Coraz częściej pojawiają się głosy (w tym mój), że inwestycje w technologie IT[1] muszą podlegać takim samym regułom oceny, co wszystkie inne: muszą mieć ekonomiczne uzasadnienie. Można się niestety spotkać jeszcze z opiniami, że technologie informatyczne to coś innego niż np. środki produkcji. Firmy stosunkowo łatwo akceptują np. rezygnację z własnego transportu na rzecz firm kurierskich, rezygnują z wielu lokalnych magazynów na rzecz jednego centrum logistycznego, ale bardzo niechętnie przyjmują do wiadomości, ze w podobny sposób można zmniejszyć koszty zasobów IT. Jest to niestety winą niektórych krótko wzrocznych dostawców technologii informatycznych, wmawiających swoim klientom, że informatyka jest w firmie konieczna i nie można jej traktować na równi z innymi inwestycjami.

[1] ang. Information Technology, technologie przetwarzania informacji, nie mylić z informatyką jako wiedza inżynierską.

Stale rozwijają się metody zarządzania, powstają kolejne wersje systemowo zintegrowanych. Obecnie mówi się już o klasie ERPII. Są to systemy zintegrowane, wewnętrzna ich architektura logiczna jest praktycznie w 100% procesowa. Wdrożenie polega w głównym stopniu na zbudowaniu modelu procesowego firmy, jego optymalizacji i implementacji w systemie.

Coraz częściej nowe systemy pozwalają obsłużyć także różne elementy workflow w firmie czyli obiegu pracy (dokumentów, informacji itp.). Jest to tendencja, której źródło leży w minimalizacji obszarów nie objętych zintegrowanym systemem IT.  Do nie dawna (ERP) przyjmowało się, że ok. 80% wszystkich czynności w firmie odbywa się poza systemem ERP. Proporcja ta stale ulega zmianie. Na razie na rynku są systemy obsługujące te pozostałe 80%. Są to różnego typu systemy obiegu dokumentów i spraw. Jednak widać, że rozwój systemów zmierza w kierunku zawłaszczania kolejnych ?niezintegrowanych? obszarów.

W czym tu pomaga procesowe podejście? Pomaga po pierwsze w projektowaniu wymagań na system, pomaga także w ocenie zwrotu z inwestycji. Ten zwrot jednak należy oceniać poprzez scenariusze a nie tylko prostymi wskaźnikami typu ROI, TCO czy NPV. One tylko pokazują jak się system amortyzuje, nie ma to nic wspólnego z korzyściami dla firmy.

Korzyścią jest to, że po wdrożeniu ofertę można przygotować w jeden dzień a nie w tydzień, że prezes dane do negocjacji może pozyskać w minuty a nie tygodnie itd. System może się zwrócić nawet w jedną godzinę. Jak? Wystarczy, że na bazie natychmiast dostępnych z systemu informacji złożona zostanie oferta lub podjęta zostanie szybka decyzja, przed konkurentem i dzięki temu zyskamy kontrakt o zysku porównywalnym z kosztem nabycia systemu IT.

Pełna treść opracowania: