Jak okre­ślić gra­ni­ce opła­cal­no­ści mię­dzy wła­snym pra­cow­ni­kiem a umo­wą na dostęp­ność eksperta

Ten tekst to uzu­peł­nie­nie tre­ści Oferty.

Opłacalność umowy ryczałtowej

Wybór pomię­dzy usłu­gą zapew­nie­nia dostę­pu do eks­per­ta vs. zatrud­nie­nie wła­sne­go pra­cow­ni­ka ​„na peł­nym eta­cie” nie jest łatwy. Wszystko zale­ży od cha­rak­te­ru pra­cy, zadań do wyko­na­nia oraz wyma­ga­ne­go cza­su reakcji/uzyskania efek­tu pracy.

Generalnie zawsze mamy do czy­nie­nia z trze­ma okre­sa­mi cza­su:
O – mak­sy­mal­ny akcep­to­wal­ny czas do otrzy­ma­nia żąda­ne­go pro­duk­tu zle­co­nej pra­cy
R – czas wyma­ga­ny do wyko­na­nia okre­ślo­nej pra­cy
G – czas ocze­ki­wa­nia na kolej­ne zada­nie wyko­na­nia okre­ślo­nej pracy

Ścisłą zależ­ność mię­dzy tymi trze­ma okre­sa­mi cza­su: O = G + R, moż­na gra­ficz­nie przed­sta­wić jak poniżej:

Jak usta­lić gra­ni­cę mię­dzy koniecz­no­ścią zatrud­nie­nia pra­cow­ni­ka a moż­li­wo­ścią zawar­cia umo­wy na out­so­ur­cing kom­pe­ten­cji z ekspertem? 

Mowa tu o dwóch aspektach, pierwszy to koszty zasobów drugi to ich jakość. Jeżeli mowa o ekspertach to mowa o ludziach, dlatego wszelkie porównania ze sprzętem i jego posiadaniem lub dzierżawą są z zasady nieadekwatne. Dlaczego? Bo człowiek wymaga stałego wyżywienia, edukacji i warunków do życia i są to stałe koszty bez względy na to czy ten człowiek pracuje czy nie. Urządzenia zaś, jak mówi stare porzekadło,  "jeść nie wołają".  Dlatego dla okresowych porządków ma sens miotła i mop na stałe w szafie, ale nie ma sensu zatrudniona na stałe osoba do sprzątania tylko po to by posprzątać w soboty lub inne dni okazjonalnie, tę raczej wynajmujemy na ten jeden dzień. Stała osoba do sprzątania ma sens gdy sprzątać trzeba codziennie.

Praca w fir­mach ma cha­rak­ter cią­gły lub zada­nio­wy, a na to dru­gie nakła­da sie czas mię­dzy zada­nia­mi i czas ich reali­za­cji. Jeżeli czas reali­za­cji zada­nia jest bli­ski dopusz­czal­ne­mu (akcep­to­wal­ne­mu) cza­so­wi ocze­ki­wa­nia na pro­dukt pra­cy, to mamy do czy­nie­nia z peł­nym obcią­że­niem pra­cą takiej oso­by, nawet jeże­li tej pra­cy jest mniej niż stan­dar­do­we 8 godzin dzien­nie. Jeżeli czas reali­za­cji zada­nia jest krót­szy niż czas od momen­tu jego zle­ce­nia do momen­tu poja­wie­nia się zapo­trze­bo­wa­nia na pro­dukt pra­cy, to poja­wia się poję­cie goto­wo­ści do wyko­na­nia zada­nia, jest to czas ​„bez­czyn­no­ści”.

Jak więc podejść do oce­ny zatrud­nie­nie vs. umo­wa na dostęp­ność? Poniższy dia­gram poka­zu­je mecha­nizm doko­ny­wa­nia wyboru:

Od lewej: jeże­li czas na reali­za­cję zada­nia (usłu­gi) jest mak­sy­mal­nym cza­sem ocze­ki­wa­nia na efekt, to zna­czy, że mamy do czy­nie­nia ze 100% dys­po­zy­cyj­no­ścią. W kon­se­kwen­cji spro­wa­dza się do umo­wy o pra­cę i sta­łym poby­cie w miej­scu świad­cze­nia usłu­gi. Jeżeli zada­nia nie zaj­mu­ją całe­go dnia pra­cy, może­my mówić o pra­cy na ​„część eta­tu”, jed­nak tu nale­ży zwró­cić uwa­gę, to nie jest ​„kil­ka dni w mie­sią­cu” z kil­ka godzin każ­de­go dnia. 

