Wstęp Od lat spotykam się w literaturze z zakresu zarządzania, z krytyką poczty elektronicznej jako narzędziem zarządzania czymkolwiek (patrz: Sabotaż...2013). Poczta elektroniczna (podobnie jak pakiety biurowe w ogóle) jest typowym przykładem maksymy: ułatwienie nie zawsze jest ulepszeniem. W kliencie poczty elektronicznej zarówno treść jak i sposób adresowania (co i do kogo, kopia, itp.) nie podlega żadnej standaryzacji ani restrykcji (poczta elektroniczna często służy do wyprowadzania danych z firmy). Jak dodać do tego fakt, że załączniki są niewidoczne w narzędziach do lokalnego wyszukiwania, że mamy na serwerach filtry antyspamowe których reguły…
Wprowadzenie Od czasu do czasu jestem proszony o audyty dokumentacji projektów. Ma to miejsce, albo gdy jestem angażowany do projektu będącego kolejnym podejściem do wdrożenia, albo w sporach, także przedsądowych, między dostawcą oprogramowania i zamawiającym. Bywa, że jest to już etap pisania opinii dla sądu. Tu razem kilka spostrzeżeń z tych analiz. Na marginesie. W sporach przedsądowych i sądowych wynik ekspertyzy absolutnie nie może być "zamówiony", czego niestety często oczekują, nie raz wręcz żądają pod groźbą odmowy zapłaty za tę usługę, zamawiający takie ekspertyzy. Bywa to tym bardziej żenujące, że…
Bardzo często spotykam się z projektami inicjowanymi przez średnie kadry kierownicze dużych firm i urzędów, często mają one pewną wspólną cechę: "nie możemy nic zmieniać w strategii organizacji ale chcemy usprawnić pracę w naszym wydziale". To z reguły bardzo cenna inicjatywa ale także dobra droga do porażki projektu. W urzędach często na granicy łamania prawa... a nie raz z jego łamaniem. Projekty w administracji publicznej mają dodatkową specyfikę: zasady ustala prawodawca a nie menedżer organizacji. Bardzo dobrze opisał to zjawisko prof. Bolesław Szafrański wskazując przyczynę wielu porażek wdrożeń w administracji.…
Nie raz tu już pisałem, że analizy i projekty związane bezpośrednio z wymaganiami na oprogramowanie to "tylko" ok. 3/4 moich projektów. Jednak nawet, jeżeli projekt nie jest "nazwany" informatycznym, to zawsze jest "informacyjny" w rozumieniu zarządzania informacją (także zarządzanie wiedzą). Tym razem kilka słów na temat dokumentów. Stanowią one podstawową jednostkę informacji (i danych) w każdym systemie biznesowym. Są także źródłem danych dla hurtowni danych. Wstęp Wiele projektów związanych z dokumentami jest sprowadzanych do problemu: "jakie mamy dokumenty i co z nimi robimy?" Zaniedbuje się bardzo ważny element: odpowiedź na…
Obydwa te, spotykane często w prasie, skróty mają wiele wspólnego: oznaczają aplikacje zarządzające obiegiem informacji i jej magazynowaniem (ECM - Electronic Content Management czyli zarządzanie treścią w postaci elektronicznej oraz EOD - Elektroniczny Obieg Dokumentów). Cechą zawartą "nie wprost" w tych nazwach jest zarządzanie także składowaniem i przepływem tej informacji. Osiem lat temu pisałem o kwestiach pojęciowych (czym jest wiedza, jej przetwarzanie, czym są dane): Problematyka informacji w firmach, jej kolekcjonowania i przetwarzania jest częstym tematem artykułów w prasie specjalistycznej jak i opisem zakresów projektów IT. Termin ten jest jednak…
Mój niedawny referat na temat trendów w wyborze i wdrażaniu systemów workflow i zaproszenie na kolejną konferencję z tego zakresu, skłoniły mnie do przerzucenia ciężaru referatu z istoty przepływu dokumentów, na przepływ dokumentów w kontekście wdrożenia narzędzia. które w tym pomaga. Poniżej prezentacja ilustrująca referat: http://www.slideshare.net/zelinski/zarzdzanie-informacj-i-automatyzacja-procesw-biznesowych-40106919 Na koniec tego krótkiego wpisu dodam, że w swej głównej części, system obiegu dokumentów to jeden przypadek użycia. (referat był wygłoszony na konferencji EOIF GigaCon, 9 Października 2014 we Wrocławiu).
