Dwa lata temu w arty­ku­le W sądach i urzę­dach giną doku­men­ty, nie musi tak być pisa­łem o giną­cych doku­men­tach w urzę­dach i o tym jak tego uni­kać, pod­sta­wą był arty­kuł www​.PortalSamorzadowy​.pl gdzie pisa­no mię­dzy inny­mi o zagi­nię­ciu w sądach i urzę­dach 321 akt spraw w 2010 roku.

Osobiście uwa­ża­łem i nadal uwa­żam, że pro­blem tkwi w nie­wie­dzy i nie­chę­ci urzęd­ni­ków do sto­so­wa­nia instruk­cji kan­ce­la­ryj­nej, któ­ra – w wie­lu urzę­dach – czę­sto jest doku­men­tem wręcz nie zna­nym urzęd­ni­kom, mimo, że for­mal­nie wszy­scy są z nim zazna­jo­mie­ni. Potwierdza to nie­ste­ty ministerstwo:

MAC zapo­wia­da zwięk­sze­nie nad­zo­ru nad zarzą­dza­niem doku­men­ta­cją w urzę­dach i prze­strze­ga­niem instruk­cji kancelaryjnej.

Zdaniem [[wice­mi­ni­stra Stanisława Huskowskiego]] urzęd­ni­cy czę­sto posia­da­ją małą wie­dzę o zasa­dach pra­cy kan­ce­la­ryj­nej lub świa­do­mie nie prze­strze­ga­ją prze­pi­sów kan­ce­la­ryj­nych.

Na pro­blem bała­ga­nu w ozna­ko­wa­niu doku­men­tów urzę­do­wych zwró­cił uwa­gę poseł Henryk Siedlaczek. Jego zda­niem obec­nie panu­je nie­po­rzą­dek w nada­wa­niu przez urzę­dy róż­nych sygna­tur pism doty­czą­cych tej samej spra­wy. (Serwis Samorządowy PAP).

To co zaob­ser­wo­wa­łem w urzę­dach, z któ­ry­mi mia­łem do czy­nie­nia to nie­ste­ty potwier­dze­nie powyż­sze­go. Bywa, że nawet kie­row­ni­cy wyso­kie­go szcze­bla igno­ru­ją zapi­sy JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – sys­tem zna­ko­wa­nia pism, inte­gral­na część każ­dej Instrukcji Kancelaryjnej) i two­rzą jakieś swo­je” sys­te­my zna­ko­wa­nia pism, szczy­tem było stwier­dze­nie pew­nej Pani, pod­czas ana­li­zy jaką pro­wa­dzi­łem (sze­fo­wa Sekretariatu!), że nie musi się do tej instruk­cji stosować.

Od tam­te­go cza­su minę­ły dwa lata, teraz dopie­ro Ministerstwa odpo­wie­dzial­ne za ten stan rze­czy, uzna­ło, że nale­ży coś z tym zrobić.

Swego cza­su, pra­cu­jąc dla jed­ne­go z urzę­dów cen­tral­nych, mode­lo­wa­łem sys­tem obie­gu doku­men­tów. Urząd był podzie­lo­ny na depar­ta­men­ty, doku­men­ty były czę­sto wysy­ła­ne (np. opi­nie, eks­per­ty­zy itp.) do innych urzę­dów, tam wsz­czy­na­ły nowe spra­wy (tecz­ki). W efek­cie jed­na zło­żo­na spra­wa (a tam pra­wie każ­da taka była) owo­co­wa­ła lawi­ną spraw” lokal­nych i teczek.

Tu małe wtrą­ce­nie” Archiwum Państwowe, przyj­mu­jąc doku­men­ty od urzę­dów, zarzą­dza nimi jako cało­ścią, pod­sta­wą jest znak spra­wy. Obecny sys­tem (każ­dy urząd ma swo­je JRWA) w zasa­dzie nie pozwa­la na łatwe powią­za­nie doku­men­tów z róż­nych urzę­dów powsta­łych w jed­nej sprawie.

