No cóż, nie jest rzadkością zrobienie literówki w adresie, nie jest także złe zaadresowanie listu w sytuacji gdy wszechobecne funkcje podpowiadania adresata wstawią w pole Do: kogoś innego z naszej listy kontaktów. Nie trzeba wielkiego pośpiechu czy nieuwagi by się to przytrafiło. Umieszczanie w stopce sentencji w rodzaju "jeżeli nie jesteś adresatem tego listu powiadom o tym nadawcę i zniszcz treść przesyłki" jest dość naiwne jeśli niechcący wyślemy super ofertę nie temu klientowi...To zjawisko to klasyczny przykład czynnika ludzkiego, z którym poważni ludzie nie dyskutują tylko szukają sposobu jak mu zaradzić. Na pewno nie jest skutecznym sposobem administracyjny zakaz mylenia się z dużą karą za pomyłkę: po protu nikt się nie przyzna, i mało który przypadkowy adresat doniesie sam na siebie.Jak zaradzić problemowi?W sumie nie aż tak trudno: nie używać poczty elektronicznej do wysyłania ważnych dokumentów. Czyli?Zamiast ryzykować wysłanie mailem ryzykownej treści, np. negocjowanej umowy, bezpieczniej jest umieścić plik w repozytorium i udostępnić uprawnionej osobie (stosowanie kompresji zip na hasło jest tylko półśrodkiem). Może to być system zarządzania przepływem pracy, nieskomplikowane repozytorium z funkcją monitorowania, inne. Możliwości jest wiele, ważne by nie "przedobrzyć" z procedurami.Jak nie trudno się domyśleć, i tu warto wykonać rzetelną analizę wymagań, procesów komunikacyjnych wewnątrz firmy z jej otoczeniem, analizę ryzyk. Jednak o wymaganiach w tym poście już nie napiszę :) zaś moi klienci wiedzą, że używam w ważnych przypadkach, systemu wymiany dokumentów zamiast poczty od ponad trzech lat.
Zapewne nie odtworzy się oryginałów ale poświadczone, elektroniczne kopie można posiadać. Dlatego urzędom, i nie tylko, sugeruje rozważenie: zamiast walczyć z wdrażaniem mało tu skutecznych, kosztownych i długotrwałych we wdrożeniu, systemów obiegu dokumentów, wdrożyć porządne repozytorium dokumentów, archiwów elektronicznych. Łatwiej jej wdrożyć, są w znacznej części gotowe wymagania dostępne na stronach Archiwum Państwowego. Zarządzanie procesem przepływu dokumentów jest trudniejsze bo po pierwsze, wymaga powyżej wykonanej analizy, po drugie system workflow i tak wymaga dobrego repozytorium dokumentów.
Mając dobre archiwum zabezpieczymy lekko licząc 90% związanych z zarządzaniem dokumentami potrzeb bo:mamy ich kopie w repozytorium
możliwe jest automatyczne monitowanie terminów właściwym osobom,
możliwe jest więc dekretowanie,
niemożliwe jest ukrycie tego, na jakim etapie (u kogo) jest dana sprawa i jak długo jest załatwiana.
Tak więc można ... Czy ktoś chce mnie może przekonać, że w firmach dokumenty nie giną? Giną i to znacznie częściej niż w urzędach, więc pokory proszę w ocenie urzędów ...
Warto tworzyć dobrze przemyślane systemy metadanych dla systemów archiwizacji gdyż pozwala to z jednej strony "spiąć" archiwum dokumentów z hurtownią danych z drugiej "pozbyć się" śmieci. Tempo przyrostu danych stale rośnie gdyż biznesowe oprogramowanie, automatyzując wiele naszych czynności, wytwarza je w tempie w jakim człowiek nigdy nie był by w stanie. Po drugie narasta zjawisko powielania, co nazywam to syndromem "copy&paste". Wiele dokumentów (o zgrozo także tych podobno "autorskich") i powstaje coraz częściej metodą powielania tego co znajdzie się w firmowych archiwach (wiedza korporacyjna czyli po prostu jej zanik, bo wiedza to umiejętność napisania czegoś a nie skopiowania) czy w sieci.
Moja praktyka (to co dostaje do audytu u klientów) pokazuje, że dokumenty wytworzone "od zera" praktycznie zawsze mają większą wartość merytoryczną. Do tego dochodzi ryzyko przeniesienia, podczas kopiowania, treści niechcianych. Kopiując dziesiątki stron "starej oferty" lub poprzedniego "opracowania doradczego", tworząc kolejne "indywidualne autorskie opracowanie" narazić się można nie tylko na ujawnienie tajemnicy ale także na zwykłe ośmieszenie. Dlatego system zarządzania dokumentami i wiedzą należy dobrze zaprojektować. W przeciwnym wypadku narażamy się na budowę wielkiego śmietnika.
