Czy wdrożenia systemów IT z niezależnym nadzorem architekta znacznie rzadziej ponoszą porażki?

Tak. Wprowadzenie niezależnego architekta do projektu ERP to jedna z najlepszych strategii obniżania ryzyka. Taka osoba pełni rolę „bezpiecznika” między wizją biznesu a możliwościami technicznymi dostawcy.

Oto dlaczego takie podejście ogromnie zwiększa szanse na sukces:

Brak konfliktu interesów: Niezależny ekspert nie jest wynagradzany za liczbę sprzedanych licencji czy roboczogodzin deweloperów. Jego celem jest spójność systemu, a nie „przepchnięcie” konkretnego modułu.

Weryfikacja obietnic dostawcy: Architekt potrafi odróżnić standardową funkcjonalność od kosztownych modyfikacji, które często są źródłem opóźnień i błędów.

Spójność danych (Master Data): Częstym powodem porażek ERP jest bałagan w danych. Architekt pilnuje struktury informacji już na etapie projektowania, co zapobiega paraliżowi systemu po starcie.

Nadzór nad „Customizacją”: Pilnuje, aby system nie stał się „ Frankensteinem” nienaprawialnych poprawek, co ułatwia późniejsze aktualizacje i obniża TCO (całkowity koszt posiadania).

Ważne! Dostawca wdraża narzędzie, ale to architekt dba, by to narzędzie realnie obsługiwało procesy biznesowe bez generowania długu technologicznego.

ZARZĄDZANIE ARCHITEKTURĄ IT WE WŁASNYM ZAKRESIE JEST KRYTYCZNE: Integratorzy systemów mogą być cennym elementem cyfrowej transformacji, ale nigdy nie powinni mieć całkowitej, niekontrolowanej władzy nad całym przedsięwzięciem (źr. PORAŻKA CYFROWEJ TRANSFORMACJI W FIRMIE HERTZ, oryg. : THE HERTZ VS. ACCENTURE DISASTER)

Czym są dzisiejsze wdrożenia systemów IT

Liczby i dane strukturalne stanowią obecnie jedynie około 20% wszystkich danych w nowoczesnych systemach biznesowych. Pozostałe 80% do 90% to tzw. dane nieustrukturyzowane, które nie mają sztywnego formatu liczbowego. Udział danych liczbowych stale maleje.

Większość informacji gromadzonych przez firmy nie trafia do tradycyjnych tabel z liczbami, lecz występuje w formie tekstowej lub multimedialnej:

• Dane strukturalne (~20%): To przede wszystkim liczby i zdefiniowane wartości przechowywane w bazach danych i arkuszach kalkulacyjnych (np. Excel, systemy ERP/CRM). Są one łatwe do przeszukiwania i analizy przez algorytmy.
• Dane nieustrukturyzowane (~80%): To najszybciej rosnący segment danych biznesowych. Obejmuje on:
  • Treści tekstowe: e-maile, dokumenty Word, posty w mediach społecznościowych, logi serwerów.
  • Pliki multimedialne: nagrania wideo, pliki audio, obrazy.
  • Inne: dane z czujników IoT, które choć mogą zawierać liczby, często wymagają wstępnego przetworzenia, by stały się użyteczne.

Eksperci z Gartnera i IBM podkreślają, że choć liczby są fundamentem tradycyjnej analityki, to właśnie w danych nieustrukturyzowanych kryje się największy potencjał do budowania przewagi konkurencyjnej, ponieważ rosną one trzykrotnie szybciej niż dane strukturalne. Dlatego: projekty IT dla biznesu to od dawna nie są projekty techniczne i obliczeniowe. Są to projekty ontologiczne, np. systemy i biblioteczne i CRM nie przetwarzają liczb tylko treść.

System ERP to obecnie mniej niż 20% tego co potrzebuje Twoja firma do sprawnego funkcjonowania i budowania przewagi na rynku. To dlatego wdrożenia ERP wnoszą coraz mniej do wartości firmy. Liczy sie pozostałe 80%, które ktoś musi zaprojektować i nadzorować wdrożenie..

Firmy od dawna potrzebują systemu informacyjnego a nie informatycznego. Ta branża od dawna nie jest już technologią. Ten kto uważa, że IT to technologia, zaczyna od postawienia stosu technologicznego, i zostaje z czymś co samo z siebie do niczego nie służy. Wiele firm odkryło, że samo wdrożenie ERP niczego nie zmienia w ich firmie za to kosztuje bardzo dużo.

