• Produkt: On-line dostępny model organizacji opisujący mechanizm jej działania w tym: procesy biznesowe, powiązane z nimi procedury i systemy informatyczne. Raporty: dedykowane dokumenty modele na żądanie.
  • Korzyści: Możliwość natychmiastowego podejmowania decyzji wymagających aktualnej wiedzy o organizacji firmy, a co za tym idzie obniżenie ryzyka biznesowego (zmiany organizacyjne, zmiany lub wdrożenia systemów IT, informacja dla nowych pracowników i partnerów biznesowych, …).

Transformacja cyfrowa to ciągły proces strategicznej odnowy, który wykorzystuje postępy w technologiach cyfrowych do budowania możliwości, które odświeżają lub zastępują model biznesowy, podejście do współpracy i kulturę organizacji.

Wprowadzenie

Podstawą sprawnego zarządzania jest aktualna informacja źródłowa. Wiedza o tym jak działa firma, co od czego w niej zależy, kto co robi, za co odpowiada, jakie dokumenty i gdzie powstają, jakich narzędzi informatycznych się do tego używa i jak są one ze sobą połączone, jest bezcenna w podejmowaniu bieżących decyzji w firmie. Raz są to decyzje organizacyjne a raz konieczność szybkiego pokazaniu komuś: co i jak działa w firmie, gdzie jest jego miejsce, z kim ma się kontaktować. Sam schemat organizacyjny to dzisiaj stanowczo za mało.

Wewnętrzna struktura organizacyjna, architektura procesów biznesowych i systemów informatycznych, są bardzo często tajemnicą przedsiębiorstwa bo jest ona dorobkiem wielu lat doświadczeń organizacji. Dorobkiem, który czasami warto chronić przed skopiowaniem. Dlatego operowanie całą tą wiedzą w jednym dokumencie stwarza ogromne zagrożenie że cała ta wiedza zacznie się rozchodzić w sposób niekontrolowany.

Co oferuję? Najpierw analizę i opracowanie aktualnego modelu działania firmy. A następnie: utrzymanie czyli aktualizacje, kontrolowane i rozliczane udostępnianie treści adekwatnej do potrzeb adresata (a nie całego opisu), co mocno ogranicza możliwość wyprowadzenia tej wiedzy poza firmę. Także przygotowywanie ad-hoc wyciągów z treści na użytek partnerów handlowych, dostawców IT itp. Integralną częścią tej usługi jest naturalny nadzór merytoryczny na treścią i jakością tej dokumentacji.

Jeżeli uważasz, że budżetowanie i raportowanie zwane controllingiem, pomaga w bieżącym zarządzaniu finansami, to obiecuje, że aktualny model procesów i systemów IT tak samo pomaga w zarządzaniu pozostałym obszarem firmy.

Elektronizacja przepływu dokumentów

To często pierwszy i znaczący ruch w ramach podnoszenia efektywności firmy. Proste metody poprawy jakości pracy najczęściej jedynie podnoszą koszty a niczego nie poprawiają, np. szybka decyzja o wdrożeniu nowego systemu informatycznego tylko dlatego, że mają taki konkurenci albo zatrudnienie prawnika by szybko opracował nowe wzory regulaminów i umów.  Mijają kolejne dwa lub trzy lata, kolejne koszty i żadnej poprawy, a bywa, że pogorszenie. Dlaczego tak jest?

Jakie są najczęstsze problemy w nieudanych projektach? [?] 83% projektów korzysta z dokumentów tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania wymagań, 40% projektów korzysta z e-maili do zbierania wymagań i komunikacji z klientem. (więcej na stronie: Sabotaż dokumentacyjny). 

…osobiście uważam, że najprościej i bez “uczenia partnerów” czegokolwiek, jest posiadanie “strzeżonego” repozytorium i używanie maila tylko w celu wysyłania enigmatycznych monitów: “masz nowy Bezpieczny jak email).

Problem najczęściej tkwi w wadliwym mechanizmie pracy całej firmy i wierze w to, że samo przekazywanie informacji mailem, a nie na papierze, to już cyfryzacja. Mechanizm działania firmy to: zakresy obowiązków, reguły postępowania, metody pracy i zarządzanie informacją. Decydują one o tym jak sprawnie funkcjonuje firma . Nie przypadkiem te właśnie informacje są kluczowym, chronionym zasobem wielu sprawnie działających firmach, nazywanym know-how. Cyfryzacja zaś oznacza, że dokumenty (ich treść) nie tylko ma postać “elektroniczną”, ale też ich struktura i sposób zapisu pozwalają na automatyzację ich przetwarzania (samo skanowanie dokumentów to jeszcze nie cyfryzacja).

