Na rynku pojawił się popyt na tzw. «małe ERP»

Od pew­ne­go cza­su pro­mo­wa­na jest ide­am małych ERP”, oto jed­na z takich «pro­mocj”:

Na ryn­ku wyraź­nie poja­wił się popyt na tzw. ?małe ERP?, któ­re Patrycja Ptaszek-Strączyńska cha­rak­te­ry­zu­je jako roz­wią­za­nia do szyb­kie­go wdro­że­nia, z niską barie­rą wej­ścia, kosz­ta­mi utrzy­ma­nia oraz łatwym up-gradem.

- Popyt ten wystą­pił ze stro­ny przed­się­biorstw pro­duk­cyj­nych, usłu­go­wych i han­dlo­wych zatrud­nia­ją­ce od 20 do 50 osób, któ­rych roz­wój orga­ni­za­cyj­ny moż­na okre­ślić na wstęp­ną fazę wzro­stu ? wyja­śnia. – Wspólna cechą tej gru­py klien­tów był brak zde­fi­nio­wa­nych celów biz­ne­so­wych oraz nie wpro­wa­dza­nie metod MbO, co ma ogrom­ny wpływ na cenę roz­wią­za­nia. (za Na ryn­ku poja­wił się na tzw. «małe ERP».).

Najpierw kil­ka wyja­snień, czyli

Czym jest MbO i SMART

MbO to Management by Objectives czy­li po pro­tu zarzą­dza­nie przez cele. O SMART pisa­łem nie raz w kon­tek­ście IT ale ogól­nie fak­tycz­nie cho­dzi tak­że o cele. SMART w pol­skiej lite­ra­tu­rze jest czę­sto przed­sta­wia­ny jako akro­nim od słów: Sprecyzowane, Mierzalne, Akceptowane, Realistyczne, Terminowe (w języ­ku ang. akro­nim brzmi tak samo: Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defi­ned). W języ­ku angiel­skim (w ory­gi­na­le) jed­nak brzmi to wła­ści­wiej: pro­ste, mie­rzal­ne, osią­gal­ne, odpo­wied­nie, okre­ślo­ne w cza­sie. W sumie nic nowe­go ani spek­ta­ku­lar­ne­go (bo jak widać meto­da SMART jest SMART). (inne moje arty­ku­ły na temat SMART)

Tak więc zarzą­dza­my sta­wia­jąc cele, a te cele powin­ny być pro­ste, mie­rzal­ne, osią­gal­ne, odpo­wied­nie, okre­ślo­ne w cza­sie. Tak jed­nak Pan [[Peter Drucker]] zale­ca zarzą­dzać przed­się­bior­stwem. Zarządzanie przed­się­bior­stwem to pro­ces ciągły.

Zarządzanie

W sfe­rze zarzą­dza­nia mamy do czy­nie­nia z reali­za­cją stra­te­gii fir­my. Strategia okre­śla spo­sób osią­ga­nia celów co spro­wa­dza się do wyspe­cy­fi­ko­wa­nia kto, co i jak ma robić. Co mamy? Procesy biznesowe:

(powyż­szy model to struk­tu­ra audy­tu: audyt taki spraw­dza, czy wszyst­kie działania/procesy w fir­mie mają (jest zna­ny) powyż­szy kom­plet­ny opis, wię­cej w dal­szej czę­ści artykułu).

Zarządzanie przez cele, czy­li nale­ży je okre­ślić: są to pro­duk­ty pra­cy i ich jakość. Jakość nale­ży mie­rzyć. Tak więc mamy SMART bo te cele powin­ny być:

