Wstęp Od lat spotykam się w literaturze z zakresu zarządzania, z krytyką poczty elektronicznej jako narzędziem zarządzania czymkolwiek (patrz: Sabotaż...2013). Poczta elektroniczna (podobnie jak pakiety biurowe w ogóle) jest typowym przykładem maksymy: ułatwienie nie zawsze jest ulepszeniem. W kliencie poczty elektronicznej zarówno treść jak i sposób adresowania (co i do kogo, kopia, itp.) nie podlega żadnej standaryzacji ani restrykcji (poczta elektroniczna często służy do wyprowadzania danych z firmy). Jak dodać do tego fakt, że załączniki są niewidoczne w narzędziach do lokalnego wyszukiwania, że mamy na serwerach filtry antyspamowe których reguły…
Korzystanie z własnego repozytorium daje ochronę bo: my nim administrujemy, w przeciwieństwie do sieci Internet, nie da się go "podsłuchiwać", i co najważniejsze: dokumenty są w sposób jednolity skatalogowane, wersjonowane itp. Jeżeli jedyne miejsce z dokumentami, ich wersjami itp, to nasze skrzynki pocztowe, to znaczy, że nikt nie ma wiarygodnej, kompletnej wiedzy o projekcie.
Czymże, jak nie inwestycją, jest ponoszenia kosztów na zatrudnienie, szkolenie i utrzymanie pracownika. Taki człowiek następnie przez kilka lat pracuje dla firmy, zdobywa doświadczenie i nawiązuje w imieniu firmy kontakty z klientami, bądź dostawcami.Nie będę teraz pisał o systemie zarządzania wiedzą w firmie. Nie ale może kiedyś napisze (tu pytanie do Państwa czy chcecie).Będę pisał o tym co mnie a raczej wielu z Państwa spotyka prawie co miesiąc. A spotyka mnie echo tego co się dzieje na rynku pracy, mianowicie mam swoisty monitoring zwolnień. W jaki sposób? Mając serwis i newsletter wysyłany do kilku tysięcy osób, które podały tu swoje adresy, mam także informacje o tym, że ten czy inny adres już nie istnieje i list jest ?odbijany? do mnie z powrotem. Oczywiście ma to miejsce także gdy likwidowana jest także cała domena (znika cała firma).
Problemem wielu firm jest utrzymywanie dwu systemów obiegu dokumentów: rejestrowany (często postrzegany jako oficjalny) oraz nie rejestrowany. Ten drugi to ok. 80% wszystkich informacji przepływających pomiędzy firmą a jej kontrahentami lub potencjalnymi klientami (np. korespondencja na etapie ofertowania, patrz wyniki ankiety na początku części pierwszej). W efekcie ogromna większość historii kontaktów jest praktycznie niedostępna już na drugi dzień. Typowym przykładem nie rejestrowanych informacji są poczta elektroniczna, rozmowy telefoniczne, wiadomości SMS. Czy to jest tak ważne? Na to pytanie niestety każda firma musi sama sobie odpowiedzieć, ważne by miała świadomość tego zjawiska. Duże, rozproszone terytorialne firmy, które używają tego typu systemów, deklarują zwrot inwestycji nawet już po kwartale.
