Pewna fir­ma, dostaw­ca zna­ne­go sys­te­mu [[ERP]], opu­bli­ko­wa­ła krót­ki tekst o tak zwa­nych mitach doty­czą­cych ​„obaw przed zaku­pem duże­go ERP”. Mitów na ten temat fak­tycz­nie jest wie­le i są bar­dzo róż­ne. Rzecz w tym, że moim zda­niem jed­ne fak­tycz­nie są mita­mi inne już nie koniecz­nie. Dostawca jakie­go­kol­wiek pro­duk­tu ma pra­wo uczci­wie opi­sy­wać swój pro­dukt i jego cechy. W kwe­stii zaś opi­sy­wa­nia tak zwa­nych korzy­ści to tyl­ko wte­dy gdy ofer­ta doty­czy kon­kret­ne­go zasto­so­wa­nia u kon­kret­ne­go klien­ta. Także jeże­li opis korzy­ści doty­czy dobrze zde­fi­nio­wa­nej gru­py odbior­ców ([[gru­pa doce­lo­wa]] w mar­ke­tin­gu to gru­pa poten­cjal­nych odbior­ców o tych samych lub podob­nych potrze­bach) to ma to sens. Jeżeli zaś dostaw­ca pozwa­la sobie na komen­ta­rze w rodza­ju ​„to na pew­no jest dobre dla każ­de­go odbior­cy” (nawet jeśłi to gru­pa MSP) to popeł­nia w moich oczach nad­uży­cie, pole­ga­ją­ce choć­by na bra­ku sza­cun­ku dla adre­sa­tów tych ​„wywo­dów”.…. bo wma­wia­nie mi co jest dla mnie dobre lub kry­tycz­na oce­na tego co robię, bez zapo­zna­nia się ze mną jest… wci­ska­niem mi tego czegoś.

Weźmy się za te mity czyli co mówi pewien dostawca systemu ERP

Opublikowany arty­kuł naj­pierw wska­zu­je ​„czę­sto pod­no­szo­ną wąt­pli­wość” a następ­nie ​„roz­pra­wia się” z nią. Ja zaś posta­ram się spoj­rzeć na to ​„roz­pra­wia­nie się” jed­nak nie po to ata­ko­wać treść tych wywo­dów, ale by wska­zać to, co moim zda­niem jest wła­śnie takim nad­uży­ciem argu­men­ta­cji. Fragmenty tre­ści ofer­ty (cyta­ty) z wcięciem.

MIT 1

Na dzień dzi­siej­szy mam nie­wiel­kie potrze­by, muszę kupić taki sys­tem, któ­ry będzie przy­sta­wał do moje­go biznesu.

A jutro?? Musisz wie­dzieć, że sys­tem kla­sy ERP to dostęp nie tyl­ko do sze­ro­kiej funk­cjo­nal­no­ści, ale tak­że kon­takt z pro­fe­sjo­nal­nym i doświad­czo­nym zespo­łem kon­sul­tan­tów. To zro­zu­mia­łe, że dziś nie wyko­rzy­stasz wszyst­kich moż­li­wo­ści takie­go sys­te­mu. W przy­szło­ści jed­nak, kie­dy Twoja fir­ma osią­gnie zupeł­nie innym etap roz­wo­ju możesz się­gnąć po potrzeb­ne Ci narzę­dzia bez koniecz­no­ści wymia­ny sys­te­mu na nowy. Nie zapew­ni tego roz­wią­za­nie niż­szej kla­sy. Nie będzie nadą­ża­ło za tem­pem zmian Twojej dzia­łal­no­ści. Pamiętaj, że wybór sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go do obsłu­gi Twojego przed­się­bior­stwa powi­nien uwzględ­niać tę per­spek­ty­wę – sys­tem ma Cię wspo­ma­gać, nie ograniczać.

Wdrożenie peł­ne­go sys­te­mu ERP to pro­jekt na 2 – 3 lata co naj­mniej. Rynek zmie­nia się znacz­nie szyb­ciej, w takt tych zmian zmie­nia­ją się potrze­by firm, zmie­nia­ją się prio­ry­te­ty, a bywa nawet, że i mode­le biz­ne­so­we. Budżety są pla­no­wa­ne w takt lat finan­so­wych, dla­te­go dzia­ła­nia tyl­ko na naj­bliż­szy rok moż­na nazwać pla­no­wa­niem, już na 3 lata, tym bar­dziej na 5 lat, to jest to raczej opra­co­wy­wa­nie stra­te­gii a nie planowanie.

