(Niniejszy Regulamin, jako załącznik, jest integralną częścią ofert Eksperta)

Jarosław Żeliński IT-Consulting

Regulamin Świadczenia Usług

Preambuła

Celem Zamawiającego jest uzyskanie specjalistycznej wiedzy oraz określonych usług i produktów pracy Eksperta. Zamawiający rozumie i przyjmuje do wiadomości, że specyfiką usług i opracowań, których treść zawiera wartości intelektualne, jest brak możliwości “zwrotu” pozyskanej wiedzy, co do zasady więc produkty pracy Eksperta nie podlegają zwrotowi a możliwe jest jedynie usunięcie przez Eksperta wykazanych ich merytorycznych wad. Osoba lub podmiot, korzystający z usług Eksperta, oświadczają że zapoznali się z jego wiedzą i dorobkiem oraz uznali je za wystarczające do swoich potrzeb. Opracowania Eksperta nie stanowią porad prawnych, nawet jeżeli obowiązujące Prawo jest w nich przywoływane.

I. Podmiot świadczący usługi

Jarosław Żeliński, obywatel RP na stałe zamieszkały w UK (Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej), prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowaną w UK pod nazwą “Jaroslaw Zelinski IT-Consulting”, z siedzibą w: Centrum Offices, 214 Union St., AB10 1TL, Aberdeen, UK. Umowy z Podmiotem są zawierane na terenie UK, skąd Podmiot ten ten świadczy oferowane usługi.

II. Definicje

  1. Ekspert (Wykonawca) – podmiot świadczący usługi ekspercie, autor opracowań będących przedmiotem usług,
  2. Dokument – utrwalony na jakimkolwiek nośniku, określony zestaw danych niosący informację, w postaci pozwalającej na zapoznanie sie z jego treścią,
  3. Dokumentacja techniczna – zbiór precyzyjnych informacji opisujących sposób działania systemu, produktu lub usługi. Celem takiego opracowania jest wsparcie użytkownika lub inżyniera w zrozumieniu funkcjonowania systemu oraz jego wytworzeniu.
    • Dokumentacja użytkownika – skupia się na opisie funkcji dostępnych w systemie.
    • Dokumentacja projektowa – opisuje założenia, specyfikacje techniczne oraz architekturę rozwiązania.
  4. Dostawca – podmiot realizujący dostawę i wdrożenie określonych produktów i usług,
  5. Forma dokumentowa – treść przekazana w formie dokumentu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77.2 Kodeksu Cywilnego),
  6. Forma świadczenia usługi asynchroniczna (także: off-line) – dialog, który nie odbywa się w czasie rzeczywistym, prowadzony z użyciem poczty elektronicznej lub określonej platformy wymiany dokumentów,
  7. Forma świadczenia usługi synchroniczna (także on-line) – sposób prowadzenia dialogu, który odbywa się w czasie rzeczywistym, np. spotkanie lub chat,
  8. Konsultacje – osobiste (spotkanie on-line) zasięganie opinii Eksperta, udzielanie przez niego rad i wyjaśnień,
  9. Kierownika Projektu – osoba reprezentująca Zamawiającego w zakresie realizacji Umowy zawartej z Wykonawcą.
  10. Mikro-konsultacje – zasięganie opinii Eksperta w formie korespondencyjnej, odpowiedź udzielana jest pisemnie, materiał źródłowy i objętość odpowiedzi to maks. A4
  11. Nadzór autorski – sprawowanie nadzoru sposobu wykorzystania i eksploatacji utworu, przez inne osoby fizyczne i prawne realizowana przez jego autora, np. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1062), tu nadzór nad implementacją i wdrożeniem opracowanego rozwiązania oraz jego utrzymanie i rozwój,
  12. Nadzór merytoryczny – sprawdzanie zgodności treści określonej dokumentacji z aktualnym stanem wiedzy i nauki oraz opracowywanie jej recenzji,
  13. Opracowanie – określona treść o charakterze utworu np. raporty z analiz biznesowych, projekty logiki działania systemów, recenzje dokumentów i inne o podobnym charakterze, utrwalona w formie dokumentowej,
  14. Przedmiot analizy– organizacja i/lub określone dokumenty (ich treść) przekazane Ekspertowi jako materiał źródłowy.
  15. Przedmiot umowy – opracowania i usługi, stanowiące zobowiązanie umowne Eksperta,
  16. Przeniesienie własności opracowania – zawarcie i spełnienie warunków umowy, przenoszącej autorskie prawa majątkowe do treści Opracowania na Zamawiającego,
  17. Rozliczalność – (ang. accountability), właściwość (organizacji, systemu) pozwalająca przypisać określone działanie do osoby fizycznej lub procesu oraz umiejscowić je w czasie (Dz.U. z 2011 r. nr 93, poz. 545).
  18. Recenzent – (członek zespołu ekspertów Zamawiającego) osoba uprawniona do przekazywania materiałów źródłowych ekspertowi i zgłaszania uwag do treści opracowań w określonym obszarze swoich odpowiedzialności,
  19. Ryczałt – ustalone zaangażowanie oraz bezzwrotne wynagrodzenie za nie wypłacane regularnie z góry, w ustalonej wysokości, bez rozliczania poszczególnych kosztów,
  20. Szkolenie – synchroniczna forma świadczenia usługi w postaci cyklu wykładów zorganizowanych w celu uzupełnienia czyjegoś wykształcenia lub czyichś wiadomości z jakiejś dziedziny,
  21. Umowa – zgodne oświadczenie stron zawierające istotne dla nich postanowienia, w szczególności wzajemne zobowiązania i przedmiot, którego dotyczą, tu umowa na świadczenie usług eksperckich,
  22. Usługa – praca Eksperta świadczona w ramach zawartej umowy,
  23. Warsztaty – synchroniczna forma świadczenia usługi w postaci nadzorowanych zajęć praktycznych lub prezentacja realizacji określonego zadania,
  24. Wydanie treści opracowania – wydanie danych pozwalających na pobranie dokumentu w postaci elektronicznej (pliku),
  25. Zamawiający – podmiot zlecający Ekspertowi wykonanie Usługi.

