Wprowadzenie

Jakie są najczęstsze problemy w nieudanych projektach? […] 83% projektów korzysta z dokumentów tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania wymagań, 40% projektów korzysta z emaili do zbierania wymagań i komunikacji z klientem (polecam także tekst: Sabotaż dokumentacyjny)

Kilka przykładów:

• Analiza biznesowa, reorganizacja procesów, opracowanie wymagań na system ERP, w tym architektury biznesowej, wybór dostawców i nadzór autorski dla ZWAE Sp. z o.o. w Lęborku.
• Analiza biznesowa i studium wykonywalności Portalu Usług Publicznych dla Miasta Stołecznego Warszawa.
• Analiza funkcjonowania i projekt standaryzacji procedur utrzymania ruchu KGHM SA Polska Miedź. Podpisana umowa na nadzór autorski w toku wdrożenia. Opinia pracownika.
• Analiza biznesowa, opracowanie Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz nadzór autorski dla Kancelarii Senatu RP w zamówieniu na wykonanie, utrzymanie i udostępnianie w Internecie systemu informatycznego do obsługi ofert na realizację zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą: Generator Ofert. (ogłoszenie o przetargu i kontakt do zamawiającego, uwagi i pytania zgłoszone do treści OPZ przez czytelników Bloga).
• Opracowanie Opisu Technicznego Przedmiotu Zamówienia i Nadzór Autorski na system nazwie “System Wspierania Realizacji Zadań ŻW” dla Oddziału Zabezpieczenia Żandarmerii Wojskowej.
• Analiza organizacji i opracowanie strategii informatyzacji dla CAFFARO Sp. z o.o. sp.k.. Wsparcie w procesie wyboru dostawców oprogramowania i bieżący nadzór autorski nad realizacją.

Powyższe to wybrane przykłady zakończone sukcesem projektów, ich wspólną cechą jest to, że w całości były realizowane jako nadzorowane. Czasami bywa, że moim zleceniodawcą jest dostawca oprogramowania: Analiza, modelowanie i optymalizacja procesów biznesowych, opracowanie modelu informacyjnego i specyfikacji wymagań do wdrożenia systemu MS DynamixXL AXAPTA prowadzonego przez ITG SA.

Na czym polega nadzorowane wdrożenie systemu ERP (i nie tylko ERP):
1. sponsor projektu wybiera kontraktowego analityka-projektanta (i co do zasady nie może on być dostawcą)
2. w ramach analizy powstaje model organizacji (Architektura Korporacyjna), raport ma maks. 100 stron A4
3. sponsor wskazuje problem i cele do osiągnięcia
4. menedżerowie zgłaszają wymagania, każde wymaganie ma właściciela i uzasadnienie
5. powstaje projekt rozwiązania, projektant zgłasza sponsorowi wpływ każdego wymagania na projekt (analiza wpływu na organizację, koszt i harmonogram)
6. sponsor zatwierdza ostateczny kształt dokumentu “Wymagania na system IT”
7. wyłaniany jest dostawca i produkt, zawierana jest umowa
8. dostawca opracowuje Koncepcję Wdrożenia, sponsor akceptuje ją lub nie
9. jeżeli zaakceptuje, dostawca realizuje projekt pod nadzorem projektanta: narzędziem zarządzania projektem jest “Żywa Dokumentacja”.

Żywa dokumentacja

Żywa dokumentacja firmy to stale aktualny zbiór informacji o działaniu firmy, który wykracza poza statyczne instrukcje, integrując modele procesów, schematy decyzyjne, role i dane oraz systemy IT i wymagania na nie, aby zapewnić spójność operacyjną i ciągłe doskonalenie. Umożliwia szybkie wdrażanie zmian i efektywne szkolenie pracowników.

Standardowo taka dokumentacja powstaje ad-hoc w ramach np. wdrożeń systemów IT (np. ERP) i nie jest aktualizowana, a kolejny projekt to ponowna taka analiza od zera. Moderowana Żywa Dokumentacja to moja propozycja: modele procesów biznesowych, systemów IT i przepływu danych, wymagań na oprogramowanie, opracowane i utrzymywane przez doświadczonego analityka biznesowego i projektanta systemów w toku wdrożeń systemów ERP i po ich zakończeniu. Nadzorowane wdrożenie to nie raz nawet kilkukrotnie niższe koszty tego wdrożenia: jako nabywca masz we mnie merytoryczną przeciwwagą dla dostawcy oprogramowania.

Mając taką dokumentacje minimalizujesz koszty i czas zarządzania procesami biznesowymi i procedurami oraz wdrażania i utrzymania systemu ERP.

Chcesz przetestować bez zbędnych kosztów? To tylko 10 funtów za skonfigurowanie imiennego środowiska dla Ciebie i Twojej firmy. Kolejne osoby z Twojego grona, które zaprosisz nie wymagają już tej opłaty (ta sama domena email, ale jeżeli podasz adres inny niż firmowy nie będziesz mógł nikogo zaprosić).

Korzyści

Kluczowym problemem wielu firm są czas i koszty wprowadzania zmian, szczególnie w systemach informatycznych. Kluczową przyczyną dużych kosztów w branży IT jest brak (lub niskiej jakości) etap analizy i projektowania lub brak tego etapu.

Dlatego nawet sygnatariusze Agile Manifesto, zalecają analizę wymagań i projektowanie jako pierwszy etap każdego projektu (Validation V).