Opracowałem pro­po­zy­cję zna­ko­wa­nia spraw, ujed­no­li­ca­ją­cą sys­tem zna­ko­wa­nia. Propozycja prak­tycz­nie do szu­fla­dy, bo nie nikt nie był tym zain­te­re­so­wa­ny, bez odgór­ne­go usta­le­nia taki pomysł był uto­pią. Nie zmie­nia to fak­tu, że z per­spek­ty­wy Narodowego Zasobu Archiwalnego pomysł cen­tra­li­za­cji wyda­je się sen­sow­ny. Tu akurat:

Huskowski nega­tyw­nie odno­si się przy tym do pro­po­zy­cji ujed­no­li­ce­nia spo­so­bu zna­ko­wa­nia pism dla wszyst­kich urzędów.

- Jeden znak spra­wy dla wszyst­kich urzę­dów, dopro­wa­dzi­ło­by do roz­my­cia odpo­wie­dzial­no­ści jed­no­stek za powsta­ją­cą i napły­wa­ją­cą do urzę­du doku­men­ta­cję. Obecny spo­sób zna­ko­wa­nia pism pozwa­la w spo­sób jed­no­znacz­ny ziden­ty­fi­ko­wać wytwór­cę pisma ? tłumaczy.

Przyznam, że nie zro­zu­mia­łem oba­wy Ministra, ale pew­nie o czymś nie wiem, pew­nie kon­sul­to­wał się już z Archiwum Państwowym. Mając jed­no­li­ty znak spra­wy oraz usta­wo­wo wyma­ga­ne metry­ki każ­de­go doku­men­tu, moim zda­niem nie powin­no być pro­ble­mu z usta­le­niem odpo­wie­dzial­no­ści. Co cie­ka­we, znak spra­wy zawie­ra­ją­cy mię­dzy inny­mi jej rodzaj oraz datę wsz­czę­cia, pozwa­lał by natych­miast oce­nić czy dana spra­wa jest roz­pa­try­wa­na w ter­mi­nie czy już nie na dowol­nym jej etapie.

Podczas wpro­wa­dza­nia usta­wy wyma­ga­ją­ce metry­ki słusz­nie zauwa­żo­no, że:

Zdaniem auto­rów usta­wy ma ona zwięk­szyć trans­pa­rent­ność czyn­no­ści podej­mo­wa­nych w okre­ślo­nej spra­wie admi­ni­stra­cyj­nej lub podat­ko­wej przez oso­by dzia­ła­ją­ce w ramach i w imie­niu dane­go orga­nu admi­ni­stra­cji. Dzięki temu moż­li­wa będzie kon­tro­la podej­mo­wa­nych czyn­no­ści oraz iden­ty­fi­ka­cja osób uczest­ni­czą­cych w zała­twia­niu spra­wy. (Serwis Samorządowy PAP).

Tak więc trzy­mam kciu­ki za Pana mini­stra Stanisława Huskowskiego, gra war­ta świecz­ki, bała­gan w urzę­dach jest ogrom­ny. Problem nie­ste­ty w tym, że opór będzie chy­ba wiel­ki, tam gdzie spo­ty­ka­łem wadli­wie zna­ko­wa­ne doku­men­ty (chy­ba wszę­dzie) stwier­dza­łem, że to woda na młyn” tych urzęd­ni­ków, któ­rzy nie lubią być roz­li­cza­ni ze swo­jej pracy.

listy, korespondencja, dużo, papierJest jed­nak dru­gi, bar­dzo duży, pro­blem o któ­rym się czę­sto mil­czy: prze­tar­gi i spe­cy­fi­ka­cje wyma­gań na sys­te­my obie­gu doku­men­tów. Bardzo czę­sto obser­wu­ję kry­ty­ko­wa­ny prze­ze mnie nie raz, spo­sób ogła­sza­nia prze­tar­gów: na opra­co­wa­nie i wyko­na­nie” czy­li dostaw­ca po wygra­niu prze­tar­gu dopie­ro opra­co­wu­je wyma­ga­nia na sys­tem EOD (elek­tro­nicz­ny obieg doku­men­tów). W efek­cie, sys­tem zna­ko­wa­nia doku­men­tów sta­je się zgni­łym kom­pro­mi­sem pomię­dzy tre­ścią instruk­cji kan­ce­la­ryj­nej a żąda­nia­mi urzęd­ni­ków, bez pod­pi­su któ­rych wyko­naw­ca nie zamknie pro­jek­tu (wyko­naw­ca bywa wręcz szan­ta­żo­wa­ny w ten spo­sób przez urzęd­ni­ków, sam tego doświadczałem).

