Wprowadzenie

W 2014 roku pisałem o długu technologicznym:

Dług tech­no­lo­gicz­ny to coś o czym mało się pisze i mówi, a pra­wie każ­dy się z nim bory­ka. W dużym uprosz­cze­niu to jak zmy­wa­nie naczyń: jeże­li robi­my to regu­lar­nie po każ­dym posił­ku, to zaj­mu­je to góra kil­ka­na­ście minut a do wyko­na­nia wystar­czy ście­recz­ka. Jeżeli jed­nak uzna­my, że zmy­je­my naczy­nia dopie­ro jak ​„stat­ki” w zle­wo­zmy­wa­ku zasło­nią okno kuch­ni :), to nie tyl­ko jed­no­ra­zo­wo stra­ci­my znacz­nie wię­cej cza­su, ale dodat­ko­wo zafun­du­je­my sobie wal­kę z zaschnię­tym tłusz­czem i reszt­ka­mi jedze­nia, dla­te­go – co cie­ka­we – czas i wyma­ga­ne ​„środ­ki” potrzeb­ne na rzad­kie pozmy­wa­nie tej góry nagro­ma­dzo­nych naczyń, są zawsze więk­sze niż suma nakła­dów pra­cy na czę­ste drob­ne zmy­wa­nie. Zmywanie naczyń to nie­lu­bia­na a koniecz­na czynność. Z tech­no­lo­gią w fir­mach jest bar­dzo podob­nie: postęp tech­nicz­ny i ewo­lu­cyj­ne zmia­ny w fir­mach, są jak nara­sta­ją­ca licz­ba brud­nych naczyń: prę­dzej czy póź­niej będzie­my musie­li to upo­rząd­ko­wać (nad­ro­bić) – albo wyrzu­cić i kupić nowe. Jedno i dru­gie kosz­tu­je spo­ro. Dotyczy to w jed­na­ko­wym stop­niu aktu­ali­zo­wa­nia zakre­sów obo­wiąz­ków, doku­men­ta­cji tego jak fir­ma pra­cu­je, ana­liz i pro­jek­to­wa­nia, doku­men­ta­cji archi­tek­tu­ry IT jak i upgra­de­’ów oprogramowania.

źr.: Czym jest dług technologiczny? – Jarosław Żeliński IT-Consulting

W artykule pisałem głównie o technologii. Dług technologiczny, jak każdy dług – prędzej czy później – wymaga spłaty. Co się dzieje gdy nie spłacamy długów? Zaczyna się tak zwana spirala zadłużenia, która w wielu przypadkach kończy się krachem. W inżynierii jest tak samo: przychodzi moment, gdy dług przekroczy wartość zasobów zadłużonego. Innymi słowy koszt aktualizacji poziomu technologii do aktualnego wymaganego, może przewyższyć możliwości organizacji.

Dzisiaj powiemy co nieco o innym i gorszym długu: o długu informacyjnym (information depth).

Dług Informacyjny

Dług informacyjny, jako pojęcie, pochodzi z teorii transmisji danych:

Dług informacyjny, wprowadzony przez Martiniana, jest miarą dodatkowych symboli kodowych potrzebnych w dekoderze do zdekodowania wszystkich nieznanych symboli wiadomości.

Innymi słowy poprawne odkodowanie przesłanych informacji wymaga kompletu brakujących danych w nadanym ciągu kodowym, musimy skompletować wszystkie zaległe i nieodebrane dane. Jak sie to ma inżynierii?

Długiem informacyjnym w organizacji i zarządzaniu nazywamy różnicę między posiadaną (czyli udokumentowaną) wiedzą o tym jak określony system działa, a tym jak on faktycznie działa. Najprostszą metodą zaciągania długu informacyjnego jest budowa i rozwijanie systemu bez równoległego dokumentowania podjętych decyzji na temat tego jak ma działać, a potem jak faktycznie działa. Tym systemem może być zarówno cała organizacja, jak i jakiś jej podsystem, np. informatyczny. Obrazowo wygląda to tak:

Jeżeli firma planuje wdrażanie zmian, w tym np. wdrożenie nowego systemu informatycznego, pojawia się problem niwelowania długu informacyjnego i jego koszt: musimy w krótkim czasie uzupełnić brakującą wiedzę. Nazywamy to często analizą biznesową, analizą przedwdrożeniową itp.:

Niestety bardzo często, po wykonaniu tej analizy i zakończeniu wdrożenia, w organizacji zaczyna się proces narastania długu informacyjnego. A bardzo często ten proces zaczyna się zaraz po zakończeniu tej kosztownej analizy i rozpoczęciu wdrożenia, bo dostawca systemu nie dokumentuje efektów swoich prac (a powinien).

