Wprowadzenie

Swego czasu pisałem w odpowiedzi na pytania czytelników:

Utrata panowania nad złożonością modeli to między innymi konsekwencja, opisanego powyżej, stosowania śmieciowych elementów na diagramach. To także jedna z najczęstszych wad wielu diagramów (nie tylko BPMN, np. UML także). W literaturze przedmiotu problem ten jest często określany jako “spaghetti modeling” czyli nieczytelne, zagmatwane modele.

(Notacja BPMN – Jak czytać diagramy – JZ IT Consulting Limited – PL Blog)

„Śmieciowe aktywności” w BPMN to czynności typu napisz, wyślij, przeczytaj, które nie wnoszą wartości analitycznej, bo opisują czynności oczywiste, techniczne lub zbyt niskopoziomowe. Zanieczyszczają diagram, utrudniają jego czytelność i nie mają znaczenia dla logiki procesu.

🧩 Co to są „śmieciowe aktywności” w BPMN?

To czynności, które nie reprezentują realnej decyzji biznesowej, wartości dodanej ani zmiany stanu procesu, lecz jedynie opisują fizyczne lub techniczne czynności wykonywane zawsze i wszędzie.

Typowe przykłady:

• napisz e‑mail
• wyślij dokument
• przeczytaj wiadomość
• otwórz system
• zaloguj się
• kliknij przycisk
• wypełnij formularz w systemie
• zapisz plik

Takie elementy są zbyt szczegółowe, nieistotne dla logiki procesu i nie wpływają na przepływ.

🎯 Dlaczego są uznawane za „śmieciowe”?

1. Nie zmieniają treści dokumentów

Proces biznesowy przekształca treść lub zmienia jej status. „Przeczytaj e‑mail” nie zmienia nic, zmienia go dopiero np. podjęcie decyzji na podstawie treści i zapisanie tego gdzieś (i należy wskazać gdzie).

2. Nie mają wartości biznesowej

• „Otwórz zgłoszenie”
• „Przeczytaj zgłoszenie”

3. Zaciemniają diagram

Zamiast 12 aktywności masz 40, zamiast logiki opis klikania.

4. Są zależne od narzędzia

Proces nie powinien zależeć od tego, czy ktoś używa Outlooka, SAP-a czy Excela.

✔️ Jak rozpoznać, że aktywność jest „śmieciowa”?

Zadaj jedno pytanie:

Czy gdyby usunąć tę czynność z diagramu, logika procesu zmieniłaby się?

Jeśli nie to jest śmieciowa aktywność na diagramie.

✔️ Jak modelować poprawnie?

Zamiast:

• „Otwórz e‑mail”
• „Przeczytaj e‑mail”
• „Zdecyduj, czy zaakceptować”

Powinno być:

• kwalifikacja treści email

Zamiast:

• „Wypełnij formularz”
• „Wyślij formularz”

Powinno być:

• „Złóż wniosek”

🧠 Zasada: model analityczny BPMN opisuje co i po co się dzieje, a nie jak użytkownik klika

Proces biznesowy to logika działania a nie interakcje z UI.

📌 Podsumowanie

Śmieciowe aktywności to niskopoziomowe, techniczne kroki, które nie zmieniają treści dokumentów i nie mają wartości biznesowej. Usuwamy je, aby diagram był:

• czytelny,
• stabilny (niezależny od narzędzi),
• skupiony na logice biznesowej,
• użyteczny dla analizy i optymalizacji.

🗑️ 20 najczęstszych śmieciowych aktywności w BPMN

🔹 1. Czynności techniczne (UI/IT)

• Otwórz system
• Zaloguj się
• Kliknij przycisk
• Przejdź do zakładki
• Wypełnij formularz
• Zapisz plik
• Załaduj załącznik
• Pobierz dokument
• Wydrukuj dokument
• Zeskanuj dokument

🔹 2. Czynności komunikacyjne niskiego poziomu

• Napisz e‑mail
• Wyślij e‑mail
• Przeczytaj e‑mail
• Zadzwoń do klienta
• Odbierz telefon
• Wyślij wiadomość w systemie
• Otwórz wiadomość
• Przeczytaj wiadomość

🔹 3. Czynności oczywiste i domyślne

• Sprawdź skrzynkę odbiorczą
• Otwórz dokument
• Przejrzyj dane
• Zapoznaj się z informacją

🧠 Jak unikać śmieciowych czynności?

Umieszczaj na modelach tylko te działania, które zmieniają treści dokumentów lub ich status. Zmiana taka ma miejscy gdy:

• coś zostaje oznaczone jako zweryfikowane,
• coś zostaje oznaczone jako zaakceptowane/odrzucone,
• powstaje nowy dokument,
• zapada decyzja i jest to gdzieś zapisane i podano gdzie,
• zmienia się odpowiedzialność za treść.

Klikanie, czytanie, otwieranie, pisanie to tylko sposób wykonania pracy, nie logika procesu. Poniżej przykład czegoś co nigdy nie powinno powstać (pomagało AI bo ja takich nie robię):

Dlaczego te projekty są często tak kosztowne w utrzymaniu i rozwoju?

Znakomita ich większość powstaje z pomocą prostych narzędzi takich jak edytory tekstów oraz Lucidchart, drawio, MIRO, Whiteboard, MS Visio, PlantUML (dla lubiących kodować). Wszystkie one maja jedną wspólną cechę: schematy blokowe w tych dokumentach to niepowiązane z sobą “obrazki”, których aktualizacja i rozwój to pracochłonność rosnąca wykładniczo wraz z ilością stron co powoduje, że sensowność tej pracy szybko zanika.

Jak inaczej? Poniżej struktura narzędzi CASE (Computer-Aided System Engineering). Tu dokumentacja w postaci PDF (także docx, html) powstaje jako projekcja modelu, diagramy to jedynie zobrazowania określonych aspektów i perspektyw tego modelu. W tym przypadku tworzenie i utrzymanie modelu to niewielki stały miesięczny koszt, a aktualizowanie dokumentacji (pdf) stanowi zerowy nakład pracy.