na gotowca”">

Analiza wymagań metodą na gotowca”

Od cza­su do cza­su spo­ty­kam się z ana­li­za­mi wyma­gań, powsta­ły­mi w dość spek­ta­ku­lar­ny spo­sób. Jest to meto­da zbie­ra­nia wyma­gań na pro­ce­sy refe­ren­cyj­ne” i nadal nie­ste­ty ma wzię­cie. Głównym powo­dem jest to, że nie wyma­ga żad­nych umie­jęt­no­ści, może to zro­bić każ­dy. W ostat­nim roku spo­tka­łem się z wyni­ka­mi tego podej­ścia trzy razy. Wszystkie trzy spa­lo­ne nie­ste­ty… Dlaczego?

Jednym z chy­ba naj­bar­dziej zna­nych zesta­wów pro­ce­sów refe­ren­cyj­nych jest APQC. Tak piszą jego pro­mo­to­rzy o nim:

APQC’s Process Classification Framework?(PCF) is the most used pro­cess fra­me­work in the world. It cre­ates a com­mon lan­gu­age for orga­ni­za­tions to com­mu­ni­ca­te and defi­ne work pro­ces­ses com­pre­hen­si­ve­ly and witho­ut redun­dan­cies. Organizations are using it to sup­port bench­mar­king, mana­ge con­tent, and per­form other impor­tant per­for­man­ce mana­ge­ment acti­vi­ties. (Źródło: About APQC)

Co cie­ka­we nie ma tu mowy o wyma­ga­niach. Jednak tego typu spe­cy­fi­ka­cje są uży­wa­ne w cie­ka­wy spo­sób: nazwy tych pro­ce­sów są kolej­no czy­ta­ne a pra­cow­ni­cy fir­my, któ­ra jest bene­fi­cjen­tem tej ana­li­zy”, sie­dzą na sali i w toku warsz­ta­tów wyma­gań” mówią, któ­ry pro­ces wg. nich powi­nien być wyma­ga­ny w sys­te­mie ERP (co by to nie mia­ło zna­czyć), mimo że i tak nie rozu­mie­ją co wybie­ra­ją, bo nie wie­dzą jak dany pro­ces jest reali­zo­wa­ny (spe­cy­fi­ka­cja APQC ope­ru­je ich listą nie mode­la­mi). W efek­cie otrzy­mu­je­my nie raz kil­ka tysię­cy (!) tak zwa­nych wyma­gań”, z któ­ry­mi nie bar­dzo wia­do­mo co zro­bić. Owszem doku­ment, dzie­ło takie­go ana­li­ty­ka”, wyglą­da impo­nu­ją­co. Rzecz w tym, że nie ma tu mowy i jakim­kol­wiek spraw­dze­niu kom­plet­no­ści, nie­sprzecz­no­ści i spój­no­ści (brak mode­li tych pro­ce­sów nie pozwa­la na takie weryfikacje).

Podobna meto­da, sen­sow­niej­sza ale tyl­ko tro­chę, pole­ga na tym, że listą bazo­wą jest nie APQC a lista pro­ce­sów biz­ne­so­wych (a raczej dostęp­nych czyn­no­ści i nazw doku­men­tów) dostar­czo­na z kon­kret­nym opro­gra­mo­wa­niem ERP. Tu przy­naj­mniej wie­my, że to opro­gra­mo­wa­nie ma te cechy, ale nadal jest to tyl­ko ich lista. Niektóre fir­my, pro­du­cen­ci opro­gra­mo­wa­nia ERP, dostar­cza­ją spe­cjal­ne narzę­dzie, któ­re panu­je nad spój­no­ścią takie­go wybo­ru. Ma np. wbu­do­wa­ne infor­ma­cje o wza­jem­nych powią­za­niach pomię­dzy pro­ce­sa­mi i ich pro­duk­ta­mi (np. powią­za­nie zamó­wień z fak­tu­ra­mi) co pozwa­la unik­nąć sytu­acji rezy­gna­cji z doku­men­tów źró­dło­wych i żąda­niu tych, któ­re na ich pod­sta­wie powsta­ją. Jednak uży­cie tego narzę­dzia wyma­ga posia­da­nia wie­dzy o pro­ce­sach biz­ne­so­wych w danej fir­mie, bo to zesta­wie­nie pro­ce­sów w sys­te­mie ERP nie słu­ży do gło­so­wa­nia chcę/nie chcę”, to zesta­wie­nie słu­ży do wyko­na­nia tak zwa­nej ana­li­zy gap/fit (nie ma/jest), czy­li do wykry­cia pro­ce­sów, któ­rych nie ma na tej liście, a w toku ana­li­zy biz­ne­so­wej klien­ta stwier­dzo­no, że są reali­zo­wa­ne. Oczywiście, dla takie­go porów­na­nia, bar­dzo istot­na jest wie­dza o tym jak dany pro­ces prze­bie­ga w bada­nej fir­mie i w ofe­ro­wa­nym (pla­no­wa­nym do wdro­że­nia) opro­gra­mo­wa­niu ERP. Nie zmie­nia to fak­tu, że dostaw­cy opro­gra­mo­wa­nia ERP, nie wie­dzieć cze­mu, bar­dzo czę­sto nie sto­su­ją się do tych zale­ceń, zale­ceń pro­du­cen­tów tego co ofe­ru­ją i wdra­ża­ją. Warto pamię­tać, że