Popatrzmy na wykresy poniżej:

Rysunek (a) pokazuje typowe dla inżynierii systemów inwestowanie w przyszłość (, polegające na projektowaniu (czyli także dokumentowaniu) poprzedzającym implementacje już na wczesnych etapach życia projektu, wtedy gdy mamy niższe skumulowane koszty. Większość przyszłych kosztów projektu zostanie poniesiona w wyniku decyzji o charakterze inżynierii systemów i będą to już relatywnie niskie koszty, gdyż “wiemy wszystko” by podejmować kolejne decyzje o rozwoju systemu. Jest to jeden z tradycyjnych argumentów za inwestycjami w inżynierię systemów na wczesnym etapie.

Rysunek (b) dodaje koncepcję długu informacyjnego, który jest jeszcze nie wygenerowaną informacją niezbędną do dostarczenia i potem utrzymania systemu. Wykres ten ilustruje trzy różne scenariusze redukcji długu informacyjnego. Istnieją efektywne koszty “odsetek” płacone przez projekty, które nie spłacają swojego długu informacyjnego wystarczająco wcześnie, a im wyższe ryzyko, tym większej “kary odsetkowej” należy się spodziewać. Scenariusz 3 na Rysunku (b) ilustruje przypadek szczególnie niepokojący dla tradycyjnych inżynierów systemów rozważających metody zwinne: Czy Manifest Agile oznacza, że projekt zakończy się z pozostałym długiem informacyjnym, pozostawiając nas z “działającym systemem”, ale długiem informacyjnym: “ciągłą “karą odsetkową” spowodowaną brakiem potrzebnych informacji?

Rysunek (c) ilustruje, że informacje dotyczące inżynierii systemów (np. wymagania, architektury projektowe, oceny ryzyka itp.) wypracowane i dokumentowane wystarczająco wcześnie w projekcie, to inwestycja zmniejszająca dług informacyjny wystarczająco wcześnie a nawet całkowicie.

Obserwowana jest obawa społeczności agile, że odgórne generowanie dokumentacji, które kojarzą z inżynierią systemów, może wiązać się z własnym ryzykiem: podważaniem “sprzedanej” idei agile, a także ryzyku polegającym na zbyt późnym odkryciu nieporozumień dotyczących potrzeb i oczekiwań interesariuszy, skuteczności podejść projektowych itp. Obie te obawy są uzasadnione i potrzebne są obiektywne środki, aby znaleźć właściwy środek – taki jest cel koncepcji długu informacyjnego. Zmusza nas to do podjęcia decyzji, jakie informacje są naprawdę wymagane w każdym kolejnym cyklu życia systemu .

Podsumowanie

Dług informacyjny jest znacznie groźniejszy niż dług technologiczny. Same zaległości technologiczne jako takie można usunąć bez dużego ryzyka: jest to po prostu upgrade już posiadanej infrastruktury. Dług informacyjny jest znacznie bardziej niebezpieczny, bo to całkowity brak wiedzy o tym jak to zrobić bezpiecznie i co w ogóle zrobić (upgrade czy jednak wymiana systemu na nowy inny).

Dług informacyjny to nie tylko nieudokumentowany system. To nieudokumentowane procesy biznesowe, procedury, reguły biznesowe, to zasoby wiedzy o organizacji jedynie w „głowach pracowników”, te zaś są najczęściej niespójne, niekompletne i bardzo często sprzeczne.

W takiej sytuacji każda istotna decyzja wymaga ogromnego wysiłku (czas i pieniądze) by minimalizować ryzyko błędu z powodu niewiedzy. Jak wspomniano wyżej na przykładzie Lockheed Martin, od wielu lat ma miejsce rewizja sensu podejścia zwanego „agile”, które dając nie raz faktycznie szybkie pierwsze efekty, wpędza jednocześnie organizacje w ogromne koszty spłaty długu informacyjnego w przyszłości, z reguły wielokrotnie większe niż „szybkie oszczędności” uzyskane na początku.

Strategie MVP (Minimum Viable Product) czy Quick Wins (szybki sukces na początku) to sukcesy na pokaz, mszczą się długiem spłacanym z dużą nawiązką, najczęściej już po odejściu sowicie opłaconych konsultantów, którzy te strategie polecali.

Źródła