Oferty, umo­wy, fak­tu­ry, płatności

Uważam, że komu­ni­ka­cja i jej przej­rzy­stość to dosko­na­łe spo­so­by na utrzy­ma­nie pozy­tyw­nych rela­cji z klien­ta­mi i dys­cy­pli­no­wa­nie człon­ków zespo­łu pro­jek­to­we­go dostaw­cy i wyko­naw­cy. Każdy mój klient na dostęp on-line do całej doku­men­ta­cji pro­jek­to­wej 24/7.

Używam dwóch klu­czo­wych plat­form współ­pra­cy (prze­czy­taj wpis: Dlaczego nie uży­wam pocz­ty elek­tro­nicz­nej do zarzą­dza­nia pro­jek­tem). Obie plat­for­my pra­cu­ją w chmu­rze, wyma­ga­ją logo­wa­nia, chro­nio­ne są kodo­wa­nym łączem SSL, mają mię­dzy­na­ro­do­we cer­ty­fi­ka­ty bezpieczeństwa: 

  1. FreshBooks​.com to plat­for­ma zatwier­dzo­na przez urząd skar­bo­wy UK, słu­ży do pod­pi­sy­wa­nia doku­men­tów (patrz opis por­ta­lu klien­ta), admi­ni­stro­wa­nia finan­sa­mi i roz­li­cza­nia usług. Służy mi do komu­ni­ka­cji z oso­bą odpo­wie­dzial­ną za for­mal­ne kon­tak­ty, np. kie­row­ni­kiem pro­jek­tu (koor­dy­na­to­rem projektu).
  2. Postmania (vpo​si​to​ry​.com) to robo­cza plat­for­ma wymia­ny infor­ma­cji, w toku reali­zo­wa­nych usług ana­liz i pro­jek­to­wa­nia, z zespo­łem mery­to­rycz­nym dostar­cza­ją­cym mi mate­ria­ły źró­dło­we i zgła­sza­ją­cym pisem­ne uwa­gi do powsta­ją­cych mode­li i ich opi­sów (dia­gra­my i ich opi­sy, patrz opis Postmania).
  3. Z uwa­gi na to, że zało­że­nie kon­ta wyma­ga oso­bi­ste­go kon­tak­tu ze mną, obie te plat­for­my sta­no­wią lokal­ny pro­fil zaufa­ny moich klien­tów w pro­jek­cie: Frehbooks​.com dla oso­by odpo­wie­dzial­nej za pod­pi­sa­nie umo­wy i finan­se, Postmania dla recenzentów.

Tu krót­ko opi­szę plat­for­mę FreshBooks: narzę­dzie, któ­re­go uży­wam w pro­ce­sie skła­da­nia ofert i wycen, zawie­ra­nia umów, ich roz­li­cza­nia i fak­tu­ro­wa­nia. Na tej plat­for­mie doku­men­ty finan­so­we na bie­żą­co kon­tro­lu­je tak­że on-line mój księ­go­wy i bie­gły rewi­dent (Mazuma GB Limited, ta fir­ma na Państwa życze­nie udzie­li tak­że infor­ma­cji na temat legal­no­ści mojej dzia­łal­no­ści w UK).

Komunikat tym­cza­so­wy! Jeżeli moje maile z dome­ny Freshbooks​.com lądu­ją w fol­de­rze spam

Jest to sytu­acja tym­cza­so­wa, ope­ra­tor plat­for­my FresBooks​.com został zaata­ko­wa­ny, nie odniósł żad­nych szkód. Niedogodność obec­na wystę­pu­je, ponie­waż adres IP stro­ny FreshBooks​.com, z któ­rej są wysy­ła­ne wia­do­mo­ści, został doda­ny do wie­lu czar­nych list RBL, https://​mul​tirbl​.val​li​.org/​l​o​o​k​u​p​/​2​0​8​.​1​1​7​.​5​4​.​1​8​2​.​h​tml. Operator obec­nie usu­wa z tych list swój adres, co nie­ste­ty trwa ok. kil­ku miesięcy.

Polecam w tej sytu­acji wpro­wa­dzić do bia­łej listy anty­spa­mo­wej wpisy:

E‑mail addres­ses of sen­ders:
mail@fb02.freshbooks.com
mail@fb05.freshbooks.com
welcome@fb02.freshbooks.com
IP adres: 208.117.54.182

UWAGA!

