Jak postępować w firmie z informacjami chronionymi? Przede wszystkim chronić tylko te informacje, których ujawnienie może przynieść firmie szkodę. Często spotykam się z polityką: wszystkie informacje są w firmie chronione chyba, że ktoś to zmieni. Nie ma nic bardziej błędnego. Powinniśmy wdrożyć politykę bezpieczeństwa bazującą na dwóch zasadach: informacje chronione są udostępnianie tylko tym pracownikom, którzy potrzebują ich do wykonania swojej pracy i tylko na czas wykonywania tej pracy. Zaprzestajemy ochrony informacji, które straciły wartość handlową lub jej aktualna wartość handlowa jest niższa od kosztu jej ochrony. Wartość handlową informacji należy rozpatrywać także jako wielkość szkody jaką jej ujawnienie może przynieść firmie.
Następnie powinno się przeanalizować nie to, czy dana informacja jest obecnie przekazywana w postaci tekstu czy też jako rozmowa telefoniczna, ale podzielić kontakty pomiędzy pracownikami na proces dokonywania ustaleń (dyskusje) i proces przekazywania informacji. Drugi typ w większości przypadków skuteczniejszy jest za pomocą metod pisemnych z uwagi na skłonność ludzi do ?rozgadywania? się w kontaktach werbalnych i do zwięzłego formułowania myśli w postaci tekstu.
Mając taką mapę można wskazać relacje podatne na zmianę metody komunikacji z głosowej na pisemną. Można też następnie ocenić stopę zwrotu tego typu inwestycje biorą za podstawę wzrost wydajności i koszt rozwiązania.
Oczywiście warto rozważyć skorzystanie z darmowych narzędzi dostępnych w sieci Internet trzeba jednak mieć świadomość związanych z tym zagrożeń ale też nie przeceniać ich.