III. Zawarcie Umowy

  1. Platformą służącą do przygotowania dedykowanej Oferty jest Freshbooks.com (platforma Eksperta), która stanowi środowisko profilu zaufanego i narzędzie komunikacji drogą elektroniczną stron.
  2. Oferty dedykowane tracą ważność po upływie 30 dni od daty dokumentu.
  3. Akceptując Ofertę Zamawiający zawiera umowę na jej realizację. Umowa jest zawierana i sługa jest świadczona na terenie UK.
  4. Akceptacja oferty odbywa się drogą elektroniczną, z użyciem lokalnego profilu zaufanego składanego na platformie Eksperta. Jeżeli do zawarcia umowy Zamawiający wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wszelkie koszty z tym związane w całości pokrywa Zamawiający.
  5. Ekspert zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących funkcjonowania i struktury przedsiębiorstwa Zamawiającego, które poznał w trakcie przygotowań do zawierania niniejszej umowy oraz w trakcie jej realizacji.
  6. Wypowiedzenie umowy na usługę ryczałtową wymaga oświadczenia woli wyrażonego jako komentarz do faktury przekazanej drogą elektroniczną na platformie służącej do jej doręczenia. Po wypowiedzeniu usługa jest świadczona do końca opłaconego okresu.

IV. Gwarancja udzielana na wykonane opracowania

  1. Jako autor opracowań Ekspert gwarantuje spójność, kompletność i niesprzeczność opracowań oraz zgodność z deklarowanymi w nich standardami.
  2. Gwarancja dotyczy opracowań wykonanych w ramach umowy o dzieło, z przekazaniem praw majątkowych do ich treści.
  3. Opracowania te są objęte standardową 6 miesięczną gwarancją liczoną od dnia następnego od ich wydania Zamawiającemu.
  4. W ramach gwarancji, Ekspert usunie wszelkie stwierdzone w niej wady merytoryczne i niezgodności ze stanem faktycznym na dzień odbioru.
  5. Złożenie reklamacji wymaga:
    • wskazania wadliwej treści w opracowaniu,
    • wskazania podstawy uznania jej za wadliwą,
    • przekazania reklamacji metodą ustaloną w Umowie,
    • adresatem reklamacji jest autor opracowania wskazany w umowie jako jego autor,
    • sposób formatowania i organizacji tekstu, jego objętość, także drobne błędy literowe, nie stanowią Przedmiotu Umowy i nie są wadą opracowania.
  6. Wykonawca usunie stwierdzone wady w ciągu 7 dni.

