Wprowadzenie Od czasu do czasu jestem pytany o narzędzie Bizagi. Jest to kompletny system BPMS?*? składający się z narzędzi do modelowania procesów i serwera stanowiącego dla tych modeli środowisko wykonawcze ?(?Bizagi Overview,? n.d.)?. Narzędzie do modelowania, Bizagi Modeler, to bardzo popularne, darmowe, narzędzie do dokumentowania modeli procesów biznesowych z użyciem notacji BPMN???. Często wyszukiwanym hasłem na moim blogu jest enigmatyczne: "bizagi", od czasu do czasu jestem pytany: "Co sądzę o Bizagi, bo rozważamy jego wykorzystanie w naszej firmie do modelowania procesów biznesowych?" Ten artykuł nie będzie jednak rozbudowaną opinią czy…
Wstęp Powodem napisania tego artykułu była publikacja: "Wdrożenie zintegrowanych elektronicznych usług, informacyjnych na przykładzie poradników przedsiębiorcy, udostępnianych poprzez Punkt Kontaktowy w Polsce". Autorzy Mgr Szymon Mamrot, doktorant na Wydziale Informatyki i Gospodarki Elektronicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, główny specjalista w Centrum Elektronicznej Gospodarki Instytutu Logistyki i Magazynowania (e-mail: szymon.mamrot@ilim.poznan.pl). Mgr Magdalena Stachowicz, absolwentka studiów doktoranckich na Wydziale Politologii Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, starszy specjalista w Centrum Elektronicznej Gospodarki Instytutu Logistyki i Magazynowania (e-mail: magdalena.stachowicz@ilim.poznan.pl). Artykuł był recenzowany. Autorzy cytują między innymi mój artykuł, a konkretnie definicję procesu biznesowego, piszą także o modelowaniu…
Jeżeli uznamy, że modelowanie zachowania organizacji w postaci modelu procesów polega wyłącznie na tworzeniu diagramów zawierających kolejno wykonywane detaliczne czynności, to znaczy że wszelkie powyżej opisane zachowania znajdą się jako "równoprawne" aktywności na tych diagramach. Powstają monstrualne nieczytelne schematy blokowe, zawierające setki detali, trudne do interpretacji, trudne i kosztowne w utrzymaniu (aktualizacja), i przede wszystkim nie pozwalające na wyprowadzenie wprost z nich wymagań na oprogramowanie. Można w zasadzie zaryzykować tezę, że tak tworzone modele, w których cała wiedza o organizacji została zapisana jako łańcuchy detalicznie zobrazowanych czynności, tak na prawdę do niczego nie są przydatne. [...] Czemu więc służą żmudne wywiady, warsztaty, burze mózgów w toku analiz firm? Zaryzykuję, tezę, że niczemu nie służą.
Tak więc brak (umiejętności) stosowania abstrakcji w modelowaniu czyni te i inne modele (schematy blokowe) nieczytelnymi, trudnymi do interpretacji, kosztownymi w wytworzeniu i utrzymaniu. To ostatnie powoduje, że większość takich dokumentów szybko kończy życie na półkach, bo dezaktualizują się jak tylko dojdzie do jakiejkolwiek, nawet najdrobniejszej, zmiany w organizacji. Co ciekawe, biorąc pod uwagę czas trwania przeciętnego wdrożenia oprogramowania, taki zbyt szczegółowy model nie ma szans być przydatnym w toku takiego projektu, tu rację mają developerzy, którzy twierdzą, że im takie dokumenty im w niczym nie pomagają.
Jednym z największych błędów popełnianych w projektach związanych z modelowaniem procesów biznesowych jest zapominanie o tym, że model procesu to model organizacji a nie tylko dokument, i o tym, że pomiędzy procesami a procedurami, umiejętnościami, instrukcjami obsługi narzędzi, jest granica. To się nazywa utrata panowania nad złożonością projektu. Kolejny problem to powszechne traktowanie notacji (np. BPMN) jako biblioteki symboli, co jest kluczowym błędem: notacja to model pojęciowy - podstawowe narzędzie analizy i modelowania.
Kolejne przeprowadzone szkolenia za mną, kolejna seria trudnych pytań też. Na szkoleniach z analizy biznesowej podaję, poza opisem dobrych praktyk, także anty-przykłady. Jednym z typowych anty-przykładów są diagramy zbyt szczegółowe, w szczególności próby "narysowania" konsultacji, serii zapętlonych zgłaszanych uwag do dokumentów i ich akceptacji, dziesiątek przekazywanych komuś innemu informacji. Diagram procesu BPMN nafaszerowany dziesiątkami rombów z wieloma wyjściami w rodzaju kto i w jakich warunkach ma coś skontrolować, zaakceptować, odesłać do poprawy itp. To mega diagramy, niemożliwe do zrealizowania próby algorytmizacji pracy modelowanej firmy (żadna firma nie jest deterministyczna). Przypomnę, że na poziomie procesów biznesowych (wewnętrzny łańcuch wartości) "pętle wstecz" reprezentują cofnięcie się w czasie, a czy to faktycznie ma miejsce?
...analiza i specyfikowanie wymagań na systemy przepływu dokumentów czy po protu poprawy procesów biznesowych to przygotowanie firmy do zmian organizacyjnych a nie spisywanie oczekiwań pracowników z nadzieją, że dział HR nie odczuje tej zmiany. Nie zarządzamy procesami, kształtujemy je.
Co robić? Po pierwsze oddzielić "grubą kreską" procesy od zadań. Proces to jedno zadanie lub seria zadań (czynności). Model takiego procesu pokazuje kolejność tych zadań, ewentualne warianty tej kolejności. Jeżeli ma to być "mapa", proces musi być deterministyczny (przewidywalny w 100%). Jeżeli tylko okaże się, że liczba wariantów zaczyna nam w toku analiz rosnąć, jest to sygnał, że należy zrezygnować z pisania procedury i przejść na metodę "zespół z kierownikiem". Taki niepodzielny zespół jest reprezentowany na modelu procesów jako rola w osobie kierownika tego zespołu (lub nazwa zespołu). Dokumentacja "wnętrza" sprowadza się do listy reguł biznesowych oraz określenia liczebności zespołu.
miasto
Modne ostatnio projekty modelowania procesów biznesowych z reguły, jako produkt, dostarczają niezliczone ilości "map procesów", które kończą swój żywot na zakurzonych z czasem półkach, powstawały zbyt dużym kosztem by je wyrzucić do kosza. Ich stałe utrzymanie (aktualizacja) nie raz bywa kosztowniejsze od wytworzenia. [...] jeżeli uznamy, że jedynym powodem prowadzenia projektów jest usprawnianie określonych procesów biznesowych, to znaczy, że uruchamianie tych projektów bez wiedzy, które to dokładnie procesy i bez pełnego zrozumienia ich wpływu na organizację, projektów tych nie należy rozpoczynać.
