Wprowadzenie

Jednym ze stale wracających problemów w administracji, w obszarze używania komunikacji elektronicznej, zwanym często e-administracją czy e-urzędem, jest samo pojęcie dokumentu i tego czym jest w prawie dokument elektroniczny. Przetwarzanie tylko dokumentów papierowych, lub tylko elektronicznych, to działania w jednym dziedzinowym obszarze pojęć i definicji ustawowych. Wdrożenia systemów obiegu dokumentów, nie stwarzają poważniejszych problemów, do momentu gdy nie stają się działaniami na styku obszarów dokumentów papierowych i elektronicznych: problemem są jednoczesne działania w obu tych obszarach. Podjęto tu próbę wskazania ich źródła. Pokazano także obszar potencjalnych zmian legislacyjnych, bez których, moim zdaniem, opisanego problemu nie da się rozwiązać. Wskazałem też jego przyczynę.

Podstawowym narzędziem pracy, jakie tu wykorzystałem, jest logika zdań, podstawy teori prawa i analiza pojęciowa^?*?.

Problem z aktami

Problem nie tylko w sądach:

Sprawa – jak podkreślają specjaliści – nie jest jednak prosta i wymaga zmian nie tylko technologicznych, ale także dobrze opracowanych zmian w przepisach. We wrześniu 2019 roku ma zostać wdrożone e-biuro podawcze. Od tego momentu – zgodnie z przepisami – będzie możliwe wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną oraz dokonywania doręczeń elektronicznych w ?tradycyjnych? postępowaniach cywilnych. W połowie ubiegłego roku, ówczesny pełnomocnik ministra sprawiedliwości Michał Woś mówił portalowi Prawo.pl, że taka możliwość kontaktowania się z sądem bez akt elektronicznych jest pozbawiona sensu – bo zamieni sąd albo w wielkie centrum skanu, albo w wielkie centrum druku.?(Rojek-Socha, 2019)?

Wprowadzenie przepisu dającego prawo wnoszenia pism w formie papierowej i elektronicznej, doprowadzi nie tylko do masowego skanowania i drukowania wszystkiego. Problemem jest jednolitość postaci akt, jeżeli pisma będą wpływały w obu postaciach, i nie zagwarantujemy możliwości ujednolicenia nośnika, to akta będą w części na nośniku elektronicznym, a w części na papierowym. Pojęcie “teczki akt” w zasadzie straci wtedy sens, bo dokumenty dotyczące jednej sprawy (jednej sygnatury) będą “rozparcelowane” na dwa obszary (nośniki): segregator w szafie i jakaś przestrzeń w sieci informatycznej. Pomysły na wpinanie nośników elektronicznych (np. zapisane płyty CDR) do segregatorów nie są rozwiązaniem tego problemu z uwagi na to, że same z siebie nadal wymagają dodatkowego dostępu do określonego urządzenia do ich odczytu.

Centrum skanowania nie było by aż tak złe, ale centrum druku faktycznie było by obecnie kuriozalne. Nie zmienia to jednak faktu, że obowiązkiem Państwa jest zapewnienie obywatelom równego dostępu do akt spraw, nie wolno nikogo wykluczyć z powodu np. nieposiadania komputera i braku dostępu do Internetu (który to dostęp nie jest jeszcze prawem, jest możliwością).

Kolejnym problemem jest fakt ginięcia akt i problemy z tym związane, o czym już wcześniej pisałem:

Zapewne nie odtworzy się oryginałów ale poświadczone, elektroniczne kopie można posiadać. Dlatego urzędom, i nie tylko, sugeruję rozważenie: zamiast od razu walczyć z wdrażaniem mało tu skutecznych, kosztownych i długotrwałych we wdrożeniu,  systemów obiegu dokumentów, wdrożyć porządne repozytorium dokumentów, archiwum elektroniczne.  Łatwiej jest je wdrożyć, są w znacznej części gotowe wymagania dostępne na stronach Archiwum Państwowego i w zaleceniach MoReq2^??? (zalecenia Unii Europejskiej, w Polsce zajmuje się tym Narodowe Archiwum Cyfrowe). ?(Żeliński, 2013)?

Kluczowe pojęcia w ustawach

Podstawowym materiałem do analizy jest kilka aktów prawnych, zawierających normy operujące pojęciem dokument.