Wszelkie istot­ne usta­le­nia umow­ne są czy­nio­ne na tej plat­for­mie co ozna­cza, że są auto­ry­zo­wa­ne przez oso­bę upo­waż­nio­ną w pro­jek­cie, np. peł­nią­ca rolę upo­waż­nio­ne­go koor­dy­na­to­ra nad­zo­ru­ją­ce­go ofer­ty i umo­wę ze stro­ny nabyw­cy moich usług.

Informacja dla pod­mio­tów z Polski: 

Art. 8. Nie moż­na odmó­wić waż­no­ści i sku­tecz­no­ści pod­pi­so­wi elek­tro­nicz­ne­mu tyl­ko na tej pod­sta­wie, że ist­nie­je w posta­ci elek­tro­nicz­nej lub dane słu­żą­ce do wery­fi­ka­cji pod­pi­su nie mają kwa­li­fi­ko­wa­ne­go cer­ty­fi­ka­tu, lub nie został zło­żo­ny za pomo­cą bez­piecz­ne­go urzą­dze­nia słu­żą­ce­go do skła­da­nia pod­pi­su elektronicznego.

USTAWA z dnia 18 wrze­śnia 2001 r. o pod­pi­sie elektronicznym.(Dz. U. z dnia 15 listo­pa­da 2001 r.)

Informacje zwrot­ne do mnie wysła­ne jako ema­il, zamiast na opi­sa­nej tu plat­for­mie (peł­ni rolę lokal­ne­go pro­fi­lu zaufa­ne­go), są poten­cjal­nie trak­to­wa­ne jako nie­au­to­ry­zo­wa­ne i nie­wią­żą­ce dokumenty. 

Wprowadzenie

Oferta może sta­no­wić pro­stą kal­ku­la­cję (esty­ma­cja) do zatwier­dze­nia (lista produktów/usług, ilo­ści, ich koszt) lub posze­rzo­ny opis zawie­ra­ją­cy np. warun­ki reali­za­cji, har­mo­no­gram, pra­wa i obo­wiąz­ki stron (umo­wa). Obie tre­ści to sku­tek usta­leń np. na spo­tka­niu on-line, drob­ne uwa­gi i usta­le­niu osta­tecz­nej tre­ści odby­wa się on-line (reje­stra­cja usta­leń, pod­pis elektroniczny).

Standardowy pro­ces po ustaleniach: 

  1. wysła­nie estymacji/oferty do akcep­ta­cji i osta­tecz­nych uwag,
  2. w przy­pad­ku zgło­sze­nia uwag ich opra­co­wa­nie i uzgod­nie­nie osta­tecz­nej wersji,
  3. elek­tro­nicz­na akcep­ta­cja oferty/umowa,
  4. (pierw­sza) fak­tu­ra i płat­ność (lub wpła­ta i faktura) 
  5. reali­za­cja usługi, 
  6. roz­li­cze­nie i pro­to­kół odbioru.
  7. jeże­li to dłuż­sza współ­pra­ca, punk­ty 3 – 5 to cykl ryczał­tu o usta­lo­nym okre­sie (od tygo­dnia do miesiąca).

Faktury są wysta­wia­ne po akcep­ta­cji ofer­ty lub otrzy­ma­niu środ­ków na kon­to. Z uwa­gi na bez­pie­czeń­stwo obu stron umowy: 

  1. każ­dy pro­jekt jest umo­wą fixed-price, 
  2. reali­za­cja usłu­gi dzie­lo­na jest na przed­pła­co­ne krót­kie okre­sy (min tydzień, maks. mie­siąc, patrz OFERTA), i okres i koszt są uzgadniane, 
  3. każ­da stro­na ma pra­wo wypo­wie­dze­nia umo­wy w ww. okresie,
  4. bez wzglę­du na powyż­sze, zama­wia­ją­cy zawsze dosta­je powsta­łą doku­men­ta­cję i pra­wa mająt­ko­we do niej,
  5. pierw­szym eta­pem jest zawsze audyt początkowy.

Zamówienie: umowa jako przyjęta oferta

Zamówienie usłu­gi, tak­że w for­mie zawar­cia umo­wy, to potwier­dze­nie uzgod­nio­nej tre­ści ofer­ty. Uzgodniona treść ofer­ty jest zatwier­dza­na dro­ga elek­tro­nicz­ną: jako akcep­ta­cja tre­ści esty­ma­cji lub oświad­cze­nie o przy­ję­ciu ofer­ty z poda­niem imie­nia i nazwi­ska oso­by akcep­tu­ją­cej. Po ewen­tu­al­nym zalo­go­wa­niu się, moż­na on-line komen­to­wać otrzy­ma­ne dokumenty. 

