Procesy biznesowe lepiej z regułami biznesowymi i zasobami

W wielu firmach system zarządzania jest tak niespójny, że jedynym sposobem funkcjonowania tych firm, jest łamanie zasad przez jej pracowników. Niestety pierwsza wpadka często powoduje załamanie się całego systemu (a nie raz i firmy). Wiele Zarządów firm nie zdaje sobie nawet sprawy z tego, jak duże jest ryzyko ciągłości funkcjonowania ich firm.Tak więc model procesu to nie algorytm działania firmy, wykazano nie raz, że algorytmizacja pracy ludzi jest niecelowa (wtedy stosujemy roboty).Znaczna część tego co robią ludzie to efekt ich kompetencji, wiedzy i doświadczenia, a nie dyktowania im jak mają wykonywać swoja pracę.Jeżeli wybierzemy drogę modelowania tego wszystkiego diagramami, to ilość tych diagramów szybko przekroczy granicę sensy całego projektu: nie będą czytane. Ich wartość będzie żadna.W procesie dobrze przygotowanej analizy (jakiejkolwiek) modele tworzy się by je badać, a nie tylko po to by powstały za pieniądze sponsora projektu.Należy też nabrać pokory: większość organizacji sprawnie funkcjonuje nie mając żadnych modeli procesów, więc teza, że ich brak szkodzi jest nie do obrony. Po co więc te modele? Żeby zrozumieć dlaczego tak jest i co się stanie, gdy zechcemy wprowadzać zmiany.

Czytaj dalejProcesy biznesowe lepiej z regułami biznesowymi i zasobami

No to była mała porażka… piszę ku przestrodze

Nie będę tu opisywał szczegółów tego projektu, ważne są wnioski a nie ta czy inna firma:pominięcie któregokolwiek etapu projektu analitycznego, w szczególności pierwszego, powoduje, że całość staje się nieweryfikowalna, ryzyko rośnie, ukrycie prawdziwego celu projektu przed analitykiem (jest to możliwe, jeżeli dojdzie to tego co powyżej) powoduje, że większość jego czasu pracy nie służy projektowi, po zanegowaniu efektów pracy analityka, obrona takiego projektu jest niemożliwa bo brak kluczowego narzędzia: śladowanie (przypomnę, że usunięto pierwszy etap - zdefiniowanie celu). Co było prawdziwym celem projektu? Okazało się, że "nie chcemy by przetarg wygrała firma XXX i jej produkt". W trakcie pierwszych problemów z "uznaniem" specyfikacji wymagań dostałem listę wad posiadanego oprogramowania. Ku mojemu zaskoczeniu były tam nawet błędy rachunkowe (inne tu pominę, choćby niezgodność programu z prawem). Pytam: jakim cudem to zostało odebrane i zapłacone? Cóż...

Czytaj dalejNo to była mała porażka… piszę ku przestrodze

Jedno wymaganie – kilka perspektyw

Tak więc każde wymaganie:kojarzymy z realizującym go przypadkiem użycia, testujemy (z pomocą dobranego scenariusza testowego), dokumentujemy modelem opisującym jego realizację (np. Obiekt biznesowy w modelu dziedziny). Takie podejście powoduje, że zanim jeszcze dotkniemy gotowego produktu (tu niestety już po jego wyborze) możemy po pierwsze: przetestować samą specyfikację a po drugie przekazać potencjalnemu dostawcy (na etapie zapytania) pełna informację o tym, czego oczekujemy od produktu.Powyższe podejście w postaci 'full wypas" może być pracochłonne, dlatego możliwe są warianty pośrednie czyli tylko dla wymagań oznaczonych jako ryzykowne budujemy testy lub elementy modelu dziedziny, jednak mamy narzędzie do panowania nad tym ryzykiem. Po drugie zyskujemy narzędzie do weryfikacji, odbiór oprogramowania nie będzie sprawdzaniem listy dziesiątek cech, będzie "jazdą próbną na sucho" a więc relatywnie tania metodą testów: dostawca deklaruje (oferta na nasze zapytanie) zgodność z naszymi wymaganiami a te są weryfikowalne.

