- Produkt: Model informacyjny organizacji oraz rekomendacje standaryzacji i możliwej cyfryzacji dokumentów i zarzadzania nimi.
- Korzyści: Podniesienie efektywności zarządzania informacją, obniżenie ryzyka biznesowego (wymiana informacji z partnerami). Wdrożenie elektronicznej wymiany dokumentów wewnątrz organizacji i z partnerami biznesowymi. Wdrożenie zarządzania wiedzą.
Usługa ta stanowi sobą audyt treści i struktury dokumentów w procesach biznesowych oraz opracowanie modelu architektury IT w celu mapowania dokumentów na aplikacje, w których powstają i są wykorzystywane (integracja). Są to wyłączone i połączone razem pierwsze etapy usług Audyt organizacji, podnoszenie efektywności oraz Analiza i Opracowanie Wymagań na Oprogramowanie. Jednym z głównych celów i produktów jest opracowana strategia cyfryzacji i archiwizacji dokumentów w organizacji oraz zarządzania ich treścią.
Spis treści
Wprowadzenie
Zazwyczaj pierwszym powodem do zastanawiania się nad obecną organizacją firmy są: spadające przychody, lepsze wyniki konkurentów, ujawnione informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, także nieudane próby poprawy sytuacji prostymi metodami, takimi jak np. „większe zdyscyplinowanie”, „zwiększony nadzór” czy „jeszcze dłuższa umowa o zachowaniu poufności”.
Proste metody poprawy najczęściej jedynie podnoszą koszty a niczego nie poprawiają, np. szybka decyzja o wdrożeniu nowego systemu informatycznego tylko dlatego, że mają taki konkurenci albo zatrudnienie prawnika by szybko opracował nowe wzory regulaminów i umów. Mijają kolejne dwa lub trzy lata, kolejne koszty i żadnej poprawy, a bywa, że pogorszenie. Dlaczego tak jest?
Jakie są najczęstsze problemy w nieudanych projektach? [?] 83% projektów korzysta z dokumentów tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania wymagań, 40% projektów korzysta z e‑maili do zbierania wymagań i komunikacji z klientem. (więcej na stronie: Sabotaż dokumentacyjny).
…osobiście uważam, że najprościej i bez ?uczenia korespondentów? czegokolwiek, jest posiadanie ?strzeżonego? repozytorium i używanie maila tylko w celu wysyłania enigmatycznych monitów: ?nowy dokument??.. w moich oczach, traktowanie skrzynki email jako repozytorium treści jest co najmniej naiwne (więcej na stronie: Bezpieczny jak email).
Jeżeli uniwersalne standardowe pakiety biurowe i poczta elektroniczna obsługują więcej niż 20% czynności w procesach biznesowych Twojej firmy, masz także poważny problem z dużym ryzykiem ciągłości działania firmy i nadmierne koszty!
Problem najczęściej tkwi w wadliwym mechanizmie pracy całej firmy i wierze w to, że samo przekazywanie informacji mailem, a nie na papierze, to już cyfryzacja. Mechanizm działania firmy to: zakresy obowiązków, reguły postępowania, metody pracy i zarządzanie informacją. Decydują one o tym jak sprawnie funkcjonuje firma. Nie przypadkiem te właśnie informacje są kluczowym, chronionym zasobem wielu sprawnie działających firm, nazywanym know-how. Cyfryzacja zaś oznacza, że dokumenty (ich treść) nie tylko ma postać „elektroniczną”, ale też ich struktura i sposób zapisu pozwalają na automatyzacje ich przetwarzania.
Kluczowym etapem projektów poprawy sytuacji, związanych z cyfryzacją, jest opracowanie polityki zmian procesów biznesowych i ściśle z nią związanej strategii rozwoju IT, w szczególności architektury informacyjnej aplikacji (patrz także: Dokumenty czy niedokumenty.?)
Brak w RODO wymagań formalnych w zakresie prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych na wzór nieobowiązującego już rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych (?) nie oznacza, że od 25 maja 2018 r. administrator nie jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji w której określone byłyby zasady i procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami prawnymi, organizacyj (źr.: Aktualności – UODO)
Modelowanie przedsiębiorstwa stwarza dobrą możliwość analizy oraz kształtowania procesów działania. Dzięki temu można uniknąć problemów przy wprowadzaniu zmian. (Hubert H. Zimmermann).
