Oferty, umowy, faktury, płatności
Proces obsługi klientów:
Zapytanie ofertowe -> Oferta/Umowa -> e-Podpis ->Realizacja -> Płatności -> Rozliczenia
Na etapie składania ofert, ich akceptacji (zawierania umów) i rozliczeń używam platformy FreshBooks.com (patrz opis portalu klienta). Na tej platformie dokumenty finansowe na bieżąco kontroluje także on-line mój księgowy i biegły rewident (Mazuma GB Limited).
FreshBooks to oparte na chmurze oprogramowanie księgowe, które zapewnia firmom narzędzia do zarządzania fakturowaniem, wydatkami i innymi zadaniami finansowymi. Platforma ta umożliwia firmom tworzenie i wysyłanie faktur, śledzenie wydatków i zarządzanie finansami w czasie rzeczywistym, a także zapewnia funkcje zarządzania projektami i śledzenia czasu pracy. Firma FreshBooks została założona w 2003 roku i ma siedzibę główną w Toronto w Kanadzie, a dodatkowe biura znajdują się w Amsterdamie i Raleigh. Firma obsługuje klientów na całym świecie, od freelancerów po małe i średnie firmy, z różnych branż, w tym między innymi kreatywnych, prawniczych i konsultingowych. […] FreshBooks obsługuje deklaracje podatkowe, jest zgodny także z MTD w Wielkiej Brytanii. (https://en.wikipedia.org/wiki/FreshBooks)
UWAGA! Platforma Freshbooks.com to także Twój profil lokalny zaufany jako klienta, identyfikatorem osoby jest adres email podany w trakcie płatności lub spotkania (także on-line).
W tym przypadku zastosowanie znajduje art. 61 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (§ 1). Natomiast oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (§ 2). Wystarczające jest natomiast by oświadczenie woli dotarło do adresata w taki sposób, że miał możliwość zapoznania się z jego treścią, bez względu na to czy rzeczywiście to nastąpiło (Wyrok SA w Poznaniu z 17.04.2024, I AGa 236/22).
Oferta
Oferta może stanowić prostą kalkulację (estymacja) do zatwierdzenia (lista produktów/usług, ilości, ich koszt) lub poszerzony opis wraz z załącznikami. Ustalenie jej ostatecznej treści odbywa się on-line (rejestracja ustaleń, podpis elektroniczny): po zalogowaniu się, można komentować otrzymane dokumenty.
Umowa czyli zaakceptowana Oferta
FreshBooks oferuje funkcję e-podpisu: podpis zaawansowany, który jest zgodna z wymogami eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services, rozporządzenie UE określające standardy podpisów elektronicznych i usług zaufania). Aby być prawnie ważnym zgodnie z eIDAS, podpisy elektroniczne muszą spełniać określone kryteria, w tym być jednoznacznie powiązane z podpisującym, zdolne do jego identyfikacji, utworzone przy użyciu danych znajdujących się pod jego wyłączną kontrolą i powiązane z podpisanymi danymi w celu wykrycia zmian. Wymagania eIDAS:
- Unikalne powiązanie z osobą podpisującą: Podpis musi być powiązany z konkretną osobą.
- Możliwość identyfikacji osoby podpisującej: Podpis elektroniczny musi umożliwiać weryfikację tożsamości osoby podpisującej.
- Utworzony przy użyciu danych znajdujących się pod wyłączną kontrolą podpisującego: Podpisujący musi mieć wyłączną kontrolę nad danymi tworzenia podpisu.
- Powiązane z podpisanymi danymi: Podpis elektroniczny powinien zapewniać wykrywalność wszelkich zmian w podpisanych danych.
Platforma Freshbooks.com, stanowi lokalny profil zaufany, co oznacza, że ustalenia są autoryzowane przez osobę upoważnioną (konto zakładam po uwiarygodnieniu, np. na spotkaniu on line, dokonaniu kontrolnej przedpłaty płatności kartą płatniczą lub przelewem, patrz elektroniczny podpis zaawansowany).
