Wpadł mi ręce ostatni numer  IT-Magazine. Jest w nim bardzo ciekawy artykuł Roberta Tulickiego-Sypołowskiego zatytułowany “Problem komunikacji IT z biznesem, czyli nowa odsłona starego problemu”. Napisał w nim  między innymi (polecam cały artykuł), że “Zadaniem dzisiejszego CIO jest wykorzystanie technologii do budowania i wspierania strategii biznesowej.” Pochyliłem się nad tym zdaniem, bo jako osoba regularnie zajmująca się usprawnianiem organizacji, a w tym “odkrywaniem” wymagań na IT, regularnie z CIO mam do czynienia. (CIO – Chief Information Officer ? angielski tytuł nadawany w dużych organizacjach osobom zarządzającym działem informatyki).

Zdanie to jednak zaniepokoiło mnie, bo jeżeli zgadzam się z tym, że IT zawsze wspiera realizacje strategii biznesowej, to pytanie brzmi: kiedy ją współtworzy (buduje)? Moja mała polemika albo tylko dodatek…

W jednym z ostatnich artykułów napisałem:

Pamiętamy też czym jest wiedza i informacja. Tak więc, niezależnie od tego czym się dana organizacja zajmuje (branża),  cała istotna wiedza o niej to to, co zostało zapisane: informacje i ich zapis czyli wiedza. Mówiąc wprost: firmę postrzegamy przez jej ?cień?, jakim są wszelkie zapisy  o tym co się w niej wydarzyło. Teraz jednak musimy określić: co należy zapisać, które informacje utrwalać i jak, by obraz ten był wystarczający. To, co i jak jest zapisywane, to ?system informacyjny? organizacji. Jest on swoistą ?jaskinią Platona?. (Architektura korporacyjna i dojrzałość).

Popatrzmy na poniższy diagram:

Mamy tu Zarząd organizacji, CIO, proces Realizacji  strategii organizacji czyli jej podstawową działalność, oraz Zasoby informacyjne. Te ostatnie nadal funkcjonują w postaci tradycyjnej (papierowa) oraz elektronicznej (systemy IT).

Pytanie jakie należy sobie zadać to: za co odpowiada (powinien odpowiadać) CIO, za to co “trzyma” technologia IT czy za całość informacji w organizacji? Patrząc na to przez pryzmat tego co napisałem powyżej (jaskinia Platona), i jak widać na diagramie, nie jest to takie oczywiste. Jeżeli CIO zarządza tylko IT to znaczy, że nie zarządza całością informacji.  Jeżeli miałby zarządzać całością informacji (co z utrzymaniem jej spójności?) to znaczy, że ma “pod sobą” także archiwa papierowe.

Tu widzę problem i takie mnie nachodzą wnioski:

1. Jeżeli CIO to tylko IT, to jest to osoba, która nie współtworzy żadnej strategi (poza tym, że może mieć głos doradczy, pamiętamy, że strategia to odpowiedzialność Zarządu) ale na pewno wspiera jej realizację.
2. Jeżeli CIO ma zarządzać całą informacją w organizacji to nabiera to nowego znaczenia i być może taki CIO powinien brać udział w tworzeniu strategii organizacji ale wtedy powinien być członkiem Zarządu.

Problem jaki tu widzę, to przyzwyczajenie w wielu organizacjach (w urzędach w szczególności) do tego, że “papiery” to domena archiwistów, którzy bronią swojej niezależności i odrębności jak niepodległości. Patrząc jednak z pozycji ustaw zrównujących dokument papierowy z elektronicznym, jestem skłonny twierdzić, że długo tej niezależności nie utrzymają. Sam fakt pojawiania się systemów elektronicznego obiegu dokumentów, z których praktycznie każdy ma komponent “elektroniczne archiwum dokumentów”, ta niezależność już jest fikcją. Co jest i pozostanie moim zdaniem rola archiwistów? Przede wszystkim metadane dokumentów czyli ich klasyfikacja.  Podstawową rolą archiwisty jest  zarządzanie retencją i zagwarantowanie łatwego dotarcia do historycznych dokumentów poprzez  ich właściwe klasyfikowanie. Białe rękawiczki i zapach papieru to już coraz częściej raczej relikt przeszłości (który jednak jeszcze potrwa).

Tak więc kim jest CIO? Czym jest IT? W naszym języku utrwaliło się I jako informatyka (technologia), w języku angielskim I oznacza informację. Jeżeli CIO ma brać udział w tworzeniu strategi, moim zdaniem musi zostać wyniesiony do poziomu zarządu i zarządzać informacją a nie tylko informatyką czyli pewnym wycinkiem informacji. Czy to, CIO w zarządzie, się komuś uda? Jeżeli nie, to CIO będzie tylko zarządcą zasobów IT, najważniejszych ale jednak jednych z wielu w organizacji.

Na zakończenie. IT praktycznie wszędzie, to tylko wycinek systemu informacyjnego. To jest częstym powodem problemów w projektach wdrożeniowych. Dlatego zawsze sugeruję, by analizy biznesowe były “holistycznym” projektem w firmach prowadzonym “ponad IT”, a nie tylko “projektem informatycznym” przed czym niestety wielu CIO się broni, i tu widzę źródło owego “konfliktu IT vs. biznes”.