(Niniejszy Regulamin, jako załącznik, jest integralną częścią ofert i zawieranych na ich podstawie umów)

Regulamin Świadczenia Usług

Preambuła

Podmiot świadczący usługi: Jarosław Żeliński, obywatel RP na stałe zamieszkały w UK, prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowaną w UK pod nazwą “Jaroslaw Zelinski IT-Consulting”, z siedzibą w: Centrum Offices, 214 Union St., AB10 1TL, Aberdeen, UK. Forma korespondencji drogą elektroniczną jest opisana na stronie https://it-consulting.pl/nowa-sprawa/.

Celem angażowania Eksperta, jest uzyskanie przez Zamawiającego określonych w produktów pracy Eksperta a także ustalony, gwarantowany dostęp do jego doświadczenia, wiedzy i umiejętności. Zamawiający rozumie i przyjmuje do wiadomości, że specyfiką opracowań, których treść zawiera wartości intelektualne, jest brak możliwości “zwrotu” pozyskanej wiedzy, co do zasady więc produkty pracy Eksperta nie podlegają zwrotowi a możliwe jest jedynie usunięcie przez Eksperta wykazanych merytorycznych wad produktów.

Kluczowe pojęcia

1. Ekspert lub Wykonawca – autor Opracowań będących przedmiotem niniejszego opisu.
2. Dokument – utrwalony na jakimkolwiek nośniku, określony zestaw danych niosący informację, w postaci pozwalającej na zapoznanie sie z jego treścią,
3. Forma dokumentowa – treść przekazana w formie dokumentu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77.2 Kodeksu Cywilnego),
4. Nadzór autorski – w ramach tego nadzoru, zadaniem Eksperta (tu także projektanta) jest systematyczne sprawdzanie, czy prace Dostawcy rzeczywiście są realizowane zgodnie z przygotowanym projektem, a także bieżące wprowadzanie wszelkich zmian i aktualizacji do treści projektu.
5. Nadzór merytoryczny – w ramach tego nadzoru, zadaniem Eksperta jest bieżące sprawdzanie zgodności treści określonej dokumentacji z aktualnym stanem wiedzy i nauki oraz udzielanie konsultacji.
6. Opracowanie – określona treść o charakterze utworu np. raporty z analiz biznesowych, projekty logiki działania systemów, recenzje dokumentów i inne o podobnym charakterze, utrwalona w postaci Dokumentu.
7. Przedmiot analizy– organizacja i/lub określone dokumenty (ich treść) przekazane Ekspertowi jako materiał źródłowy.
8. Przedmiot Umowy – opracowania i usługi, stanowiące zobowiązanie umowne Eksperta.
9. Przeniesienie własności przedmiotu umowy – zawarcie i spełnienie warunków umowy, przenoszącej autorskie prawa majątkowe do treści Opracowania na Zamawiającego.
10. Recenzent – (członek zespołu ekspertów Zamawiającego) osoba uprawniona do przekazywania materiałów źródłowych ekspertowi i zgłaszania uwag do treści opracowań w swoim obszarze odpowiedzialności,
11. Retainer – bezzwrotne, ryczałtowe honorarium wypłacane regularnie z góry.
12. Ryczałt – wynagrodzenie w ustalonej wysokości, wypłacane bez rozliczania poszczególnych kosztów,
13. Umowa – zgodne oświadczenie stron zawierające istotne dla nich postanowienia, w szczególności wzajemne zobowiązania i przedmiot, którego dotyczą, tu umowa na świadczenie usług eksperckich.
14. Usługa – praca Eksperta świadczona w ramach zawartej umowy.
15. Wydanie treści opracowania – wydanie danych pozwalających na pobranie dokumentu w postaci elektronicznej (pliku).
16. Dostawca – podmiot realizujący dostawę i wdrożenie rozwiązania zaprojektowanego przez Eksperta w Opracowaniu.
17. Zamawiający – podmiot zlecający Ekspertowi wykonanie Usługi.

