Tworzę model procesów (używam notacji i metodyki BPMN ale w prostszych przypadkach może to być np. diagram czynności UML), od którego proponuję zacząć. Potem wskazuję (wybieram) te czynności, które będą "komputeryzowane" (bo nie koniecznie wszystkie). W metodyce którą stosuję jest pojęcie czarnej skrzynki. Jest to np. projektowany jeszcze hipotetyczny system. Tworząc model procesów łączę czarną skrzynkę z wybranymi czynnościami (procesami) i optymalizuje tak powstały model.
Using Specification and Description Language to define and implement discrete simulation models, January 2010, author: Pau Fonseca i Casas, Universitat Polit?cnica de Catalunya
Należy się pogodzić z reorganizacją, określić cele wdrożenia jednak celem tym nie powinna być sama tylko automatyzacja. Nowy system powinien wnieść do firmy nową jakość, nowe możliwości. W przeciwnym wypadku trudno jest mówić o podnoszeniu konkurencyjności czy uzyskiwaniu istotnej przewagi rynkowej. Bo na czym miała by ona wtedy polegać? Jazda na szybszym rowerze sama z siebie nie jest sposobem na osiąganie istotnej przewagi. Należy najpierw obrać nową drogę i potem dobrać do niej najlepszy pojazd.
Po raz kolejny widać, że system wdrażany jest "technicznie". Po raz kolejny widać, że wdrożenie prowadzone jest przez osobę (firmę) której celem było (może postawiono taki cel...) zrobienie aplikacji a nie wdrożenie. Wdrożenie systemu do zadanie daleko bardziej wymagające niż tylko napisanie aplikacji. Zrobienie projektu i napisanie programu to tylko część projektu wdrożeniowego. Należy zaprojektować taki mechanizm organizacyjny by stworzone narzędzie było w niego wplecione a nie stanowiło garba na plecach. Jeżeli urzędnik (ktokolwiek) nie używa jakiegoś oprogramowania to nasuwa się tylko jeden wniosek: nie pomaga mu ono w pracy! Proszę mi pokazać kogoś kto na siłę szuka pracy, szczególnie w Urzędzie i to papierkowej.
Ideą twórców BPMN jest stworzenie narzędzia dla analityków ale takiego, którego produkty da się "tłumaczyć" na BPEL4WS. Bazą dla BPMN są sieci Petriego i EPC. Dla tego z jednej strony kompletna lista symboli BPMN to 38 symboli obrazujących typowe zdarzenia biznesowe dające się odwzorować za pomocą BPEL4WS, modelować zaś można już za pomocą sześciu podstawowych, które pozwalają na zbudowanie pełnego modelu procesów biznesowych. Pozostałe symbole służą do dodatkowego definiowania zdarzeń koniecznych z punktu widzenia inżynierii oprogramowania. Dlatego np. model wykonany za pomocą podstawowego zestawu symboli przez analityka da się łatwo uzupełnić jako kontynuacja projektu o brakujące elementy w celu wygenerowania kodu dla BPEL. ten zaś być może będzie standardem służących do generowania kodu aplikacji jak dawne systemu typu CASE.
Jako konsultant prowadzę także projekty związane z wyborem systemu informatycznego nie wiąże się jednak z żadnym z jego dostawców na rynku. Narzędzia służące do modelowania wspierają te działania dlatego wymieniam tu te, których używam. Ich wybór jest podyktowany skutecznością z jaką wspierają pracę np. moją. Nie determinują one tego jakiego systemu wspierającego zarządzanie użyjemy w przyszłości po wykonaniu analizy i czy w ogóle. Jako praktyk jednak spokojnie mogę polecić programy, których sam używam.
[...] W systemach zorientowanych na procesy poprawnie skonstruowana aplikacja jest w stanie rozwijać się płynnie wraz z firmą. Model procesowy traktuje ludzi (aktorów) jak zasoby dlatego rozbudowa aplikacji z natury ewolucyjnej (modeler procesowy to integralna część systemu) jest niejako wpisana w jej życiorys. Dopisanie nowego procesu może wymagać nowego pracownika lub stanowiska a to jest tylko naturalną czynnością w postaci dodania nowych zasobów. [...]
Dostawcy systemów ERP zmieniają obszar zainteresowania, wiedzą że muszą albo być bardzo dobrzy albo odejść. Następuje rewizja polityk marketingowych. Dostawcy zostali zmuszeni do skupienia się na biznesie swoich odbiorców a nie na swoim. Rynek systemów staje się coraz dojrzalszy. Następuje powolna ale systematyczna konsolidacja rynku. Każdy segment rynku ma obecnie swojego lidera, reszta może zostać zmuszona do współpracy lub odejścia. Po za SAP?em, który jako jedyny obsługuje obecnie szeroki obszar rynku (39% udział w rynku europejskim, kolejne pozycje zajmują Oracle i PeopleSoft), pozostali dostawcy skupiają się na wybranych sektorach (branżach) widząc w tym jedyny sposób na wzrost i zajęcie pozycji lidera. Microsoft stale powiększa swój udział w rynku jednak skupia się na odbiorcach grupy SMB (Small, Medium Business, małe średnie firmy).
Odpowiedź brzmi: zakup systemu informatycznego mającego wspierać zarządzanie firmą bez posiadania modelu tego zarządzania oraz zinformatyzowanie stanu zastanego firmy jest niczym innym jak tylko utrwaleniem tego stanu. Nawet jeżeli uda się wdrożyć system w tej postaci to firma nie posunęła się w efekcie ani krok do przodu.
Rekomendacje
Doprowadzić do stanu, w którym zdefiniowana jest rola firmy na rynku, jej cel rynkowy oraz długoterminowa strategia. Na tym etapie należy zbudować model procesowy firmy z dokładnością do opisu łańcucha wartości. Kolejnym etapem powinno być przystosowanie zasobów firmy (pracownicy i środki trwałe, podwykonawcy itp.) tj. takie ich zorganizowanie by służyły w 100% realizacji strategii firmy. Ten etap najczęściej polega na przeorganizowaniu niektórych (rzadko całej firmy) elementów organizacyjnych firmy tak by dopasować strukturę organizacyjną do celów realizowanych przez firmę.
W obecnych czasach informacja to towar tak potrzebny jak pieniądz a bywa, że bardziej. Narzędzia i wiedza używane do pracy z informacją powinny być adekwatne do jej znaczenia i wartości dla firmy. Informacja to zawarta danych wartość konieczna do pracy każdej firmy. Dane takie jak lista pracowników wraz z faktamni z okresu ich pracy zawierają informacje potrzebne do prawidłowej ich oceny i wypłaty wynagrodzenia. Dane o sprzedaży zawierają informacje o kontrahentach, ich preferencjach, ich wartości dla firmy. Przykłady można mnożyć w nieskończoność. Ale co tak na prawdę jest potrzebne firmie? Dane, informacje, moze coś innego...Po co przetwarzamy te informacje?
