Komunikacja synchroniczna i asynchroniczna

Czym są i jak wpływają na pracę jej jakość i efektywność…

…w obrębie interaktywnych form komunikacji możemy wyróżnić formy synchroniczne i asynchroniczne. W asynchronicznych formach komunikacji reakcje odbiorcy są odroczone w czasie, co pozwala na ich przemyślenie i wpływa na sposób porozumiewania się; natomiast synchroniczne – pozwalają porozumiewającym się stronom odbywać zupełnie standardową konwersację lub dyskusję w czasie rzeczywistym (Reid, 1991; 1996; Murray, 1997).

Majgier, K. (2000). Internet jako przestrzeń komunikacyjna. PRZEGLĄD PSYCHOLOGICZNY, TOM 43(Nr 2), 157–172. https://www.kul.pl/files/714/media/2.43.2000.art.2.pdf..pdf

Komunikacja synchroniczna

To wszelki sposób prowadzenia dialogu, który odbywa się w czasie rzeczywistym. Najbardziej oczywistym wskazaniem będzie więc rozmowa twarzą w twarz, jednak to nie jedyny sposób synchronicznego porozumiewania się. Taka forma rozmowy odbywać się może także przez telefon lub spotkania online – zarówno w formie videorozmowy, jak i samego połączenia. Sposób, wykorzystane narzędzia, technologia, nie mają tu żadnego znaczenia, mogą to być wszelkiego rodzaju platformy onlinowe, wykorzystywane do prowadzenia spotkań online, rozmów. Istotą jest fakt komunikowania się bez zwłoki czasowej oraz jednoczesne zaangażowanie obu stron w prowadzenie rozmowy.

Plusem takiej formy jest możliwość sprawnego ustalenia działań oraz natychmiastowej informacji w czasie rzeczywistym. Minusem komunikacji synchronicznej z kolei jest fakt, że obustronne zaangażowanie wymaga koordynacji i dogodnych warunków. Nie zawsze jest możliwość prowadzenia komunikacji synchronicznej. Ulotność rozmowy to kolejna niedogodność. Wszelkie ewentualnie poczynione ustalenia czy wydane polecenia i tak wymagają zanotowania w czasie rzeczywistym. Dlatego na spotkaniach często wyznacza się osobę do pisania protokołu z przebiegu rozmów. Następnie obydwie strony akceptują zapisy protokołu z rozmów i mamy pewną gwarancję zgodności wszelkich ustaleń.

Komunikacja asynchroniczna

Komunikacja asynchroniczna, w przeciwieństwie do komunikacji synchronicznej, nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Skojarzone z tą formą komunikacji będą więc wszelkiego rodzaju e-maile i platformy workflow, task-management itp.. Przede wszystkim odróżnia je parametr czasowy pomiędzy wysłaniem komunikatu, a otrzymaniem odpowiedzi. Na komunikat przekazany jednej stronie przez drugą można spodziewać się odpowiedzi po 5 minutach, ale też po kilkunastu godzinach czy nawet dniach. Odbiorca komunikatu tak naprawdę nie musi nawet odpowiadać na przesłaną wiadomość. Wystarczy, że zastosuje się do instrukcji, co będzie potwierdzać zrozumienie komunikatu.

Plusem komunikacji asynchronicznej jest przede wszystkim możliwość jej archiwizacji, gromadzenie treści wiadomości. Jest to ogromną zaletą, gdyż do ustaleń czy poleceń można powrócić w dowolnym momencie. Minusem może być czas: nie jest to odpowiedź natychmiastowa, ale wtedy właśnie stosujemy komunikację synchroniczną. W komunikacji asynchronicznej należy ustalić pewne zasady, w szczególności maksymalny czas na udzielenie odpowiedzi. To właśnie możliwość swobodnego zaplanowania czasu na opracowanie odpowiedzi (wykonanie zadania) jest ogromną zaletę tego typu komunikacji.

Kiedy wybrać komunikację synchroniczną, a kiedy asynchroniczną?

Obecnie wiele spraw można podjąć zarówno synchronicznie (rozmowa lub obsługa telefoniczna, konferencja online), jak również asynchronicznie (workflow, e-mail, SMS). Jednak w określonych sytuacjach nieskuteczne albo zbyt kosztowne jest korzystanie z danej formy. Np. zespołowa praca on-line nad treścią dokumentu jest bardzo kosztowna i mało efektywna: w danej chwili pracuje tylko jedna osoba, zorganizowanie takiego spotkania także jest znacznie trudniejsze. Tu znacznie efektywniejsza jest praca asynchroniczna off-line np. w trybie autor – recenzent dokumentu. Z drugiej strony szybkie podsumowanie prac, ustalenie zadań czy udzielenie wyjaśnień, konsultacji, może być znacznie skuteczniejsze w trakcie rozmowy czy spotkania on-line.

Podsumowanie

Komunikacja synchroniczna to taka, która zachodzi w bieżącym czasie. Najczęściej prowadzona jest w formie rozmowy na żywo, przez telefon czy w formie wideokonferencji. Komunikacja asynchroniczna z kolei pozwala na dialog rozłożony w dłuższym okresie czasu i nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, co pozwala na swobodniejsze zarzadzanie czasem, wykonywanie pracy efektywniej w najdogodniejszym dla siebie czasie.

Z powyższych powodów wielu ekspertów, świadczących usługi polegające na tworzeniu opracowań i projektowaniu rozwiązań, stosuje odrębne stawki wynagrodzenia za czas poświęcany swoim klientom: zależnie od tego czy jest to wykonanie zadania w określonym terminie, czy też pełna dyspozycyjność w określonym czasie. Jak nietrudno się domyśleć, stawki za pełną dyspozycyjność są znacznie wyższe.

Na podstawie: Majgier, K. (2000). Internet jako przestrzeń komunikacyjna. PRZEGLĄD PSYCHOLOGICZNY, TOM 43(Nr 2), 157–172. https://www.kul.pl/files/714/media/2.43.2000.art.2.pdf..pdf