Korzyści z cyfryzacji systemu informacyjnego, często są tak duże, że zwrot kosztu takiego projektu bywa notowany nawet już w pierwszym kwartale po zakończeniu projektu, a w przypadku systemów IT już na etapie ich wdrażania.
Analiza i projektowanie cyfryzacji
Po pierwsze należy sobie odpowiedzieć na pytanie po co zmieniamy: strategię rynkową, strategię zarządzania informacją i jej przepływem, może nawet architekturę biznesową. Odpowiedź na to pytanie uzyskamy w toku tak zwanej analizy systemowej organizacji. Rekomendacje po takiej analizie mogą wskazywać na potrzebę reorganizacji, optymalizację procesów biznesowych lub usprawnienie określonej pracy.
Każda reorganizacja, a cyfryzacja informacji też nią jest, to najpoważniejszy i najbardziej ryzykowny zabieg w organizacji. Wiąże się z wprowadzaniem zmian logiki i organizacji procesów czyli ingerujemy w to „co i po co robimy”. Optymalizacja poszczególnych procesów, to obszar logiki biznesowej, tego „jak to robimy”. Dlatego zbudowanie modelu organizacji jest kluczowym etapem każdej reorganizacji i wdrażania zmian.?*?
Najpierw należy optymalizować celowość prac, w szczególności to, czy każdy etap czemuś służy a jeśli tak to czemu. Na tym poziomie optymalizujemy procesy biznesowe a nie ich efektywność: optymalizujemy ich logikę i treść dokumentów. Po upewnieniu się, że logika tych procesów, słusznie nazywana „wewnętrznym łańcuchem wartości dodanej”, jest optymalna, analizujemy poszczególne prace (procedury, reguły biznesowe, zadania ludzi) i zastanawiamy się czy ich efektywność jest wystarczająca (a nie najlepsza) w danej sytuacji, czy pozwala osiągnąć cel jakim jest produkt procesu o określonej jakości.
Proces biznesowy zawsze tworzy dokument jako produkt. Cyfryzacja to nie tylko usuwanie „papieru” z procesów, to przede wszystkim strukturalizacja treści dokumentów i jej kategoryzacja .
Kolejny etap, po opracowaniu procesów biznesowych, to opracowanie modelu informacyjnego. Polega na analizie procesów biznesowych i zebraniu wiedzy o obiektach biznesowych (ich wejścia i wyjścia czyli dokumenty i ich treść) oraz o tym, czy i jak są ze sobą logicznie powiązane. Na tej podstawie opracowywana jest architektura systemu IT zorientowana na usługi (zawiera dziedzinowe aplikacje i model integracji całości). Celem tego etapu jest takie zaprojektowanie docelowej architektury IT, by poszczególne aplikacje – przetwarzające określone, dziedzinowe informacje – poprawnie wymieniały między sobą dane (należy pamiętać, że integracja poprzez współdzielenie baz danych rodzi ogromne problemy z mieszaniem kontekstów: np. czym innym jest towar i jego cechy, w tym położenie, w magazynie a czym innym jest towar jako pozycja z jej kosztem nabycia, sprzedażą i podatkiem z tym związanym). Błędy w integracji wymianie danych hamują (nie raz wręcz blokują) rozwój organizacji i potencjalne zmiany w niej. Istotne jest to by możliwa była zmiana funkcjonalności aplikacji, a nawet wymiana wybranych aplikacji, bez potrzeby rewolucyjnej wymiany (lub reorganizacji) całości lub większości zasobów IT.
Należy odkryć i opisać mechanizm działania organizacji. Jednak zwykle, detaliczne spisywanie, w toku wywiadów, zachowań pracowników i tworzenie na tej podstawie detalicznych „map procesów”, ma taki sens jak wykonanie serii fotografii zegara i twierdzenie, że to opis mechanizmu jego działania. Tak zbierzemy tylko ogrom przypadkowych informacji, które nadal niczego nie tłumaczą. Nikt tego nie czyta i do niczego to nie służy. Analiza i modelowanie nie na tym polegają…
Model powinien być schematem pokazującym mechanizm działania organizacji, logikę procesów a nie wszystkie znane czynności i scenariusze:
Ok. 60% prac nie można opisać procedurą, gdyż są one realizowana wg. najlepszej wiedzy wykonawcy (lub zespołu) w danej sytuacji. Rolą kierownika jest stała optymalizacja obciążenia takiego „zasobu”. Próby zapisania tego jako „mapy procesu” idą w kierunku algorytmizacji tych prac i to jest niestety ślepa uliczka: powstają monstrualne, nigdy nie ukończone, diagramy, bo zawsze jest „jeszcze jeden wariant scenariusza”.