Niestety, czę­sto fir­my IT – mimo dekla­ra­cji, że mają w tym obsza­rze doświad­cze­nie – pro­jek­tu­jąc opro­gra­mo­wa­nie nie raz w 100% bazu­ją na żąda­niach urzęd­ni­ków. W efek­cie, docho­dzi do kurio­zal­nych zapi­sów w doku­men­tach wyma­gań sys­tem ma pozwa­lać na pod­pi­sy­wa­nie decy­zji prze­ter­mi­no­wa­nym pod­pi­sem elek­tro­nicz­nym” (autor­ka zapi­su tego wyma­ga­nia była sze­fo­wa sekre­ta­ria­tu wyzna­czo­ną jako eks­pert mery­to­rycz­ny w pro­jek­cie w jed­nym z cen­tral­nych urzę­dów!). W zasa­dzie nie ma zna­cze­nie czy był to efekt złej woli tej Pani czy jej nie­kom­pe­ten­cji, błąd tkwi w sys­te­mie, któ­ry na to – tak pro­wa­dzo­ne pro­jek­ty – pozwala.

Nic nie trze­ba chy­ba wię­cej pisać, jeże­li pra­cow­ni­cy urzę­dów będą mie­li tu jaką­kol­wiek swo­bo­dę będzie źle.

Jarosław Żeliński

BIO: Od roku 1991 roku, nieprzerwanie, realizuję projekty z zakresu analiz i projektowania systemów, dla urzędów, firm i organizacji. Od 1998 roku prowadzę także samodzielne studia i prace badawcze z obszaru analizy systemowej i modelowania (modele jako przedmiot badań: ORCID). Od 2005 roku, jako nieetatowy wykładowca akademicki, prowadzę wykłady i laboratoria (ontologie i modelowanie systemów informacyjnych, aktualnie w Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Oświadczenia: moje badania i publikacje nie mają finansowania z zewnątrz, jako ich autor deklaruję brak konfliktu interesów.

Ten post ma 13 komentarzy

  1. jacek2v

    Moim skrom­nym zda­niem jeśli pro­ce­du­ra nie dzia­ła (w tym przy­pad­ku instruk­cja kan­ce­la­ryj­na) to zapew­ne pro­blem tkwi w orga­ni­za­cji wyko­na­nia lub w samej pro­ce­du­rze (instruk­cji). Oczywiście naj­ła­twiej zwa­lić na pra­cow­ni­ków i wydać roz­kaz prze­strze­ga­nia”, lecz z doświad­cze­nia wiem, że bez mądrej pro­ce­du­ry i dobrych warun­ków do jej prze­strze­ga­nia moż­na sobie wyda­wać roz­ka­zy”, a pra­cow­ni­cy znaj­dą spo­sób na ich ole­wa­nie” 🙂

    1. Jarek Żeliński

      Otóż, każ­dy kto reali­zo­wał pro­jekt zwią­za­ny z doku­men­ta­mi w jakim­kol­wiek urzę­dzie wie, że Instrukcja Kancelaryjna (IK) nie jest pro­ce­du­rą a spo­so­bem postę­po­wa­nia z doku­men­ta­mi (w tym ich zna­ko­wa­niem). Procedury są zawar­te w zarzą­dze­niach i nor­mach ISO (wie­le urzę­dów ma taki cer­ty­fi­kat). Czy są sen­sow­ne… hm… para­dok­sal­nie, z regu­ły są (bo fak­tycz­nie bywa­ją kurio­zal­ne ale wbrew pozo­rom nie tak często). 

