Niezmiennie od lat emocje budzą dyskusje na temat sensowności i rentowności wdrożeń oprogramowania. Szczególnie gorące są one w toku składania ofert przez dostawców oprogramowania. Jedenaście lat temu napisałem, że…

Nie zawsze podobają mi się wskaźniki ROI, TCO, NPV. Dlaczego? Bo one nie raz niewiele mówią! […] …badania liderów gospodarczych w poszczególnych krajach prowadzone na całym świecie wskazują jasno, że nie ma żadnej korelacji pomiędzy miejscem na liście liderów rynku a tym jakich systemów IT ci liderzy używają. Za to jest związek z tym jak są te firmy zarządzane. Liderzy rynku nie naśladują konkurencji i nie ścigają się z nią tylko tworzą. Zresztą kogo lider miałby gonić skoro jest liderem. I tu okazuje się, że istnieje paradoks: lider często pozostaje liderem mimo, że nikogo nie naśladuje, nie kopiuje najlepszych praktyk, nie używa benchmarkingu do rozwoju, co najwyżej do kontroli tego jak daleko jest za nim konkurencja. A co to ma do systemów IT? Okazuje się, że dużo. Otóż liderzy rynku mają strategię i ją wdrażają, system IT zaś jest narzędziem realizacji tej strategii. Jeżeli dla kogoś strategią rynkową jest wdrożenie systemu np. ERP jako takiego to ma kłopoty bo to nie jest to strategia firmy tylko plan inwestycji. Inwestycje możemy  traktować takimi wskaźnikami jak ROI, TCO, NPV ale czym zmierzyć stopień realizacji strategii? [1]

Przede wszystkim postawić należy pytanie: czy zakup oprogramowania to inwestycja a jeżeli tak to jaka lub w co?

Słownik języka polskiego mówi:

inwestycja 1. ?przeznaczenie środków finansowych na powiększenie lub odtworzenie zasobów majątkowych? 2. ?część dóbr wytworzonych, która nie jest przeznaczona do bezpośredniej konsumpcji? 3. ?przedmiot będący efektem inwestowania? 4. ?przeznaczenie środków finansowych i czasu na (czyjeś) kształcenie z myślą o korzyściach w przyszłości? [2]

Innymi słowy, każdy wydatek powiększający majątek to inwestycja, samo słowo inwestycja nie oznacza korzyści (ta może być nietrafiona).

Literatura ekonomiczna podaje:

Inwestycje- to wykorzystanie środków finansowych w celu nabycia składników majątkowych, finansowych środków majątkowych oraz niematerialnych wartości aktywów trwałych. To także aktywa nabywane w celu uzyskania korzyści ekonomicznych, które są efektem przyrostu z ich wartości, uzyskania odsetek, dywidend lub innych źródeł w tym także z transakcji handlowych. Inwestycje to zaangażowanie finansowe w dane przedsięwzięcie w celu uzyskania korzyści polegające przede wszystkim na przeznaczeniu zasobów finansowych, [3]

Tu pojawia się pojęcie “korzyści ekonomicznych” co sugeruje, że per saldo inwestor “będzie na plusie” czyli wydatki poniesione na inwestycje zwrócą się w jakimś określonym czasie. Pojęcia zwrotu z inwestycji i wskaźnika tego zwrotu definiowane są tak:

Wskaźnik rentowności inwestycji ROI (z ang. return on investment) to stosunek zysku operacyjnego opodatkowanego do nakładów inwestycyjnych (w niektórych opracowaniach: stosunek zysku netto do aktywów ogółem). Wartość ROI pokazuje, jaki jest dla naszej firmy maksymalny koszt długu (oprocentowanie), przy którym opłaca się z niego korzystać, zakładając, że siła zarobkowa aktywów nie ulegnie zmianie. Jako metoda prosta, ROI ma zastosowanie głównie pomocnicze na wstępnym etapie oceny projektu inwestycyjnego. [4]

Wzór na wyliczenie ROI:

a) wynik w procentach
ROI = (P-I)/I * 100%
b) wynik w stosunku liczbowym
ROI = P / I
Gdzie: P ? zysk ; I ? inwestycje

To wyliczenie wymaga założenia określonego czasu po jakim ten zwrot ma nastąpić (dlatego bardziej miarodajnym wskaźnikiem jest NPV [5] ). 