Czym jest opro­gra­mo­wa­nie jakie naby­wa­my? To są tyl­ko narzę­dzia pra­cy. Czy ma sens kupo­wa­nie roz­wo­jo­wej cię­ża­rów­ki mimo obec­nej dzia­łal­no­ści trans­por­to­wej wyma­ga­ją­cej przez naj­bliż­szy rok co naj­wy­żej pick-upa? Który wię­cej pali?

Owszem moż­na zaofe­ro­wać opcje typu jeden kolej­ny moduł sys­te­mu ERP w kolej­nym roku, by roz­ło­żyć wdro­że­nie i jego kosz­ty na kolej­ne lata obra­chun­ko­we ale tu poja­wia się inny pro­blem: dla­cze­go mam z góry dekla­ro­wać, że za rok kupię i wdro­żę kolej­ną funk­cjo­nal­ność od tego same­go dostaw­cy? A może poja­wi sie ktoś kto tę funk­cjo­nal­ność ma lepiej zaim­ple­men­to­wa­ną? A może moje potrze­by są takie, że ta funk­cjo­nal­ność będzie wyma­ga­ła dedy­ko­wa­ne­go pro­jek­tu? Tego nikt nie wie u pro­gu pro­jek­tu… w koń­cu zaczy­na się roz­wi­jać rynek funk­cjo­nal­no­ści a nie opro­gra­mo­wa­nia, nazy­wa się to [[Cloud computing]].

MIT 2

Średnich Przedsiębiorstw nie stać na roz­wią­za­nia IT z naj­wyż­szej półki.

To prze­ko­na­nie panu­ją­ce od lat wśród wie­lu przed­się­bior­ców, ma obec­nie nie­wie­le wspól­ne­go z rze­czy­wi­sto­ścią. Odpowiednio zde­fi­nio­wa­ne potrze­by klien­ta moż­na zaspo­ko­ić odpo­wied­nio zde­fi­nio­wa­nym zakre­sem mery­to­rycz­nym syte­mu. Skupienie się na naj­waż­niej­szych pro­ce­sach biz­ne­so­wych i odzwier­cie­dle­nie ich w sys­te­mie przy wyko­rzy­sta­niu odpo­wied­niej meto­dy­ki wdro­że­nia ? to klucz do suk­ce­su i ogra­ni­cze­nia budże­tu takie­go przed­się­wzię­cia. Zaufaj doświad­cze­niu takie­go dostaw­cy sys­te­mu ERP, któ­ry od wie­lu lat pene­tru­je rynek, i któ­ry posia­da dłu­gą listę klien­tów z róż­nych branż. Będziesz miał pew­ność, że rozu­mie Twoje potrze­by i zapro­po­nu­je odpo­wied­nie rozwiązania.

No i co tu mamy, po kolei. Odpowiednio zde­fi­nio­wa­ne potrze­by to ana­li­za przed-wdro­że­nio­wa i pro­jekt kon­cep­cji roz­wią­za­nia, to naj­droż­sze kosz­ty pra­cy. Można powie­dzieć, że jeśli nie myśli­my o spo­tka­niu i godzin­nej pora­dzie eks­per­ta za 300zł, taka ana­li­za to co naj­mniej kil­ka­na­ście tysię­cy zło­tych. Jeżeli do tego doda­my, że prze­cięt­nie ana­li­za i pro­jek­to­wa­nie to ok. 20% całe­go pro­jek­tu to mamy pro­go­wą war­tość rzę­du 100 tys. zło­tych. To już usta­la próg ren­tow­no­ści dość wyso­ko jak na małe fir­my. Czy to, że ktoś ma dłu­ga listę klien­tów prze­kła­da się na to, że od razu zapro­po­nu­je to co trze­ba? Czy ma sens by lekarz z wie­lo­let­nią prak­ty­ką, zaczął wypi­sy­wać recep­ty bez bada­nia, tyl­ko na pod­sta­wie krót­kiej roz­mo­wy i spoj­rze­niu pro­sto w oczy? Moim zda­niem nie…

Tak więc małe fir­my dla tego rodza­ju roz­wią­zań, to fir­my z mini­mal­nym budże­tem rzę­du 100tys. a to dopie­ro pro­go­wa war­tość, któ­ra szyb­ko rośnie w mia­rę ​„kom­plek­so­wo­ści” roz­wią­za­nia i licz­by użyt­kow­ni­ków. Czy przy­pad­kiem ktoś nie chce mnie prze­ko­nać, że duża cię­ża­rów­ka dla małej fir­my kosz­tu­je mniej?