      Po dru­gie war­to tak­że wie­dzieć, że w przy­pad­ku Urzędów urzęd­nik MUSI dzia­łać zgod­nie z pra­wem i w gra­ni­cach pra­wa, więc łama­nie pro­ce­dur to pro­sta dro­ga do, nie raz, wyda­wa­nia nie­zgod­nych z pra­wem decy­zji, te są następ­nie sku­tecz­nie zaskar­ża­ne i mamy zaba­wę w sądach admi­ni­stra­cyj­nych, w któ­rych urzę­dy regu­lar­nie prze­gry­wa­ją a kosz­ty postę­po­wań i odszko­do­wań obcią­ża­ją nas, podat­ni­ków (bo nie urzęd­ni­ków). Tak dla przy­kła­du: zagu­bie­nie akt prak­tycz­nie zawsze sta­wia urząd w prze­gra­nej pozy­cji (jest na nich hak i praw­ni­cy z tego korzystają).

      Nie myl­my firm pry­wat­nych z urzę­da­mi, to dwa świa­ty. Nie dla­te­go, że urząd to pań­stwo­we a dla­te­go, ze urząd to wyko­naw­ca pra­wa (a nie fol­wark naczel­ni­ka urzę­du, o czym nie­któ­rzy naczel­ni­cy zapo­mi­na­ją). Urzędnik nie ma pra­wa olać” procedury!

      Na koniec: nie­ste­ty do pra­cy z urzę­da­mi potrzeb­na jest i zna­jo­mość pra­wa i jego rozumienie…więc jeże­li jakiś ana­li­tyk” bie­rze za dobra mone­tę nie­zgod­ne z pra­wem opo­wie­ści pana/Pani z urzę­du” i czy­ni z tego wyma­ga­nie” albo logi­kę biz­ne­so­wą” to jest po pro­stu brakorobem…i nie­ste­ty znam kil­ka pro­jek­tów wdro­że­nia EOD w urzę­dach, któ­re zosta­ły wręcz zarzu­co­ne, mimo że wyko­naw­ca dostał wyna­gro­dze­nie (część a nie raz całość). 

  2. jacek2v

    Procedura, instruk­cja, spo­sób postę­po­wa­nie – nie wni­kaj­my w semantykę 🙂
    Czy to fir­ma, czy urząd nie ma to zna­cze­nia – wszę­dzie pra­cu­ją ludzie. Różnice wyni­ka­ją jedy­nie w kwe­stii kto i jak usta­la zasa­dy (pro­ce­du­ry, instruk­cje itp.). Z uwa­gi na wydłu­żo­ny czas usta­la­nia pra­wa, tym bar­dziej wszel­kie zasa­dy dzia­ła­ją­ce w urzę­dach powin­ny być robio­ne mądrze w myśl zasa­dy: Wszystko powin­no być tak pro­ste jak to tyl­ko moż­li­we, ale nie prostsze”.
    1. pro­ce­du­ry powin­ny być mądre, czy­li: ich two­rze­nie powin­no opie­rać się na dobrych prze­słan­kach oraz z myślą, że powin­ny prze­strze­ga­ne, czy­li z wyobraźnią
    2. w opar­ciu o usta­lo­ne zasa­dy powin­no być stwo­rzo­ne śro­do­wi­sko pra­cy tak by wspie­ra­ło prze­strze­ga­nie tych zasad
    Przykład wymy­ślo­ny dla zobrazowania:
    Ad.1.aby doku­men­ty nie ginę­ły nale­ży ZAWSZE robić kopię elektroniczną
    Ad.2.dokument jest pod­pi­sy­wa­ny elek­tro­nicz­nie i kopia jest robio­na auto­ma­tycz­nie, a dopie­ro potem drukowana
    Ad.2.wersja dru­ga błęd­nie usta­wio­na reali­za­cja: dru­ku­je­my, pod­pi­su­je­my ręcz­nie i potem skanujemy.