Czy planujesz takie wdrożenie? Napisz do mnie lub zadzwoń. Jesteś w trakcie? Też pomogę.

Działalność ekspercka rozpocząłem w 1991 roku w firmie Bonair Ltd, gdzie pracowałem do 2000 roku. Cztery lata na dużych kontraktach ERP (SAP, Axapta). Jako niezależny analityk-projektant i samodzielna firma, działam nieprzerwanie od 2004 roku. Prowadzę moich klientów na całej drodze: od opisania problemu i zebrania wymagań, przez analizy i projekt systemu, aż do nadzoru i pełnego produkcyjnego uruchomienia systemu. Nie masz czasu na czytanie mojego bloga? Napisz do mnie od razu: FORMULARZ.

Analiza systemowa organizacji

…odpowiada na dwa pytania: “jak jest i dlaczego jest tak jak jest” oraz “jak powinno być, i co należy zrobić było tak jak powinno być“. Wywiady i ich graficzna reprezentacja to tylko odpowiedź na pytanie “jak jest’. Ja odpowiadam na całe oba te pytania: opracowuję modele procesów biznesowych oraz projektuję docelową architekturę i mechanizm realizujący logikę aplikacji biznesowych, które są celem wdrożenia. Z moich usług korzystają małe firmy, duże korporacje i instytucje administracji publicznej (referencje).

Co dostarczam

Dokumentacja, którą dostarczam (zobaczy przykłady) to pośrednik między Firmą a jej dostawcami. Pomaga zarządzać ryzykiem, chronić własność intelektualną i know-how Twojej firmy. Jest ona przygotowywana w taki sam sposób, jak dokumentacja służąca do ochrony patentowej. Twoje know-how jest Twoje. Zawiera ona:

• modele procesów biznesowych, opis ich logiki biznesowej w postaci reguł biznesowych i procedur,
• opis dokumentów: struktur ich treści i wzajemnych powiązań,
• model architektury i integracji systemu IT,
• wymagania na nowe i zmieniane oprogramowanie,
• wszystkie powyższe z użyciem formalnych notacji (kluczowe to BPMN, UML, SysML, SBVR),
• w ramach nadzoru autorskiego nadzoruję wdrożenia systemów i ich dostawców.

Jak to robię

1. Umawiamy się na spotkanie on-line, określamy razem cel projektu.
2. Wyznaczasz do współpracy zespół kluczowych menedżerów i ich koordynatora.
3. Przesyłają mi dokumenty, o które ich poproszę.
4. Analizuję je i opracowuję schematy blokowe oraz komentarze do nich.
5. Zespół sprawdza i komentuje produkty mojej pracy, wspólnie pracujemy nad ostateczną wersją.
6. Otrzymujesz profesjonalną “żywą dokumentację” oraz moje wsparcie podczas wdrażania zmian w procesach i wdrażania systemu ERP.

Ile to kosztuje? Sprawdź program Fast Start!

Jednym z największych wyzwań w dzisiejszym świecie nowych technologii jest ochrona własności intelektualnych. Ochrona ta wymaga precyzyjnej, wysokiej jakości treści, dokumentacji chroniącej Twoje know-how. Ma to szczególne znaczenie w systemach organizacji pracy i systemach informatycznych: prawo jasno mówi, że nieprecyzyjne, ogólne opisy działania firmy czy też sam kod źródłowy oprogramowania, nie zapewniają takiej ochrony. Ochronę know-how zapewnia dopiero opis pozwalający odtworzyć chroniony sposób pracy lub produkt. Nie ma znaczenia to czy opis ten (procedury, produkt) chronisz w szafie pancernej czy jako patent: oba muszą spełnić te same warunki jakimi są jakość precyzji opisu. Taka dokumentacja jest obecnie jedyną skuteczną metodą ochrony własności intelektualnej. Sprawdź moje referencje.

Udowodniono, że modelowanie procesów biznesowych skoncentrowane na artefaktach zapewnia większą elastyczność w modelowaniu i realizacji procesów niż tradycyjne metody modelowania skoncentrowane na działaniach.

