także analiza przedwdrożeniowa
Dużo się mówi od pewnego czasu o architekturze systemów informatycznych zorientowanej na usługi (SOA, ang. Service Oriented Architecture) . Jest to trend zmierzający w stronę budowy tych systemów pod kątem specjalizowanych potrzeb biznesowych. Opisane wcześniej procesy biznesowe to nasze potrzeby zaś system to świadcząca nam pewne usługi infrastruktura. Jeżeli jednym z procesów biznesowych jest w firmie fakturowanie to nasz system informatyczny powinien świadczyć usługę wspierającą ten proces w postaci np. programu lub jego modułu dedykowanego do procesu fakturowania. Program taki lub jego moduł powinien operować takimi danymi jakie my w firmie wykorzystujemy. To jest ten moment, w którym to my określamy wymagania na program a nie dostawca narzuca nam możliwości swojego systemu. Zawsze możliwe jest to, że dany produkt nie spełnia naszych wymagań i nie powinno się z niego po prostu zrezygnować.
Inaczej rzecz ujmując, zbudowanie systemu dedykowanego (co by to nie miało tu znaczyć) daje dużą szansę, że konkurencja będzie miała duży problem z szybkim jego "zmałpowaniem" czyli użyciem standardowego, dostępnego na rynku systemu i co jeszcze gorsze, referencyjnych rozwiązań. Zakup takiego "gotowca" to nic innego jak podkładanie się, bo konkurent poczeka na efekty i kupi to samo na rynku bez większego wysiłku. Powiem więcej, dostawca takiego gotowca, jak tylko skończy go wdrażać sam pobiegnie do naszych konkurentów oferując im "branżowe, prekonfigurowane rozwiązania do szybkiego wdrożenia".
System IT powinien się zwrócić w okresie rzędu trzech do pięciu lat. Przyjmuje się taki mniej więcej okres zachodzenia istotnych zmian w otoczeniu rynkowym, niektóre firmy uznają nawet, że w ich branży okres ten nie przekracza jednego roku. Uśredniając podane wartości można uznać, że system IT powinien się zwrócić w trzy lata a minimalna inwestycja to 50tys.złotych. Oznacza to, że (dla uproszczenia nie licząc kosztu pieniądza) średniomiesięczny koszt to 50 tys./36 miesięcy=1388zł. Załóżmy, że na IT firmy wydają 2% przychodów (co moim zdaniem jest optymistycznym założeniem) to na inwestycję taką będzie stać firmę o minimalnych miesięcznych przychodach rzędu prawie 70 tys. zł.
Osobą odpowiedzialną za system IT zawsze będzie zamawiający. Dlatego zamawiający powinien jednoznacznie opisać swoje oczekiwania i zrozumieć potem odpowiedź czyli propozycję ich wykonawcy. Menedżer nie musi uczyć się diagramów UML ale powinien rozumieć modele procesów tak by mieć możliwość ich oceny i zatwierdzania. Dlatego modele procesów powinny być tworzone metodami zrozumiałymi dla menedżerów, moim zdaniem nie jest to notacja UML. Notacja ta jednak jest niewątpliwie doskonałym narzędziem do udokumentowania i przekazania swoich oczekiwań przyszłemu wykonawcy systemu: integratorowi IT. Tak więc wykonaj model procesów biznesowych, określ które procesy chcesz informatyzować. Potem przygotuj na bazie tej analizy listę przypadków użycia przyszłego systemu, uzupełnij ją o model pojęciowy twojego biznesu i firmy i przekaż to do realizacji wykonawcy systemu. Na koniec pozostaje wdrożenie a to już osobny projekt :), socjologiczny.
Albo analiza procesowa i obiektowa albo na margines życia. Coraz powszechniejsze zrozumienie idei zorientowania na procesy, interoperacyjności (w tym zarządzanie łańcuchami dostaw), architektury SOA (która moim zdaniem doskonale się wpasowuje w metody zarządzania zorientowanego na procesy i reorganizację w firmach) powoduje stawianie takich wymagań także dostawcom rozwiązań IT. Te które się do tego nie dostosują, moim zdaniem odejdą z rynku.
Część analityków używa modelowania tylko do udokumentowania zastanego oraz planowanego stanu rzeczy jednak modelowanie może przynieść daleko większe korzyści poza projektami informatycznymi. Jak przynieść oszczędności samym tylko wykonaniem modelu? Jak osiągnąć korzyści z modelowania odkładając na zakończenie projektu wykonany model na półkę? Historia zna wiele przypadków, że samo wykonanie modelu firmy, oczyszczenie go z nielogiczności, zbędnych czynności itp. powodowało obniżenie kosztów nawet o 30%! Oczyszczenie firmy tylko z niepotrzebnych, nie wnoszących wartości procesów, może istotnie skrócić czas obsługi klientów a to już nic innego jak podniesienie konkurencyjności w czystej postaci.
Niedawno pewna firma IT otrzymała zapytanie ofertowe na system ERP i poprosiła mnie o wsparcie w przygotowaniu oferty. Zapytanie zawierało tabelę zawierającą 1480 wymaganych i opcjonalnych cech systemu. Na czym to moje wsparcie miało polegać? Ano na ustosunkowaniu się do zapytania. Nie będę się wgłębiał w szczegóły tym bardziej, że to tajemnica handlowa jednak tknęło mnie te 1480 pozycji i ich treść. Otóż coraz częściej widuję takie i podobne zapytania. Są one do siebie bardzo podobne, żeby nie powiedzieć, że czasami tożsame. I nie chodzi tu o samą listę wymagań i jej szczegółowość ale także o koszt wykonania samego SIWZ (Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, ang RFP: Request For Proposal)) . Ile to kosztuje? Kto za standardową listę wymagań zapłacił więcej niż $1000 najprawdopodobniej przepłacił.
Tworzę model procesów (używam notacji i metodyki BPMN ale w prostszych przypadkach może to być np. diagram czynności UML), od którego proponuję zacząć. Potem wskazuję (wybieram) te czynności, które będą "komputeryzowane" (bo nie koniecznie wszystkie). W metodyce którą stosuję jest pojęcie czarnej skrzynki. Jest to np. projektowany jeszcze hipotetyczny system. Tworząc model procesów łączę czarną skrzynkę z wybranymi czynnościami (procesami) i optymalizuje tak powstały model.