Takie definiowanie inwestycji ma jednak pewną wadę: odnosi się wyłącznie do przedmiotu inwestycji co jest moim zdaniem ogromnym uproszczeniem i zawężeniem problemu. Każda organizacja to system złożony z wielu elementów, które razem dopiero stanowią całość. Dział HR to koszt, czy ktoś rozsądny podejmie próbę oceny prostej rentowności wydatków na ten dział? Podobnie księgowość. Oprogramowanie to jednorazowy wydatek na zakup i wdrożenie ale potem także na utrzymanie i rozwój. Jakie liczby wstawimy do “wzoru na ROI” skoro wydatki są stałe czyli nie kończą się dopóki mamy to oprogramowanie?

Czy zakup oprogramowania to inwestycja? Jak widać z definicji chyba jednak nie! To koszt stały poprzedzony pewną kwotą związaną z pierwotnym uruchomieniem. 

W swoim artykule opisałem prosty przykład tego co nazywa się (polecam lekturę całego tego artykułu):

…scenariuszowe metody oceny rentowności. Inwestycje ocenia się nie po jej kosztach jednostkowych w stosunku do stanowisk pracy ale w kontekście całkowitych skutków reorganizacji firmy po wdrożeniu. Te skutki to np. skrócenie czasu przygotowywania ofert, obniżenie ryzyka, nowy internetowy kanał sprzedaży. Drugi bardzo ważny i jeszcze rzadko zauważany czynnik to wartość dodana do produktu firmy jaką wprowadza wdrożony system. [1]

W skrócie ocena zasadności zakupu powinna polegać na porównaniu dwóch całościowych stanów rzeczy: mamy to oprogramowanie oraz nie mamy tego oprogramowania. Jedna z metod realizowania takich analiz jest budowanie budżetu firmy dla obydwu tych scenariuszy. Możemy nie mieć możliwości bezpośredniego wskazania, która część zysków to efekt wdrożenia oprogramowania, ale jesteśmy w stanie ocenić czy EBITDA firmy się poprawi czy pogorszy po takim wdrożeniu. Wdrażanie oprogramowania i ocena korzyści z tego, to problem zbliżony do tego, który opisuje stara anegdota o kosztach reklamy: wiemy że połowa pieniędzy na reklamę to pieniądze wyrzucone w błoto, rzecz w tym, że nie wiemy która to. W naszym przypadku wdrażając oprogramowanie w takiej skali  jak to ma miejsce w przypadku ERP, dotykamy od razu wielu sfer i obszarów działania firmy i praktycznie nie ma możliwości oceny która z nich daje korzyści a która nie.

I tu pojawia się drugi problem: czy ma sens kompleksowe wdrożenie jakiegokolwiek zintegrowanego oprogramowania? Pierwsza wada: ogromy jednorazowy wydatek. Druga wada: im bardziej całościowe wdrożenie tym bardzie nie wiemy co się “zwróciło” a co nie… 

Powyższe problemy zilustruję, pewną opinią, która jest w moich oczach reprezentatywna dla takich dyskusji:

Opinie odnośnie szacowania zwrotu z inwestycji w system ERP są podzielone. Niektórzy dostawcy wprost pokazują klientom wyliczenia mające dowieść konkretnych oszczędności, jakie firma uzyska po wdrożeniu systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Firmy, które korzystają z ERP mają jednak na kwestię ROI odmienny pogląd. […]
Aby wyliczyć ROI, firmy posługują się zazwyczaj dwiema metodami. Najprostszym rozwiązaniem jest policzenie, w jakim czasie zwraca się inwestycja w system. Im dłuższy jest ten czas, tym inwestycja staje się bardziej ryzykowna i mniej atrakcyjna. Podobnie, im większa inwestycja początkowa, tym dłuższy czas zwrotu z inwestycji. Według danych Panorama Consulting tylko w co 4 przypadku koszt wdrożenia zwrócił się w ciągu pierwszych dwóch lat. Dlatego Wojciech Różalski z DEFRO zaleca na początku wdrożenie standardowych modułów systemu, dopiero wówczas, gdy firma dobrze pozna jego możliwości, warto pomyśleć o rozbudowie.

