko­men­da­cje a przykłady):

• Biuro księ­go­we, któ­re mnie obsłu­gu­je, ode­szło od pro­ste­go sys­te­mu FK i komu­ni­ka­cji mailo­wej (prze­ka­zy­wa­nie doku­men­tów kosz­to­wych, wysy­ła­nie klien­tom dekla­ra­cji podat­ko­wych, rapor­tów itp.), obec­nie korzy­sta z podat​ki​po​dat​ki​.pl.
• Zaczynałem jak wie­lu od pocz­ty elek­tro­nicz­nej, po kil­ku przy­go­dach z doku­men­ta­mi w pro­jek­tach (kto, co, kie­dy i komu) szyb­ko wdro­ży­łem dar­mo­wy, potem sup­por­to­wa­ny osTicket (na począ­tek bar­dzo dobry i łatwy we wdrożeniu). 
• Z uwa­gi na spe­cy­fi­kę mojej pra­cy (pra­ca pole­ga­ją­ca na zbie­ra­niu danych i two­rze­niu rapor­tów z ana­liz, ich recen­zo­wa­nie przez klien­tów) uży­wam obec­nie do komu­ni­ka­cji bar­dziej zaawan­so­wa­ne­go opro­gra­mo­wa­nia PostMania.
• U wie­lu klien­tów spo­ty­kam, popu­lar­ny w ser­wi­sach i fir­mach IT, Mantis.
• Do zarzą­dza­nia pro­ce­sem nego­cjo­wa­nia i pod­pi­sy­wa­nia umów, wie­le firm i ich praw­ni­ków uży­wa opro­gra­mo­wa­nia Pergamin.
• No i powszech­ny, z uwa­gi na pra­wo, ePUAP.

Polecam roz­wa­że­nie rezy­gna­cji z pocz­ty elek­tro­nicz­nej do prze­ka­zy­wa­nia doku­men­tów pro­jek­to­wych, nie tyl­ko z uwa­gi na ich bez­pie­czeń­stwo ale głów­nie z uwa­gi na zarzą­dza­nie nimi i kon­tro­le w całym cyklu życia dokumentu. 

Źródła