7914001264

Specyfikowanie wymagań i projektowanie oprogramowania

Wymagania to jeden z kluczowych problemów w branży IT. Dlatego poświęcam mu zawsze ogromna uwagę, także na moim blogu. Większość nieudanych wdrożeń to skutek tego, że prawie każdy “zbiera wymagania” a prawie nikt tymi wymaganiami nie zarządza. W projektach o małym ryzyku i znaczeniu, specyfikacja wymagań może być przekazaną dostawcom oprogramowania listą spisanych potrzeb. Jednak każdy większy projekt (i w zasadzie każdy ERP) wymaga doprowadzenia to tego by wymaganiem był projekt systemu a nie tylko opis.

Tam gdzie okazuje się, że wymagane oprogramowanie nie jest dostępne na rynku lub ochrona know-how wymaga opracowania i zamówienia dedykowanego oprogramowania (modułu, patrz Komponentowe metody projektowania oprogramowania) pojawia się potrzebna opracowania projektu systemu (system design) zaś Moja rola w projekcie to analiza i projektowanie oraz nadzór autorski nad realizacją projektu.

Nadzór autorski

Kluczem sukcesu projektu jest nadzór autorski (lub merytoryczny). Standardowo moje projekty realizowane są wg. mojej specyfikacji, pod moim nadzorem (biorę odpowiedzialność za swoje rekomendacje), co daje Państwu gwarancję panowania nad jakością prac wykonawcy i kosztami tych prac. Jeżeli sami Państwo wybrali dostawcę i widzicie ryzyko po podpisaniu umowy, możecie mi zlecić nadzór merytoryczny nad tymi pracami. Nie wymaga to zgody tego dostawcy, bo nadzór taki to audyty produktów pracy dostawcy oraz wsparcie Państwa w kontaktach z tym dostawcą.

Korzyści

Podstawową korzyścią ze stosowania metod i narzędzi, które oferuję, są osiągane znaczne oszczędności i obniżenie ryzyka projektu. Analizy i projekty opracowane przez jednego, doświadczonego analityka projektanta, są zawsze bardziej spójne i mniej kosztowne niż produkty zespołów i pracy grupowej. 

W typowym projekcie daje to oszczędności nawet rzędu 50%, tym bardziej, że dostawca oprogramowania nie robi już po mnie żadnej analizy, a także nie traci czasu i zasobów (a to dodatkowy koszt Zamawiającego) na rozwiązywanie problemów braku spójności, niekompletności i niezrozumiałości dokumentów od Zamawiającego!

Koszt współpracy ze mną jest znacznie niższy niż potencjalne straty z powodu braku obiektywnego, merytorycznego nadzoru nad pracami dostawcy.

Zasoby

Moje działania wspiera kilka firm, są to dostawcy systemów i wsparcia dla nich. Jako ekspert i firma JZ IT Consulting Ltd dysponuję pełną obsługą biurową, prawną, księgową, infrastrukturą i oprogramowaniem pozwalającym na bezpieczną wymianę dokumentów projektowych i zdalne konsultacje w sposób nie angażujący środków i zasobów klientów (patrz model działania mojej firmy).

Moi klienci, na czas trwania projektu, otrzymują ode mnie pełne wsparcie zestaw narzędzi do zarządzania projektem (patrz: komunikacja w projekcie), przepływem informacji i dokumentów, bez potrzeby kupowania i instalowania jakiegokolwiek oprogramowania po swojej stronie. Po zakończeniu prac, przekazuję klientom komplet wytworzonych dokumentów i prawa majątkowe do ich treści.

Wybrane projekty i referencje

“Jesteśmy tym, co wielokrotnie czynimy, doskonałość nie jest więc aktem, lecz nawykiem.”

(Arystoteles)

Od pewnego czasu nie liczę już zrealizowanych projektów, od 1991 roku jest ich na prawde dużo. Każdego zaczynam i prowadzę jeden duży, a merytorycznie wspieram dziesiątki. Co prawda produkty mojej pracy w znakomitej większości są oznaczane jako tajemnica przedsiębiorstwa, jednak mój dorobek to także jawne opracowania dla administracji publicznej, recenzowane naukowe i popularnonaukowe publikacje, oraz artykuły na moim blogu (wpisy na blogu to fragmenty moich publikacji lub dozwolone, zanonimizowane elementy zakończonych sukcesem projektów).

“Najpierw Cię ignorują. Potem śmieją się z Ciebie. Później z Tobą walczą. Później wygrywasz.”

