Oferty, umo­wy, fak­tu­ry, płatności

Wprowadzenie

Uważam, że komu­ni­ka­cja i jej przej­rzy­stość to dosko­na­łe spo­so­by na utrzy­ma­nie pozy­tyw­nych rela­cji z klien­ta­mi i dys­cy­pli­no­wa­nie człon­ków zespo­łu pro­jek­to­we­go dostaw­cy i wyko­naw­cy. Każdy mój klient na dostęp on-line do całej doku­men­ta­cji pro­jek­to­wej 24/7.

Na eta­pie zawie­ra­nia umów i roz­li­czeń uży­wam plat­for­my FreshBooks​.com. Jest to plat­for­ma zatwier­dzo­na przez urząd skar­bo­wy UK, słu­ży do pod­pi­sy­wa­nia doku­men­tów, admi­ni­stro­wa­nia finan­sa­mi i roz­li­cza­nia usług (patrz opis por­ta­lu klien­ta). Na tej plat­for­mie doku­men­ty finan­so­we na bie­żą­co kon­tro­lu­je tak­że on-line mój księ­go­wy i bie­gły rewi­dent (Mazuma GB Limited, ta fir­ma na Państwa życze­nie udzie­li tak­że infor­ma­cji na temat legal­no­ści mojej dzia­łal­no­ści w UK).

Komunikat tym­cza­so­wy! Jeżeli moje maile z dome­ny Freshbooks​.com lądu­ją w fol­de­rze spam

Jest to sytu­acja tym­cza­so­wa, ope­ra­tor plat­for­my FresBooks​.com został zaata­ko­wa­ny, nie odniósł żad­nych szkód. Niedogodność obec­na wystę­pu­je, ponie­waż adres IP stro­ny FreshBooks​.com, z któ­rej są wysy­ła­ne wia­do­mo­ści, został doda­ny do wie­lu czar­nych list RBL, https://​mul​tirbl​.val​li​.org/​l​o​o​k​u​p​/​2​0​8​.​1​1​7​.​5​4​.​1​8​2​.​h​tml. Operator obec­nie usu­wa z tych list swój adres, co nie­ste­ty trwa ok. kil­ku miesięcy.

Polecam w tej sytu­acji wpro­wa­dzić do bia­łej listy anty­spa­mo­wej wpisy:

E‑mail addres­ses of sen­ders:
mail@fb02.freshbooks.com
mail@fb05.freshbooks.com
welcome@fb02.freshbooks.com
IP adres: 208.117.54.182

Oferty

Oferta może sta­no­wić pro­stą kal­ku­la­cję (esty­ma­cja) do zatwier­dze­nia (lista produktów/usług, ilo­ści, ich koszt) lub posze­rzo­ny opis zawie­ra­ją­cy np. warun­ki reali­za­cji, har­mo­no­gram, pra­wa i obo­wiąz­ki stron (może wyma­gać pod­pi­sa­nia dro­ga elek­tro­nicz­ną). Ustalenie osta­tecz­nej tre­ści odby­wa się on-line (reje­stra­cja usta­leń, pod­pis elek­tro­nicz­ny): po zalo­go­wa­niu się, moż­na komen­to­wać otrzy­ma­ne dokumenty.

Oferta (esty­ma­cja), zależ­nie od usta­leń, może być tak­że doku­men­tem przed­pła­ty (doku­ment proforma).

Platforma Freshbooks​.com, sta­no­wi lokal­ny pro­fil zaufa­ny, co ozna­cza, że usta­le­nia są auto­ry­zo­wa­ne przez oso­bę upo­waż­nio­ną (kon­to zakła­dam po uwia­ry­god­nie­niu, np. na spo­tka­niu on line, doko­na­niu kon­tro­l­nej przed­pła­ty płat­no­ści kar­tą płat­ni­czą lub prze­le­wem, patrz elek­tro­nicz­ny pod­pis zaawan­so­wa­ny). Informacja dla pod­mio­tów z Polski: 

Zaawansowany pod­pis elek­tro­nicz­ny jest pod­pi­sem o pozio­mie bez­pie­czeń­stwa wystar­cza­ją­cym w rela­cjach usłu­go­bior­ca – usłu­go­daw­ca. Wymagania odno­szą­ce się do tego pod­pi­su z jed­nej stro­ny pozwa­la­ją na jed­no­znacz­ną iden­ty­fi­ka­cję oso­by opa­tru­ją­cej pod­pi­sem prze­sy­ła­ny doku­ment, z dru­giej – nie są kło­po­tli­we w prak­tycz­nym sto­so­wa­niu ani po stro­nie pod­pi­su­ją­ce­go, ani po stro­nie weryfikującego

https://​epo​drecz​nik​.mc​.gov​.pl/​m​e​d​i​a​w​i​k​i​/​i​n​d​e​x​.​p​h​p​?​t​i​t​l​e​=​Z​a​a​w​a​n​s​o​w​a​n​y​_​p​o​d​p​i​s​_​e​l​e​k​t​r​o​n​i​c​zny

Art. 8. Nie moż­na odmó­wić waż­no­ści i sku­tecz­no­ści pod­pi­so­wi elek­tro­nicz­ne­mu tyl­ko na tej pod­sta­wie, że ist­nie­je w posta­ci elek­tro­nicz­nej lub dane słu­żą­ce do wery­fi­ka­cji pod­pi­su nie mają kwa­li­fi­ko­wa­ne­go cer­ty­fi­ka­tu, lub nie został zło­żo­ny za pomo­cą bez­piecz­ne­go urzą­dze­nia słu­żą­ce­go do skła­da­nia pod­pi­su elektronicznego.

