Oferty, umowy, faktury, płatności

Uważam, że komunikacja i jej przejrzystość to doskonałe sposoby na utrzymanie pozytywnych relacji z klientami i dyscyplinowanie członków zespołu projektowego dostawcy i wykonawcy. Każdy mój klient na dostęp on-line do całej dokumentacji projektowej 24/7.

Na etapie zawierania umów i rozliczeń używam platformy FreshBooks.com. Jest to platforma zatwierdzona przez urząd skarbowy UK, służy do podpisywania dokumentów, administrowania finansami i rozliczania usług (patrz opis portalu klienta). Na tej platformie dokumenty finansowe na bieżąco kontroluje także on-line mój księgowy i biegły rewident (Mazuma GB Limited, ta firma na Państwa życzenie udzieli także informacji na temat legalności mojej działalności w UK). Na końcu tej strony pomocne linki do opisu pracy z Freshbooks.com.

Standardowy proces na tej platformie to: Oferta -> Akceptacja Oferty (Umowa) -> Realizacja (Projekt) -> Faktura

Oferty

Oferta może stanowić prostą kalkulację (estymacja) do zatwierdzenia (lista produktów/usług, ilości, ich koszt) lub poszerzony opis zawierający np. warunki realizacji, harmonogram, prawa i obowiązki stron (może wymagać podpisania droga elektroniczną). Ustalenie ostatecznej treści odbywa się on-line (rejestracja ustaleń, podpis elektroniczny): po zalogowaniu się, można komentować otrzymane dokumenty.

Oferta (estymacja), zależnie od ustaleń, może być także dokumentem przedpłaty (dokument proforma).

Platforma Freshbooks.com, stanowi lokalny profil zaufany, co oznacza, że ustalenia są autoryzowane przez osobę upoważnioną (konto zakładam po uwiarygodnieniu, np. na spotkaniu on line, dokonaniu kontrolnej przedpłaty płatności kartą płatniczą lub przelewem, patrz elektroniczny podpis zaawansowany). Informacja dla podmiotów z Polski:

Zaawansowany podpis elektroniczny jest podpisem o poziomie bezpieczeństwa wystarczającym w relacjach usługobiorca – usługodawca. Wymagania odnoszące się do tego podpisu z jednej strony pozwalają na jednoznaczną identyfikację osoby opatrującej podpisem przesyłany dokument, z drugiej – nie są kłopotliwe w praktycznym stosowaniu ani po stronie podpisującego, ani po stronie weryfikującego

https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=Zaawansowany_podpis_elektroniczny

Art. 8. Nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi elektronicznemu tylko na tej podstawie, że istnieje w postaci elektronicznej lub dane służące do weryfikacji podpisu nie mają kwalifikowanego certyfikatu, lub nie został złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu elektronicznego.

USTAWA z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.(Dz. U. z dnia 15 listopada 2001 r.)

Informacje zwrotne do mnie wysłane jako email, zamiast na opisanej tu platformie (pełni rolę lokalnego profilu zaufanego), są potencjalnie traktowane jako nieautoryzowane i niewiążące dokumenty.

Umowy

Zawarcie umowy na realizację usługi to elektroniczna akceptacja oferty (estymacji). Poniżej akceptacja oferty z oświadczeniem, jako forma zawarcia umowy podpisem zaawansowanym z użyciem FreshBook.com (profil zaufany w systemie lokalnym):

Na życzenie odsyłam także, dodatkowo, odręcznie podpisany egzemplarz lub jego skan.

Projekty

Konto klienta umożliwia współpracę z innymi osobami nad dowolnym projektem, do którego zostali Państwo zaproszeni. Mogą Państwo uzyskać do niej dostęp, wybierając sekcję Projekt na swoim koncie, aby w dowolnym momencie wyświetlić obszar dyskusji. Sekcja dyskusji w projekcie:

Oto, co można udostępniać w ramach projektu:

• Komentarze
• Pliki (obrazy, gify, pliki PDF, dokumenty, arkusze kalkulacyjne)
• Łącza

Limit rozmiaru plików wynosi 50 MB na plik.

