Na konferencjach i forach toczą się stale dyskusje na ten temat. Większość firm doradczych, informatycznych i ich analitycy bronią tezy, że celem analizy jest zebranie informacji w postaci dokumentów i zestawień. Niestety takie dokumenty są kompletnie nieprzydatne, mają wartość nagrania (patrz wyżej zdjęcie lotnicze), nie da się na ich postawie wyciągać żadnych pozwalających na dowodzenie ich słuszności, wniosków nie licząc może oceny estetyki edytorskiej. Niewątpliwą "zaletą takiej analizy" jest to, że nie wymaga ona absolutnie żadnych kompetencji poza umiejętnością komunikacji. Takim analitykiem może być niemalże każdy (łatwa rekrutacja, niski koszt), ale czy taki jest cel analiz poprzedzających projekty, warte setki tysięcy złotych a nie raz miliony?
Na zakończenie dodam, że najgorszym sposobem jaki znam i jaki niestety często spotykam, na modelowanie struktury organizacyjnej, jest użycie diagramu klas lub diagramu przypadków użycia i modelowanie z zastosowaniem dziedziczenia (klas lub aktorów).
Model zawierający wyżej opisane śladowania (i tylko taki!) pozwala na analizę zalezności, np. chcemy dowiedzieć się na co ma wpływ Proces_2, wtedy powinien powstać np. taki diagram:
Jak widać, śladowanie jest tu warunkiem koniecznym dlaczego? Taki model może powstać "automatycznie" (narzędzie do modelowania musi posiadać taka funkcjonalność). jednak to nie jedyny warunek: model musi zachowywać formalna poprawność, czyli nie używamy pojęcia Rola (pas na modelu procesów) do symulowania "systemu" który coś robi, bo oprogramowanie to narzędzie człowieka (rola w procesie), specyfika użycia danego narzędzia to umiejętności aktora (użytkownika) i jest to co najwyżej problem skojarzenia danej czynności (procesu) z dokumentem opisującym procedurę lub instrukcję użytkownika (to także narzędzie powinno umożliwiać).
Wszelkie łamanie formalizmów notacji odnosi taki sam skutek jak np. wykorzystywanie pól w bazie danych do przechowywania innych danych niż te z nagłówka np. wpisywanie drugiego imienia do pola Nazwisko czy nazwy dzielnicy w pole Miasto. Z takiej bazy danych żaden sensowny raport już nie powstanie. Jeżeli na modelu procesów użyto symboli w innych znaczeniach niż to wynika z użytej notacji żadnej sensownej informacji też nie uzyskamy... to już nie modele tylko zwykłe obrazki.
Dobrze opracowany, kompletny model organizacji, łączy w sobie:
model motywacji biznesowej,
[[model struktury organizacyjnej]],
model procesów biznesowych (wymieniony już powyżej),
model reguł biznesowych.
Elementy każdego z tych modeli są ze sobą powiązane: role w procesach są wywodzone ze stanowisk w modelu organizacyjnym, analizowane procesy są wywodzone z modelu motywacji, reguły biznesowe są kojarzone z czynnościami w procesach i wywodzone z aktów prawnych i wewnętrznych zarządzeń.
Mając tak opracowany kompletny model organizacji, zawierający śladowanie, i odpowiednie oprogramowanie CASE można przeprowadzić analizę oddziaływania, np. sprawdzić na jakie osoby w organizacji przeniesie się zmiana wybranych reguł biznesowych. Mając model systemu informatycznego skojarzony z procesami, można sprawdzić wpływ awarii poszczególnych podsystemów na procesy biznesowe i ich skutki dla firmy. Takich analiz można wykonać wiele, nie było by to możliwe bez tak skonstruowanego modelu.
Dlatego, podstawową wartością poprawnie wykonanych modeli organizacji i użycia właściwych narzędzi, jest nie tylko opracowanie wymagań np. na oprogramowanie. Możliwe jest testowanie reakcji elementów struktury organizacji na zdarzenia np. awarie. Możliwe jest opracowanie projektów integracji, wymiany oprogramowania. Możliwe jest sprawdzenie na co ma wpływ np. nieoczekiwana obecność pracownika. To tylko wybrane przykłady, jednak możliwe jest to wyłącznie pod warunkiem posiadanie poprawnie wykonanego modelu.
