Mój serwis systematycznie płynie w stronę marketingu i strategii, chyba nie ma od tego odwrotu. Praktyka pokazuje, że wybór i próba wdrożenia jakiegokolwiek systemu bez związku ze strategią firmy, że już nie wspomnę, przy jej braku, nie wróży dobrze.
Często spotykam się z twierdzeniem, że do wdrożenia nowego systemu trzeba tylko spisać wymagania i przeprowadzić przetarg. Cała sztuka w wymaganiach. Modne są tak zwane ankiety, na bazie których zbiera się informacje o tym co robią pracownicy i na ich podstawie spisuje wymagania. Opis taki staje się wyznacznikiem tego co ma robić wdrażany system i najczęściej pierwszym gwoździem do trumny wdrożenia.
W czym kłopot? W tym, że taka procedura to zastój a nie rozwój.
Firmy, które wdrożyły z sukcesem jakikolwiek system wiedzą, że w większości przypadków stan organizacji pracy osiągnięty po wdrożeniu nijak się nie ma do dawnych opisów z ankiet przedwdrożeniowych, wiec po co je robić?
Więc jak to robić? Firmę można opisać (zamodelować) na trzech podstawowych poziomach:
- Cel rynkowy, podstawowa wartość dodana oferowana na rynku czyli położenie w łańcuchu wartości
- Opis tego w jaki sposób realizowany jest przez firmę podstawowy produkt rynkowy czyli opis łańcucha procesów biznesowych (przypominam, że proces to zespół czynności tworzący wartość)
- Opis tego, w jaki sposób pracownicy firmy realizują prace opisane łańcuchem procesów (łańcuch czynności, pracy.
Czym jest strategia firmy? Jest tym co stanowi podstawę planowania działań nad rozwojem firmy. Jeżeli plan to stan firmy przewidywany jako osiągalny w założonym czasie to strategia jest receptą na realizację tego planu. To lista działań i sposobów ich prowadzenia.
Jak więc można podejść do wyboru i wdrożenia systemu
Powyższy diagram (opracowanie własne) to model procesu realizacji planu rozwoju w kontekście wdrożenia systemu informacyjnego. Każdy z elementów zobrazowanych na diagramie powinien być w firmie zdefiniowany czyli:
- Opisana strategia rozwoju
- Opisany model funkcjonowania (model procesów biznesowych)
- Procedury czyli recepty na wykonywanie czynności
To ostatnie podlega zmianom w trakcie wdrożenia. Dlaczego? Powodem jest właśnie to, że wybierany i potem wdrażany system stanie się nowym narzędziem pracy, które na pewno zmieni (powinno) sposób wykonywania większości czynności. Podejście polegające na spisaniu ankietami obecnie wykonywanych czynności i zaimplementowanie ich prowadzi do sytuacji, w której kierowcę przesadzamy z samochodu na śmigłowiec ale nadal karzemy mu poruszać tylko nad drogami i zatrzymywać na czerwonym świetle.
Należy się pogodzić z reorganizacją, określić cele wdrożenia jednak celem tym nie powinna być sama tylko automatyzacja. Nowy system powinien wnieść do firmy nową jakość, nowe możliwości. W przeciwnym wypadku trudno jest mówić o podnoszeniu konkurencyjności czy uzyskiwaniu istotnej przewagi rynkowej. Bo na czym miała by ona wtedy polegać? Jazda na szybszym rowerze sama z siebie nie jest sposobem na osiąganie istotnej przewagi. Należy najpierw obrać nową drogę i potem dobrać do niej najlepszy pojazd.
