Procesy znamy od dwustu lat, biznes rozumiemy od dwudziestu i nadal paprzemy wdrożenia. Dlatego chyba należy doprowadzić już do tego by o wdrożeniach systemów IT nie decydowali juz więcej dostawcy tych technologii.
?Dawniej zakład sprzedawał dziś realizuje proces sprzedaży. Przedtem produkował ? dziś wykonuje proces produkcyjny. Zarząd podejmował decyzje ? teraz optymalizuje proces decyzyjny. I tak dalej… Czy w takim razie w sądzie toczy sie proces procesowy?? Tak napisała Redaktor Naczelna pewnego periodyku zajmującego się systemami dla przedsiębiorstw we wstępie do jednego z numerów.
Moda na procesy, zarządzanie zorientowane procesowo, outsourcing procesów biznesowych itp. to nie moda. Moim zdaniem to kolejny etap zrozumienia tego co się wokoło nas dzieje bo w sadzie nie ma procesu procesowego. W sądzie ma miejsce proces dochodzenia do poznania prawdy i wydania sprawiedliwego sądu.
Oczywiście nadużywanie słowa proces to kolejny buzzword czyli słowo wytrych. Mam jednak wrażenie, że najczęściej szermują nim sprzedawcy BPM i dobrze jest jak je rozumieją.
Pojęcie procesu nie jest nowe. Pojawia się w zarządzaniu niemalże od początku istnienia tej nauki, co najmniej od czasów Taylora. Procesy produkcyjne i ich usprawnianie to przedmiot badań już od XIX wieku. Co więc jest nowego?
Jak na mój rozum po prostu nic. Może tylko to, że nauka powoli opuszcza budynki uczelni (czemu dopiero teraz??). Skąd taka moda na procesy, także w informatyce? Moim zdaniem większość ludzi uważa, że jak nie ma kłopotów to nie ma co się zastanawiać nad tym co sie robi. Są kłopoty szuka się magicznego środka na to by im zaradzić.
Czasy gdy produkcja nadawała ton ekonomii a informatyka była biznesem z trzycyfrową marżą już chyba bezpowrotnie minęły. Teraz o sprzedaży decyduje odbiorca a marże w IT spadły nawet do jednocyfrowych. Efekt? Może by tak zapytać tych śmiesznych uczonych co oni na to?
Informacja to wartość rynkowa i źródło jej przewagi
No i teraz ktoś powie, że to truizm. Owszem jednak ciekawe jest to, że jest to truizm a jednocześnie najczęściej słowo ?rynek? i jego odmiany są najczęściej usuwane z ofert i analiz przygotowywanych przed wdrożeniami.
Dlaczego często widuję zapisy ?system ma umożliwić sprawne wystawianie faktur VAT? (ciekawe co to tak na prawdę znaczy?) a raczej nie widuję zapisów o treści ?system ma umożliwiać wystawianie faktur w czasie co najmniej tak krótkim jak w innych firmach naszej branży i umożliwiać wysyłanie ich automatycznie drogą elektroniczną??
Wytłumaczenie moim zdaniem jest bardzo proste: skoro zamawiający chce wdrożyć nowy system IT bo mówi mu to benchmarking (nota bene kolejny nadużywany buzzword) a nie ocena np. rentowności czy pomysł na nowy produkt czy usługę, firma nie ma własnej strategii tylko kopiuje cudze, analizę przedwdrożeniową z reguły prowadzi firma, która system następnie wdroży to skąd ma się pojawić jakikolwiek sens w takim wdrożeniu?
Niedawno byłem na konferencji, gdzie po moim referacie na temat potrzeby prowadzenia analiz i opracowania wymagań w ramach odrębnego projektu z sali padło pytanie: ?Jak mamy ufać niezależnym konsultantom, skoro ostatnio jeden z naszych klientów dał nam taką analizę i okazało, że nasi wdrożeniowcy mieli duże z nią problemy i w końcu musieliśmy przeprowadzić własna?. Moja odpowiedź brzmiała: ?Nie znam dokumentu analizy ani szczegółów Państwa projektu jednak możliwe są dwa scenariusze: (1) analiza była z łej jakości i faktycznie należało ją powtórzyć, (2) analiza była poprawnie wykonana jednak Państwa system nie spełniał wymagań opisanych w analizie i doprowadzili Państwo do pozbycia sie niewygodnego dla Was dokumentu.? I dziwić się, że wiele firm IT mnie nie lubi.
To powszechnie obserwowane przeze mnie zjawisko: analizy przedwdrożeniowe prowadzone prze firmy IT mają na celu przede wszystkim określić jak za wszelką cenę wdrożyć tam ich systemy. Dlatego bronią sie te firmy rękami i nogami przez wszelkimi niezależnymi analizami. Inna sprawa, co stwierdzam z ubolewaniem, to to, że jakość wielu analiz także postawia wiele do życzenia (niestety). Są robione przez ludzi bez żadnego przygotowania i doświadczenia, niejednokrotnie nie mającymi nawet wiedzy z dziedziny zarządzania.
Procesy biznesowe i analiza systemowa
Powszechnym błędem ludzi IT (i nie tylko) jest utożsamianie słowa system ze słowami ?system informatyczny? co jest dużym błędem. System to:
System to jakikolwiek obiekt fizyczny lub abstrakcyjny/myślowy, w którym możemy wyróżnić jakieś wzajemnie powiązane dla obserwatora części/elementy/(inne systemy, stanowiące jego podsystemy). W tym sensie podział czegoś na systemy jest względny i zależy od tego kto przy pomocy czego i do czego podzielił/poklasyfikował jakiś zbiór na systemy. Dlatego też elementy jednego systemu mogą stanowić składniki innych systemów.
