Rozmowa z Jarosławem Żelińskim: Sami wymyślą, sami zrobią i sami ocenią Naukowcy z Instytutu Informatyki Politechniki Wrocławskiej przyjrzeli się bliżej 80 inwestycjom, które uruchomiono w połowie 2010 roku. I porównali ze sobą ich wyniki. Okazało się, że są ogromne dysproporcje między urzędami a firmami. Dysproporcje niestety na niekorzyść projektów publicznych, które kończą się sukcesem dwukrotnie rzadziej niż analogiczne z sektora prywatnego. A do tego niestety ponad połowa z nich kończy się klapą. Skąd tak duże różnice między efektami informatyzacji prywatnych firm a informatyzacją urzędów? (Informatyzacja administracji, czyli najlepszy sposób na…
Od czasu do czasu "nawołuję" do formalizowania projektów. Jak nie raz wspominałem, jest to podstawowa metoda uczynienia projektu (jego dokumentacji) przejrzystym. Drugą ważną korzyścią z formalizacji jest tak zwana [[interoperacyjność]], która oznacza możliwość współdziałania technologii różnych dostawców (producentów).
Jak nie trudno się domyśleć, problem dotyczy w szczególności każdej większej organizacji, niejako skazanej na posiadanie rozwiązań z różnych źródeł. Klasycznym przykładem jest administracja publiczna (z interoperacyjnością, a raczej jej brakiem, w Polsce walczymy).
Tak więc polecam osobom związanym z administracja publiczną i instytucjami publicznymi, zapoznanie się z tą inicjatywą. Moim zdaniem bardzo ważna, dobrze że podjęto ten temat gdyż kwestie integracyjne stanowią nie raz istotny koszt projektów IT a bywa, że brak interoperacyjności powoduje wręcz niemożność ich realizacji (np. w Polsce integracja rejestrów Państwowych).
W 2009 roku udzielając wywiadu Gazecie zwróciłem uwagę na fakt, że: - Patologiczne są przetargi, w których wykonawca systemu sam sobie robi analizę wymagań. Z całym szacunkiem, nie widziałem jeszcze wykonawcy, który by w takiej analizie napisał: "niniejszym stwierdzam, że moje rozwiązanie się tu nie nadaje". Słyszałem za to: "ukręcimy łeb każdemu przetargowi, który ma oddzieloną specyfikację wymagań od wykonania na dwa przetargi" (na szczęście coraz rzadziej się to udaje). Powód był prosty - firmy się obawiały, że mniej zarobią. (Wymiećmy spod kołdry brudy informatyzacji). Świeży przykład. W pewnym przetargu wymagania opisane całkiem przyzwoicie…
Od 7 marca urzędnicy będą mieli obowiązek prowadzenia metryki każdej sprawy administracyjnej. MAiC określiło właśnie wzór i sposób ich prowadzenia. Zgodnie z projektem rozporządzenia metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła ma stanowić obowiązkową część akt sprawy administracyjnej i ma być na bieżąco aktualizowana. W treści metryki uwidaczniane będą wszystkie osoby, które uczestniczyły w postępowaniu administracyjnym wraz z określeniem podejmowanych przez te osoby czynności. (za Serwis Samorządowy PAP) (o liście wyłączeń) Treść ustawy można pobrać tu Wzór metryki
Uważam, że korzyści z elektronicznego obiegu w urzędach są ogromne mimo faktu, że dokumenty inicjujący i kończący są (i długo jeszcze będą) nadal papierowe (ilu ludzi tak na prawdę ma możliwość posługiwania się elektronicznym dokumentem?!). Ważne jest by system taki po pierwsze, został dobrze zaprojektowany gdyż jego celem nie jest zastąpienie papieru, a zmiana sposobu pracy urzędu, a to ogromna różnica.
Co jest moim zdaniem największym błędem? To, że urzędy "zamawiając" taki system, z góry zaznaczają, że "wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur" i to jest idiotyczne podejście bo faktycznie nic nie naprawiając dokładamy kosztów i pracy...
Tak więc sugeruję, by może nowe Ministerstwo Cyfryzacji zajęło się jak najszybszym opracowaniem drugiej wersji instrukcji kancelaryjnej dla Gmin (ja chętnie pomogę), planujących "cyfryzację" bo bez tego ten cały interes jest na plaster... wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie to zapewne 99% całej pracy z dokumentami. Więc chyba warto pozostawić "papierowe" dokumenty u obywatela a skupić się na owych 99%-ach wewnątrz urzędu bo tu tkwi problem. A archiwa? OK, kategorię archiwalna A ma znikoma ich ilość, więc nie zarośniemy bo pozostałe dokumenty w urzędach są od lat niszczone i będą.