pod­pi­sa­nie umo­wy z dostaw­cą ERP przed wyko­na­niem tej ana­li­zy czę­sto rodzi poważ­ny pro­blem: odkry­cie” (ana­li­za gap/fit), że to kon­kret­ne opro­gra­mo­wa­nie nam po pro­tu nie pasu­je (wykry­ta w toku gap/fit luka jest duża), i skut­ku­je dość pokaź­ną listą tak zwa­nych kasto­mi­za­cji”. Deklaracja dostaw­cy ERP: nasze opro­gra­mo­wa­nie Wam pasu­je” skła­da­ne przed wyko­na­niem takiej ana­li­zy, to niczym nie popar­te wró­że­nie z fusów. 

Warto też pamię­tać, że

sama nazwa pro­ce­su to za mało, bo np. wysta­wie­nie fak­tu­ry sprze­da­ży na praw­dę może prze­bie­gać na wie­le spo­so­bów i uzna­nie, na pod­sta­wie samej tyl­ko nazwy pro­ce­su, że to wyma­ga­nie speł­nia­my” jest raczej poważ­nym nad­uży­ciem. Przebieg pro­ce­sów biz­ne­so­wych i orga­ni­za­cja pra­cy w każ­dej fir­mie, są efek­tem wie­lu bar­dzo zło­żo­nych zależ­no­ści, kom­pe­ten­cji i umie­jęt­no­ści ludzi oraz narzę­dzi pra­cy jakich używają.

Trzy lata temu pisałem:

Na pew­nym wyso­kim pozio­mie abs­trak­cji moż­na mówić o pro­ce­sach refe­ren­cyj­nych, a raczej dobrych prak­ty­kach np. pro­ces two­rze­nia nowe­go pro­duk­tu powi­nien mieć nastę­pu­ją­ce kro­ki: opis pomy­słu, ana­li­za SWOT pro­duk­tu na ryn­ku, osza­co­wa­nie ceny sprze­da­ży, kosz­tu wytwa­rza­nia i pla­no­wa­ne­go pozio­mu sprze­da­ży, pro­gno­za prze­pły­wów gotów­ko­wych. Ale to ?ogól­ny opis? a nie ?pro­to­ty­py pro­ce­sów i mapy pro­ce­sów?. pro­ces i jego mapa to naj­niż­szy, imple­men­ta­cyj­ny poziom opisu.Tak więc są na pew­no pew­ne pryn­cy­pia, moż­na je zna­leźć np. w książ­ce M.E.Portera ?Strategie kon­ku­ren­cji? (autor kon­cep­cji ryn­ko­we­go łań­cu­cha war­to­ści) czy P.Druckera ?Praktyka zarzą­dza­nia?. Jednak jak nam ktoś ofe­ru­je sys­tem ERP z ?wbu­do­wa­ny­mi pro­ce­sa­mi refe­ren­cyj­ny­mi? to nale­ży rozu­mieć: ?szy­ku­je się total­na rewo­lu­cja?, czy ją prze­ży­je­my? (Źródło: Procesy refe­ren­cyj­ne czy­li kto żyw niech ucie­ka | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

Wszystkie te trzy spo­tka­ne przy­pad­ki tak wyko­na­nej ana­li­zy, nie­ste­ty skoń­czy­ły klę­ską: w jed­nym na szczę­ście od razu odrzu­co­no wyni­ki ana­li­zy więc stra­ta była rela­tyw­nie mała. Więc jeże­li ktoś Państwu ofe­ru­je pro­sty spo­sób na wyko­na­nie ana­li­zy wyma­gań” na, bądź co bądź, bar­dzo zło­żo­ny sys­tem infor­ma­tycz­ny, to zasta­nów­cie się nad ryzy­kiem jakie podejmujecie…

listy, korespondencja, dużo, papier

Procesy referencyjne czyli kto żyw niech ucieka

W poprzed­nim arty­ku­le, któ­ry wywo­łał kore­spon­den­cje więk­szą niż śred­nia :), napisałem:

Nie wol­no zapo­mi­nać, że opro­gra­mo­wa­nie to tyl­ko narzę­dzie. Niestety wie­lu dostaw­ców nęci klien­tów opo­wie­ścia­mi, że ?sys­tem nasz ma wbu­do­wa­ne refe­ren­cyj­ne pro­ce­sy biz­ne­so­we, zgro­ma­dzo­ne doświad­cze­nie z całe­go świa­ta, jego wdro­że­nie spo­wo­du­je ?? i tu cała masa obiet­nic. Niestety fir­ma­mi zarzą­dza­ją ich Zarządy a pra­cu­ją ludzie a nie jakieś tam ERP. (Wdrożenie ERP ? koszt czy zysk? | Jarosław Żeliński – Modelowanie Biznesowe – blog).