    1. Jarek Żeliński

      No nie­ste­ty, podej­ście w rodza­ju Procedura, instruk­cja, spo­sób postę­po­wa­nie ? nie wni­kaj­my w seman­ty­kę” roz­wa­li­ło już nie­je­den pro­jekt! Semantyka jest pod­sta­wą zrozumienia.

      Czy fir­ma czy urząd ma ogrom­ne zna­cze­nie, bo to co wol­no w nie­jed­nej fir­mie w urzę­dach bywa zabro­nio (np. nie­do­ku­men­to­wa­nie dzia­łań). W kwe­stii pro­ce­dur: nie raz ich celem nie jest abso­lut­nie uła­twia­nie cze­go­kol­wiek a bywa, że celo­wo utrud­nia­ne. Trzeba mieć świa­do­mość, że celem pro­ce­dur jest WYŁĄCZNIE zarzą­dza­nie ryzy­kiem skut­ków pra­cy. Procedury są two­rzo­ne po to by pra­ca była wyko­ny­wa­na w spo­sób powta­rza­ny co do efek­tów i/lub by ryzy­ko jej wyko­ny­wa­nia było jak naj­mniej­sze (np. przez jed­nych kocha­ne a innych nie­na­wi­dzo­ne obo­wiąz­ko­we testy). Niewątpliwie pro­ce­du­ry powin­ny być prze­my­śla­ne 🙂 i z tym się zgadzam.

      W kwe­stii przy­kła­dy wymyślonego :).
      Ad.1. OK (łama­nie tej, ist­nie­ją­cej w wie­lu urzę­dach pro­ce­du­ry pole­ga na prze­ka­za­niu doku­men­tu od razu”, zeska­nu­je­my w wol­nej chwi­li, z regu­ły koszt zagi­nię­cia jest nie­współ­mier­nie wyż­szy w porów­na­niu z poczy­nio­ną począt­ko­wo oszczęd­no­ścią cza­su), wypa­da­ło by jed­nak dodać, że cho­dzi (zapew­ne) o kopie doku­men­tów papierowych.
      Ad.2. nie zro­zu­mia­łem 😉 a wer­sja nazwa­na błęd­na” para­dok­sal­nie jest per­ma­nent­nie sto­so­wa­na w wie­lu fir­mach, zastę­pu­je fax i para­dok­sal­nie w wie­lu przy­pad­kach ma głę­bo­ki sens…;) – sam też nie raz stosuję.

  3. jacek2v

    Ad.„Urzędnik nie ma pra­wa «olać» procedury”
    Prawa nie ma, ale jak sam Pan to przy­ta­cza w swo­im arty­ku­le czę­sto je ole­wa”, a nawet nie zna.

    1. Jarek Żeliński

      To praw­da, i nad tym ubo­le­wa­my 🙂 i Minister MAC i ja …

  4. jacek2v

    Zgadzam się, że seman­ty­ka ma zna­cze­nie w przy­pad­ku pro­jek­tów, lecz celów tej dys­ku­sji seman­ty­ka nie jest istotna.
    Istotne jest to, że ludzie to nie auto­ma­ty, któ­re moż­na zapro­gra­mo­wać procedurami.

    Co do róż­nic w kwe­stii pro­ce­dur to pro­szę spoj­rzeć na Państwo jako na więk­szą kor­po­ra­cję, zarzą­dza­ną przez roz­bu­do­wa­ny apa­rat i w któ­rej prze­pi­sy wyda­je organ skła­da­ją­cy się z 460+100 człon­ków. Zaś akcjo­na­riu­sza­mi jeste­śmy my wszyscy 🙂
    Skala jest inna, ale zasa­dy dzia­ła­nia podob­ne. Ktoś wyda­je przepis/prawo/procedurę i nie ma dys­ku­sji masz prze­strze­gać. A jak się nie podo­ba to możesz iść do innej korporacji 🙂

    W kwe­stii przykładu:
    Ad.2 no i o to mi wła­śnie cho­dzi­ło :). Brak wzię­cia pod uwa­gę czyn­ni­ka ludz­kie­go, ergo­no­mii pra­cy, czy też zwy­kłe­go bra­ku cza­su powo­du­je minię­cie się z celem (posia­da­nie kopii) poprzez omi­ja­nie głu­pich procedur.

