Bardzo często pytacie Państwo o kryteria i metodologię wyboru konkretnych rozwiązań, oprogramowania itp. Wybór technologii to raczej problem oceny ryzyka inwestycji i jej zasadności (koszt a korzyści). Pierwotnym problemem jest podejmowanie w ogóle nowych projektów jak np. wdrożenie systemu ERP czy CRM. Problem technologiczny to decyzja polegająca na dokonaniu wyboru motoru bazy danych, platformy sprzętowej i systemowej. Jednak to powinno być zawsze drugim elementem dopiero po dokonaniu wyboru oprogramowania (aplikacji).

Oprogramowanie bowiem stanowi sedno decyzji bo to jest tak na prawdę narzędzie do przetwarzania informacji (o czym niektórzy zapominają kupując najpierw serwer a potem szukając dla niego aplikacji). Technologia to tylko (i aż) niezawodność, czas, wydajność. Rozwiązaniem jest natomiast metoda przetwarzania informacji i osiągnięte wyniki.

Ten artykuł skierowany jest głównie do tych z Państwa, którzy odpowiadają w swojej firmie za informatykę a także do tych z Państwa, którzy w ogóle odpowiadają za firmę.

O co chodzi czyli od początku

Swego czasu trafił do mnie ciekawy, materiał opublikowany przez Forrester Research. Był to materiał na popularny ostatnimi czasy temat czyli o tym jak upadają kolejne dot.com’y i co jest tego przyczyną. Dzisiaj mamy już do czynienia z paradoksalną wręcz sytuacją gdy do dobrego tonu należy krytyka firm internetowych. Ciekawe jest natomiast to, że Ci którzy dziś bezkrytycznie oceniają te przedsięwzięcia nie mieli tej odwagi jeszcze rok temu. Jednak nie to będzie głównym tematem tego artykułu.

Firma żyje z tego co sprzedaje i ile sprzedaje

Prace nad rozwojem oferty (produktów, usług) są prowadzone stale w każdej dobrze zarządzanej firmie. To co firma oferuje (i sprzedaje a przynajmniej usiłuje) powinno mieć dokładnie określony rodowód. Przedmioty te lub usługi muszą mieć zaplanowane i weryfikowalne w czasie cele do spełnienia. Nadrzędnym celem jest oczywiście przynoszenie firmie zysku, cele pośrednie to np. osiągnięcie planowanego udziału w rynku, czas zdobycia planowanej pozycji na rynku itp. Bardzo ważne jest oszacowanie wartości rynku, na który ma się zamiar “wkroczyć” oraz wskazanie grupy odbiorców tych produktów czy usług. Ci odbiorcy to klienci do odebrania innym firmom w przypadku gdy wchodzimy na rynek z istniejącym już produktem lub klienci potencjalnie zainteresowani nową usługa lub produktem, który zamierzamy właśnie wprowadzić na rynek.

Czego i jak nie robić

Menedżerowie w dot.com’ach w wielu przypadkach zagubili różnicę pomiędzy kanałem sprzedaży a produktem. Potraktowanie Internetu jako produktu samego w sobie ma sens tylko w przypadku firm typu ISP (Internet Service Provider) ale nie ma sensu w przypadku sklepu internetowego. Sklep internetowy to kolejny kanał sprzedaży a nie sprzedawalny produkt sam w sobie (nie licząc dostawców tych technologii, którzy faktycznie sprzedawali “sklepy internetowe” i to z dużym powodzeniem). Rozsądne rozwiązanie nasuwa się samo: Sklep Internetowy to dobry pomysł na zwiększenie sprzedaży przez firmę sprzedającą tradycyjnymi metodami gdyż firma taka ma już klientów i może mieć podstawy do tworzenia nowych kanałów sprzedaży. Powstawanie firm (sklepów) w 100% wirtualnych jest swego rodzaju nieporozumieniem gdyż jest to inwestycja podwójnie dziwna: po pierwsze klientów trzeba zebrać od zera czyli komuś odebrać a po drugie inwestycja w technologię internetową jest znacznie większa niż inwestycja w tradycyjną infrastrukturę np. sklepu wysyłkowego.