(Nicholas Klein, adwokat związku zawodowego, Labor Union)

Wśród wielu moich zrealizowanych projektów były:

• Analiza procesów biznesowych i przepływu spraw, opracowanie koncepcji i wdrożenie elektronicznego systemu przepływu pracy w Państwowym Inspektoracie Ochrony Środowiska.
• Analiza biznesowa i opracowanie map procesów biznesowych w obszarze rozwoju produktów grupy kapitałowej ORANGE SA (dawniej TP S.A.)
• Przeprowadzenie serii szkoleń z zakresu komunikacji i negocjacji dla Migut Media SA
• Analiza procesów biznesowych i opracowanie wymagań na internetowy system licencjonowania i pośrednictwa sprzedaży praw do zdjęć dla BE&W Agencja Fotograficzna.
• Analiza i modelowanie procesów biznesowych, szkolenie kadry kierowniczej z zakresu tworzenia map procesów oraz stałe wsparcie w reorganizacji procesów dla rodziny spółek FCA Sp.z o.o. i ASCOMP Sp. z o.o.
• Analiza i modelowanie procesów biznesowych w obszarze procesu developerskiego w celu ich optymalizacji i rekomendacji do analizy wymagań na system ERP dla Echo Investment SA
• Analiza i optymalizacja dotychczasowych, oraz opracowanie nowych, modeli procesów biznesowych pionu operacyjnego w WestLB Bank Polska.
• Analiza i modelowanie procesów biznesowych oraz modelowanie wymagań na rozbudowę systemu informatycznego Wydziału Dopłat Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
• Analiza procesów biznesowych i modele wymagań na dedykowane podsystemy CRM dla ogólnopolskiego operatora telewizji kablowej VECTRA S.A. (Firma WolaInfo SA w 2009 roku wdrożyła tu system windykacji na bazie Siebel CRM w oparciu o moją dokumentację, uznając ją za jedną z najlepszych z jakimi mieli do czynienia).
• Analiza, modelowanie i optymalizacja procesów biznesowych, opracowanie modelu informacyjnego i specyfikacji wymagań do wdrożenia systemu MS DynamixXL AXAPTA prowadzonego przez ITG SA.
• Analiza organizacji, modelowanie kluczowych procesów biznesowych, określenie strategii informatyzacji oraz rekomendowanej architektury oprogramowania, zdefiniowanie wymagań na kluczowe elementy oprogramowanie dla Eko-Park SA.
• Wykonanie analizy oraz opracowanie modelu kluczowych procesów i modelu danych dla Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego na potrzeby wdrożenia systemu ECM (Enterprice Content Management).
• Opracowanie modelu biznesowego, specyfikacji wymagań oraz zaprojektowanie architektury oprogramowania System Zarządzania Obiegiem Korespondencji oferowanym w modelu SaaS (Software as a Service, ang. oprogramowanie jako usługa), projekt finansowany z funduszy Unii Europejskiej, zarządzany przez Krajową Izbę Gospodarczą Elektroniki i Telekomunikacji.
• Analiza biznesowa i opracowanie wymagań na oprogramowanie ERP wspomagające zarządzanie dla producenta systemów rynnowych Galeco Sp. z .o.o.
• Umowa na wsparcie merytoryczne projektu analizy i optymalizacji procesów biznesowych Urzędu. Dwukrotnie podpisana umowa z Biurem Polityki Długu i Zarządzania Płynnością Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.
• Przeprowadzenie szkoleń i warsztatów w celu opracowania i wdrożenia metodyki analizy i projektowania w ZETO Kielce SA
• Analiza biznesowa obszaru HR dla Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.
• Przeprowadzenie szkoleń, warsztatów i opracowanie i wdrożenie metodologii analizy i dokumentowania procesów biznesowych w Orange SA (dawn. TP SA)
• Analiza procesów biznesowych i model wymagań na oprogramowanie wspierające sprzedaż nowego produktu przez Internet dla Polskiego Banku Przedsiębiorczości SA.
• Analiza modelu biznesowego i modeli procesów biznesowych, rekomendacje dla rozwoju architektury oprogramowania wspierającego proces wydawniczy Grupy Edukacyjnej SA. w Kielcach.
• Analiza, modelowanie i optymalizacja funkcjonowania firmy EXTREM Sp. j., (obecnie Fobaro Group) opracowanie modelu wdrożenia systemu CRM, wsparcie w negocjacjach z dostawcami, nadzór nad realizacją projektu. (referencje)
• Analiza biznesowa, reorganizacja procesów, opracowanie wymagań na system ERP, w tym architektury biznesowej, wybór dostawców i nadzór autorski dla ZWAE Sp. z o.o. w Lęborku.
• Analiza biznesowa i studium wykonywalności Portalu Usług Publicznych dla Miasta Stołecznego Warszawa.
• Analiza funkcjonowania i projekt standaryzacji procedur utrzymania ruchu KGHM SA Polska Miedź. Podpisana umowa na nadzór autorski w toku wdrożenia. Opinia pracownika.
• Analiza biznesowa, opracowanie Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz nadzór autorski dla Kancelarii Senatu RP w zamówieniu na wykonanie, utrzymanie i udostępnianie w Internecie systemu informatycznego do obsługi ofert na realizację zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą: Generator Ofert. (ogłoszenie o przetargu i kontakt do zamawiającego, uwagi i pytania zgłoszone do treści OPZ przez czytelników Bloga).
• Opracowanie Opisu Technicznego Przedmiotu Zamówienia i Nadzór Autorski na system nazwie “System Wspierania Realizacji Zadań ŻW” dla Oddziału Zabezpieczenia Żandarmerii Wojskowej.
• Analiza organizacji i opracowanie strategii informatyzacji dla CAFFARO Sp. z o.o. sp.k.. Wsparcie w procesie wyboru dostawców oprogramowania i bieżący nadzór autorski nad realizacją.
• CAFFARO Sp. z o.o. sp.k.. umowa na utrzymanie i rozwój dokumentacji procesów biznesowych i systemów IT.
• Analiza, optymalizacja i udokumentowanie systemu przepływu pracy i dokumentów Centralnego Ośrodka Sportu wraz z oddziałami, opracowanie Opisu Przedmiotu Zamówienia dla przetargu na system EZD/EOD.
• Analiza wymagań i opracowanie Projektu Technicznego (OPZ) dziedzinowego systemu biznesowego dla TVP SA.
• Opinia ekspercka w kwestii czy udostępnienia kodu źródłowego programu „System Losowego Przydziału Spraw” wykonana na zlecenie Sieć Obywatelska WatchDog Polska.
• Powołanie na biegłego ad-hoc przez Sąd rejonowy (pismo z sądu).
• Wsparcie firmy SKANSKA SA w procesie przetargowym (oświadczenie).
• Audyt procesów biznesowych i architektury IT, opracowanie rekomendacji na optymalizację procesów biznesowych i architektury IT dla Kerpro S.C., nadzór autorski i utrzymanie dokumentacji.
• Audyt procesów biznesowych i architektury IT, opracowanie rekomendacji na optymalizację procesów biznesowych i architektury IT dla PLUM SP. z o.o.