Czytaj dalejJedno wymaganie – kilka perspektyw

Troszkę o narzędziach… czyli jak pracuje firma analityka – moja

Jednym z głównych problemów wielu projektów analitycznych (i nie tylko) jest komunikacja i dokumentowanie działań. Projekty analityczne mają to do siebie, że opisują organizację beneficjenta projektu. Tworzenie jej modeli wymaga "sprzężenia zwrotnego" beneficjent-analityk. Jednak nie chodzi o to, by się codziennie spotykać a o to, by na bieżąco konsultować. Od lat, jako analityk, stosuję z powodzeniem metodę pracy polegającą na studiowaniu i analizie dokumentów. Są to twarde dane o życiu firmy, niosą większość wiedzy o tym co i po co się dzieje. Praktyka pokazuje, że nie szczegóły powstawania tych dokumentów są istotne…

Czytaj dalejTroszkę o narzędziach… czyli jak pracuje firma analityka – moja

Znaczenie ma nie wielkość projektu, a cykl jego życia…

Powyższe nasuwa od razu kolejny wniosek: zamawiający najczęściej formułują zapytania w sposób pozwalający dostawcom składać oferty na pierwszy etap, polegający tylko na dostarczeniu i wdrożeniu. Jak widać z zasady wygrywają tu projekty "na żywioł". Żądanie od dostawców ujęcia kosztów utrzymania (tak zwany "maintenance") niczego nie zmienia bo to tylko stała oplata administracyjna. Jedynym sposobem na rzetelne porównanie ofert jest operowanie kosztem cyklu życia dostarczonego produktu.

Czytaj dalejZnaczenie ma nie wielkość projektu, a cykl jego życia…

Kilka uwag na temat systemów ERP II, ich historii i metod ich wyboru

Analiza biznesowa obejmuje wyłącznie obszar strategii i procesów biznesowych. Wdrożenie poprzedzane jest analizą całej organizacji, wydzielenie w niej niezależnych obszarów dziedzinowych (np. rachunkowość, zarządzanie procesami pracy, zarządzanie wiedzą, portal klienta, zarządzanie i sterowanie produkcją, zarządzanie procesem sprzedaży, inne).Każdy obszar cechuje się tymi trzema poziomami: strategia, procesy, realizacja. Na etapie analizy potrzeb prowadzimy audyt i modelowanie procesów. Zakładamy, że szczegóły tego ?jak pracujemy? i tak ulegną zmianie po wdrożeniu nowego narzędzia pracy, więc pomijamy je na tym etapie (zostaną określone podczas wdrożenia). Jeżeli analiza wykaże, że istnieje obszar niestandardowy w organizacji, tylko dla tego obszaru prowadzi się szczegółową analizę, gdyż w tym obszarze będzie (najprawdopodobniej) wdrażane rozwiązanie dedykowane.Tak więc zintegrowany system ERP II nie musi oznaczać "jedno rozwiązanie od jednego dostawcy". Po pierwsze trudno jest szczegółowo wyspecyfikować taki system, po drugie nie raz okazuje się, ze "systemy od wszystkiego są do niczego"...