Faktury

Standardowo wysyłam email z linkiem do pobrania faktur (rejestrowane doręczenie), na adres email z profilu. Kontrahent ma pełny dostęp on-line do swoich dokumentów i ich statusów.

Wymaga to tylko autentykacji:

po której autoryzowana osoba ta dostaje dostęp do wszystkich dokumentów związanych z firmą, którą reprezentuje i statusów płatności. Adres email musi być wcześniej podany mi zapytaniu lub umowie (pamiętaj, by na platformie Freshbok.com przełączyć podgląd do trybu “To Me”):

Rejestracja to także dostęp do panelu komunikacji, który udostępnia możliwość komentowania każdej oferty, umowy, zamówienia, śledzenia projektu w toku, a także akceptacji estymacji kosztów, ofert i lub podpisywania zamówień. Aby skomentować np. fakturę należy kliknąć ikonkę wskazaną poniżej:

Zapoznać sie z ewentualnymi poprzednimi komentarzami, wpisać swój i wysłać:

Można on-line komentować oferty, postępy w projekcie, faktury (mozna też załączać pliki: PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF, Plain Text, CSV/Excel, UWAGA: nazwy plików nie mogą zawierać znaków specjalnych ani narodowych).

Płatności

Płatności przyjmowane są przelewem, on-line firmową kartą płatniczą, lub z pomocą PayPal (po uzgodnieniu).

Jako rezydent UK rachunkowość prowadzę w Funtach Szterlingach (GBP). Waluta ofert i faktury są GBP. Waluta rachunku płatnika (PLN w Polsce) nie ma znaczenia, przelewy i płatności kartą płatniczą w GBP są automatycznie przewalutowane w banku płatnika kursem dnia danego banku. Tak więc przelew kwoty wyrażonej w GBP spowoduje obciążenie rachunku w PLN po kursie dnia (patrz Zobowiązanie w walucie obcej opłacone w złotych). Polecam płatności kartą płatniczą do rachunku, płatności są natychmiastowe a prowizje mniejsze. Standardowy przelew powoduje, że środki na moim rachunku są księgowane po trzech dniach.

Freshbooks – opis panelu klienta

Jak działa Panel Klienta:

https://support.freshbooks.com/hc/en-us/articles/115011425548-How-do-client-accounts-work

Jak ustawić powiadomienia:

https://support.freshbooks.com/hc/en-us/articles/227338967-What-are-notifications

FreshBooks to także aplikacja kliencka na smartfon; https://www.freshbooks.com/en-gb/mobile-apps. Po jej zainstalowaniu dostaniesz monity na ekran, a wiele operacji będzie możliwe do wykonania w dowolnym miejscu i czasie z pomocą telefonu.

Komunikat tymczasowy!

Moduł notatek w Projektach nie monituje (email) o wszystkich wpisach, błąd jest usuwany, na razie dostawca zaleca cykliczne logowanie się do systemu, monity są wyświetlane na pulpicie.

Jeżeli moje maile z domeny Freshbooks.com lądują w folderze spam

Jest to sytuacja tymczasowa, operator platformy FresBooks.com został zaatakowany, nie odniósł żadnych szkód. Niedogodność obecna występuje, ponieważ adres IP strony FreshBooks.com, z której są wysyłane wiadomości, został dodany do wielu czarnych list RBL, https://multirbl.valli.org/lookup/208.117.54.182.html. Operator obecnie usuwa z tych list swój adres, co niestety trwa ok. kilku miesięcy.

Polecam w tej sytuacji wprowadzić do białej listy antyspamowej wpisy:

E-mail addresses of senders:
mail@fb02.freshbooks.com
mail@fb05.freshbooks.com
welcome@fb02.freshbooks.com
IP adres: 208.117.54.182

https://support.freshbooks.com/