MIT 3

Czy kupo­wa­nie ?na wyrost? ma sens? A może jakiś pre­de­fi­nio­wa­ny ERP?

Alternatywą dla sys­te­mu ERP są roz­wią­za­nia pre­de­fi­nio­wa­ne, czy­li takie, któ­re według zapew­nień dostaw­ców zawie­ra­ją kom­plet potrzeb­nych Ci funk­cji i narzę­dzi infor­ma­tycz­nych. Jest to jed­na z puła­pek, w któ­rą łatwo wpaść. Rozwiązania takie tyl­ko z pozo­ru są tanie. W prak­ty­ce będą wyma­ga­ły dosto­so­wa­nia Twojej fir­my do mecha­ni­zmów, któ­re w nich zaszy­to. W efek­cie stra­cisz moż­li­wość ela­stycz­ne­go wyko­rzy­sty­wa­nia apli­ka­cji w spo­sób naj­le­piej zaspo­ka­ja­ją­cy Twoje potrze­by. Warto zatem dobrze przyj­rzeć się temu, co ofe­ru­je rynek. Istnieją róż­ne pomy­sły na wdro­że­nie sys­te­mu kla­sy ERP w śred­nich przed­się­bior­stwach – kon­cep­cje opar­te na prze­my­śla­nych meto­dach, pozwa­la­ją­cych ela­stycz­nie wyko­rzy­stać zarów­no te moż­li­wo­ści sys­te­mu, któ­re odpo­wia­da­ją naszym aktu­al­nym potrze­bom, jak i te zwią­za­nie z moż­li­wo­ścią ich roz­sze­rze­nia w przyszłości.

Odradzam ​„pre­de­fi­nio­wa­ne roz­wią­za­nia”. Jeżeli już uzna­my, że tak – to idzie­my do skle­pu i kupu­je­my pudeł­ko za 1000zł w pro­mo­cji, czy­ta­my instruk­cję obsłu­gi lub zama­wia­my usłu­gę i po pro­jek­cie. Dlaczego ten przede­fi­nio­wa­ny miął by nam w fir­mie zjeść mniej cza­su niż taki przy­go­to­wa­ny dla nas? Pochłonie tego cza­su wła­śnie wię­cej, bo to fir­mę będzie­my dosto­so­wy­wa­li do narzę­dzia zamiast odwrotnie.

MIT 4

Wdrożenie duże­go roz­wią­za­nia IT wyma­ga nakła­du cza­su i zaan­ga­żo­wa­nia pra­cow­ni­ków ponad miarę.

Wdrożenie sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go, a tym bar­dziej sys­te­mu kla­sy ERP jest przed­się­wzię­ciem poważ­nym. To praw­da, że wyma­ga przy­go­to­wa­nia i zaan­ga­żo­wa­nia ze stro­ny Twoich pra­cow­ni­ków. Tym bar­dziej istot­ny jest wybór odpo­wied­nie­go dostaw­cy. Opierając się na jego doświad­cze­niu możesz być spo­koj­ny, że wszyst­kie czyn­no­ści wcho­dzą­ce w skład prac infor­ma­tycz­nych zosta­ną odpo­wied­nio zapla­no­wa­ne, a czas Twoi pra­cow­ni­ków tak wyko­rzy­sta­ny, aby nie zakłó­cać bie­żą­cej dzia­łal­no­ści. Dostępna dziś wie­dza w zakre­sie metod i tech­nik zarzą­dza­nia pro­jek­ta­mi infor­ma­tycz­ny­mi pozwa­la na wyko­rzy­sta­nie meto­dy­ki, w któ­rej skrzy­żo­wa­no ele­men­ty metod tra­dy­cyj­nych oraz adap­ta­cyj­nych. Właściwa meto­dy­ka oraz sze­ro­ka funk­cjo­nal­ność sys­te­mu IT to wła­ści­wy prze­pis na opty­mal­ną i sku­tecz­ną infor­ma­ty­za­cję z wyko­rzy­sta­niem sys­te­mu kla­sy ERP.

Nie ukry­wam, że nie zro­zu­mia­łem tego, chy­ba, że tłu­ma­cze­nie to potwier­dza, że tak wła­snie jest: to będzie wiel­ka pra­ca do wykonania.

MIT 5

Czasy są nie­pew­ne – nie mogę inwe­sto­wać w infor­ma­ty­kę; Wolne środ­ki zain­we­stu­ję w roz­wój mojej działalności.

