Korzystanie z własnego repozytorium daje ochronę bo: my nim administrujemy, w przeciwieństwie do sieci Internet, nie da się go "podsłuchiwać", i co najważniejsze: dokumenty są w sposób jednolity skatalogowane, wersjonowane itp. Jeżeli jedyne miejsce z dokumentami, ich wersjami itp, to nasze skrzynki pocztowe, to znaczy, że nikt nie ma wiarygodnej, kompletnej wiedzy o projekcie.
Technologia IT pozwala zapisywać ogromne ilości danych. W cytowanym na początku artykule namawia się nas na inwestycje w technologie, które dają szanse na "przerobienie" tego. A czy aby na pewno musimy gromadzić to wszystko? Mózg ludzki ma doskonała obronę przed nadmiarem informacji, jak wiemy radzimy sobie całkiem nieźle mimo tego, że wiele rzeczy zapominamy. To miliony lat ewolucji stworzyły ten mechanizm! Wystarczy go naśladować. Zmierzam do tego, że projektowanie systemów informatycznych to także projektowanie tego jakimi danymi zarządzać i które zachowywać np. w hurtowni danych. Gdyby nasza firma zawierała nieskończoną ilość transakcji sprzedaży rocznie (:)) czy musimy analizować wszystkie by ocenić udziały w rynku, podział na regiony, najlepszych i najgorszych sprzedawców, nadużycia w transporcie? Nie! wystarczy mieć dane reprezentatywne, rejestrować do analiz tylko ustalona część ([retencja danych]]). Niestety nie jest łatwo podjąć decyzje, która to część i to jest (powinno być) tak na prawdę część analizy wymagań. A koszt takiej analizy nijak się nie ma, jest znacznie mniej kosztowna, niż systemy do przetwarzania wszystkich tych danych. Nie dajmy się zwariować z wydatkami na rosnące pojemności systemów składowania i przetwarzania danych.
Zapewne nie odtworzy się oryginałów ale poświadczone, elektroniczne kopie można posiadać. Dlatego urzędom, i nie tylko, sugeruje rozważenie: zamiast walczyć z wdrażaniem mało tu skutecznych, kosztownych i długotrwałych we wdrożeniu, systemów obiegu dokumentów, wdrożyć porządne repozytorium dokumentów, archiwów elektronicznych. Łatwiej jej wdrożyć, są w znacznej części gotowe wymagania dostępne na stronach Archiwum Państwowego. Zarządzanie procesem przepływu dokumentów jest trudniejsze bo po pierwsze, wymaga powyżej wykonanej analizy, po drugie system workflow i tak wymaga dobrego repozytorium dokumentów. Mając dobre archiwum zabezpieczymy lekko licząc 90% związanych z zarządzaniem dokumentami potrzeb bo: mamy ich kopie w repozytorium możliwe jest automatyczne monitowanie terminów właściwym osobom, możliwe jest więc dekretowanie, niemożliwe jest ukrycie tego, na jakim etapie (u kogo) jest dana sprawa i jak długo jest załatwiana. Tak więc można ... Czy ktoś chce mnie może przekonać, że w firmach dokumenty nie giną? Giną i to znacznie częściej niż w urzędach, więc pokory proszę w ocenie urzędów ...