V. Zasady ogólne i rozliczenia

  1. Opracowania i usługi są realizowane wyłącznie z użyciem metod i narzędzi ustalonych przez Wykonawcę.
  2. Rozliczenia:
    • szkolenia, konsultacje i warsztaty są rozliczane z góry (przedpłacone) wg. ustalonego czasu ich trwania,
    • mikro-konsultacje są rozliczane z góry w wymiarze 1/4 godziny za poradę,
    • opracowania są rozliczane na podstawie pracochłonności i wyceny dokonanej w dniu przyjęcia zlecenia,
    • dyspozycyjność jest rozliczana ryczałtem wg. zadeklarowanego czasu dostępności.
  3. Podstawą do wystawiania faktury jest doręczenie Zamawiającemu zamówionego Opracowania.
  4. Wynagrodzenie uznaje się za uiszczone w dniu uznania rachunku bankowego Eksperta kwotą określoną w fakturze. Wykonawca nie jest płatnikiem podatku VAT. Rachunek bankowy dla przedpłat: Bank of Scotland, IBAN: GB79BOFS80451312448366, SWIFT: BOFSGBS1034.
  5. Wszelkie dodatkowe wyjaśnienia i objaśnienia treści opracowań, opis użytych metod, narzędzi są dodatkową usługą.
  6. Przydatność treści Opracowania zamówionego przez Zamawiającego jest wyłącznie jego domeną i nie może być podstawą do jego odrzucenia.
  7. Jako podmiot, który wyłącznie analizuje cudzą działalność i opracowuje wyłącznie rekomendacje, Ekspert nie ubezpiecza swojej działalności i nie podpisuje weksli.
  8. Kary umowne: Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku nieterminowego wykonania obowiązku złożenia Opracowania objętego umową w wysokości 0,5 % wartości umowy za każdy dzień opóźnienia, chyba że nie ponosi winy.
  9. Bezczynność Zamawiającego nie stanowi podstawy do obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy, daje podstawę do przesunięcia terminu oddania produktu umowy.
  10. Koszt wizyt w siedzibie klienta pokrywa Zamawiający na podstawie przedstawionych mu rachunków.
  11. Przedpłacone konsultacje ad-hoc to forma umowy o dzieło, dostępność Eksperta wygasa 90 dni po dniu ich wykupieniu, a usługa jest uznawana za zrealizowaną.
  12. Brak płatności w ustalonym terminie daje Ekspertowi prawo do wstrzymania świadczenia usługi.
  13. Termin wypowiedzenia lub zmiany treści umowy jest dla obu stron umowy jednakowy i równy przyjętemu okresowi rozliczeń. Rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega skróceniu.
  14. Koszty wyjazdów do siedziby Zamawiającego każdorazowo pokrywa je Zamawiający na bazie przedstawionych rachunków.

VI. Prawa autorskie

  1. Opracowania nie podlegają reedycji przez inne osoby. Jedyną formą wpływu na ich treść jest zgłaszanie autorowi uwag do ich treści.
  2. Jedynym, zgodnym z prawem, sposobem wykorzystania Opracowania jest cytowanie lub załączenie w całości, z zachowaniem autorskich praw osobistych.
  3. Z chwilą otrzymania pełnego wynagrodzenia za wykonanie zamówionego Opracowania Ekspert przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do tego Opracowania.
    • Polem eksploatacji jest przetwarzanie i powielanie Opracowania w formacie plików PDF i XMI.
    • Autor przenosi na Nabywcę prawa do tworzenia utworów zależnych.
    • Jedynie po stronie Nabywcy leży prawo do publikowania utworu. Autor (strona umowy, która nie ma prawa do dokonywania publikacji we własnym zakresie), ma prawo do przechowywania egzemplarza we własnym zakresie do celów archiwizacji.
  4. Nadzór autorski to odrębna usługa Wykonawcy.
  5. Użyte metody, wzorce projektowe i narzędzia Eksperta, nie są przedmiotem umów, żadne prawa do nich nie przechodzą na Zamawiających. Stosowane przez Eksperta systemy notacyjne i metodyki pracy są określone, powszechnie dostępne i nie wymagają opłat licencyjnych, są własnością intelektualną ich autorów.
  6. Ekspert, jako autor opracowań zastrzega, że jego dorobek naukowy (publikacje) wykorzystany do wykonania Opracowań pozostaje jego własnością (autocytowania).
  7. Do czasu przejęcia praw majątkowych do Opracowania, udostępniane jest ono Zamawiającemu tylko w celu bieżącego recenzowania.