USTAWA z dnia 18 wrze­śnia 2001 r. o pod­pi­sie elektronicznym.(Dz. U. z dnia 15 listo­pa­da 2001 r.)

Informacje zwrot­ne do mnie wysła­ne jako ema­il, zamiast na opi­sa­nej tu plat­for­mie (peł­ni rolę lokal­ne­go pro­fi­lu zaufa­ne­go), są poten­cjal­nie trak­to­wa­ne jako nie­au­to­ry­zo­wa­ne i nie­wią­żą­ce dokumenty. 

Umowy

Zawarcie umo­wy na reali­za­cję usłu­gi to elek­tro­nicz­na akcep­ta­cja ofer­ty (esty­ma­cji). Poniżej akcep­ta­cja ofer­ty z oświad­cze­niem, jako for­ma zawar­cia umo­wy pod­pi­sem zaawan­so­wa­nym z uży­ciem FreshBook​.com (pro­fil zaufa­ny w sys­te­mie lokalnym):

Na życze­nie odsy­łam tak­że, dodat­ko­wo, odręcz­nie pod­pi­sa­ny egzem­plarz lub jego skan. 

Faktury

Standardowo wysy­łam ema­il z lin­kiem do pobra­nia fak­tur (reje­stro­wa­ne dorę­cze­nie), na adres ema­il z pro­fi­lu. Kontrahent ma peł­ny dostęp on-line do swo­ich doku­men­tów i ich statusów.

Wymaga to tyl­ko autentykacji: 

po któ­rej auto­ry­zo­wa­na oso­ba ta dosta­je dostęp do wszyst­kich doku­men­tów zwią­za­nych z fir­mą, któ­rą repre­zen­tu­je i sta­tu­sów płat­no­ści. Adres ema­il musi być wcze­śniej poda­ny mi zapy­ta­niu lub umo­wie (pamię­taj, by na plat­for­mie Freshbok​.com prze­łą­czyć pod­gląd do try­bu ​„To Me”):

Rejestracja to tak­że dostęp do pane­lu komu­ni­ka­cji, któ­ry udo­stęp­nia moż­li­wość komen­to­wa­nia każ­dej ofer­ty, umo­wy, zamó­wie­nia, śle­dze­nia pro­jek­tu w toku, a tak­że akcep­ta­cji esty­ma­cji kosz­tów, ofert i lub pod­pi­sy­wa­nia zamó­wień. Aby sko­men­to­wać np. fak­tu­rę nale­ży klik­nąć ikon­kę wska­za­ną poniżej:

Zapoznać sie z ewen­tu­al­ny­mi poprzed­ni­mi komen­ta­rza­mi, wpi­sać swój i wysłać:

Można on-line komen­to­wać ofer­ty, postę­py w pro­jek­cie, fak­tu­ry (mozna też załą­czać pli­ki: PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF, Plain Text, CSV/Excel, UWAGA: nazwy pli­ków nie mogą zawie­rać zna­ków spe­cjal­nych ani narodowych).

Płatności

Płatności przyj­mo­wa­ne są prze­le­wem, on-line fir­mo­wą kar­tą płat­ni­czą, lub z pomo­cą PayPal (po uzgodnieniu).

Jako rezy­dent UK rachun­ko­wość pro­wa­dzę w Funtach Szterlingach (GBP). Waluta ofert i fak­tu­ry są GBP. Waluta rachun­ku płat­ni­ka (PLN w Polsce) nie ma zna­cze­nia, prze­le­wy i płat­no­ści kar­tą płat­ni­czą w GBP są auto­ma­tycz­nie prze­wa­lu­to­wa­ne w ban­ku płat­ni­ka kur­sem dnia dane­go ban­ku. Tak więc prze­lew kwo­ty wyra­żo­nej w GBP spo­wo­du­je obcią­że­nie rachun­ku w PLN po kur­sie dnia (patrz Zobowiązanie w walu­cie obcej opła­co­ne w zło­tych). Polecam płat­no­ści kar­tą płat­ni­czą do rachun­ku, płat­no­ści są natych­mia­sto­we a pro­wi­zje mniej­sze. Standardowy prze­lew powo­du­je, że środ­ki na moim rachun­ku są księ­go­wa­ne po trzech dniach.