Nie raz tu już pisałem, że analizy i projekty związane bezpośrednio z wymaganiami na oprogramowanie to "tylko" ok. 3/4 moich projektów. Jednak nawet, jeżeli projekt nie jest "nazwany" informatycznym, to zawsze jest "informacyjny" w rozumieniu zarządzania informacją (także zarządzanie wiedzą). Tym razem kilka słów na temat dokumentów. Stanowią one podstawową jednostkę informacji (i danych) w każdym systemie biznesowym. Są także źródłem danych dla hurtowni danych. Wstęp Wiele projektów związanych z dokumentami jest sprowadzanych do problemu: "jakie mamy dokumenty i co z nimi robimy?" Zaniedbuje się bardzo ważny element: odpowiedź na…
...analiza i specyfikowanie wymagań na systemy przepływu dokumentów czy po protu poprawy procesów biznesowych to przygotowanie firmy do zmian organizacyjnych a nie spisywanie oczekiwań pracowników z nadzieją, że dział HR nie odczuje tej zmiany. Nie zarządzamy procesami, kształtujemy je.
Uważam, że korzyści z elektronicznego obiegu w urzędach są ogromne mimo faktu, że dokumenty inicjujący i kończący są (i długo jeszcze będą) nadal papierowe (ilu ludzi tak na prawdę ma możliwość posługiwania się elektronicznym dokumentem?!). Ważne jest by system taki po pierwsze, został dobrze zaprojektowany gdyż jego celem nie jest zastąpienie papieru, a zmiana sposobu pracy urzędu, a to ogromna różnica.
Co jest moim zdaniem największym błędem? To, że urzędy "zamawiając" taki system, z góry zaznaczają, że "wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur" i to jest idiotyczne podejście bo faktycznie nic nie naprawiając dokładamy kosztów i pracy...
Tak więc sugeruję, by może nowe Ministerstwo Cyfryzacji zajęło się jak najszybszym opracowaniem drugiej wersji instrukcji kancelaryjnej dla Gmin (ja chętnie pomogę), planujących "cyfryzację" bo bez tego ten cały interes jest na plaster... wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie to zapewne 99% całej pracy z dokumentami. Więc chyba warto pozostawić "papierowe" dokumenty u obywatela a skupić się na owych 99%-ach wewnątrz urzędu bo tu tkwi problem. A archiwa? OK, kategorię archiwalna A ma znikoma ich ilość, więc nie zarośniemy bo pozostałe dokumenty w urzędach są od lat niszczone i będą.