Jeżeli spe­cy­fi­ka zadań (usług) jest taka, że efekt pra­cy ma mak­sy­mal­ny czas dostar­cze­nia, ale czas ten jest istot­nie dłuż­szy niż czas wyma­ga­ny na wytwo­rze­nie tego efek­tu (pro­duk­tu), to jest to pra­ca zada­nio­wa, gdzie wyko­naw­ca dys­po­nu­je swo­bo­dą decy­zji kie­dy tę pra­ce wyko­na. W takim przy­pad­ku mówi­my o tak zwa­nej pra­cy w try­bie asyn­chro­nicz­nym. Jeżeli potra­fi­my z góry okre­ślić czas dostar­cze­nia efek­tów pra­cy eks­per­ta (np. efekt dostar­cza­ny mak­si­mum dwa dni robo­cze od dnia zle­ce­nia) zawie­ra­my umo­wę ryczał­to­wą na dostęp­ność oraz usta­la­my zakła­da­ną pra­co­chłon­ność w okre­ślo­nym okre­sie (np. usta­la­my potrze­bę dostę­pu do 10h pra­cy eks­per­ta w mie­sią­cu, ale oczy­wi­ście mogą to być inne wiel­ko­ści). W takim przy­pad­ku zawie­ra­my umo­wę na ryczał­to­we (z góry) rezer­wo­wa­nie cza­su eksperta. 

Jeżeli potrze­by na wspar­cie eks­per­ta są na tyle rzad­kie i nie­re­gu­lar­ne, że przed­pła­ty z góry nie są moż­li­we do osza­co­wa­nia, zawie­ra­my umo­wę na usług ad-hoc. Umowa taka pre­cy­zu­je jedy­nie spo­sób komu­ni­ka­cji stron, staw­kę roz­li­cze­nio­wą i ter­mi­ny realizacji.

Wszystkie ww. for­my współ­pra­cy (poza umo­wą o pra­cę) to for­my zatrud­nie­nia na umo­wę o dzieło. 

Czym jest umowa na zryczałtowaną dostępność eksperta

W Wielkiej Brytanii takie umo­wy są okre­śla­ne jako ​„Retainer Agreement” i są to tu umo­wy nazwa­ne. W Polsce umo­wa na zry­czał­to­wa­ną dostęp­ność to for­ma zatrud­nie­nia lub zawar­cia umo­wy o dzie­ło. ​„Retainer Agreement” to umo­wa typu work-for-hire (wyna­jem eks­per­ta). Mieści się pomię­dzy jed­no­ra­zo­wą umo­wą a sta­łą umo­wą o pra­cę. Pozwala Zleceniodawcom pła­cić z góry za dostęp do pro­fe­sjo­nal­nej usłu­gi fir­my lub oso­by. Celem takiej umo­wy jest okre­śle­nie obo­wiąz­ków stron tak, by obie stro­ny zna­ły zasa­dy świad­cze­nia usług, kie­dy i na jaki koszt. Umowy te są zwy­kle uży­wa­ne do zatrud­nia­nia osób wyko­nu­ją­cych tak zwa­ne wol­ne zawo­dy. Opłata ryczał­to­wa zapew­nia, że wyna­ję­ty eks­pert zare­zer­wu­je czas dla klien­ta w przy­szło­ści, gdy zaist­nie­je zapo­trze­bo­wa­nie na jego usłu­gi. W prze­ci­wień­stwie do umo­wy jed­no­ra­zo­wej, umo­wa ryczał­to­wa jest dłu­go­ter­mi­no­wą umo­wą typu work-for-hire.

Umowy te okre­śla­ją, że jed­na stro­na, jest nią wyko­naw­ca, zga­dza się zapew­nić pew­ną licz­bę godzin każ­de­go mie­sią­ca dla klien­ta. W zamian za dys­po­no­wa­nie tymi godzi­na­mi, klient pła­ci z góry pew­ną okre­ślo­na kwo­tę, zwa­ną opła­tą ryczał­to­wą, bez wzglę­dy na to czy wyko­rzy­stał cały ten czas czy nie. Umowy takie w Polsce nazy­wa­ne są czę­sto ​„out­so­ur­cin­giem eksperta”.