Kodeks Cywilny. Proszę zwrócić uwagę na to, że istotne jest także powiązane pojęcie “forma dokumentowa”, oznaczająca “jako dokument” (lub “w postaci dokumentu”)?(?Kodeks Cywilny,? 1964)?:

• Art. 77(2). Dokumentowa forma czynności prawnej: Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
• Art. 77(3). Definicja dokumentu: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
• Art. 78. Pisemna forma czynności prawnej:
  • § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
• Art. 78(1). Elektroniczna forma czynności prawnej
  • § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  • § 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Ciekawostką jest Art.78(1) gdzie użyto pojęcia “postać elektroniczna” jednak KC nie zawiera definicji tego pojęcia, jawnie jest jednak napisane, że pojęcia postaci elektronicznej i pisemnej zostały zrównane co do skutków prawnych. Forma pisemna jest tożsama z postacią dokumentową. Jak pisze ?(Jóźwiak, 2016)?:

Zgodnie z nowym brzmieniem Kodeksu cywilnego dla zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Definicję dokumentu elektronicznego, który należy utożsamić z postacią elektroniczną dokumentu, podaje kolejna Ustawa:

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tu wprowadzono pojęcie nośnika danych i dokumentu elektronicznego?(?Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,? 2002)?:
Art. 3. Katalog pojęć ustawowych
Użyte w ustawie określenia oznaczają:
1) informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
2) dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;

Kolejnym powiązanym aktem prawnym, budzącym wiele emocji, jest tak zwane RODO, gdzie pojawia się pojęcie przetwarzania danych, gdzie jako typ przetwarzania danych wskazane także samo ich utrwalanie:

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679?(?RODO,? 2016)? Art.4, ust.2.: ?przetwarzanie? oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

Na stronie MC znajduje się ciekawe podsumowanie:

Definicje dokumentu

Dokument jest jednym z najtrudniej definiowalnych pojęć. Pojawienie się dokumentów elektronicznych obok dokumentów papierowych pozwoliło jednak wyodrębnić pewne cechy wspólne, które ? niezależnie od postaci ? są cechami dokumentów, pojmowanych jako potencjalne dowody. Jeśli bowiem celem tworzenia dokumentu jest utrwalenie pewnej informacji, to wiadomym jest, że informacja ta musi być później odczytywalna, wiarygodna, zabezpieczona przed niekontrolowaną zmianą, umiejscowiona w czasie i miejscu. Informacja nie musi być jednak trwale związana z tym samym nośnikiem, na którym została pierwotnie zapisana. Właśnie z uwagi na możliwość degradacji nośników możliwość przenoszenia informacji na inne nośniki jest jednym ze sposobów zabezpieczenia jej przed utratą, podobnie jak możliwość zwielokrotnienia zapisanej informacji. Niezależnie od powyższego, dokument musi mieć swojego twórcę, choć niekiedy będzie on wynikiem działania pewnego systemu, który wytworzy dokument w wyniku wcześniej zaprogramowanych procedur. Wydaje się, że można byłoby przyjąć także następującą definicję dokumentu:

Dokument ? informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, wyrażona w dowolnej formie, utrwalona w dowolnej postaci, możliwa do jednoznacznego wielokrotnego odczytania, przesłania i zapisania, której powstanie daje się powiązać z czasem, miejscem i okolicznościami jej wytworzenia, i która jest zabezpieczona przed niekontrolowaną modyfikacją. ?(?Dokument,? 2019)?

Analiza pojęciowa

Analizy pojęciowe to jedno z kluczowych narzędzi badania spójności tekstów i innych form wyrazu operujących językiem (zbiór pojęć i ich znaczeń). Badanie spójności pojęć i ich definicji polega na budowaniu z nich zdań i sprawdzaniu czy są to zdania prawdziwe, muszą one mieć także sens dla adresata treści (człowieka) w kontekście dziedziny w jakiej są używane (pamiętajmy, że treść podlega interpretacji).

Narzędziem do prowadzenia takich analiz jest np. notacja zwana diagramem faktów. Jest to specyficzny diagram klas operujący jedynie na nazwach klas (klasach), związkach generalizacji i specjalizowanych asocjacjach, zwanych faktami, wyrażającymi wyłącznie kontekstowy związek między klasami (tu pojęciami). Więcej o definicjach pojęć w przypisach do Słownika pojęć na tym blogu.

Poniżej analiza pojęć użytych w ww. normach.

Górna część diagramu pokazuje pojęcia z powyższych źródeł w kontekście treści norm w jakich zostały użyte. Zgodnie z zasadami logiki zdań tej analizy czytamy:

• dokument jest typem nośnika informacji (źr. KC)
• dokument elektroniczny jest typem dokumentu
• informatyczny nośnik informacji jest typem nośnika informacji
• dokument elektroniczny jest typem zbioru danych
• zbiór danych zapisywany jest na informatycznym nośniku danych
• zbiór danych niesie treść
• dokument niesie treść

Biorąc pod uwagę to, że związek generalizacji i specjalizacji (coś jest typem czegoś) jest przechodni, mamy także: dokument elektroniczny jest typem nośnika informacji, co tu jako zdanie, już nie ma sensu. Kolejny problem to treść: niesie ją i dokument i zbiór danych, jednak zbiór danych to także coś co jest zapisane na informatycznym nośniku danych. Otrzymujemy więc zdanie: “dokument jako nośnik informacji, niesie treść, będącą zbiorem informacji, zapisaną na nośniku informacji” co jest zdaniem nie mającym sensu (jest to absurd). Innymi słowy dokument jest jednocześnie i nośnikiem treści i treścią. Celowo nie wprowadzam tu pojęcia informacja, by nie zaciemniać tego wywodu, jednak informacja to treść (dane) mająca określoną siłę (treść/dane niesie określoną ilość informacji, patrz teoria komunikacji, tw. Shannona).