UWAGA! Firmy z jawnie podanymi ich nazwami, wyraziły na to zgodę i można się do nich pisemnie zwracać z pytaniami o jakość mojej pracy. Ich pracownicy zastrzegają jednak, że cele i przedmiot tych projektów bardzo często stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i z reguły nie udzielają innych informacji niż potwierdzenie faktu, że usługa została należycie wykonana. Proszę także pamiętać, że w tych firmach także jest pewna rotacja kadr.

Wiele moich projektów to audyty w sporach oraz analizy powtarzane po poprzednikach, których dokumentacja została odrzucona z powodu niskiej jakości. Dlatego wielu nazw firm moich klientów powyższa lista nie zawiera, gdyż znaczna część umów zawiera zapisy o poufności typu “Strony nie będą informować na swoich stronach internetowych, profilach w mediach społecznościowych, portfelach, w komunikacji marketingowej, ofertach stron trzecich i demonstracjach dla klientów i klientów o współpracy Stron w ramach niniejszej Umowy i w związku z Usługami, w jakikolwiek sposób i w jakiejkolwiek formie, bez uprzedniej wyraźnej zgody drugiej Strony na taką komunikację“.

Z powyższych powodów podstawowym źródłem informacji o jakości mojej pracy jest mój dorobek w postaci tego bloga (to moje portfolio), wydana książka oraz publikacje naukowe i w prasie branżowej (patrz artykuł O mnie). Wszystkie publikowane tu artykuły to poddane anonimizacji elementy projektów u moich klientów nie stanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa, lub preprinty, streszczenia publikacji naukowych i popularnonaukowych. Znajdziecie tu także opisy użytych metod pracy, to publicznie dostępne standardy lub mój osobisty i udostępniony dla innych, dorobek.

Wszystkie powyższe projekty, były realizowane w 90% zdalnie, od Marca 2020 były i są realizowane zdalnie w 100% (czytaj o komunikacji w moich projektach).

Jarosław Żeliński Autor Bloga