Cyfryzacja czyli zmiana paradygmatu

Czy cyfrowa transformacja jest konieczna? Tak, a powód jest prosty: zmienia sie paradygmat prawa w obszarze dokumentów:

Oznacza to, że transformacja cyfrowa jest koniecznością! Powyższe to nie tylko stan prawny ale “nowa logika”: należy zmienić mechanizm działania aplikacji.

  • cyfrowa transformacja to nie jest wdrażanie nowych technologii,
  • cyfrowa transformacja to zrozumienie tego czym są dane, czym informacja a czym jej nośnik,
  • cyfrowa transformacja to zmiana paradygmatu zarządzania informacją w organizacji,
  • cyfrowa transformacja to zaplanowanie wykorzystania dostępnej technologii do wdrożenia nowej – cyfrowej – postaci dokumentów!
  • cyfrowa transformacja to ewolucyjne wyjście z systemów ?legacy? powstałych w starym paradygmacie!

Analiza i opracowanie modelu firmy

Problemem większości organizacji na rynku jest podejmowanie decyzji organizacyjnych “intuicyjnie”, czyli na bazie tylko własnego doświadczenia i bez pełnej wiedzy o przyczynach i skutkach obecnego stanu rzeczy, co powoduje że ryzyko tych decyzji nie jest znane. Kolejnym problemem jest konieczność przeprowadzania tak zwanej analizy przed-wdrożeniowej i analizy wymagań za każdym razem, gdy rozpoczynany jest kolejny projekt związany z reorganizacją i (lub)  rozbudową posiadanego systemu IT. (więcej na stronie: Architektura Biznesowa – Audyt organizacji i budowa jej modelu | Jarosław Żeliński IT-Consulting

Kluczowym etapem projektów poprawy sytuacji, związanych z cyfryzacją, jest opracowanie polityki zmian procesów biznesowych i ściśle z nią związanej strategii rozwoju IT, w szczególności architektury informacyjnej aplikacji (patrz także: Dokumenty czy nie-dokumenty.?)

Standardowe podejście to analiza posiadanych systemów IT, dokumentów i ich struktur i procesów biznesowych. Celem jest zrozumienie stanu faktycznego, analiza konsekwencji tego stanu oraz dokument rekomendacji (wymagania):

Całość powinna być opracowana w formie modeli, bo:

Modelowanie przedsiębiorstwa stwarza dobrą możliwość analizy oraz kształtowania procesów działania. Dzięki temu można uniknąć problemów przy wprowadzaniu zmian. (Hubert H. Zimmermann).

Po pierwsze należy sobie odpowiedzieć na pytanie co zmieniamy: strategię rynkową, strategię zarządzania informacją i jej przepływem, może architekturę biznesową. Odpowiedź na to pytanie uzyskamy w toku tak zwanej analizy systemowej organizacji. Rekomendacje po takiej analizie mogą wskazywać na potrzebę reorganizacji, optymalizację procesów biznesowych lub usprawnienie określonej pracy.

Każda reorganizacja, a cyfryzacja informacji też nią jest, to najpoważniejszy i najbardziej ryzykowny zabieg w organizacji. Wiąże się z wprowadzaniem zmian logiki i organizacji procesów czyli ingerujemy w to “co i po co robimy”. Optymalizacja poszczególnych procesów, to obszar logiki biznesowej, tego “jak to robimy”. Dlatego zbudowanie modelu organizacji jest kluczowym etapem każdej reorganizacji i wdrażania zmian.?*?

Najpierw należy optymalizować celowość prac, w szczególności to, czy każdy etap czemuś służy a jeśli tak to czemu. Na tym poziomie optymalizujemy procesy biznesowe a nie ich efektywność: optymalizujemy ich logikę i treść dokumentów. Po upewnieniu się, że logika tych procesów, słusznie nazywana “wewnętrznym łańcuchem wartości dodanej”, jest optymalna,  analizujemy poszczególne prace (procedury, reguły biznesowe, zadania ludzi) i zastanawiamy się czy ich efektywność jest wystarczająca (a nie najlepsza)  w danej sytuacji, czy pozwala osiągnąć cel jakim jest produkt procesu o określonej jakości.

Proces biznesowy zawsze tworzy dokument jako produkt. Cyfryzacja to nie tylko usuwanie "papieru" z procesów, to przede wszystkim strukturalizacja treści dokumentów i ich  kategoryzacja . 

Kolejny etap, po opracowaniu procesów biznesowych,  to opracowanie modelu informacyjnego. Polega na analizie procesów biznesowych i zebraniu wiedzy o obiektach biznesowych (ich wejścia i wyjścia czyli dokumenty i ich treść) oraz o tym, czy i jak są ze sobą logicznie powiązane.