  1. pro­ste: powin­ny być zro­zu­mia­łe dla wykonawcy,
  2. mie­rzal­ne: sko­ro celem jest pro­dukt dzia­ła­nia to dla oce­ny tego czy jest wła­ści­wy” muszą ist­nieć mia­ry osią­gnię­cia wła­ści­we­go efek­tu, mie­rzy­my jed­nak jakość pro­ce­su a nie same­go pro­duk­tu (ma zna­cze­nie czy wytwo­rzo­ny stół jest bar­dzo dobry ale ma tez zna­cze­nie ile cza­su trwa­ło jego wytworzenie…),
  3. osią­gal­ne: sta­wia­jąc cel w posta­ci opi­su efek­tów pra­cy i jej jako­ści musza one być moż­li­we do osią­gnie­cie, w prze­ciw­nym wypa­du po pro­tu demo­ra­li­zu­ją wykonawców,
  4. odpo­wied­nie: czy­li muszą być zgod­ne ze stra­te­gią fir­my, oczy­wi­stym jest, że wytwa­rza­nie rze­czy nie wspie­ra­ją­cych stra­te­gii fir­my we wła­ści­wy spo­sób nie jest dro­gą do sukcesu,
  5. okre­ślo­ne w cza­sie: czas zawsze jest jed­nym z kry­te­riów oce­ny bo wszyst­ko ma sens w kon­kret­nym cza­su, towar dostar­czo­ny na ram­pę po odjeź­dzie pocią­gu jest bez­war­to­ścio­wy nawet jeże­li jest to towar naj­wyż­szej jakości.

A teraz o ERP

Wśród wie­lu wyma­gań na opro­gra­mo­wa­nie wspo­ma­ga­ją­ce zarzą­dza­nie poja­wia się, ale nie musi, pozy­cja o nazwie: kon­tro­la prze­pły­wu pra­cy (popu­lar­ny work­flow). Czym jest ów workflow?

Przepływ pra­cy, pro­ces biz­ne­so­wy, to łań­cuch czynności/aktywności. Każda z nich ma cele SMART, każ­da ma wyko­naw­cę. jako całość tak­że mają cel i odpo­wie­dzial­ne­go. Każda aktyw­ność to jakaś praca.

Gdzie tu ERP? Każde opro­gra­mo­wa­nie, ERP tak­że, to jakiś zespół usług (sys­tem świad­czy użyt­kow­ni­ko­wi usłu­gi) nazy­wa­nych wyma­ga­nia­mi funk­cjo­nal­ny­mi czy przy­pad­ka­mi uży­cia. Jeżeli mamy wdro­żyć sys­tem z pudeł­ka”, taki małyERP to nale­ży się pogo­dzić z jed­nym: sys­tem jako sam zbiór funk­cjo­nal­no­ści da się rela­tyw­nie łatwo wdro­żyć, to wyma­ga prze­szko­le­nia użyt­kow­ni­ków. Jak tu postę­po­wać i jakie są ryzyka?

  1. Skoro ocze­ku­je­my tyl­ko kon­kret­nych funk­cjo­nal­no­ści to wystar­czy, że sys­tem wspie­ra wszyst­kie lub tyl­ko wybra­ne (patrz dia­gram) aktyw­no­ści (przy­pad­ki uży­cia sys­te­mu), wie­dzę o wła­ści­wej kolej­no­ści ich wyko­na­nia posia­da użyt­kow­nik (zna procedury).
  2. Jeżeli ocze­ku­je­my wspar­cia dla prze­pły­wu pra­cy” (chce­my narzu­cić kolej­ność wyko­ny­wa­nia tych czyn­no­ści, wdro­żyć pro­ces) to nabie­ra zna­cze­nia to czy sys­tem zna wła­ści­wą kolej­ność i jest on moż­li­wa do zmiany.
  3. Zawsze poja­wia się ryzy­ko, czy na eta­pie wybo­ru sys­te­mu mają­ce­go set­ki moż­li­wo­ści, coś waż­ne­go dla nas nam nie umknie. Jeżeli tak to sys­tem może mieć ogra­ni­czo­na przydatność.

Tak więc decy­du­jąc się małe ERP łatwe do wdro­że­nia trze­ba mieć świa­do­mość ryzy­ka. Sposobem unik­nię­cia powyż­szych ryzyk jest ana­li­za i mode­lo­wa­nie pro­ce­sów biz­ne­so­wych oraz testo­wa­nie potrzeb i ich wyspe­cy­fi­ko­wa­nie z taki­mi mode­la­mi w ręku”. Wtedy nic nam nie umknie jed­nak taka ana­li­za pod­no­si koszt całe­go pro­jek­tu. Ile ryzy­ku­je­my? Na pew­no war­tość sys­te­mu (może­my po zaku­pi e odkryć, że jest nie­przy­dat­ny), moż­li­we, że rato­wa­nie go będzie wyma­ga­ło prze­ró­bek, te zaś tak­że są kosztowne.