Rozwiązanie i jego wdrożenie
Kluczowym etapem projektów związanych z reorganizacją, lub nawet tylko z małymi zmianami, jest opracowanie polityki zmian procesów biznesowych i ściśle z nią związanej strategii rozwoju IT, w szczególności architektury aplikacji. Korzyści z wprowadzanych tą metodą zmian, często są tak duże, że zwrot kosztu takiego projektu bywa notowany nawet już w pierwszym kwartale po zakończeniu projektu, a w przypadku systemów IT już na etapie wdrażania.
Strategia organizacji to długoterminowe cele i polityka ich realizacji, konkretne roczne czy kwartalne działania to taktyki a nie strategia? Co więc robić? Przede wszystkim opisać strategię i politykę jej realizacji (strategia to plan ale polityka to reguły działania a nie opis działań). Polityka ta powinna wyznaczać także sposób budowy AK (Architektury Korporacyjnej), która musi pozwolić na realizowanie strategii. Mając politykę, zbudować AK w zgodzie między innymi z zasadą, że ?architektura korporacyjna powinna być zamknięta na zmiany i otwarta na rozszerzenia?. (Źródło: Zarządzanie zmianami biznesowymi | Jarosław Żeliński IT-Consulting).
Tak więc do zarządzania organizacją potrzebny jest jej uporządkowany pełny model zawierający:
- mechanizm działania organizacji na rynku czyli procesy biznesowe, ich produkty oraz wzajemne ich powiązania na poziomie biznesowym,
- opis zasobów takich jak aplikacje wspierające procesy biznesowe i środowiska tych aplikacji, to jak są one zintegrowane i jakie usługi świadczą oraz komu,
- całość jest powiązana logicznie z misją i wizją oraz strategią, której realizację powinny procesy biznesowe i zasoby wspierać.
Struktura takiej dokumentacji (modelu) ma następująca postać:
Kluczową cechą poprawnego modelu jest (powinien być) jego ograniczony poziom szczegółowości. Należy zrezygnować z nadmiaru szczegółów, które i tak są opisane w zakresach obowiązków pracowników i instrukcjach użytkownika każdej aplikacji. Na te elementy się powołujemy w modelu, nie przepisujemy ich do niego.
Każdy projekt związany z wprowadzaniem zmian (nie tylko projekt wdrożenia np. nowego systemu ERP ale każda zmiana w całości systemu IT) to konieczność oceny wpływu tego wdrożenia na organizację oraz potrzeba opisania wymagań na to rozwiązanie (wdrażany produkt). Model Biznesowy (albo tak zwana Architektura Biznesowa), jako model działania organizacji, to nic innego jak stale aktualizowany opis działania firmy i wymagania (np. nowe, przemyślane usługi aplikacji).
Po opracowaniu modeli procesów biznesowych, opracowywana jest rekomendowana architektura IT, w szczególności polityka jej tworzenia i rozwoju oraz podział na komponenty. Tu jako wzorzec i najlepsze praktyki stosowane są architektura zorientowana na usługi i komponentowe metody analizy i projektowania systemów. Celem jest jak najlepsze zharmonizowanie cykli życia procesów biznesowych z cyklami życia aplikacji je wspomagających.
Problemem większości organizacji na rynku jest podejmowanie decyzji organizacyjnych ?intuicyjnie?, czyli na bazie tylko własnego doświadczenia i bez pełnej wiedzy o przyczynach i skutkach obecnego stanu rzeczy, co powoduje że ryzyko tych decyzji nie jest znane. Kolejnym problemem jest konieczność przeprowadzania tak zwanej analizy przed-wdrożeniowej i analizy wymagań za każdym razem, gdy rozpoczynany jest kolejny projekt związany z reorganizacją i (lub) rozbudową posiadanego systemu IT. (więcej na stronie: Architektura Biznesowa – Audyt organizacji i budowa jej modelu | Jarosław Żeliński IT-Consulting)