Szkodliwy jest tu zapis w KC mówiący, że dokument to nośnik z zawartością, utożsamiający często pojęcie dokument z papierem, co uważam za relikt “dawnych czasów”. Niestety relikt ten jest podstawą np. utrzymywania akt sądowych w postaci papierowej.

Dolna, druga część powyższego diagramu pokazuje model pojęciowy, na którym usunięto powyższą wadę. Czytamy go:

• zbiór danych niesie treść
• zbiór danych utrwalany jest na nośniku informacji
• treść utrwalana jest na nośniku informacji
• treść stanowi dokument

Analizując akty prawne widać, że ustawodawca utożsamia pojęcia treść i informacja (co nie jest błędem). Pojęcie dokument nabiera tu uniwersalnego, ale nadal zachowującego sens, znaczenia: treść/dane (a nie ich nośnik). W konsekwencji akty prawne, poza KC, operujące pojęciem dokument i forma pisemna, jak się wydaje, nie wymagają zmian. Zmiany wymaga jedynie zapis w KC utożsamiający dokument z nośnikiem, bo to jest przyczyną kolizji pojęć, pozwalającej sprowadzić pojęcie dokument do absurdu, jak pokazano powyżej.

Takie zmiany powoli zachodzą już od dawna w prawie. Jaskółką było zniesienie pojęcia oryginału i kopii faktury. Od tamtej pory określony zestaw danych (treść) jest fakturą. Bez względu na liczbę egzemplarzy i rodzaju nośnika, liczy się treść: jest to stale jeden i ten sam dokument (czego niestety, wielu księgowych zdaje się nadal nie dostrzegać). Podobnie jest z niedawnym wprowadzeniem faktury ustrukturyzowanej, czy wcześniej: Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK). Dokumentem jest treść a nie “nośnik pozwalający się z nią zapoznać”.

Warto tu także zwrócić uwagę na problemy z RODO, które jako akt prawny, moim zdaniem, cierpi z podobnego powodu: absurdy pojęciowe. Rok temu pisałem:

Opisane w tym artykule żądania wręcz przeczą prawom fizyki. Prawo do zapomnienia jest praktycznie niemożliwe do realizacji w ludzkiej pamięci czy setkach papierowych kopii istniejących dokumentów. Pisałem już o tym problemie już w 2014 roku:
?Założyciel Wikipedii, Jimmy Wales nie owija w bawełnę ? jego zdaniem ?prawo do bycia zapomnianym? to po prostu cenzura?. I moim zdaniem ma trochę racji, ale to ?prawo? to po protu próba ?łamania praw fizyki?, historii nie zmieniamy?W kwestii chciejstwa ludzi: Amerykański koncern Google poinformował w czwartek, że w ciągu miesiąca otrzymał 70 tys. wniosków od europejskich użytkowników chcących usunięcia pewnych wyników podawanych przez jego wyszukiwarkę w ramach zagwarantowania ?prawa do bycia zapomnianym? (Google otrzymał 70 tys. wniosków o ?bycie zapomnianym? ? It). Niestety realnie, w naturze, i tak nikt nie ma gwarantowanego ?prawa do bycia zapomnianym?.

(źr. RODO…)

Skutki tego zapisu w RODO widać na powyższym diagramie: sam fakt posiadania nośnika z danym czyni z jego posiadacza podmiot przetwarzający, nawet jeżeli nie ma on możliwości zapoznania się z treścią (czyli jest dla niego bezużyteczny) co czyni taką regulację absurdalną.

O dokumentach

A co z aktami w sądach i nie tylko w sądach? Wykazano wyżej, że dokument to treść a nie nośnik. Pozostaje kwestia ich wiarygodności, a często także historii ich zmian.

Historia zmian

Wiarygodność dotyczy treści, należy uznać że data powstania dokumentu oraz dane autora, to także elementy treści dokumentu. Jeżeli istotne są informacje o historii dokumentu, także jest to jego treścią lub treścią odrębnego dokumentu (metryka, często uznaje się że metryka jest częścią dokumentu).