Czy warto?

Tak, zawsze war­to pod­jąć pró­bę zaku­pu sys­te­mu ERP mini­mal­nym kosz­tem. Najprostsza meto­da to testo­wa eks­plo­ata­cja (zakup na bazie samej pre­zen­ta­cji sys­te­mu gorą­co odra­dzam!). Jednak na tę ścież­kę mogą sobie pozwo­lić fir­my, któ­rych spo­sób dzia­ła­nia jest stan­dar­do­wy” (co by to nie mia­ło tu zna­czyć ;)). Jeżeli tyl­ko czu­je­my”, że wyróż­nia­my się czym­kol­wiek na ryn­ku i to sta­no­wi o naszej pozy­cji na nim, odra­dzam gotow­ce” bo te zrów­na­ją fir­mę z resz­tą świa­ta”. Czy to zna­czy, że ma to być sys­tem dedy­ko­wa­ny? Nie! To zna­czy, że war­to wyko­nać jed­nak model pro­ce­sów, upew­nić się, że jeste­śmy MbO i SMART (i napra­wić ewen­tu­al­ne bra­ki), zna­leźć nasze źró­dło prze­wa­gi. Dla tego jed­ne­go obsza­ru (źró­dła prze­wa­gi) wyko­nać dokład­ną ana­li­zę i zapro­jek­to­wać dedy­ko­wa­ne roz­wią­za­nie, a resz­tę” obsłu­żyć dobrze dobra­nym, goto­wym, małym ERP. Takie bada­nie przed wdro­że­niem to audyt fir­my, audyt tego czy fir­ma jest MbO i SMART (prop­nu­je nie infor­ma­ty­zo­wać bała­ga­nu i nie­wie­dzy), ana­li­za przed­wdro­że­nio­wa czy ana­li­za potrzeb to dopie­ro kolej­ne eta­py pro­jek­tu: spe­cy­fi­ko­wa­nie wymagań.

Aha, chy­ba widać już, że nale­ży robić to przed wybo­rem i zaku­pem sys­te­mu ERP, nigdy po, bo wte­dy jest za późno.

FURPS i SMART na widłach

Bardzo czę­sto poja­wia­ją się w ofer­tach i na szko­le­niach doty­czą­cych wyma­gań dwa akro­ni­my: [[FURPS]] i [[SMART]]. Cóż to jest? To zale­ce­nia doty­czą­ce oce­ny spe­cy­fi­ka­cji wyma­gań na opro­gra­mo­wa­nie. Jednak czym innym jest oce­nić czy zale­ce­nia te speł­nia doku­ment wyma­gań (jego treść) a czym innym jest to jak je spełnić.

Cóż to jest FURPS? Angielski akro­nim roz­szy­fro­wu­je­my następująco:

  • Functionality- funk­cjo­nal­ność w rozu­mie­niu zesta­wu funk­cji uwzględ­nia­ją­ca rów­nież bez­pie­czeń­stwo (ang. security)
  • Usability – uży­tecz­ność jako zestaw wizu­al­nych aspek­tów oprogramowania
  • Reliability – nie­za­wod­ność, będą­ca mie­rzo­na np. czę­sto­ścią wystę­po­wa­nia błędów
  • Performance – wydaj­ność apli­ka­cji okre­śla­na rów­nież jako czas odpo­wie­dzi lub uży­cie zasobów
  • Supportability – podat­ność na ser­wi­so­wa­nie („ser­wi­so­wal­ność”), dają­ca się łatwo testo­wać, napra­wiać i rozwijać.

SMART to akro­nim od słów: Sprecyzowane, Mierzalne, Akceptowane, Realistyczne, Terminowe.