Weryfikacja (auten­ty­ka­cja) oso­by pole­ga na potwier­dze­niu adre­su ema­il i nume­ru tele­fo­nu, naj­czę­ściej jest to adres nadaw­cy kore­spon­den­cji, video-spo­tka­nie, na któ­rym prze­ka­zy­wa­ne są te dane itp.. Standardowo pierw­sza wpła­ta sta­no­wi fakt wej­ścia umo­wy w życie. 

Tak zwe­ry­fi­ko­wa­ne dane sta­no­wią pro­fil kon­tra­hen­ta w sys­te­mie FreshBook​.com (patrz elek­tro­nicz­ny pod­pis zaawan­so­wa­ny):

Zaawansowany pod­pis elek­tro­nicz­ny jest pod­pi­sem o pozio­mie bez­pie­czeń­stwa wystar­cza­ją­cym w rela­cjach usłu­go­bior­ca – usłu­go­daw­ca. Wymagania odno­szą­ce się do tego pod­pi­su z jed­nej stro­ny pozwa­la­ją na jed­no­znacz­ną iden­ty­fi­ka­cję oso­by opa­tru­ją­cej pod­pi­sem prze­sy­ła­ny doku­ment, z dru­giej – nie są kło­po­tli­we w prak­tycz­nym sto­so­wa­niu ani po stro­nie pod­pi­su­ją­ce­go, ani po stro­nie weryfikującego

https://​epo​drecz​nik​.mc​.gov​.pl/​m​e​d​i​a​w​i​k​i​/​i​n​d​e​x​.​p​h​p​?​t​i​t​l​e​=​Z​a​a​w​a​n​s​o​w​a​n​y​_​p​o​d​p​i​s​_​e​l​e​k​t​r​o​n​i​c​zny

Poniżej akcep­ta­cja ofer­ty z oświad­cze­niem, jako for­ma zawar­cia umo­wy pod­pi­sem zaawan­so­wa­nym z uży­ciem FreshBook​.com (pro­fil zaufa­ny w sys­te­mie lokalnym):

Na życze­nie odsy­łam tak­że, dodat­ko­wo, odręcz­nie pod­pi­sa­ny egzem­plarz lub jego skan. 

Faktury

Standardowo klien­ci dosta­ją ema­il z lin­kiem do doku­men­tów, w tym fak­tur, na adres ema­il ze swo­je­go pro­fi­lu. Pobranie egzem­pla­rza doku­men­tu nie wyma­ga żad­nych dodat­ko­wych dzia­łań. System pozwa­la tak­że na doko­ny­wa­nie płat­no­ści prze­le­wem, on-line fir­mo­wą kar­tą płat­ni­czą, lub z pomo­cą PayPal (stan­dar­do­wo kar­ta płat­ni­cza, PayPal po uzgodnieniu). 

Zamawiający ma peł­ny dostęp on-line do doku­men­tów i ich statusów. 

Wymaga to tyl­ko autentykacji: 

po któ­rej auto­ry­zo­wa­na oso­ba ta dosta­je dostęp do wszyst­kich doku­men­tów zwią­za­nych z fir­mą, któ­rą repre­zen­tu­je i sta­tu­sów płat­no­ści. Adres ema­il musi być wcze­śniej poda­ny mi zapy­ta­niu lub umo­wie (pamię­taj, by na plat­for­mie Freshbok​.com prze­łą­czyć pod­gląd do try­bu To Me”):

Rejestracja to tak­że dostęp do pane­lu komu­ni­ka­cji, któ­ry udo­stęp­nia moż­li­wość komen­to­wa­nia każ­dej ofer­ty, umo­wy, zamó­wie­nia, śle­dze­nia pro­jek­tu w toku, a tak­że akcep­ta­cji esty­ma­cji kosz­tów, ofert i lub pod­pi­sy­wa­nia zamó­wień. Aby sko­men­to­wać np. fak­tu­rę nale­ży klik­nąć ikon­kę wska­za­ną poniżej:

Zapoznać sie z ewen­tu­al­ny­mi poprzed­ni­mi komen­ta­rza­mi, wpi­sać swój i wysłać:

Można on-line komen­to­wać ofer­ty, postę­py w pro­jek­cie, fak­tu­ry (mozna też załą­czać pli­ki: PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF, Plain Text, CSV/Excel, UWAGA: nazwy pli­ków nie mogą zawie­rać zna­ków spe­cjal­nych ani narodowych).