Zmiany treści dokumentu, to tworzone kolejne jego wersje. Tu konieczne jest zdefiniowanie pojęć wersja, recenzja, autor, recenzent. Roboczo można przyjąć, że wersja dokumentu to jego treść do momentu powtórnej publikacji (zakłada się, że publikacja to treść dokumentu jaka formalnie opuszcza jego autora). Innymi słowy, jeżeli pracuję na tym dokumentem, nawet z przerwami na zapisanie form pośrednich, nie są to kolejne wersje.

(ale np. popularny system publikacji treści Worpdress, tratuje jako wersję, na użytek autorów, roboczo zapisaną treść, ta może mieć status opublikowana lub nie).

Z perspektywy dokumentów formalnych, wersją będzie każde wydanie do recenzji, konsultacji, publikacja wersji końcowej. Później mogą pojawić się olejne wersje dokumentu jako jego uzupełnione postacie (wydania, jeżeli taki charakter ma dokument, np. książka albo rozwijana dokumentacja oprogramowania). Pojawia się więc kwestia tak zwanego wersjonowania, czyli zdefiniowania granicy pomiędzy wersją roboczą, kolejną wersją, a nowym dokumentem. Pismo w sprawie przekazane do urzędu (sądu) ma jedną wersję, tę która została doręczona. Jednak dokument, którego treścią jest decyzja administracyjna, albo akt prawny, może mieć pośrednie wersje konsultowane, i tu istotne jest kto wprowadzał zmiany do dokumentu, kiedy, jakie i na jakiej podstawie (pamiętamy aferę “i czasopisma…”, to treść metryki).

Rozproszenie egzemplarzy jako metoda uwiarygodnienia i kontroli. Dalsze prace

Do uwiarygodnienia dokumentu (ochrona przez fałszerstwem) nadal jest używany podpis elektroniczny, jednak mimo upływu lat, nie upowszechnił się, a przybywa rozwiązań, które go nie wykorzystują. Wydaje się, że podpis elektroniczny, oraz inne podobne formy kodowego zabezpieczania dokumentów, są na tyle skomplikowane w logice działania, że ich wdrażanie jest kosztowne i nieskuteczne (patrz e-podpis po 13 latach).

Nadal odręczny podpis na papierowych dokumentach jest skuteczny, i nic nie wskazuje na to, by miało się to zmienić. Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że są metody, inne niż elektroniczny podpis kwalifikowany, wystarczająco skuteczne, by uznać, że dany dokument (treść) pochodzi od jego deklarowanego nadawcy. Jedną z nich jest podawanie danych z poprzedniego roku na wysyłanych (bez e-podpisu) deklaracjach podatkowych. Inna to uznanie, że jeżeli dwa egzemplarze dokumentu, pozyskanego z dwóch źródeł o sprzecznym interesie, nie różnią się zawartością, to znaczy że nie zostały sfałszowane (tak działa JPK i tak zwane kontrole krzyżowe dokumentów finansowych). Rozwijają się stale także metody biometryczne sygnowania dokumentów.

Tak więc moim zdaniem jest światełko w tunelu. Dotychczasowe badania pokazały, że rozproszenie egzemplarzy jest bardzo skuteczną metodą ochrony przez fałszerstwem. Prostą i łatwą metodą jest rezygnacja z usuwania redundancji w systemach EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów): każdy uczestnik obiegu dokumentów ma własną przestrzeń na dokumenty z ich egzemplarzami, sprawdzenie czy dokument nie został sfałszowany wymaga jedynie porównania wersji składowanych u różnych uczestników procesu jego przetwarzania. Jeżeli ryzyko zmowy jest zbyt duże, wprowadza się dodatkowo rolę “notariusza” w takim obiegu.

Metoda ta bez problemu daje się (i robię to) wdrożyć w podmiotach nie będących podmiotem publicznym, bo jest to tylko kwestia umowy wewnątrz danej organizacji. W przypadku podmiotów publicznych i dokumentów o znaczeniu prawnym dla obywatela, wymagane są jednak zmiany w legislacji. Moim zdaniem jest możliwe wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, także w sądach, bez stosowania podpisu elektronicznego. Wymaga to:

• przyjęcia zasady jednego nośnika dla poszczególnych teczek aktowych (albo papier, albo elektronicznie),
• uznania, że wewnątrz instytucji obieg dokumentów może być zawsze elektroniczny,
• poszerzenie roli notariusza, jako miejsca lokalizacji egzemplarza (notariusz ma kopię każdego dokumentu jaki notarialnie potwierdził).

Owszem system ten wymaga wypracowania detali, dlatego wymaga dalszych prac, jednak moim zdaniem, jest możliwy do wdrożenia. Zachęcam i zapraszam do dyskusji pod artykułem.

Warto wiedzieć, że prace w podobnym kierunku trwają, obecnie reguluje to USTAWA z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, nie zawiera ona jednak pojęcia “notariatu elektronicznego”. Nadal jedyną formą zaufania jest podpis elektroniczny lub profil ePUAP.