Kiedy nad­cho­dzą trud­ne cza­sy dobrze było­by, aby Twoja fir­ma posia­da­ła już odpo­wied­nie narzę­dzie infor­ma­tycz­ne. Jeśli tak nie jest zasta­nów się, czy nie jest to aby naj­lep­szy moment na wdro­że­nie takie­go roz­wią­za­nia. Często w tym wła­śnie okre­sie doko­nu­je­my w naszej orga­ni­za­cji wie­lu zmian, zmie­nia­my stra­te­gie dzia­ła­nia itp. Nowoczesne narzę­dzie infor­ma­tycz­ne pozwo­li nam lepiej wyko­rzy­stać wpro­wa­dzo­ne w fir­mie zmia­ny. Inwestycja w zakup i wdro­że­nie sys­te­mu ERP to z pew­no­ścią słusz­na inwe­sty­cja. Tym bar­dziej, że ist­nie­je wie­le inte­re­su­ją­cych pro­po­zy­cji finan­so­wa­nia pro­jek­tów, z któ­rych możesz sko­rzy­stać. Warto zwró­cić się do dostaw­cy takie­go roz­wią­za­nia ? zapew­ne będzie w sta­nie zaofe­ro­wać w tym zakre­sie coś ciekawego.

Prawdą jest tyl­ko pierw­sze zda­nie. Ze swo­jej stro­ny powtó­rzę to co mi klient kie­dyś powie­dział: inwe­sty­cje w się robi jak fir­ma odno­si suk­ce­su, jak jest kry­zys to jest za póź­no bo fak­tycz­nie nale­ży oszczę­dzać by prze­żyć co z roz­wo­jem ma nie­wie­le wspól­ne­go. Jednak w kry­zy­sie w szcze­gól­no­ści nale­ży patrzeć na mit pierw­szy i wyda­wać pie­nią­dze racjo­nal­nie z posza­no­wa­niem zasad zarzą­dza­nia ryzy­kiem inwestycji.

Niewątpliwie pod­sta­wo­wym zwro­tem z takiej inwe­sty­cji jest wia­ry­god­na infor­ma­cja, jaką uzy­skasz z odpo­wied­nie­go sys­te­mu kla­sy ERP. Tylko wte­dy będziesz mógł pre­cy­zyj­nie doko­ny­wać reduk­cji kosz­tów, czy też pla­no­wać sprze­daż. Właśnie dziś, wła­śnie w trud­nych i nie­pew­nych warun­kach musisz wspie­rać swo­je przed­się­bior­stwo wyso­kiej kla­sy sys­te­mem ERP, aby nie tyl­ko dorów­nać kon­ku­ren­cji ale rów­nież ją wyprzedzić.

Tu nie­ste­ty powiem tak: źró­dłem wia­ry­god­nej infor­ma­cji, szcze­gól­nie ad-hoc nie są sys­te­my ERP (te są co naj­wy­żej źró­dłem danych) a sys­te­my takie jak [[System wspo­ma­ga­nia decy­zji]] (Business Inteligence) czy [[Hurtownia danych]].

Tak więc na zakoń­cze­nie uwa­żam, że po pierw­sze nie dobrze jest jak dostaw­ca roz­wią­za­nia dora­dza co dostar­czyć, po dru­gie bar­dzo dużym ryzy­kiem jest decy­zja o zaku­pie jakie­go­kol­wiek sys­te­mu ERP bez poprze­dze­nia jej ana­li­zą potrzeb i opra­co­wa­niem kon­cep­cji roz­wią­za­nia, To, że dostaw­ca sys­te­mu ERP mówi nam, że ten ERP jest nam potrzeb­ny, nawet jeśli to dobry i doświad­czo­ny dostaw­ca, może ale nie musi być prawdą.

A tak na prawdę mitem jest…

to, że naj­lep­szym wyj­ściem jest roz­po­czę­cie od razu od wybo­ru dostaw­cy, wte­dy kują­cy, nie­ste­ty zbyt póź­no odkry­wa, że:

Niestety źle dobra­ny sys­tem infor­ma­tycz­ny, mają­cy wspierać/automatyzować czyn­no­ści w pro­ce­sie, może być powo­dem powsta­nia całych pod­ręcz­ni­ków pro­ce­dur nie­uza­sad­nio­nych biz­ne­so­wo, dedy­ko­wa­nych użyt­kow­ni­kom tego sys­te­mu, stwa­rza­jąc przy tym pozo­ry, że to sam pro­ces jest ich źró­dłem (cytat z pew­ne­go forum: sło­wa jed­ne­go z bene­fi­cjen­tów pro­ce­du­ry: naj­pierw dostaw­ca potem ana­li­za i wdrożenie).