    1. Jarek Żeliński

      :), nie­ste­ty w wie­lu kor­po­ra­cjach są pro­ce­du­ry nie prze­kra­czal­ne”, za któ­rych łama­nie moż­na nawet wyle­cieć z pra­cy, np. roz­pa­try­wa­nie wnio­sków kre­dy­to­wych w ban­kach czy umów o ubez­pie­cze­nie w fir­mach ubez­pie­cze­nio­wych. Nie ma pro­stych zasad zarzą­dza­nia, a pro­ce­du­ry są wszę­dzie, cza­sem wła­śnie dzia­ła­ją­cych jak auto­mat i ma to nie raz głę­bo­ki sens 🙂 (np. pro­ste wysta­wia­nie fak­tur nawet w małych firmach). 

  5. jacek2v

    .. ubo­le­wa­my 🙂 i Minister MAC i ja
    jeśli ma Pan na myśli tego urzęd­ni­ka to ja się nie łączę w bólu 😛 – bo to czę­sto nie jego wina.
    Przykład z innej dział­ki”, może tro­chę dale­ki, ale odda­ją­cy ducha czyn­ni­ka ludz­kie­go”: budo­wa­nie chod­ni­ków na osie­dlach. Kiedyś wszyst­kie wyzna­cza­ło się urzę­do­wo”, a teraz gdzie­nie­gdzie cze­ka się, aż ludzie sami je wydep­czą wte­dy sank­cjo­nu­je się je beto­nem” 🙂 

    1. Jarek Żeliński

      To zna­na meto­da na angiel­ski park” i jest jak naj­bar­dziej przy­dat­na, ale tyl­ko tam, gdzie gdzie mamy peł­ną swo­bo­dę, a nie­ste­ty mamy ją rzad­ko a w kwe­stii urzę­dów i pra­wa nie mamy żad­nej. Puszczenie takich pro­jek­tów (urzę­dy) na żywioł koja­rzy mi się tu nie z chod­ni­ka­mi na osie­dlu, a z polem mino­wym, takie pro­jek­to­wa­nie tu spo­wo­du­je wie­le ofiar, zanim otrzy­ma­my zado­wa­la­ją­cy rezultat.

  6. jacek2v

    Tak jak pisa­łem, pro­szę nie brać tego przy­kła­du lite­ral­nie – nie cho­dzi­ło tu o swo­bo­dę, ale o skon­cen­tro­wa­nie się na celu, któ­rym było dobre wyzna­cze­nie ście­żek, tak by były przy­dat­ne dla ludzi.

    Na mar­gi­ne­sie: więk­szość pra­wa powsta­ła histo­rycz­nie na bazie pra­wa zwy­cza­jo­we­go, czy­li jest sank­cjo­no­wa­niem wydep­ta­nych ście­żek”, albo wręcz blo­ko­wa­niem ście­żek (łata­nie luk prawnych).
    brak peł­nej swo­bo­dy” i ofia­ry – to tyl­ko wymów­ki, by nie zmie­niać na lep­sze (sta­no­wie­nia pra­wa też to dotyczy)

  7. jacek2v

    Procedury mają dzia­łać jak auto­mat, ale mają też uwzględ­niać, że reali­zu­je je człowiek.

    Jeśli cho­dzi o komer­cyj­ne kor­po­ra­cje to ich wola jakie mają pro­ce­du­ry, ale jeśli cho­dzi o pań­stwo­we pro­ce­du­ry” to jako akcjo­na­riusz nie zga­dzam się na głupotę.

    1. Jarek Żeliński

      Nikt nor­mal­ny nie zga­dza się na głu­po­tę pro­ce­dur ale zapew­niam, że tym bar­dziej nikt nie zgo­dzi się na uzna­nio­wość urzędników…

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.