Jak określić granice opłacalności między własnym pracownikiem a umową na dostępność eksperta

Ten tekst to uzupełnienie treści Oferty.

Opłacalność umowy ryczałtowej

Wybór pomiędzy usługą zapewnienia dostępu do eksperta vs. zatrudnienie własnego pracownika “na pełnym etacie” nie jest łatwy. Wszystko zależy od charakteru pracy, zadań do wykonania oraz wymaganego czasu reakcji/uzyskania efektu pracy.

Generalnie zawsze mamy do czynienia z trzema okresami czasu:
O – maksymalny akceptowalny czas do otrzymania żądanego produktu zleconej pracy
R – czas wymagany do wykonania określonej pracy
G – czas oczekiwania na kolejne zadanie wykonania określonej pracy

Ścisłą zależność między tymi trzema okresami czasu: O = G + R, można graficznie przedstawić jak poniżej:

Jak ustalić granicę między koniecznością zatrudnienia pracownika a możliwością zawarcia umowy na outsourcing kompetencji z ekspertem?

Mowa tu o dwóch aspektach, pierwszy to koszty zasobów drugi to ich jakość. Jeżeli mowa o ekspertach to mowa o ludziach, dlatego wszelkie porównania ze sprzętem i jego posiadaniem lub dzierżawą są z zasady nieadekwatne. Dlaczego? Bo człowiek wymaga stałego wyżywienia, edukacji i warunków do życia i są to stałe koszty bez względy na to czy ten człowiek pracuje czy nie. Urządzenia zaś, jak mówi stare porzekadło,  "jeść nie wołają".  Dlatego dla okresowych porządków ma sens miotła i mop na stałe w szafie, ale nie ma sensu zatrudniona na stałe osoba do sprzątania tylko po to by posprzątać w soboty lub inne dni okazjonalnie, tę raczej wynajmujemy na ten jeden dzień. Stała osoba do sprzątania ma sens gdy sprzątać trzeba codziennie.

Praca w firmach ma charakter ciągły lub zadaniowy, a na to drugie nakłada sie czas między zadaniami i czas ich realizacji. Jeżeli czas realizacji zadania jest bliski dopuszczalnemu (akceptowalnemu) czasowi oczekiwania na produkt pracy, to mamy do czynienia z pełnym obciążeniem pracą takiej osoby, nawet jeżeli tej pracy jest mniej niż standardowe 8 godzin dziennie. Jeżeli czas realizacji zadania jest krótszy niż czas od momentu jego zlecenia do momentu pojawienia się zapotrzebowania na produkt pracy, to pojawia się pojęcie gotowości do wykonania zadania, jest to czas “bezczynności”.

Jak więc podejść do oceny zatrudnienie vs. umowa na dostępność? Poniższy diagram pokazuje mechanizm dokonywania wyboru:

Od lewej: jeżeli czas na realizację zadania (usługi) jest maksymalnym czasem oczekiwania na efekt, to znaczy, że mamy do czynienia ze 100% dyspozycyjnością. W konsekwencji sprowadza się do umowy o pracę i stałym pobycie w miejscu świadczenia usługi. Jeżeli zadania nie zajmują całego dnia pracy, możemy mówić o pracy na “część etatu”, jednak tu należy zwrócić uwagę, to nie jest “kilka dni w miesiącu” z kilka godzin każdego dnia.

Jeżeli specyfika zadań (usług) jest taka, że efekt pracy ma maksymalny czas dostarczenia, ale czas ten jest istotnie dłuższy niż czas wymagany na wytworzenie tego efektu (produktu), to jest to praca zadaniowa, gdzie wykonawca dysponuje swobodą decyzji kiedy tę prace wykona. W takim przypadku mówimy o tak zwanej pracy w trybie asynchronicznym. Jeżeli potrafimy z góry określić czas dostarczenia efektów pracy eksperta (np. efekt dostarczany maksimum dwa dni robocze od dnia zlecenia) zawieramy umowę ryczałtową na dostępność oraz ustalamy zakładaną pracochłonność w określonym okresie (np. ustalamy potrzebę dostępu do 10h pracy eksperta w miesiącu, ale oczywiście mogą to być inne wielkości). W takim przypadku zawieramy umowę na ryczałtowe (z góry) rezerwowanie czasu eksperta.

Jeżeli potrzeby na wsparcie eksperta są na tyle rzadkie i nieregularne, że przedpłaty z góry nie są możliwe do oszacowania, zawieramy umowę na usług ad-hoc. Umowa taka precyzuje jedynie sposób komunikacji stron, stawkę rozliczeniową i terminy realizacji.

Wszystkie ww. formy współpracy (poza umową o pracę) to formy zatrudnienia na umowę o dzieło.

Czym jest umowa na zryczałtowaną dostępność eksperta

W Wielkiej Brytanii takie umowy są określane jako “Retainer Agreement” i są to tu umowy nazwane. W Polsce umowa na zryczałtowaną dostępność to forma zatrudnienia lub zawarcia umowy o dzieło. “Retainer Agreement” to umowa typu work-for-hire (wynajem eksperta). Mieści się pomiędzy jednorazową umową a stałą umową o pracę. Pozwala Zleceniodawcom płacić z góry za dostęp do profesjonalnej usługi firmy lub osoby. Celem takiej umowy jest określenie obowiązków stron tak, by obie strony znały zasady świadczenia usług, kiedy i na jaki koszt. Umowy te są zwykle używane do zatrudniania osób wykonujących tak zwane wolne zawody. Opłata ryczałtowa zapewnia, że wynajęty ekspert zarezerwuje czas dla klienta w przyszłości, gdy zaistnieje zapotrzebowanie na jego usługi. W przeciwieństwie do umowy jednorazowej, umowa ryczałtowa jest długoterminową umową typu work-for-hire.

Umowy te określają, że jedna strona, jest nią wykonawca, zgadza się zapewnić pewną liczbę godzin każdego miesiąca dla klienta. W zamian za dysponowanie tymi godzinami, klient płaci z góry pewną określona kwotę, zwaną opłatą ryczałtową, bez względy na to czy wykorzystał cały ten czas czy nie. Umowy takie w Polsce nazywane są często “outsourcingiem eksperta”.