Zawarcie umowy na realizację usługi to elektroniczna akceptacja oferty (estymacji) i symboliczne podpisanie. Poniżej akceptacja oferty z oświadczeniem, jako forma zawarcia umowy podpisem zaawansowanym z użyciem FreshBook.com (profil zaufany w systemie lokalnym):
Informacja dla podmiotów z Polski:
Zaawansowany podpis elektroniczny jest podpisem o poziomie bezpieczeństwa wystarczającym w relacjach usługobiorca – usługodawca. Wymagania odnoszące się do tego podpisu z jednej strony pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby opatrującej podpisem przesyłany dokument, z drugiej – nie są kłopotliwe w praktycznym stosowaniu ani po stronie podpisującego, ani po stronie weryfikującego
https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=Zaawansowany_podpis_elektroniczny
Aktualnie obowiązujące przepisy (ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1725, oraz Rozporządzenie) w art. 25 ust. 1 stanowią, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
UWAGA! Informacje zwrotne do mnie wysłane jako email, zamiast na opisanej tu platformie, która pełni rolę lokalnego profilu zaufanego, są traktowane jako nieautoryzowane i niewiążące dokumenty.
Powyższe dotyczy przypadku, gdy zamówienie/umowę podpisuje (akceptuje) jedna osoba. Jeżeli zamówienie/zawarcie umowy wymaga dwóch lub więcej podpisów, wykorzystywana jest platforma XODO SIGN.
Na życzenie odsyłam także, dodatkowo, odręcznie podpisany egzemplarz lub jego skan. Umowy podpisane inną metodą są akceptowane i załączane do tego profilu.
Projekt – realizacja przedmiotu umowy
UWAGA! Zasady bieżącej komunikacji opisuje szczegółowo dokument Komunikacja w projekcie oraz opis narzędzia Postmania.
Konto klienta na platformie Freshbooks.com ma na celu prowadzenie rejestru kluczowych ustaleń i bieżący podgląd rozliczeń. Sekcja dyskusji w projekcie:
Oto, co można udostępniać w ramach projektu:
- Komentarze
- Pliki (obrazy, gify, pliki PDF, dokumenty, arkusze kalkulacyjne)
- Łącza
Limit rozmiaru plików wynosi 50 MB na plik.
Faktura
UWAGA! Zastosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obowiązuje wyłącznie polskich przedsiębiorców, co oznacza, że kontrahenci spoza Polski nie są zobowiązani do korzystania z faktur ustrukturyzowanych. W przypadku otrzymania faktury od zagranicznego dostawcy, nie będzie ona dostępna w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, i zgodnie z wytycznymi ministerstwa, nie ma konieczności wprowadzania jej do systemu.
Wysyłka faktur elektronicznych powinna być poprzedzona akceptacją tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę, ale przepisy ustawy o VAT nie wymagają pytania o zgodę w jakimś odrębnym piśmie. Wystarczający może być fakt, że kontrahent daną fakturę przyjmie i nie będzie kwestionował tej formy jej dostarczenia. Stąd w takim przypadku nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na dostarczanie faktur w formie elektronicznej, w szczególności z tego względu, że kontrahent zaakceptował Regulamin wiadczenia Usług, w którym jest o tym mowa i który stanowi integralną część umowy.
Należy również podkreślić, że warunkiem tego, by fakturę elektroniczną uznać za dokument księgowy, na podstawie którego można dokonać odliczenia VAT, konieczne jest jej przesłanie lub udostępnienie w sposób i formie, która zapewnia autentyczność, integralność i czytelność.
PSD2 to skrót od Payments Services Directive 2 i jest to nowe rozporządzenie UE dotyczące uwierzytelniania płatności online. FreshBooks – którego używam – jest zgodny z PSD2 od 14 września 2019 r., kiedy to PSD2 weszła w życie. Dotyczy to wszystkich europejskich właścicieli firm, którzy wystawiają rachunki tylko klientom z Europy. Oprócz PSD2, Wielka Brytania wdrożyła Standard Otwartej Bankowości dla użytkowników w Wielkiej Brytanii, którzy używają aplikacji innych firm do łączenia się ze swoimi kontami bankowymi.