Według innej i bardziej czasochłonnej metody, ROI wylicza się rozważając alternatywne metody inwestycji. Przychody generowane po wdrożeniu systemu ERP porównuje się z innymi rozwiązaniami, które w tym czasie firma mogła zastosować ? choćby bankowego depozytu, czy inwestycji w park maszynowy. Ta metoda też jednak ma swoje ograniczenia. […]

W firmach, które rozwijają się bardzo szybko ? tak jak Defro ? trudno jest odwzorować, jakie faktycznie ERP przyniosło korzyści. Oczywiście, łatwo stwierdzić co się zmieniło na lepsze, trudno jednak to przekuć na liczby ? zwraca uwagę Sławomir Kuźniak z firmy BPSC, która ma na swoim koncie ponad 700 zrealizowanych wdrożeń systemu ERP. […]

opinia Konrada Krychowiaka ? Nie wyobrażam sobie raportowania i prowadzenia tak dużego przedsiębiorstwa jak DGS bez ERP opartego o relacyjną bazę danych. Bez systemu nawet prosta analiza czegokolwiek byłaby niemożliwa. ERP to również fundament do budowy rozwiązań komplementarnych, np. etykietowania towarów w oparciu o dane z ERP ? tłumaczy Konrad Krychowiak z Guala Closures DGS Poland. (Źródło: ERP a zwrot z inwestycji – czy w ogóle warto liczyć ROI?)

Teraz na zakończenie kilka uwag i komentarzy:

1. Skoro: “Najprostszym rozwiązaniem jest policzenie, w jakim czasie zwraca się inwestycja w system. Im dłuższy jest ten czas, tym inwestycja staje się bardziej ryzykowna i mniej atrakcyjna. Podobnie, im większa inwestycja początkowa, tym dłuższy czas zwrotu z inwestycji.” to znaczy, że im droższe i bardziej kompleksowe rozwiązanie tym większe stanowi ryzyko.
2. Metody scenariuszowe to właśnie rozważne “alternatywne metody inwestycji. Przychody generowane po wdrożeniu systemu ERP porównuje się z innymi rozwiązaniami”, problem w tym, że taka analiza wymaga posiadania wdrożonego systemu kontrolingu i budżetowania. 
3. Twierdzenia, że “W firmach, które rozwijają się bardzo szybko ? tak jak Defro ? trudno jest odwzorować, jakie faktycznie ERP przyniosło korzyści. ” to w moich oczach jawne przyznanie się, że decyzja o sensowności zakupu to czyste spekulacje. 
4. Niestety ostatnie z przytoczonych zdań: “Nie wyobrażam sobie raportowania i prowadzenia tak dużego przedsiębiorstwa jak DGS bez ERP opartego o relacyjną bazę danych. ” to już czystej wody, niczym nie poparta reklama i spekulacja. Opieranie opinii eksperckich na “wyobraźni” mnie osobiście kłuje w oczy. Tezy, że musi to (rozwiązanie) być koniecznie “relacyjna baza danych” to w dzisiejszych czasach raczej obrona skansenu. Z powodów nie tylko, wskazanego wyżej, ogromnego ryzyka jakim jakim jest wdrożenie od razu całościowego monolitu jakim są ERP, wdrożenia są coraz częściej rozkładane w czasie na zakup odrębnych dziedzinowych podsystemów. Wynika to także z tego, że nie da się w obecnych czasach przyjąć założenia, że w okresie 3 do 5 lat wdrożenia (typowe dla wdrożeń zintegrowanych ERP) nie ulegnie zmianie sytuacja rynkowa i taktyka rynkowa firmy…