- Produkt: Model informacyjny organizacji opisujący mechanizm jej działania, oraz rekomendacje standaryzacji i możliwej cyfryzacji dokumentów i zarządzania nimi.
- Korzyści: Podniesienie efektywności zarządzania informacją, obniżenie ryzyka biznesowego (wymiana informacji z partnerami). Wdrożenie elektronicznej wymiany dokumentów wewnątrz organizacji i z partnerami biznesowymi. Wdrożenie zarządzania wiedzą. Wymagania na oprogramowanie.
Transformacja cyfrowa to ciągły proces strategicznej odnowy, który wykorzystuje postępy w technologiach cyfrowych do budowania możliwości, które odświeżają lub zastępują model biznesowy, podejście do współpracy i kulturę organizacji.
Jeżeli uniwersalne standardowe pakiety biurowe i poczta elektroniczna obsługują więcej niż 20% czynności w procesach biznesowych Twojej firmy, masz poważny problem z dużym ryzykiem ciągłości działania firmy i nadmierne koszty!
Spis treści
Wprowadzenie
Zazwyczaj pierwszym powodem do zastanawiania się nad obecną organizacją firmy są: spadające przychody, lepsze wyniki konkurentów, ujawnione informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, także nieudane próby poprawy sytuacji prostymi metodami, takimi jak np. „większe zdyscyplinowanie”, „zwiększony nadzór” czy „jeszcze dłuższa umowa o zachowaniu poufności”.
Elektronizacja przepływu dokumentów
Proste metody poprawy najczęściej jedynie podnoszą koszty a niczego nie poprawiają, np. szybka decyzja o wdrożeniu nowego systemu informatycznego tylko dlatego, że mają taki konkurenci albo zatrudnienie prawnika by szybko opracował nowe wzory regulaminów i umów. Mijają kolejne dwa lub trzy lata, kolejne koszty i żadnej poprawy, a bywa, że pogorszenie. Dlaczego tak jest?
Jakie są najczęstsze problemy w nieudanych projektach? [?] 83% projektów korzysta z dokumentów tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania wymagań, 40% projektów korzysta z e‑maili do zbierania wymagań i komunikacji z klientem. (więcej na stronie: Sabotaż dokumentacyjny).
…osobiście uważam, że najprościej i bez „uczenia partnerów” czegokolwiek, jest posiadanie „strzeżonego” repozytorium i używanie maila tylko w celu wysyłania enigmatycznych monitów: „masz nowy dokument do przeczytania”.. w moich oczach, traktowanie skrzynki email jako repozytorium treści jest co najmniej naiwne (więcej na stronie: Bezpieczny jak email).
Problem najczęściej tkwi w wadliwym mechanizmie pracy całej firmy i wierze w to, że samo przekazywanie informacji mailem, a nie na papierze, to już cyfryzacja. Mechanizm działania firmy to: zakresy obowiązków, reguły postępowania, metody pracy i zarządzanie informacją. Decydują one o tym jak sprawnie funkcjonuje firma . Nie przypadkiem te właśnie informacje są kluczowym, chronionym zasobem wielu sprawnie działających firmach, nazywanym know-how. Cyfryzacja zaś oznacza, że dokumenty (ich treść) nie tylko ma postać „elektroniczną”, ale też ich struktura i sposób zapisu pozwalają na automatyzację ich przetwarzania (samo skanowanie dokumentów to jeszcze nie cyfryzacja).
Zmiana paradygmatu
Czy cyfrowa transformacja jest konieczna? Tak, a powód jest prosty: zmienia sie paradygmat prawa w obszarze dokumentów:
- Paradygmat «przyjęty sposób widzenia rzeczywistości w danej dziedzinie, doktrynie itp.»
- stary paradygmat: nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (USTAWA z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny)
- nowy paradygmat: stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (na podst. USTAWA z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)
Oznacza to, że transformacja cyfrowa jest koniecznością! Powyższe to nie tylko stan prawny ale „nowa logika”: należy zmienić mechanizm działania aplikacji.
- cyfrowa transformacja to nie jest wdrażanie nowych technologii,
- cyfrowa transformacja to zrozumienie tego czym są dane, czym informacja a czym jej nośnik,
- cyfrowa transformacja to zmiana paradygmatu zarządzania informacją w organizacji,
- cyfrowa transformacja to zaplanowanie wykorzystania dostępnej technologii do wdrożenia nowej – cyfrowej – postaci dokumentów!
