The era of "sacred cows" of engineering is slowly coming to an end. Software engineering, after almost 20 years of an "agile" approach to this branch of engineering, is beginning to mature into "real engineering" with analysis, design and testing on the "drawing board" of CASE systems and MBSE approaches, which are a universal systems approach to multidisciplinary engineering (mechatronics) (Rosenberg, 2023).
Organizations are also systems and their engineering: we have business process engineering, resource engineering, financial engineering. Organizations are systems and should be treated and modeled as such (Kozminski, 1979). IT systems maintenance and development costs are already more than 8% of a company's revenue, and this value is slowly but steadily growing. The discipline of their creation, implementation and management of their costs is also growing.
Tym razem natchnieniem do napisania tego tekstu była krótka dyskusja w internecie i to stwierdzenie jednego z jej uczestników: "...strategia budowana przez Zarząd". Gdyby chciał Pan na tym bazować to w przypadku 90% małych i średnich firm w Polsce bazowałby Pan na niczym. Nawet jeśli któraś z tych firm ma strategię (lub wydaje się jej, że ma) brzmi ona mniej więcej tak: "W najwyższym możliwym stopniu zaspokoić potrzeby klientów przy minimalnych możliwych kosztach własnych". Obaj wiemy, że to nie jest żadna strategia. Trzeba szukać innego fundamentu. Autor tej wypowiedzi ma…
Tak więc brak (umiejętności) stosowania abstrakcji w modelowaniu czyni te i inne modele (schematy blokowe) nieczytelnymi, trudnymi do interpretacji, kosztownymi w wytworzeniu i utrzymaniu. To ostatnie powoduje, że większość takich dokumentów szybko kończy życie na półkach, bo dezaktualizują się jak tylko dojdzie do jakiejkolwiek, nawet najdrobniejszej, zmiany w organizacji. Co ciekawe, biorąc pod uwagę czas trwania przeciętnego wdrożenia oprogramowania, taki zbyt szczegółowy model nie ma szans być przydatnym w toku takiego projektu, tu rację mają developerzy, którzy twierdzą, że im takie dokumenty im w niczym nie pomagają.
miasto
Modne ostatnio projekty modelowania procesów biznesowych z reguły, jako produkt, dostarczają niezliczone ilości "map procesów", które kończą swój żywot na zakurzonych z czasem półkach, powstawały zbyt dużym kosztem by je wyrzucić do kosza. Ich stałe utrzymanie (aktualizacja) nie raz bywa kosztowniejsze od wytworzenia. [...] jeżeli uznamy, że jedynym powodem prowadzenia projektów jest usprawnianie określonych procesów biznesowych, to znaczy, że uruchamianie tych projektów bez wiedzy, które to dokładnie procesy i bez pełnego zrozumienia ich wpływu na organizację, projektów tych nie należy rozpoczynać.
Artykuł ten napisałem z dwóch powodów. Pierwszy to odpowiedz na cytowaną tezę pod artykułem o radarach laserowych rodem z mojej Alma Mater (WAT). Sugeruję kierowcom nie używać na drodze prostych heurystyk tylko przestrzegać znaków drogowych, z dwojga złego lepiej zwolnić na źle oznakowanej jezdni niż kogoś zabić lub okaleczyć. Drugi to przestrzec przed prowadzeniem analiz wymagań metodą wywiadów wierząc, że "skoro klient mówi to wie i tak chce", bi niestety w większości przypadków jest to nieprawda.
Model organizacji to: opis motywacji jej działania, opis ludzi, jacy realizują wewnętrzne zadania, opis reguł jakie regulują ich zachowaniami. Całość (model) powinna być na tyle uporządkowana, by model był w 100% jednoznaczny, czyli kluczowe pojęcia w nim użyte powinny być zebrane w jeden wewnętrzny, spójny biznesowy słownik tej organizacji. To wszystko dopiero pozwoli stworzyć model procesów biznesowych, czyli wewnętrzne scenariusze zachowania.
Samo utworzenie map (bo nie modeli) w postaci diagramów procesów z pomocą wywiadów, sesji warsztatowych i obserwacji, da produkt podobny do zdjęcia lotniczego rzeki: wiemy którędy płynie, ale kompletnie nie rozumiemy dlaczego akurat tak. Mamy jedynie udokumentowany stan obecny.
Ingerencja w ten stan rzeczy, bez zrozumienia reguł rządzących tym jak i którędy płynie woda, kończy się nie raz katastrofami jakie znamy z doniesień o powodziach i zalaniach ostatnich lat. Bez poznania zasad rządzących zachowaniem się organizacji można "nie uniknąć problemów przy wprowadzaniu zmian".
Każda reorganizacja, a w szczególności jest nią wdrażanie nowego oprogramowania, jest taką zmianą. Ta książka jest o modelowaniu organizacji.
W wielu firmach system zarządzania jest tak niespójny, że jedynym sposobem funkcjonowania tych firm, jest łamanie zasad przez jej pracowników. Niestety pierwsza wpadka często powoduje załamanie się całego systemu (a nie raz i firmy). Wiele Zarządów firm nie zdaje sobie nawet sprawy z tego, jak duże jest ryzyko ciągłości funkcjonowania ich firm.
Tak więc model procesu to nie algorytm działania firmy, wykazano nie raz, że algorytmizacja pracy ludzi jest niecelowa (wtedy stosujemy roboty).
Znaczna część tego co robią ludzie to efekt ich kompetencji, wiedzy i doświadczenia, a nie dyktowania im jak mają wykonywać swoja pracę.
Jeżeli wybierzemy drogę modelowania tego wszystkiego diagramami, to ilość tych diagramów szybko przekroczy granicę sensy całego projektu: nie będą czytane. Ich wartość będzie żadna.
W procesie dobrze przygotowanej analizy (jakiejkolwiek) modele tworzy się by je badać, a nie tylko po to by powstały za pieniądze sponsora projektu.
Należy też nabrać pokory: większość organizacji sprawnie funkcjonuje nie mając żadnych modeli procesów, więc teza, że ich brak szkodzi jest nie do obrony. Po co więc te modele? Żeby zrozumieć dlaczego tak jest i co się stanie, gdy zechcemy wprowadzać zmiany.
Stosowanie opisanych tu formalizmów to uznanie, że dobre i sprawdzone standardy pozwalają zminimalizować ryzyko projektów analitycznych.
Analiza to nie zbieranie danych o firmie i ich sortowanie, bo czy to nie brzmi jak ekologiczne zbieranie śmieci? Analiza to porządkowanie zebranej wiedzy o organizacji, korzystając z wypracowanych systemów pojęciowych, czyli przyporządkowywanie wszystkiego co wiemy do skończonej liczby pojęć, oraz uzupełnianie lub naprawianie wszystkiego czego zabranie w tak opracowanym modelu. Kluczem dobrej analizy jest uogólnianie czyli wychwytywanie rzeczy istotnych oraz odsiewanie informacji zbędnych, nie mających wpływu na cel projektu a zaciemniających go. Analiza to odkrywanie i rozumienie reguł, panowanie nad złożonością organizacji.
Większość projektów takich jak np. wdrażanie nowych metod kontrolingu, zrównoważonej karty wyników, nowych systemów IT itp. cierpi głównie z powodu posiadania nadmiaru informacji z jednej strony i kompletnego jej niezrozumienia z drugiej. Sławne już w badaniach "złe i niekompletne wymagania" czy "zmiany zakresu projektu w trakcie jego trwania" to klasyczne skutki złej (a często pomijania!) analizy biznesowej. Koszty tych porażek wielokrotnie przewyższają koszt takich analiz.