Pojawia sie problem systemów “legacy” czyli starych technologii niosących dług technologiczny. Transformacja cyfrowa to także migracja z systemów “legacy” do nowych technologii.

Na podstawie analiz opracowywana jest architektura systemu IT zorientowana na usługi (zawiera dziedzinowe aplikacje i model integracji całości). Celem tego etapu jest takie zaprojektowanie docelowej architektury IT, by poszczególne aplikacje – przetwarzające określone, dziedzinowe informacje – poprawnie wymieniały między sobą dane (należy pamiętać, że integracja poprzez współdzielenie baz danych rodzi ogromne problemy z mieszaniem kontekstów: np. czym innym jest towar i jego cechy, w tym położenie, w magazynie a czym innym jest towar jako pozycja z jej kosztem nabycia, sprzedażą  i podatkiem z tym związanym). Błędy w integracji wymianie danych hamują (nie raz wręcz blokują) rozwój organizacji i potencjalne zmiany w niej. Istotne jest to by możliwa była zmiana  funkcjonalności aplikacji, a nawet wymiana wybranych aplikacji, bez potrzeby rewolucyjnej wymiany (lub reorganizacji) całości lub większości zasobów IT . Dlatego migracja powinna być dobrze zaplanowana i być warunkowana potrzebami biznesowymi a nie ograniczeniami technologii.

Wdrożenie

Kluczowym etapem projektów związanych z reorganizacją, lub nawet tylko z małymi zmianami, jest opracowanie polityki zmian procesów biznesowych i ściśle z nią związanej strategii rozwoju IT, w szczególności architektury aplikacji. Korzyści z wprowadzanych tą metodą zmian, często są tak duże, że zwrot kosztu takiego projektu bywa notowany nawet już w pierwszym kwartale po zakończeniu projektu, a w przypadku systemów IT już na etapie wdrażania.

Strategia organizacji to długoterminowe cele i polityka ich realizacji, konkretne roczne czy kwartalne działania to taktyki a nie strategia? Co więc robić? Przede wszystkim opisać strategię i politykę jej realizacji (strategia to plan ale polityka to reguły działania a nie opis działań). Polityka ta powinna wyznaczać także sposób budowy AK (Architektury Korporacyjnej), która musi pozwolić na realizowanie strategii. Mając politykę, zbudować AK w zgodzie między innymi z zasadą, że  ?architektura korporacyjna powinna być zamknięta na zmiany i otwarta na rozszerzenia?. (Źródło: Zarządzanie zmianami biznesowymi | Jarosław Żeliński IT-Consulting).

Tak więc do zarządzania organizacją potrzebny jest jej uporządkowany pełny model zawierający:

  1. mechanizm działania organizacji na rynku czyli procesy biznesowe, ich produkty oraz wzajemne ich powiązania na poziomie biznesowym,
  2. opis zasobów takich jak aplikacje wspierające procesy biznesowe i środowiska tych aplikacji, to jak są one zintegrowane i jakie usługi świadczą oraz komu,
  3. całość jest powiązana logicznie z misją i wizją oraz strategią, której realizację powinny procesy biznesowe i zasoby wspierać.

Struktura takiej dokumentacji (modelu) ma następująca postać:

ArchitekturaKorporacyjnaBiznesowa
Kluczową cechą poprawnego modelu jest (powinien być) jego ograniczony poziom szczegółowości. Należy zrezygnować z nadmiaru szczegółów, które i tak są opisane w zakresach obowiązków pracowników i instrukcjach użytkownika każdej aplikacji. Na te elementy się powołujemy w modelu, nie przepisujemy ich do niego. 

Każdy projekt związany z wprowadzaniem zmian (nie tylko projekt wdrożenia np. nowego systemu ERP ale każda zmiana w całości systemu IT) to konieczność oceny wpływu tego wdrożenia na organizację oraz potrzeba opisania wymagań na to rozwiązanie (wdrażany produkt). Model Biznesowy (albo tak zwana Architektura Biznesowa), jako model działania organizacji, to nic innego jak stale aktualizowany opis działania firmy i wymagania (np. nowe, przemyślane usługi aplikacji).

Po opracowaniu modeli procesów biznesowych, opracowywana jest rekomendowana architektura IT, w szczególności polityka jej tworzenia i rozwoju oraz podział na komponenty. Tu jako wzorzec i najlepsze praktyki stosowane są architektura zorientowana na usługi i komponentowe metody analizy i projektowania systemów. Celem jest jak najlepsze zharmonizowanie cykli życia procesów biznesowych z cyklami życia aplikacji je wspomagających.

Źródła

Zapytanie