Istotne postanowienia Umowy, Gwarancja i Oświadczenia

1. Integralną częścią regulaminu jest Cennik Usług.
2. Przyjmując Ofertę Zamawiający oświadcza, że zapoznał się: z dorobkiem, doświadczeniem, kompetencjami i wiedzą Wykonawcy, jego metodami i narzędziami pracy oraz uznał je za adekwatne i wystarczające do realizacji swojego celu. 
3. Ekspert przyjmuje zamówienia i zawiera umowy zdalnie, drogą elektroniczną, z użyciem zaawansowanego podpisu elektronicznego: lokalny profil zaufany. Ekspert nie używa kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 8 USTAWA z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Dz. U. z dnia 15 listopada 2001 r.). Jeżeli do zawarcia umowy Zamawiający wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wszelkie koszty z tym związane w całości pokrywa Zamawiający.
4. W przypadku sporu, prawem obowiązującym strony jest prawo właściwe dla kraju siedziby nabywcy usługi.
5. Szczegółowy zakres świadczenia usług jest każdorazowo indywidualnie określony w ofercie, która zawiera:
   • przedmiot, cel i zakres usług doradczych i analitycznych,
   • termin ich wykonania oraz wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za ich realizację,
   • zasady i warunki świadczenia usługi oraz metodę płatności,
   • potwierdzona, na profilu zaufanym Eksperta, akceptacja oferty stanowi zawarcie umowy na realizację usług w niej opisanych.
6. Z uwagi na charakter usług związanych w własnością intelektualną usługi te i ich produkty, nie podlegają zwrotowi, jednak nabywca zachowuje prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyny.
7. Produkty zamówione na specjalne lub indywidualne zamówienie: umowa o dzieło, nie podlegają zwrotowi, a umowa wypowiedzeniu.
8. Internetowe treści cyfrowe: jeżeli rozpocząłeś pobieranie lub streaming danych z chwilą rozpoczęcia tych czynności tracisz prawo do wypowiedzenia umowy.
9. Opracowania i usługi są realizowane wyłącznie z użyciem metod i narzędzi ustalonych przez Wykonawcę. Sposób formatowania i organizacji tekstu, jego objętość, także drobne błędy literowe, nie stanowią Przedmiotu Umowy i nie są wadą opracowania.

Gwarancja udzielana na wykonane opracowania

1. Jako autor Ekspert gwarantuje spójność, kompletność i niesprzeczność opracowań oraz zgodność z deklarowanymi w nich standardami.
2. Gwarancja dotyczy opracowań wykonanych w ramach umowy o dzieło, z przekazaniem praw majątkowych do ich treści.
3. Opracowania są objęte standardową 6 miesięczną gwarancją liczoną od dnia następnego od ich odebrania przez Zamawiającego.
4. W ramach gwarancji, Ekspert usunie wszelkie stwierdzone w niej wady merytoryczne.
5. Złożenie reklamacji wymaga:
   • wskazania wadliwej treści w opracowaniu,
   • wskazania podstawy uznania jej za wadliwą,
   • przekazania reklamacji drogą elektroniczną metodą ustaloną w umowie na wykonanie reklamowanego opracowania (plan komunikacji, zasady współpracy stron),
   • adresatem reklamacji jest autor opracowania wskazany w umowie jako jego Wykonawca.