Czytaj dalejKilka uwag na temat systemów ERP II, ich historii i metod ich wyboru

Czym jest Piąty element – Audyt organizacji czyli analiza biznesowa

Mało która firma ma modele procesów a każda jakoś istnieje! Można żyć bez map procesów, straszne! Co więc oferują firmy doradcze "sprzedające" usługę modelowania procesów biznesowych?Sedno sposobu pracy organizacji to reguły biznesowe. One rządzą tym, co jest wykonywane i jak. Proces (to jak jest wykonywana praca) to abstrakcja, efekt istnienia ograniczeń (w tym właśnie reguł biznesowych). Tak wiec można zarządzać firmą nie mając modeli procesów podobnie jak można mieszkać w mieście nie mając jego planu.W czym problem? Bez "mapy" nie rozumiemy wielu zjawisk mimo, że występują. Jednak przydatny model biznesowy to model procesów powiązany z pozostałymi czterema składnikami opisu organizacji (ludzie, prawo, wewnętrzne zarządzenia i procedury).Model biznesowy to nie są dziesiątki i setki nieczytanych diagramów, pokazujących szczegółowo to co robię pracownicy bo mogą to robić na nieskończenie wiele sposobów. Istotne jest to co powstaje, po co i dlaczego akurat tak.Na zakończenie: np. model pracy operacyjnej każdego urzędu można kompletnie opisać jednym diagramem. Jeżeli chcesz na prawdę poznać swoją firmę, opracuj jej model. Ale nie w postaci setek diagramów będących suchym zapisem wywiadu.Rozłóż firmę na czynniki pierwsze i zrozum ją. Bez tego nie zarządzasz a próbujesz zarządzać!Wykonaj sformalizowany notacjami i słownikiem pojęć, audyt firmy, sposobu funkcjonowania i zrozum jak na prawdę działa.

Czytaj dalejCzym jest Piąty element – Audyt organizacji czyli analiza biznesowa

Business Rule Concepts – czyli jak “wyłuskać istotę rzeczy”

Gorąco polecam dwie książki autorstwa Ronalda G. Ross'a, ich okładki tu widzicie. Wydane zostały przez Business Rule Solutions, LLC. Pierwsza skupia się na regułach biznesowych jako koncepcji. Metody i system pojęciowy w niej opisany znalazły się na liście otwartych standardów OMG jako SBVR. W ubiegłym roku ukazało się już trzecie wydanie tej książki.Druga to pozycja nowa, całościowo opisująca podejście polegająca na modelowaniu organizacji w analizie biznesowej (zawiera część materiału pierwszej) . Zwraca uwagę na fakt, że nie chodzi w analizie o tworzenie mnóstwa diagramów a o to, by zrozumieć jak organizacja funkcjonuje opisując to, oraz stworzyć model, który pozwoli na prognozowanie zachowania organizacji w odpowiedzi na bodźce, nawet te które jeszcze nie zaistniały. Prognoza? A jak Państwo chcecie ocenić ryzyko i skutki utraty członka zarządu (np. złamał nogę na nartach...;)) lub jednego z kluczowych dyrektorów? Jak chcecie ocenić skutki i ryzyko wdrożenia nowego systemu systemu ERP?Da się... ale model organizacji to nie trawnik boiska z wydeptanymi ścieżkami, bo trwa rośnie a kolejne rozgrywki to nowe ścieżki, nie narysujemy wszystkich możliwych! Model to reguły gry w piłkę nożną, umiejętności poszczególnych piłkarzy, granice boiska, obie połowy, pola karne i bramki. To decyduje o tym ja wygląda gra. Co jest ważne? Odkryć i jednoznacznie udokumentować formalne zasady.

Czytaj dalejBusiness Rule Concepts – czyli jak “wyłuskać istotę rzeczy”

Noworoczne wynurzenia

Analiza to dość pojemne pojęcie w potocznym języku, jednak analiza jako etap procesu rozwiązywania problemu, wymaga podejścia wręcz naukowego, bardzo ścisłego. To się wiąże w zasadzie z koniecznością stosowania wyrafinowanych narzędzi analitycznych a takimi są systemy pojęciowe (najczęściej spotykane w tej branży po postacią notacji).Należy je bardzo dobrze poznać i zrozumieć ?moc? narzędzi jakim jest ?system pojęciowy? i ?język?. To wymaga czasu, braku presji do naginania zasad (np. naciskający na zmianę treści pracodawca lub zamawiający) oraz przede wszystkim przekonania, że ?to działa?.Niestety wielu ?sponsorów? projektów uważa, że płaci za wynik analizy. Niestety na rynku jest wielu analityków uważających, że właśnie to jest ich rola: dać oczekiwany wynik analizy.