Systemem takim są więc między innymi państwo, organizacja społeczna, przedsiębiorstwo, program komputerowy i wszelkie kombinacje wymienionych. Czym wiec jest analiza systemowa?
?Analiza systemowa to działanie mające na celu dostarczenie wskazówek do podjęcia decyzji, poprzez generowanie i odpowiednie przedstawianie informacji związanej z zagadnieniem, którego decyzja dotyczy. Podstawowe pojęcia analizy systemowej: cele, warianty, koszty, miary jakości, kryteria wyboru, modele.?
Jak widać sama definicja nie ma nic wspólnego z systemami IT! To tylko jedne z wielu systemów. O co więc chodzi?
Chodzi o to, że np. podjęcie decyzji o wdrożeniu nowego systemu informatycznego i jego wyborze dobrze jest wesprzeć właśnie analizą systemową. Polega ona tu na: wykonaniu modelu organizacji, w której to wdrożenia ma mieć miejsce, wskazaniu tych jej miejsc, które chcemy np. usprawnić, określeniu pożądanych cech przyszłego systemu informatycznego (określenie wymagań). To wszystko jednak wymaga jednego: określenia celu biznesowego jakim może być np. podniesienie konkurencyjności oraz określenie progu rentowności takiego projektu.
Gdzie tu model procesów biznesowych? Otóż model taki jest często najlepszym modelem tejże organizacji do celów przeprowadzenia tej analizy. Robienie mapy procesów ot tak tylko dla jej zrobienia to marnotrawienie pieniędzy.
Informacja i łańcuch wartości
Teoria łańcucha wartości rynkowej Michaela E. Portera to moim zdaniem jedno z najdonioślejszych odkryć w dziejach marketingu. Pozwala budować modele biznesowe, zrozumieć rynek i tworzyć skuteczne strategie rynkowe w sposób zrozumiały a nie na zasadzie ?robimy tak, bo większość liderów tak robi?.
Nie będę tu opisywał całej teorii, zainteresowanych odsyłam do ?Przewaga konkurencyjna?, M.E. Porter. Kluczowym jej elementem jest wartość w łańcuchu sprzedający – kupujący. Co prawda często słyszy sie o wartości dodanej ale jest tylko fragmentaryczne postrzeganie tej teorii. Szermowanie pojęciem wartości dodanej dla klienta bez zrozumienia całej teorii prowadzi często do błędnych wniosków w rodzaju: musimy coś wnieść do odprzedawanego towaru i będzie ok. Możliwe, jednak gdzie tkwi błąd? W tym, że nie chodzi o to by wnieść ?jakąś? wartość do produktu, należy go wzbogacić o coś co ma realną wartość dla kupującego. Prostym testem jest to czy mamy klientów 🙂 za cenę jaką zaoferowaliśmy.
Gdzie tu miejsce dla IT? Otóż IT ma sens moim zdaniem tylko wtedy gdy pomaga tę wartość tworzyć, przypominam wartość rynkową. Jak to mówią komputer sam z siebie do niczego nie służy chociaż podobno niektórzy sprzedawcy potrafią sprzedać śnie Eskimosowi. Jeżeli to prawda to jest to poważne zagrożenia nie tylko dla IT 🙂 a już dla opinii o IT na pewno…
Dobra mapa procesów biznesowych jest odzwierciedleniem wewnątrz firmowego łańcucha wartości. Technologie, w tym IT, są zasobami wspierającymi te procesy. Na stronach tego serwisu powtarzam to do znudzenia ale to tylko efekt tego, że nie potrafię znaleźć zamiennika :).
Stąd już blisko to systemu IT, wymagań na niego i jego rentowności: (1) obrać cel biznesowy, (2) opisać firmę procesami, (3) wskazać procesy mające wpływ na realizację celu biznesowego, (3) ocenić wartość jaką wnoszą te procesy, (4) określić maksymalny akceptowalny progowy koszt osiągnięcia zdefiniowanego celu biznesowego (tu otrzymujemy próg rentowności projektu), (5) spisać procesy które wesprzemy technologią IT i opisać jak chcemy to wsparcie zrealizować (tu otrzymamy wymagania funkcjonalne). To telegraficzny skrót analizy systemowej prowadzącej do podjęcia decyzji o wdrożeniu, można to w tym przypadku nazwać także analizą wykonywalności.
Kilka wskazówek
Teraz przytoczę kilka ciekawych wskazówek dla firm planujących jakiekolwiek innowacje IT:
- Oceń nasilenie informacji w branży
- Określ rolę techniki informacyjnej w strukturze sektora
- Rozpoznać i uszeregować sposoby uzyskania przewagi konkurencyjnej dzięki technice informacyjnej
- Zbadać, w jaki sposób technika informacyjna mogłaby sie przyczynić do narodzin nowych dziedzin działalności
- Opracować plan wykorzystania techniki informacyjnej
A co jest tu dziwne i zaskakujące? To, że M.E Porter napisał powyższe wskazówki w 1985 roku! Dlatego chyba należy doprowadzić do tego by o wdrożeniach systemów IT nie decydowali już więcej dostawcy tych technologii