Standardowo wysyłam email z linkiem do pobrania faktury (rejestrowane doręczenie) z możliwością wykonania e-płatności, na adres email z profilu. Kontrahent ma pełny dostęp on-line do swoich dokumentów i ich statusów.
Wymaga to tylko autentykacji:
po której autoryzowana osoba ta dostaje dostęp do wszystkich dokumentów związanych z firmą, którą reprezentuje i statusów płatności. Adres email musi być wcześniej podany mi zapytaniu lub umowie (pamiętaj, by na platformie Freshbok.com przełączyć podgląd do trybu “To Me”):
Rejestracja to także dostęp do panelu komunikacji, który udostępnia możliwość komentowania każdej oferty, umowy, zamówienia, śledzenia projektu w toku, a także akceptacji estymacji kosztów, ofert i lub podpisywania zamówień. Aby skomentować np. fakturę należy kliknąć ikonkę wskazaną poniżej:
Zapoznać sie z ewentualnymi poprzednimi komentarzami, wpisać swój i wysłać:
Można on-line komentować oferty, postępy w projekcie, faktury (mozna też załączać pliki: PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF, Plain Text, CSV/Excel, UWAGA: nazwy plików nie mogą zawierać znaków specjalnych ani narodowych).
Płatności
Płatności przyjmowane są przelewem, on-line firmową kartą płatniczą, lub z pomocą PayPal (po uzgodnieniu).
Jako rezydent UK rachunkowość prowadzę w Funtach Szterlingach (GBP). Waluta ofert i faktury są GBP. Waluta rachunku płatnika (PLN w Polsce) nie ma znaczenia, przelewy i płatności kartą płatniczą w GBP są automatycznie przewalutowane w banku płatnika kursem dnia danego banku. Tak więc przelew kwoty wyrażonej w GBP spowoduje obciążenie rachunku w PLN po kursie dnia (patrz Zobowiązanie w walucie obcej opłacone w złotych). Polecam płatności kartą płatniczą do rachunku, płatności są natychmiastowe a prowizje mniejsze. Standardowy przelew powoduje, że środki na moim rachunku są księgowane po trzech dniach.
Freshbooks – opis panelu klienta
Jak działa Panel Klienta:
https://support.freshbooks.com/hc/en-us/categories/115001763407-What-Clients-View
Jak ustawić powiadomienia:
https://support.freshbooks.com/hc/en-us/articles/227338967-What-are-notifications
FreshBooks to także aplikacja kliencka na smartfon; https://www.freshbooks.com/en-gb/mobile-apps. Po jej zainstalowaniu dostaniesz monity na ekran, a wiele operacji będzie możliwe do wykonania w dowolnym miejscu i czasie z pomocą telefonu.
Komunikat tymczasowy!
Moduł notatek w Projektach nie monituje (email) o wszystkich wpisach, błąd jest usuwany, na razie dostawca zaleca cykliczne logowanie się do systemu, monity są wyświetlane na pulpicie.
Jeżeli moje maile z domeny Freshbooks.com lądują w folderze spam
Jest to sytuacja tymczasowa, operator platformy FresBooks.com został zaatakowany, nie odniósł żadnych szkód. Niedogodność obecna występuje, ponieważ adres IP strony FreshBooks.com, z której są wysyłane wiadomości, został dodany do wielu czarnych list RBL, https://multirbl.valli.org/lookup/208.117.54.182.html. Operator obecnie usuwa z tych list swój adres, co niestety trwa ok. kilku miesięcy.
Polecam w tej sytuacji wprowadzić do białej listy antyspamowej wpisy:
E-mail addresses of senders:
https://support.freshbooks.com/
mail@fb02.freshbooks.com
mail@fb05.freshbooks.com
welcome@fb02.freshbooks.com
IP adres: 208.117.54.182
