Dziesięć lat temu pisałem o informacji i jej strukturalnym charakterze, wpis kończył się zdaniem: czym więc jest Zarządzanie Wiedzą (milcząco zakładam, że zarządzać można czymś materialnym)? Jest to ?przechowywanie danych jednoznacznie zrozumiałych, opisujących określone i ograniczone liczbą fakty interpretowane jako pojmowalna przez adresata informacja?.Przemyślenia związane z tą ostatnią definicją pozostawiam Państwu. Ciąg dalszy może nastąpi? (źr. : Potrzeby informacyjne firmy ? Zarządzanie wiedzą | Jarosław Żeliński IT-Consulting) Kontynuacją cytowanego tekstu będzie dzisiaj kwestia informacji i powiązanych z nią wymagań na oprogramowanie. Każdy projekt wytworzenia, lub nawet tylko dostarczenia gotowego, oprogramowania powinien…
Bardzo często spotykam się z projektami inicjowanymi przez średnie kadry kierownicze dużych firm i urzędów, często mają one pewną wspólną cechę: "nie możemy nic zmieniać w strategii organizacji ale chcemy usprawnić pracę w naszym wydziale". To z reguły bardzo cenna inicjatywa ale także dobra droga do porażki projektu. W urzędach często na granicy łamania prawa... a nie raz z jego łamaniem. Projekty w administracji publicznej mają dodatkową specyfikę: zasady ustala prawodawca a nie menedżer organizacji. Bardzo dobrze opisał to zjawisko prof. Bolesław Szafrański wskazując przyczynę wielu porażek wdrożeń w administracji.…
Nie raz tu już pisałem, że analizy i projekty związane bezpośrednio z wymaganiami na oprogramowanie to "tylko" ok. 3/4 moich projektów. Jednak nawet, jeżeli projekt nie jest "nazwany" informatycznym, to zawsze jest "informacyjny" w rozumieniu zarządzania informacją (także zarządzanie wiedzą). Tym razem kilka słów na temat dokumentów. Stanowią one podstawową jednostkę informacji (i danych) w każdym systemie biznesowym. Są także źródłem danych dla hurtowni danych. Wstęp Wiele projektów związanych z dokumentami jest sprowadzanych do problemu: "jakie mamy dokumenty i co z nimi robimy?" Zaniedbuje się bardzo ważny element: odpowiedź na…
Obydwa te, spotykane często w prasie, skróty mają wiele wspólnego: oznaczają aplikacje zarządzające obiegiem informacji i jej magazynowaniem (ECM - Electronic Content Management czyli zarządzanie treścią w postaci elektronicznej oraz EOD - Elektroniczny Obieg Dokumentów). Cechą zawartą "nie wprost" w tych nazwach jest zarządzanie także składowaniem i przepływem tej informacji. Osiem lat temu pisałem o kwestiach pojęciowych (czym jest wiedza, jej przetwarzanie, czym są dane): Problematyka informacji w firmach, jej kolekcjonowania i przetwarzania jest częstym tematem artykułów w prasie specjalistycznej jak i opisem zakresów projektów IT. Termin ten jest jednak…
...analiza i specyfikowanie wymagań na systemy przepływu dokumentów czy po protu poprawy procesów biznesowych to przygotowanie firmy do zmian organizacyjnych a nie spisywanie oczekiwań pracowników z nadzieją, że dział HR nie odczuje tej zmiany. Nie zarządzamy procesami, kształtujemy je.
Dwa lata temu w artykule W sądach i urzędach giną dokumenty, nie musi tak być pisałem o ginących dokumentach w urzędach i o tym jak tego unikać, podstawą był artykuł www.PortalSamorzadowy.pl gdzie pisano między innymi o zaginięciu w sądach i urzędach 321 akt spraw w 2010 roku. Osobiście uważałem i nadal uważam, że problem tkwi w niewiedzy i niechęci urzędników do stosowania instrukcji kancelaryjnej, która - w wielu urzędach - często jest dokumentem wręcz nie znanym urzędnikom, mimo, że formalnie wszyscy są z nim zaznajomieni. Potwierdza to niestety ministerstwo: MAC…
Od 7 marca urzędnicy będą mieli obowiązek prowadzenia metryki każdej sprawy administracyjnej. MAiC określiło właśnie wzór i sposób ich prowadzenia. Zgodnie z projektem rozporządzenia metryka sprawy, wraz z dokumentami, do których odsyła ma stanowić obowiązkową część akt sprawy administracyjnej i ma być na bieżąco aktualizowana. W treści metryki uwidaczniane będą wszystkie osoby, które uczestniczyły w postępowaniu administracyjnym wraz z określeniem podejmowanych przez te osoby czynności. (za Serwis Samorządowy PAP) (o liście wyłączeń) Treść ustawy można pobrać tu Wzór metryki
Praktyka pokazuje, że wiele map procesów zawierających dziesiątki diagramów tak na prawdę pokazuje warianty tego samego procesu. Bardzo często także to co jest modelowane jako jeden skomplikowany proces to tak na prawdę kilka procesów współdzielących dane (jest to bardzo często spotykany przypadek w audytach jakie prowadzę). Na zakończenie przykład, który pokaże opisane zjawiska i korzyści z formalizacji. [...]