Oprogramowanie workflow, w tak zwanej chmurze, ma wiele zalet, jednak ma także poważną wadę: kłopotliwa integracja z lokalnymi systemami (np. ERP) wynikająca z tego, że dokumenty pokonują zawsze podwójną drogę od naszej lokalizacji do usługodawcy i z powrotem. W przypadku małych firm (mała ilość danych) z reguły nie stanowi to problemu. Dla dużych firm może to być nawet bariera nie do pokonania, dlatego tak zwana "chmura prywatna" czyli lokalna instalacja może być jedynym wyjściem.
Na koniec: zanim zawrzecie Państwo umowę na taką usługę warto się skonsultować z prawnikiem wyspecjalizowanym w tego typu usługach.
"przyganiał kocioł garnkowi": w firmach "prywatnych" dokumenty giną znacznie częściej. Mało która firma, nie będące urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest nie raz także z Umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm "towar uboczny".
...analiza i specyfikowanie wymagań na systemy przepływu dokumentów czy po protu poprawy procesów biznesowych to przygotowanie firmy do zmian organizacyjnych a nie spisywanie oczekiwań pracowników z nadzieją, że dział HR nie odczuje tej zmiany. Nie zarządzamy procesami, kształtujemy je.
Firmy odkrywają, że sprawny obieg dokumentów zaczyna stanowić większą wartość dla klientów niż sprawność rachowania. Dlaczego? Bo nasi klienci postrzegają nas poprzez to, jak sprawnie ich obsługujemy a nie przez to, jak sprawnie księgujemy u siebie ich pieniądze.Tu warto zwrócić uwagę na to, że to co często nazywamy system CRM, to "jakaś" obsługa klientów a potem dopiero jakieś zbędne "lejki sprzedaży". Dlaczego zbędne? Bo każda firma, która w końcu z sensem wdrożyła budżetowanie wie, że plan przychodów i jego bieżąca realizacja to po prostu budżet i jego bieżąca realizacja więc ów "lejek" dubluje coś, co i tak powinno być (budżet przychodów). Po usunięciu "lejka" z zakresu wymagań pozostaje nam zarządzanie "sprawami" czyli obsługa zapytań, umów, faktur itp. To wszystko robi (potrafi) system workflow (zarządzanie przepływem pracy i dokumentów). A rejestr klientów? Akurat to nie stanowi żadnego problemu... Co mamy? Systemy CRM także nie są przedmiotem "wielkich planów zakupowych" bo w ich miejsce wchodzą systemy workflow: mają dokładnie taka funkcjonalność. Tak więc CRM jako strategia jak najbardziej, CRM jako kolejny system w firmie już nie koniecznie. Kluczowe ryzyko: systemów tego typu nie da się wdrażać "zwinnie" bo wymagają one bardzo dokładnej analizy taksonomii dokumentów przed rozpoczęciem wdrożenia...
Podstawową korzyścią z wyodrębnienia reguł biznesowych i słownika pojęć jest uporządkowanie słownictwa w dokumentacji i uczynienie jej jednoznaczną oraz weryfikacja ewentualnych sprzeczności regulacji wewnętrznych (Zarządzeń, Prawa). Powoływanie się na Reguły biznesowe na modelach procesów biznesowych, pozwala zachować ich prostotę nie tracąc szczegółowości wiedzy o procesach. Tak wykonana dokumentacja procesów nie wymaga częstej i kosztownej aktualizacji, z reguły aktualizowane są procedury i reguły biznesowe, na które modele procesów się powołują.Tak więc akty prawne to zakazy i nakazy, reguły biznesowe. Oprogramowanie, zależnie od przyjętej konwencji, nie powinno ograniczać ani nawet utrudniać postępowania zgodnego z prawem, może pojawić się oczekiwanie by nie pozwalało łamać prawa. Szczegółowa analiza aktów prawnych, w moich oczach, ma sens gdy projektujemy oprogramowanie. Gdy stawiamy wymagania przed już istniejącym oprogramowaniem, zakładamy że kupimy gotowe, wystarczy wymagać zgodności z prawem w obszarze stosowania oprogramowania. Jeżeli np. oprogramowanie ma pozwalać na wystawianie faktur to znaczy, że powinno być możliwe wystawienie każdej faktury przewidzianej prawem w sposób zgodny z nim. Możemy dodatkowo zażądać by nie było możliwe wystawienie faktury niezgodnej z prawem.
