"przyganiał kocioł garnkowi": w firmach "prywatnych" dokumenty giną znacznie częściej. Mało która firma, nie będące urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest nie raz także z Umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm "towar uboczny".
Warto tworzyć dobrze przemyślane systemy metadanych dla systemów archiwizacji gdyż pozwala to z jednej strony "spiąć" archiwum dokumentów z hurtownią danych z drugiej "pozbyć się" śmieci. Tempo przyrostu danych stale rośnie gdyż biznesowe oprogramowanie, automatyzując wiele naszych czynności, wytwarza je w tempie w jakim człowiek nigdy nie był by w stanie. Po drugie narasta zjawisko powielania, co nazywam to syndromem "copy&paste". Wiele dokumentów (o zgrozo także tych podobno "autorskich") i powstaje coraz częściej metodą powielania tego co znajdzie się w firmowych archiwach (wiedza korporacyjna czyli po prostu jej zanik, bo wiedza to umiejętność napisania czegoś a nie skopiowania) czy w sieci.
Moja praktyka (to co dostaje do audytu u klientów) pokazuje, że dokumenty wytworzone "od zera" praktycznie zawsze mają większą wartość merytoryczną. Do tego dochodzi ryzyko przeniesienia, podczas kopiowania, treści niechcianych. Kopiując dziesiątki stron "starej oferty" lub poprzedniego "opracowania doradczego", tworząc kolejne "indywidualne autorskie opracowanie" narazić się można nie tylko na ujawnienie tajemnicy ale także na zwykłe ośmieszenie. Dlatego system zarządzania dokumentami i wiedzą należy dobrze zaprojektować. W przeciwnym wypadku narażamy się na budowę wielkiego śmietnika.
