Największym błędem wielu menedżerów jest to, że wydaje im się, że projekt konsultingowy to nie ich praca. Jak już popełnią pierwszy błąd (lub w duchu uznają, że nie mają o tym bladego pojęcia i zamawiają usługę doradczą) to drugim błędem jest to, że usiłują wyniki tej pracy oceniać zamiast zrobić to za co zapłacili: zapoznać się z jej wynikami i na ich podstawie podjąć własną decyzję.
Niedawno pewna firma IT otrzymała zapytanie ofertowe na system ERP i poprosiła mnie o wsparcie w przygotowaniu oferty. Zapytanie zawierało tabelę zawierającą 1480 wymaganych i opcjonalnych cech systemu. Na czym to moje wsparcie miało polegać? Ano na ustosunkowaniu się do zapytania. Nie będę się wgłębiał w szczegóły tym bardziej, że to tajemnica handlowa jednak tknęło mnie te 1480 pozycji i ich treść. Otóż coraz częściej widuję takie i podobne zapytania. Są one do siebie bardzo podobne, żeby nie powiedzieć, że czasami tożsame. I nie chodzi tu o samą listę wymagań i jej szczegółowość ale także o koszt wykonania samego SIWZ (Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, ang RFP: Request For Proposal)) . Ile to kosztuje? Kto za standardową listę wymagań zapłacił więcej niż $1000 najprawdopodobniej przepłacił.
Ano mamy opis firmy i możliwość wskazania priorytetów w obszarach wymagań na system, tak ważnych przy określaniu wykonywalności projektu IT, w szczególności jego rentowności. Mając model łańcucha wartości można łatwo zbudować model wewnętrznych procesów biznesowych , gdyż jest on ta na prawdę niczym innym jak dekompozycją modelu łańcucha wartości. Idąc wiec droga od opisu firmy do modelu jej procesów można zbudować np. taki oto model w notacji BPMN (od góry: model biznesowy, model procesów, wymagania na system IT) :
Liczba dostępnych technologii zaczyna rosnąć. Jednak z punktu widzenia odbiorcy liczy się korzyść z otrzymanej usługi. Dlatego użytkownik łącza stałego raczej stoi przed wyborem pomiędzy ADSL a xDSL (nie ADSL). Pierwsze to łącza asymetryczne gdzie szybkość transmisji ?do nas? jest z reguły kilkukrotnie wyższa niż ?od nas?. Wykorzystano tu fakt, że pojedyncza osoba lub mała firma wykorzystuje łącze jako dostęp do sieci Internet i jest głównie ?biorcą danych?. Łącza tak zwane symetryczne (xDSL) to oferta głownie dla firm i to raczej średnich i większych, w których wymiana danych odbywa się w równym stopniu w obu kierunkach. Przyczyną tego jest duży udział danych wymienianych a nie tylko pobieranych z sieci. Opisany stan praktycznie nie ulega zmianie. Dostępne obecnie media transmisyjne to linie kablowe miedziane i światłowodowe oraz technologie bezprzewodowe o różnym zasięgu.
Należy się pogodzić z reorganizacją, określić cele wdrożenia jednak celem tym nie powinna być sama tylko automatyzacja. Nowy system powinien wnieść do firmy nową jakość, nowe możliwości. W przeciwnym wypadku trudno jest mówić o podnoszeniu konkurencyjności czy uzyskiwaniu istotnej przewagi rynkowej. Bo na czym miała by ona wtedy polegać? Jazda na szybszym rowerze sama z siebie nie jest sposobem na osiąganie istotnej przewagi. Należy najpierw obrać nową drogę i potem dobrać do niej najlepszy pojazd.
Po raz kolejny widać, że system wdrażany jest “technicznie”. Po raz kolejny widać, że wdrożenie prowadzone jest przez osobę (firmę) której celem było (może postawiono taki cel…) zrobienie aplikacji a nie wdrożenie. Wdrożenie systemu do zadanie daleko bardziej wymagające niż tylko napisanie aplikacji. Zrobienie projektu i napisanie programu to tylko część projektu wdrożeniowego. Należy zaprojektować taki mechanizm organizacyjny by stworzone narzędzie było w niego wplecione a nie stanowiło garba na plecach. Jeżeli urzędnik (ktokolwiek) nie używa jakiegoś oprogramowania to nasuwa się tylko jeden wniosek: nie pomaga mu ono w pracy! Proszę mi pokazać kogoś kto na siłę szuka pracy, szczególnie w Urzędzie i to papierkowej.
Nie zawsze podobają mi się wskaźniki ROI, TCO, NPV. Dlaczego? Bo one nie raz niewiele mówią! O rentowności systemów informatycznych zapisano kilogramy papieru więc dlaczego miałbym i ja czegoś nie dopisać. Tym bardziej, że badania liderów gospodarczych w poszczególnych krajach prowadzone na całym świecie wskazują jasno, że nie ma żadnej korelacji pomiędzy miejscem na liście liderów rynku a tym jakich systemów IT ci liderzy używają. Za to jest związek z tym jak są te firmy zarządzane. Liderzy rynku nie naśladują konkurencji i nie ścigają się z nią tylko tworzą. Zresztą kogo lider miałby gonić skoro jest liderem. I tu okazuje się, że istnieje paradoks: lider często pozostaje liderem mimo, że nikogo nie naśladuje, nie kopiuje najlepszych praktyk, nie używa benchmarkingu do rozwoju, co najwyżej do kontroli tego jak daleko jest za nim konkurencja.
Następnie powinno się przeanalizować nie to, czy dana informacja jest obecnie przekazywana w postaci tekstu czy też jako rozmowa telefoniczna, ale podzielić kontakty pomiędzy pracownikami na proces dokonywania ustaleń (dyskusje) i proces przekazywania informacji. Drugi typ w większości przypadków skuteczniejszy jest za pomocą metod pisemnych z uwagi na skłonność ludzi do ?rozgadywania? się w kontaktach werbalnych i do zwięzłego formułowania myśli w postaci tekstu.
Mając taką mapę można wskazać relacje podatne na zmianę metody komunikacji z głosowej na pisemną. Można też następnie ocenić stopę zwrotu tego typu inwestycje biorą za podstawę wzrost wydajności i koszt rozwiązania.
Oczywiście warto rozważyć skorzystanie z darmowych narzędzi dostępnych w sieci Internet trzeba jednak mieć świadomość związanych z tym zagrożeń ale też nie przeceniać ich.