VII. Zasady Współdziałania Stron

  1. Komunikacja odbywa się drogą elektroniczną w formie dokumentowej, wyłącznie z użyciem narzędzi (platforma profilu zaufanego) udostępnionych przez Eksperta. Obowiązkiem członków zespołu Zamawiającego jest codzienne sprawdzanie swojego profilu na platformie komunikacyjnej: Postmania dla Recenzentów, Freshbook dla Kierownika Projektu. Sprawdzenie to jest domniemane.
  2. Wymaganym materiałem źródłowym jest trwały nośnik taki jak np. dokument papierowy, plik, np. w formacie pdf, inne formaty wymagają każdorazowo wcześniejszego uzgodnienia. Samo hiperłącze przekierowujące na stronę internetową nie spełnia wymogów trwałego nośnika, podobnie jak np. samo konto w analizowanym systemie.
  3. Zamawiający, reprezentowany przez Kierownika Projektu, po zawarciu umowy, ma prawo do wskazania swoich recenzentów, robi to w formie dokumentowej.
  4. Spotkania i rozmowy, nie zastępują dokumentowej formy dostarczenia materiałów przez Zleceniodawcę.
  5. Polityka bezpieczeństwa:
    1. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, strona udostępniająca, dla zapewnienia ich ochrony, stosownie oznaczy (np. umieszczając w treści przekazanych dokumentów tekst “Tajemnica przedsiębiorstwa [nazwa firmy]”).
    2. Ekspert udostępnia, na czas realizacji umowy, oprogramowanie, które umożliwia bezpieczną i rozliczalną wymianę treści.
    3. Poczta elektroniczna to wyłącznie pomocnicze narzędzie do monitowania o nowych zdarzeniach i dokumentach, nie zastępuje ww. Platformy Komunikacyjnej i regularnej obecności na tej platformie. Skutki nieotrzymania email, np. z powodu działania filtrów antyspamowych, ponosi ich użytkownik.
    4. Ekspert dochowuje należytej staranności chroniąc przekazane mu informacje, między innymi poprzez: ochronę bezpiecznym hasłem wykorzystywanego do realizacji usługi komputera, stosowanie komunikacji internetowej z użyciem protokołu SSL, przechowywanie komputera i dokumentów w samodzielnym pokoju o kontrolowanym dostępie osób trzecich, w szafie zamykanej na klucz.
  6. Dowodem przekazania dokumentu (doręczenie) są zapisy na określonej Platformie Komunikacyjnej, zawierającej dane o osobie przekazującej, komu przekazano oraz czasie, w którym dokumenty zostały przekazane.
  7. Spotkania on-line są planowane z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem. Odwołanie spotkania jest możliwe najpóźniej 24h przed jego rozpoczęciem.
  8. Odpowiedzi na pytania w ramach płatnych pisemnych konsultacji ad-hoc, Wykonawca udziela najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Wszelkie uwagi do uzyskanych odpowiedzi muszą mieć formę odrębnych dokumentów, czas na ich zgłaszanie to siedem dni od dnia następnego po otrzymaniu odpowiedzi.
  9. Pod pojęciem wydania produktu (Opracowania) Zamawiającemu rozumiane jest udostępnienie Zamawiającemu Opracowania) w formie dokumentowej, na ww. platformie komunikacyjnej.
  10. Zamawiający może zgłosić uwagi do dokumentów, o których mowa powyżej, w terminie 14 Dni Roboczych od ich otrzymania w trybie Gwarancyjnym.
  11. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag i zastrzeżeń do dokumentów, o których mowa powyżej, Wykonawca zobowiązany jest ustosunkować się do stanowiska Zamawiającego nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, od dnia zgłoszenia
    uwag, natomiast Zamawiający nie później niż w terminie 5 Dni Roboczych, od otrzymania odpowiedzi Wykonawcy, o której mowa powyżej, wypowiada się co do akceptacji poprawionej wersji dokumentu.

VIII. Konsultacje i szkolenia

  1. Konsultacje ad-hoc oraz szkolenia i warsztaty, są w 100% przedpłacone.
  2. Szkolenia i warsztaty są rozliczane jako zaangażowanie Eksperta bez względu na liczbę uczestników szkolenia.
  3. Agendę szkolenia (wymagania na szkolenie) dostarcza Zamawiający, jej ewentualne wspólne z Ekspertem opracowanie to dodatkowe Konsultacje.
  4. Opracowanie dedykowanych materiałów szkoleniowych to dodatkowa usługa.
  5. Zamawiający otrzymuje egzemplarz wszelkich materiałów jakie powstaną dla niego przed lub w czasie szkolenia lub warsztatów, wszelkie prawa do tych materiałów są zastrzeżone.

IX. Etyka

  1. Usługi eksperckie świadczone są w sposób neutralny, obiektywny, z dołożeniem szczególnej dbałości o poziom merytoryczny.
  2. Ekspert nie zajmuje się sprzedażą produktów innych firm ani nawiązywaniem kontaktów handlowych. 
  3. Ekspert nie pobiera i nie wypłaca żadnych prowizji z tytułu zawieranych umów.
  4. Ekspert oświadcza, że nie ma żadnych powiązań powodujących konflikt interesu w realizacji świadczonych usług.

X. Uwagi końcowe

  1. Niniejszy Regulamin nie zależy od formy zawarcia umowy na  świadczenie usługi i ewentualnego pośrednictwa w jej zawieraniu.
  2. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią ofert składanych przez Jarosław Żeliński IT-Consulting.
  3. Wszelkie uwagi dotyczące treści Regulaminu należy zgłaszać, w formie dokumentowej na adres podany w Preambule.
  4. Niniejszy Regulamin obowiązuje, wraz z późniejszymi zmianami, od dnia 14.08.2015.
  5. Składając zamówienie wykonaj i zachowaj utrwaloną kopię Regulaminu (np. PDF) z dnia złożenia zamówienia.