Zasady ogólne i rozliczenia

1. Usługi świadczone są na podstawie umów o stałej współpracy lub zamówień ad-hoc. Usługi zlecane ad-hoc opłacane są z góry.
2. Jeśli charakter usług wymaga powstania Opracowania, zostanie jest ono przekazane Zleceniodawcy w formie elektronicznej zgodnie z Zasadami Współdziałania Stron, zawartymi w dalszej części Regulaminu.
3. Wynagrodzenie uznaje się za uiszczone w dniu uznania rachunku bankowego Eksperta kwotą określona w fakturze. Faktura określa także, walutę, datę płatności oraz możliwe sposoby jej dokonania.
4. Standardową formą współpracy jest uzgodnione, ryczałtowe obciążenie Zamawiającego za realizowane zalecenia lub gotowość (dyspozycyjność) Eksperta do ich realizacji, płatne z góry (przedpłata).
   • Wysokość ryczałtu jest ustalana na bazie stawek Eksperta i godzinowo ustalonej pracochłonności opracowań lub dostępności w ustalonym okresie rozliczeniowym (aktualne stawki zawiera składana oferta, są opublikowane na stronie Stawki wynagrodzenia).
   • Minimalny okres rozliczeniowy to jeden tydzień, maksymalny to jeden miesiąc.
5. Jedynym możliwym powodem odrzucenia produktu pracy eksperta jest wykazanie wad merytorycznych lub niezgodności z zamówieniem na co Zamawiający ma 7 dni po wydaniu mu treści opracowania. Wykazane wady opracowania Ekspert usuwa na własny koszt w ciągu 7 dni.
6. Wszelkie dodatkowe wyjaśnienia i objaśnienia treści opracowań, opis użytych metod, narzędzi itp. Ekspert realizuje jako dodatkową usługę szkoleniową.
7. Przydatność treści Opracowania zamówionego przez Zamawiającego jest wyłącznie jego domeną i nie może być podstawą do jego odrzucenia.
8. Jako podmiot, który wyłącznie analizuje cudzą działalność i opracowuje wyłącznie rekomendacje, Ekspert nie ubezpiecza swojej działalności i nie podpisuje weksli.
9. Kary umowne, zgodnie z prawem, mogą dotyczyć wyłącznie niedotrzymanych zobowiązań. Co do zasady Ekspert nie może być obciążany winą za utratę zysków zamawiającego. Kara umowna – poza uzasadnionymi sytuacjami – nie może przekroczyć 30% wynagrodzenia Eksperta.
10. Koszt wizyt w siedzibie klienta pokrywa Zamawiający na podstawie przedstawionych mu rachunków.
11. Wszelkie celowe spotkania w toku realizowanych umów to także płatny czas projektowy.
12. Płatności za usługi należy dokonywać, na podstawie doręczonych faktur, drogą elektroniczną używając karty płatniczej lub banku prowadzącego rachunek Zamawiającego.
13. Brak płatności w ustalonym terminie daje Ekspertowi prawo do wstrzymania świadczenia usługi.
14. Termin wypowiedzenia lub zmiany treści umowy jest dla obu stron umowy jednakowy i równy przyjętemu okresowi rozliczeń. Rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega skróceniu.

Prawa autorskie

1. Jeżeli produkt pracy Eksperta ma charakter twórczy, jest utworem w świetle prawa autorskiego.
2. Zamówione opracowania Eksperta to niezależne autorskie opinie eksperckie, opisy rekomendowanych rozwiązań, projekty architektury systemów, stanowiące sobą utwory w rozumieniu Ustawy o Prawach Autorskich.
3. Opracowania te nie podlegają reedycji przez inne osoby. Jedyną formą wpływu na ich treść jest zgłaszanie autorowi uwag do ich treści. Jedynym, zgodnym z prawem, sposobem wykorzystania Opracowania jest cytowanie lub załączenie w całości, z zachowaniem autorskich praw osobistych.
4. Z chwilą otrzymania wynagrodzenia Ekspert przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Opracowania oraz nieograniczone w czasie i obszarze prawo do tworzenia utworów zależnych, a także edytowalny plik źródłowy Opracowania w formacie XMI. Oprogramowanie pozwalające Zamawiającemu na edycję przekazanych mu plików źródłowych, pozyskuje on we własnym zakresie i na własny koszt. Polem eksploatacji jest drukowanie w firmie papierowej oraz przetwarzanie i powielanie otrzymanego pliku źródłowego opracowania (dokument elektroniczny).
5. Uzyskane prawo do tworzenia utworów zależnych nie daje prawa ingerencji w przekazany Zamawiającemu utwór pierwotny, który co do zasady pozostaje niezmieniony (integralność utworu).
6. Ekspert, po przekazaniu praw majątkowych do utworu, zachowuje prawo do posiadania egzemplarza wykonanego Opracowania, w celu jego archiwizacji.
7. Użyte metody, wzorce projektowe i narzędzia Eksperta, nie są przedmiotem umów, żadne prawa do nich nie przechodzą na Zamawiających. Stosowane przez Eksperta systemy notacyjne i metodyki pracy są określone, powszechnie dostępne i nie wymagają opłat licencyjnych, są własnością intelektualną ich autorów.
8. Ekspert, jako autor opracowań zastrzega, że jego dorobek naukowy (publikacje) wykorzystany do wykonania Opracowań pozostaje jego własnością (autocytowania).
9. Do czasu przejęcia praw majątkowych do Opracowania, udostępniane jest ono Zamawiającemu tylko w celu bieżącego recenzowania, w postaci nieedytowalnej.