Czytaj dalejNoworoczne wynurzenia

Ujarzmić dane – ale po co ich aż tyle?

Moim zdaniem hurtownie danych i wszelkiego typu systemy BI mogą być skuteczne jako wykrywanie "czegoś" w historii, na pewno sprawdzają się jako złożone systemy raportowania, ale nie sądzę by jakakolwiek hurtownia danych plus system BI odkryła cokolwiek nowego lub skutecznie prognozowała. [...] Budowanie modeli na bazie małych partii danych jest po pierwsze wiarygodniejsze (paradoksalnie) niż proste wnioskowanie statystyczne, po drugie daje szanse odkrycia czegoś nowego. W czym problem? To drugie jest nie możliwe z pomocą deterministycznej maszyny jaką jest komputer. To wymaga człowieka, ten jednak nie daje się produkować masowo... ;), korporacja na nim nie zarobi.Hm... czy przypadkiem promowanie systemów hurtowni danych, BI, pracy z terabajtami danych itp.. to nie tworzenie sobie rynku przez dostawców tych technologii?Warto więc za każdym razem, zanim zainwestujemy w rozwiązania operujące na terabajtach danych, przemyśleć co chcemy osiągnąć. W zasadzie nie ma uzasadnienia dla trzymania wszystkich danych, ważne jest określenie jaki problem chcemy rozwiązać. Jeżeli są to problemy związane z analizą danych historycznych, badania statystyczne mogą być skuteczne, do tego poddają się automatyzacji. Jeżeli jednak problem tkwi w planowaniu zmian, prognozowaniu, odkrywaniu, polecam raczej człowieka i budowanie hipotez.

Czytaj dalejUjarzmić dane – ale po co ich aż tyle?

Analiza biznesowa

Stosowanie opisanych tu formalizmów to uznanie, że dobre i sprawdzone standardy pozwalają zminimalizować ryzyko projektów analitycznych.Analiza to nie zbieranie danych o firmie i ich sortowanie, bo czy to nie brzmi jak ekologiczne zbieranie śmieci? Analiza to porządkowanie zebranej wiedzy o organizacji, korzystając z wypracowanych systemów pojęciowych, czyli przyporządkowywanie wszystkiego co wiemy do skończonej liczby pojęć, oraz uzupełnianie lub naprawianie wszystkiego czego zabranie w tak opracowanym modelu. Kluczem dobrej analizy jest uogólnianie czyli wychwytywanie rzeczy istotnych oraz odsiewanie informacji zbędnych, nie mających wpływu na cel projektu a zaciemniających go. Analiza to odkrywanie i rozumienie reguł, panowanie nad złożonością organizacji.Większość projektów takich jak np. wdrażanie nowych metod kontrolingu, zrównoważonej karty wyników, nowych systemów IT itp. cierpi głównie z powodu posiadania nadmiaru informacji z jednej strony i kompletnego jej niezrozumienia z drugiej. Sławne już w badaniach "złe i niekompletne wymagania" czy "zmiany zakresu projektu w trakcie jego trwania" to klasyczne skutki złej (a często pomijania!) analizy biznesowej. Koszty tych porażek wielokrotnie przewyższają koszt takich analiz.

Czytaj dalejAnaliza biznesowa

Czas nie jest aktorem dla Systemu c.d. czyli projekt

aktorem absolutnie nie jest Czas, aktorem jest inny system, tu źródło sygnału czasu. Diagram UC jest zgodny ze standardem a my "zrozumieliśmy istotę rzeczy". Stosowanie w analizie standardów prowadzi do rozumienia i ma taką właśnie zaletę: analiza i modelowanie prowadzi do zrozumienia problemu, łamanie zasad notacji ukrywa niezrozumienie problemu (o co chodzi z tym oczekiwanym przez klienta czasem).

Czytaj dalejCzas nie jest aktorem dla Systemu c.d. czyli projekt

Koniec treści

Nie ma więcej stron do załadowania