Moja propozycja to:

• Stale aktualna dokumentacja Twojej firmy, opracowana i utrzymywana przez profesjonalnego i doświadczonego analityka biznesowego i architekta systemow, którego dorobek możesz zobaczyć na Blogu.
• Poziom merytoryczny tej dokumentacji to pełna ochrona know-how Twojej firmy.
• Możesz w dowolnym momencie konsultować zmiany w firmie i prognozować ich skutki: ograniczasz do minimum ryzyko operacyjne.
• Rotacja pracowników przestaje być problemem Twojej firmy. Każdy pracownik ma kontrolowany dostęp on-line do wiedzy o swojej roli w firmie i do konsultacji ze mną, przełożonymi, uczestnikami projektów, do grup zadaniowych itp.
• Nie musisz organizować kosztownych analiz ad-hoc, wymagania na nowy system ERP lub modernizacje posiadanego, nowe funkcjonalności, specyfikowanie wymaga.
• Zyskujesz pełny nadzór merytoryczny nad pracami dostawców systemów IT.
• Żadnego ryzyka prawnego: kopia dokumentacji zawsze u Ciebie, w dowolnym momencie Twój pracownik, lub inny analityk, może w dowolnym momencie ją przejąć i dalej rozwijać. Dostajesz prawa majątkowe do dokumentacji jak tylko powstanie jej pierwsza wersja.
• Zyskujesz doświadczonego, mającego duży dorobek, projektanta systemów.

Efekt tej współpracy, który osiągają moi klienci – nie raz nawet już po kwartale – to spadek kosztów rekompensujący koszt powstania i utrzymania tej dokumentacji.

W połączeniu z programem Fast Start! możesz też szybko zacząć: uporządkować i zoptymalizować Twoją firmę .

Narzędzia i Metody

Pojęcie Żywa Dokumentacja występuje w wielu znaczeniach, tu mówimy o dokumentacji firmowej Architektury Korporacyjnej (diagram poniżej), która żyje razem z firmą. Co to znaczy? To znaczy, że jest to dostępna on-line treść opisująca to jak działa firma i systemy informatyczne w niej wykorzystywane.

Często spotykane rozwiązania to dokumentacja procesów aktualizowana demokratycznie przez pracowników i dokumentacja oprogramowania generowana automatycznie. Pierwsza szybko staje się dezaktualizuje a druga jest nieczytelnym spisem z natury a nie modelem.

To co proponuję to Moderowana Żywa Dokumentacja, to praca ze mną, żywym człowiekiem. Mój nadzór merytoryczny na całością gwarantuje Ci obiektywizm i wysoki poziom merytoryczny całości dokumentacji.

Struktura tej dokumentacji zbudowana jest w oparciu o dwa powszechnie uznane szkielety: Architekturę Korporacyjną dla opisu organizacji oraz tak zwany V-Model dla opisu oprogramowania:

Jest to trójwarstwowy model organizacji pokazujący w firmie “od ogółu do szczegółu” (top-down model) całą firmę i jej zasoby informacyjne.

V-Model to metoda tworzenia oprogramowania zorientowana na iteracyjne cykle: wymagania, projektowanie rozwiązania, implementacja:

Połączenie tych dwóch daje efekt pełnej pętli kontroli nad system informacyjnym organizacji:

Dokładny opis czytelnik znajdzie w Artykule TOM – Architektura Korporacyjna oraz V-model i iteracyjne budowanie systemów. Można te zobaczyć tak opracowany model działania Mojej firmy.

Co dostaniesz

Moderowana Żywa Dokumentacja to chroniony przed chaosem, dostępny on-line, zestaw powiązanych ze sobą diagramów: model, wraz z interaktywnym i kontrolowanym dostępem pracowników i kontrahentów. Sformalizowany model to gwarancja spójności, kompletności i niesprzeczności opisu całości organizacji. Jednoosobowa odpowiedzialność za każdy element opisu gwarantuje pełną rozliczalność i śledzenie zmian.

Poniżej model procesu ciągłej aktualizacji i doskonalenia modeli:

Zakres treści

Dostęp do treści

Komunikacja

Bieżące korzystanie z dokumentacji nie wymaga ani mojego ani niczyjego wsparcia: każdy ma dostęp do potrzebnych mu treści. Mój udział jest wymagany przy wprowadzaniu zmian, tworzeniu nowych treści (nowy lub zmieniony proces, wymagania na oprogramowanie, nowe elementy architektury It itp.).

Każdy może zadać pytanie o dowolny element treści do których ma dostęp. Standardowo każde pytanie kierowane jest najpierw do mnie (autora dokumentacji). Zależnie od tego czego dotyczy pytanie odpowiadam od razu lub powiadamiam właściwą osobę: przełożonego, osobę odpowiedzialna za proces, dostawcę oprogramowania, kontrahenta itp. Jeżeli pytanie dotyczy wprowadzania zmian, standardowo generuję analizę wpływu planowanych zmian na całość.

Całość jest moderowana przeze mnie (jako autor odpowiadam za całość treści), co gwarantuje jakość, brak bałaganu, bezstronność.

Jak zacząć

1. Przeglądasz Portfolio, wybierasz model referencyjny, przystępujesz do programu FastStart! albo opisujesz swoją sytuacje i zgłaszasz zainteresowanie pisząc do mnie: FORMULARZ.
2. Ustalamy tempo pracy, wysyłam kalkulację i propozycję umowy, ustalamy jej ostateczny kształt. Koszt nie zależy od liczby użytkowników, koszt to jedynie zryczałtowany czas mojej dostępności.
3. Po akceptacji oferty, na początek zakładam konta menedżerom i powstaje model firmy, dalsze działania i udostępnienia wg. oczekiwań menedżerów.

Dodatkowe informacje

Poniżej dokumenty i opisy:

• Komunikacja
• Opis narzędzia (Postmania)
• Cennik usługi
• Przykłady dokumentacji (program Fast Start!)

Masz pytania? Pisz: FORMULARZ KONTAKTOWY.

Źródła