Współdziałanie

1. Szczegółowy opis zawiera dokument Plan Komunikacji – zasady współpracy Stron.
2. Komunikacja pisemna odbywa się wyłącznie i w całości elektronicznie z użyciem narzędzi Eksperta.
3. Wymaganą formą wzajemnego przekazywania materiałów jest “forma dokumentowa“, treści są przekazana w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby autora treści lub za osoby nią odpowiedzialnej (Art. 772. Dokumentowa forma czynności prawnej, Dz.U.2023.0.1610 t.j. – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny), wymaganą postacią dokumentów elektronicznych jest forma PDF, inne formaty wymagają wcześniejszego uzgodnienia.
4. Obowiązkiem Zamawiającego, najpóźniej po 7 dniach od zawarcia umowy, jest wskazanie jednej osoby odpowiedzialnej za kontakty Zamawiającego z Ekspertem, osoba ta będzie miała prawo do wskazania dodatkowych osób uprawnionych do udzielania informacji Ekspertowy (wg. załącznika).
5. Spotkania i rozmowy, nie zastępują dokumentowej formy dostarczenia materiałów przez Zleceniodawcę. Informacje przekazane ustnie, dla swojej ważności, muszą być potwierdzone przez udzielającego informacji w postaci dokumentowej.
6. Mając na uwadze Art. 634 Kodeksu Cywilnego, jeżeli materiał dostarczony przez Zamawiającego nie nadaje się do prawidłowego wykonania dzieła, albo jeżeli zajdą inne okoliczności, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu, Ekspert niezwłocznie zawiadamia o tym Zamawiającego.
7. Polityka bezpieczeństwa, ochrona know-how Zamawiającego:
   1. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, strona udostępniająca, dla zapewnienia ich ochrony, stosownie oznaczy (np. umieszczając w treści przekazanych dokumentów tekst “Tajemnica przedsiębiorstwa”). Stosowne oznaczenie i bezpieczne przekazanie jest konieczne i wystarczające dla zobligowania Eksperta do ich ochrony.
   2. Ekspert udostępnia, na czas realizacji umowy, oprogramowanie, które umożliwia bezpieczną i rejestrowaną  wymianę informacji (patrz: Komunikacja w projekcie).
   3. Bieżąca robocza komunikacja polega na: pisemnym, imiennym przekazywaniu materiałów źródłowych ekspertowi, wzajemnej wymianie uwag co do treści tych materiałów oraz kolejnych wersji powstającego Opracowania.
   4. Poczta elektroniczna to wyłącznie pomocnicze narzędzie do monitowania o nowych zdarzeniach i dokumentach, nie zastępuje ww. Platformy Komunikacyjnej i regularnej obecności na tej platformie. Skutki nieotrzymania email, np. z powodu działania filtrów antyspamowych, ponosi ich użytkownik.
   5. Ekspert dochowuje należytej staranności chroniąc przekazane mu informacje, między innymi poprzez: ochronę bezpiecznym hasłem wykorzystywanego do realizacji usługi komputera, stosowanie komunikacji internetowej z użyciem protokołu SSL, przechowywanie komputera i dokumentów w samodzielnym pokoju o kontrolowanym dostępie osób trzecich, w szafie zamykanej na klucz.
8. Dowodem przekazania dokumentu są zapisy na Platformie Komunikacyjnej, zawierającej dane o osobie przekazującej, komu przekazano i czasie, w którym zostały przekazane.
9. Spotkania są planowane z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem.
10. Odpowiedzi na pytania w ramach płatnych konsultacji ad-hoc, udzielam nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych, wypracowanie odpowiedzi zajmuje standardowo od 2h do 4 h, wszelkie uwagi do uzyskanych odpowiedzi muszą mieć formę odrębnych dokumentów, czas na ich zgłaszanie to siedem dni od dnia następnego po otrzymaniu opracowania.
11. Pod pojęciem wydania produktu (opracowania) Zamawiającemu rozumiane jest jego doręczenie w formie papierowej lub udostępnienie danych pozwalających na pobranie go drogą elektroniczną, zgodnie z planem komunikacji.
12. Odbiór końcowy produktu:
    1. Zgłaszanie uwag do finalnej wersji opracowania odbywa się po zanonimizowaniu ich autorów: koordynator ze strony Zamawiającego zbiera uwagi członków zespołu, i zanonimizowane przekazuje je Ekspertowi w formie tabeli z kolumnami: Tytuł (podtytuł) rozdziału lub grafiki, Treść zastrzeżeń, Uwagi Eksperta (niewypełniona), na co Zamawiający ma 7 dni, od dnia następnego po otrzymaniu produktu.
    2. Ekspert, odnosząc się do zastrzeżeń, w kolumnie Uwagi Eksperta, składa wyjaśnienie nanosi korekty w treści Opracowania, jeżeli to konieczne, w ciągu 7 dni od dnia następnego po ich otrzymaniu.
    3. Brak uwag po upływie 7 dni od dnia następnego od wydania produktu, stanowi uznanie prawidłowego wykonania usługi.