- cyfrowa transformacja to ewolucyjne wyjście z systemów “legacy” powstałych w starym paradygmacie!
Analiza organizacji i projektowanie cyfryzacji
Kluczowym etapem projektów poprawy sytuacji, związanych z cyfryzacją, jest opracowanie polityki zmian procesów biznesowych i ściśle z nią związanej strategii rozwoju IT, w szczególności architektury informacyjnej aplikacji (patrz także: Dokumenty czy nie-dokumenty.?)
Standardowe podejście to analiza posiadanych systemów IT, dokumentów i ich struktur i procesów biznesowych. Celem jest zrozumienie stanu faktycznego, analiza konsekwencji tego stanu oraz dokument rekomendacji (wymagania):
Całość powinna być opracowana w formie modeli, bo:
Modelowanie przedsiębiorstwa stwarza dobrą możliwość analizy oraz kształtowania procesów działania. Dzięki temu można uniknąć problemów przy wprowadzaniu zmian. (Hubert H. Zimmermann).
Po pierwsze należy sobie odpowiedzieć na pytanie co zmieniamy: strategię rynkową, strategię zarządzania informacją i jej przepływem, może architekturę biznesową. Odpowiedź na to pytanie uzyskamy w toku tak zwanej analizy systemowej organizacji. Rekomendacje po takiej analizie mogą wskazywać na potrzebę reorganizacji, optymalizację procesów biznesowych lub usprawnienie określonej pracy.
Każda reorganizacja, a cyfryzacja informacji też nią jest, to najpoważniejszy i najbardziej ryzykowny zabieg w organizacji. Wiąże się z wprowadzaniem zmian logiki i organizacji procesów czyli ingerujemy w to „co i po co robimy”. Optymalizacja poszczególnych procesów, to obszar logiki biznesowej, tego „jak to robimy”. Dlatego zbudowanie modelu organizacji jest kluczowym etapem każdej reorganizacji i wdrażania zmian.?*?
Najpierw należy optymalizować celowość prac, w szczególności to, czy każdy etap czemuś służy a jeśli tak to czemu. Na tym poziomie optymalizujemy procesy biznesowe a nie ich efektywność: optymalizujemy ich logikę i treść dokumentów. Po upewnieniu się, że logika tych procesów, słusznie nazywana „wewnętrznym łańcuchem wartości dodanej”, jest optymalna, analizujemy poszczególne prace (procedury, reguły biznesowe, zadania ludzi) i zastanawiamy się czy ich efektywność jest wystarczająca (a nie najlepsza) w danej sytuacji, czy pozwala osiągnąć cel jakim jest produkt procesu o określonej jakości.
Proces biznesowy zawsze tworzy dokument jako produkt. Cyfryzacja to nie tylko usuwanie „papieru” z procesów, to przede wszystkim strukturalizacja treści dokumentów i ich kategoryzacja .
Kolejny etap, po opracowaniu procesów biznesowych, to opracowanie modelu informacyjnego. Polega na analizie procesów biznesowych i zebraniu wiedzy o obiektach biznesowych (ich wejścia i wyjścia czyli dokumenty i ich treść) oraz o tym, czy i jak są ze sobą logicznie powiązane.
Pojawia sie problem systemów „legacy” czyli starych technologii niosących dług technologiczny. Transformacja cyfrowa to także migracja z systemów „legacy” do nowych technologii.
Na podstawie analiz opracowywana jest architektura systemu IT zorientowana na usługi (zawiera dziedzinowe aplikacje i model integracji całości). Celem tego etapu jest takie zaprojektowanie docelowej architektury IT, by poszczególne aplikacje – przetwarzające określone, dziedzinowe informacje – poprawnie wymieniały między sobą dane (należy pamiętać, że integracja poprzez współdzielenie baz danych rodzi ogromne problemy z mieszaniem kontekstów: np. czym innym jest towar i jego cechy, w tym położenie, w magazynie a czym innym jest towar jako pozycja z jej kosztem nabycia, sprzedażą i podatkiem z tym związanym). Błędy w integracji wymianie danych hamują (nie raz wręcz blokują) rozwój organizacji i potencjalne zmiany w niej. Istotne jest to by możliwa była zmiana funkcjonalności aplikacji, a nawet wymiana wybranych aplikacji, bez potrzeby rewolucyjnej wymiany (lub reorganizacji) całości lub większości zasobów IT . Dlatego migracja powinna być dobrze zaplanowana i być warunkowana potrzebami biznesowymi a nie ograniczeniami technologii.