Otóż zrób­my mały test na logi­kę tezy (przy­kła­do­wy cytat):

Podstawowym jed­nak narzę­dziem orien­ta­cji pro­ce­so­wej są mode­le refe­ren­cyj­ne pre­zen­tu­ją­ce pro­to­ty­py pro­ce­sów i mapy pro­ce­sów oraz umoż­li­wia­ją­ce wdro­że­nie w życie idei zarzą­dza­nia pro­ce­sa­mi. (Modele refe­ren­cyj­ne w zarzą­dza­niu pro­ce­sa­mi biz­ne­su ? Cytaty ? Encyklopedia Zarządzania).

Przytoczmy teraz spo­ty­ka­ną posze­rzo­ną defi­ni­cję pro­ce­su biznesowego:

Proces biz­ne­so­wy to czyn­ność lub łań­cuch nastę­pu­ją­cych po sobie w cza­sie, logicz­nie powią­za­nych czyn­no­ści, prze­kształ­ca­ją­cych stan wej­ścia pro­ce­su w stan jego wyj­ścia. Proces wyma­ga okre­ślo­nych zaso­bów a swo­bo­da jego reali­za­cji może być ogra­ni­czo­na. Zasobami w pro­ce­sie są wyko­naw­cy czyn­no­ści, ich umie­jęt­no­ści oraz narzę­dzia pra­cy. Ograniczeniami są regu­ły biz­ne­so­we i uprawnienia.

Jeżeli zga­dza­my się z powyż­szą defi­ni­cja czy­ta­my dalej 🙂

Teraz model obra­zu­ją­cy tę definicje:

Jak widać mamy pro­ces biz­ne­so­wy i powią­za­ne z nim ogra­ni­cze­nia (zarzą­dze­nia, regu­ły biz­ne­so­we), wej­ścio­we i wyj­ścio­we doku­men­ty, wyko­naw­cę i powią­za­ne z nim jego kom­pe­ten­cje (w tym umie­jęt­no­ści), pozy­cje w struk­tu­rze orga­ni­za­cyj­nej fir­my. Jak już tu nie raz pisa­łem, opro­gra­mo­wa­nie to jed­no z narzę­dzi pra­cy, wyko­naw­ca (rola jaka peł­ni w kon­kret­nym pro­ce­sie) w ramach posia­da­nych umie­jęt­no­ści ma umie­jęt­ność posłu­że­nia się tym opro­gra­mo­wa­niem. Oprogramowanie to jed­nak tak­że wzo­ry doku­men­tów (prze­twa­rza­ne dane)!

No to teraz test logicz­ny. Jeżeli mode­le refe­ren­cyj­ne to pro­to­ty­py pro­ce­sów i mapy pro­ce­sów” (czy­li pro­ce­du­ry), to ich wdro­że­nie wyma­ga auto­ma­tycz­nie wdro­że­nia pro­to­ty­pów (wzo­rów) doku­men­tów, nowej struk­tu­ry orga­ni­za­cyj­nej wraz ze sta­no­wi­ska­mi i ich opi­sa­mi, narzę­dzia­mi pra­cy. Moje pyta­nie brzmi: jaki to ma sens i któ­ra fir­ma prze­ży­je taką rewolucję?

Szukamy sen­su. Po raz kolej­ny przy­to­czę model pozio­mów abs­trak­cji opi­su firmy:

źr. Busnes Process Trends http://​www​.bptrend​sas​so​cia​tes​.com/

Na pew­nym wyso­kim pozio­mie abs­trak­cji moż­na mówić o pro­ce­sach refe­ren­cyj­nych, a raczej dobrych prak­ty­kach np. pro­ces two­rze­nia nowe­go pro­duk­tu powi­nien mieć nastę­pu­ją­ce kro­ki: opis pomy­słu, ana­li­za SWOT pro­duk­tu na ryn­ku, osza­co­wa­nie ceny sprze­da­ży, kosz­tu wytwa­rza­nia i pla­no­wa­ne­go pozio­mu sprze­da­ży, pro­gno­za prze­pły­wów gotów­ko­wych. Ale to ogól­ny opis” a nie pro­to­ty­py pro­ce­sów i mapy pro­ce­sów”. pro­ces i jego mapa to naj­niż­szy, imple­men­ta­cyj­ny poziom opisu.

listy, korespondencja, dużo, papierTak więc są na pew­no pew­ne pryn­cy­pia, moż­na je zna­leźć np. w książ­ce M.E.Portera Strategie kon­ku­ren­cji” (autor kon­cep­cji ryn­ko­we­go łań­cu­cha war­to­ści) czy P.Druckera Praktyka zarządzania”.

Jednak jak nam ktoś ofe­ru­je sys­tem ERP z wbu­do­wa­ny­mi pro­ce­sa­mi refe­ren­cyj­ny­mi” to nale­ży rozu­mieć: szy­ku­je się total­na rewo­lu­cja”, czy ją przeżyjemy?