Etyka

1. Usługi eksperckie świadczone są w sposób neutralny, obiektywny, z dołożeniem szczególnej dbałości o poziom merytoryczny.
2. Ekspert nie zajmuję się sprzedażą produktów innych firm ani nawiązywaniem kontaktów handlowych. 
3. Ekspert nie pobiera i nie wypłaca żadnych prowizji z tytułu zawieranych umów.
4. Ekspert oświadcza, że nie ma żadnych powiązań powodujących konflikt interesu w realizacji świadczonych usług.
5. Z uwagi na ryzyko konfliktu interesu Ekspert nie jest członkiem żadnych branżowych, zawodowych stowarzyszeń i organizacji, nie przyjmuję także takich ofert, ale na rzecz takich organizacji i stowarzyszeń wykonuję usługi pro bono, o ile cele projektu są niekomercyjne i dotyczą pożytku publicznego.

Uwagi końcowe

1. Niniejszy Regulamin nie zależy od formy zawarcia umowy na  świadczenie usługi i ewentualnego pośrednictwa w jej zawieraniu.
2. Niniejsze Zasady, są integralną częścią ofert składanych przez Jarosław Żeliński IT-Consulting.
3. Wszelkie uwagi dotyczące treści Regulaminu należy zgłaszać, w formie dokumentowej na adres podany w Preambule.
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje, wraz z późniejszymi zmianami, od dnia 14.08.2015.
5. Koszty wyjazdów do siedziby Zamawiającego każdorazowo pokrywa je Zamawiający na bazie przedstawionych rachunków.

Dokumenty skojarzone

• Polityka Serwisu
• Plan Komunikacji
• Cennik usług

Wzory dokumentów: Tabela zgłaszania członków zespołu ekspertów Zamawiającego

(każdy członek zespołu musi wypełnić Oświadczenie)

Wzory dokumentów: Tabela zgłaszania uwag do produktów Wykonawcy

(w dniu złożenia zamówienia wydrukuj ten dokument jako załącznik, wszelkie uwagi do Regulaminu należy zgłaszać w formie dokumentowej na stronie: Zapytanie)

(powrót do Strony Głównej)