Wiele takich i podobnych błędów było skutkiem zbyt daleko posuniętych uproszczeń w biznes planach i bazowanie na niesprawdzonych hipotezach prezentowanych przez entuzjastów technologii internetowych. Można powiedzieć, że wiele tych firm powstało dlatego, że nie było czasu (nie dano go sobie!) na rzetelne przemyślenia. Użyłem tu pojęcia sklepu internetowego ale dotyczy to praktycznie każdego e-biznesu. Metodami elektronicznymi można z powodzeniem wspierać dotychczasową działalność firmy ale tworzenie od zera “czysto elektronicznej” firmy jest bardzo ryzykowne.

Cykl projektowania

Firma Forrester Research podzieliła wprowadzanie nowych produktów na rynek na siedem etapów:

(schemat ten zawiera dodatkowe informacje, które tu stanowią pewnego rodzaju memento: czas trwania każdego etapu także nie jest obojętny, skracanie zawsze prowadzi do zmniejszenia rzetelności tych prac a co za tym idzie do zwiększenia ryzyka wprowadzania takich pomysłów w życie.)

Cykle te można podzielić na dwie podstawowe części: powstanie koncepcji produktu oraz działania operacyjne czyli rozpoczęcie sprzedaży. Zwróćmy uwagę na to, że pierwsze cztery etapy to praktycznie elementy strategii firmy a trzy pozostałe to wprowadzanie jej w życie. Zrozumienie tej zależności jest bardzo istotne gdyż zagubienie nadrzędnego celu pracy działu strategii i marketingu jest początkiem pracy “na samych siebie” co prowadzi w efekcie do kłopotów ze sprzedażą i dalej kłopotów finansowych całej firmy.

A gdzie tu jest IT?

W tym miejscu przyszła pora na wskazanie źródeł informacji niezbędnych do skutecznego prowadzenia tych prac:

Na powyższym schemacie widać jak na dłoni, że jednym z podstawowych źródeł informacji niezbędnych do prac nad rozwojem oferty, a więc w efekcie rozwojem całej firmy, są dane zgromadzone wewnątrz firmy i możliwość ich sprawnego przetwarzania. Oprócz danych z zewnątrz (wskaźniki ekonomiczne, dane demograficzne itp.) nie mniej ważne, a zaryzykowałbym stwierdzenie, że ważniejsze są własne dane na temat dotychczasowej historii firmy, jej klientów, sprzedaży itp. Na podstawie tak uzyskanych informacji można dopiero podejmować decyzje z minimalnym ryzykiem porażki. Brak danych sprowadza wiele ważnych rozważań do poziomu wróżenia z fusów. Nawet najlepszy zewnętrzny konsultant jest niemalże bezradny bez dokładnych danych o konsultowanym projekcie. W przypadku braku takich danych można tylko polegać na jego doświadczeniu.

Przyszła pora na szefa IT

W tym miejscu przyszła właśnie pora na szefa IT w firmie. Dobry szef informatyki to strateg rozumiejący cele realizowane przez firmę, rozumiejący marketing oraz rozumiejący potrzeby kolegów z działów marketingu i sprzedaży nie zapominając oczywiście o działach finansowych.

Na rynku mamy do czynienia z trzema podstawowymi rodzajami systemów informatycznych służących do wspomagania zarządzania firmą: zarządzanie produkcją (MRP/ERP), zarządzanie finansami i controlling, zarządzanie kontaktami z klientami (CRM). Pozostałe to rozwiązania wspierające powyższe lub systemy do prac nietypowych, np. specyficznych dla branży (systemy bilingowe, spedycyjne, zarządzania dokumentacją itp.)

Rozumienie strategii firmy i identyfikowanie się z nią to podstawowa droga to dokonywania właściwych wyborów podczas planowania rozwoju systemu informatycznego. Dlatego osoba odpowiedzialna za IT powinna mieć w hierarchii firmy na tyle wysoką pozycję by brać czynny udział w pracach nad strategią firmy. Nie przypadkiem w wielu firmach Dyrektor IT to członek zarządu lub osoba podlegająca bezpośrednio zarządowi.

Jest to dość pokrętna ale i uczciwa odpowiedź na pytanie czym się kierować i jaką przyjąć metodologię przy wyborze technologii informatycznych. Kierować się należy interesem firmy a metodologię należy wypracować samemu na podstawie jasno zdefiniowanych celów do osiągnięcia. Dokonanie oceny np. poszczególnych aplikacji i wyboru to już tylko rzemiosło polegające na przeprowadzeniu typowego ratingu na podstawie jasno określonych wymagań.

Notatka: J.Ż. Sierpień 2001