Rozwiązanie i jego wdrożenie
Kluczowym etapem projektów związanych z reorganizacją, lub nawet tylko z małymi zmianami, jest opracowanie polityki zmian procesów biznesowych i ściśle z nią związanej strategii rozwoju IT, w szczególności architektury aplikacji. Korzyści z wprowadzanych tą metodą zmian, często są tak duże, że zwrot kosztu takiego projektu bywa notowany nawet już w pierwszym kwartale po zakończeniu projektu, a w przypadku systemów IT już na etapie wdrażania.
Strategia organizacji to długoterminowe cele i polityka ich realizacji, konkretne roczne czy kwartalne działania to taktyki a nie strategia? Co więc robić? Przede wszystkim opisać strategię i politykę jej realizacji (strategia to plan ale polityka to reguły działania a nie opis działań). Polityka ta powinna wyznaczać także sposób budowy AK (Architektury Korporacyjnej), która musi pozwolić na realizowanie strategii. Mając politykę, zbudować AK w zgodzie między innymi z zasadą, że ?architektura korporacyjna powinna być zamknięta na zmiany i otwarta na rozszerzenia?. (Źródło: Zarządzanie zmianami biznesowymi | Jarosław Żeliński IT-Consulting).
Tak więc do zarządzania organizacją potrzebny jest jej uporządkowany pełny model zawierający:
- mechanizm działania organizacji na rynku czyli procesy biznesowe, ich produkty oraz wzajemne ich powiązania na poziomie biznesowym,
- opis zasobów takich jak aplikacje wspierające procesy biznesowe i środowiska tych aplikacji, to jak są one zintegrowane i jakie usługi świadczą oraz komu,
- całość jest powiązana logicznie z misją i wizją oraz strategią, której realizację powinny procesy biznesowe i zasoby wspierać.
Struktura takiej dokumentacji (modelu) ma następująca postać:
Kluczową cechą poprawnego modelu jest (powinien być) jego ograniczony poziom szczegółowości. Należy zrezygnować z nadmiaru szczegółów, które i tak są opisane w zakresach obowiązków pracowników i instrukcjach użytkownika każdej aplikacji. Na te elementy się powołujemy w modelu, nie przepisujemy ich do niego.
Każdy projekt związany z wprowadzaniem zmian (nie tylko projekt wdrożenia np. nowego systemu ERP ale każda zmiana w całości systemu IT) to konieczność oceny wpływu tego wdrożenia na organizację oraz potrzeba opisania wymagań na to rozwiązanie (wdrażany produkt). Model Biznesowy (albo tak zwana Architektura Biznesowa), jako model działania organizacji, to nic innego jak stale aktualizowany opis działania firmy i wymagania (np. nowe, przemyślane usługi aplikacji).
Po opracowaniu modeli procesów biznesowych, opracowywana jest rekomendowana architektura IT, w szczególności polityka jej tworzenia i rozwoju oraz podział na komponenty. Tu jako wzorzec i najlepsze praktyki stosowane są architektura zorientowana na usługi i komponentowe metody analizy i projektowania systemów. Celem jest jak najlepsze zharmonizowanie cykli życia procesów biznesowych z cyklami życia aplikacji je wspomagających.
Problemem większości organizacji na rynku jest podejmowanie decyzji organizacyjnych ?intuicyjnie?, czyli na bazie tylko własnego doświadczenia i bez pełnej wiedzy o przyczynach i skutkach obecnego stanu rzeczy, co powoduje że ryzyko tych decyzji nie jest znane. Kolejnym problemem jest konieczność przeprowadzania tak zwanej analizy przed-wdrożeniowej i analizy wymagań za każdym razem, gdy rozpoczynany jest kolejny projekt związany z reorganizacją i (lub) rozbudową posiadanego systemu IT. (więcej na stronie: Architektura Biznesowa – Audyt organizacji i budowa jej modelu | Jarosław Żeliński IT-Consulting)