Jak widać maję one pew­ną wspól­ną cechę: to są ocze­ki­wa­nia w sto­sun­ku do spe­cy­fi­ka­cji wyma­gań. Dlaczego piszę o tym? Po pierw­sze w FURPS są prze­mie­sza­ne wyma­ga­nia funk­cjo­nal­ne i poza-funk­cjo­nal­ne: funk­cjo­nal­ność vs. wydaj­ność, nie­za­wod­ność i podat­ność na ser­wi­so­wa­nie. Do tego są one dość subiek­tyw­ne bo np. jak spraw­dzić czy wyma­ga­nia są użyteczne?

W kwe­stii SMART jest jesz­cze gorzej: wszyst­kie pięć pojęć to subiek­tyw­ne życze­nia bez moż­li­wo­ści wery­fi­ka­cji ich spełnienia.

Widły Hume’a

Edynburg_2013-04-19_10-52_JZelinskiW filo­zo­fii func­kjo­nu­je poję­cie „[[widły Hume’a]]”, w dużym uprosz­cze­niu Hume ([[David Hume]]) twier­dzi, że wie­le tre­ści, ksiąg i wypo­wie­dzi to tre­ści ułom­ne, nie­zro­zu­mia­łe, bez­za­sad­ne lub banal­ne. Czym są owe Widły Hume’a? Każdą wypo­wiedź nale­ży spraw­dzić dwo­ma pytaniami:

  • Co to znaczy?
  • Skąd to wiesz?

Tak wiec jak ktoś powie, że jego wyma­ga­nia są SMART to zadaj np. pyta­nie: Co to zna­czy Sprecyzowane? Skąd wie­my, że one są spre­cy­zo­wa­ne? I tak po każ­dym z tych magicz­nych słów.

Zresztą każ­dy waż­ny doku­ment, tu doku­ment wyma­gań, war­to tak prze­te­sto­wać, szcze­gól­nie jeśli opi­su­je coś war­te­go poten­cjal­nie dzie­siąt­ki tysię­cy zło­tych. Jak na te, widły, zare­agu­ją doku­men­ty opra­co­wa­ne meto­da­mi for­mal­ny­mi? W pro­sty sposób:

Co to zna­czy, że wyma­ga­nia są zwe­ry­fi­ko­wa­ne? To zna­czy, że z powo­dze­niem prze­pro­wa­dzo­no test pole­ga­ją­cy na wyko­na­niu wszyst­kich czyn­no­ści mode­lu pro­ce­su biz­ne­so­we­go. Skąd to wie­my? Bo na wej­ściu mode­lu pro­ce­su poda­no” praw­dzi­we doku­men­ty, uda­ło się na mode­lu wska­zać wszyst­kie czyn­no­ści wyma­ga­ne do obsłu­że­nia tego doku­men­tu i nie było innych zbęd­nych, otrzy­ma­li­śmy taki sam rezul­tat (wyni­ko­wy doku­ment i jego stan) jak w natu­rze oraz na liście przy­pad­ków uży­cia są wszyst­kie te i tyl­ko te, któ­re były potrzeb­ne by ten pro­ces bez błę­du prze­szedł do koń­ca. Jak to się robi? Przeczytaj o tym tu.

Jeżeli doku­ment wyma­gań nie speł­nia tych kry­te­riów, nie mie­ści się w tych widłach, to jak sam Hume twier­dzi, jest on bez­war­to­ścio­wy, nie nie­sie żad­nej wie­dzy gdyż poszcze­gól­ne wyma­ga­nia są: albo nie­zro­zu­mia­łe, albo zro­zu­mia­łe lecz nie uza­sad­nio­ne, albo zro­zu­mia­łe i zasad­ne lecz banal­ne (np. mają być Sprecyzowane). Tak więc wie­my co to zna­czy FURPS i SMART (powyż­sze skró­ty). Odbierając doku­men­ty ana­liz zada­waj­cie pyta­nie: a skąd wie­my, że te wyma­ga­nia (któ­re ktoś spi­sał) są FURPS i SMART i co to oznacza?

Polecam: Grzegorz Trela, meta­fo­ry filozoficzne